Tổ chức roadshow: quy trình, giấy phép và chi phí thực tế

Roadshow là gì và khi nào nên dùng

Roadshow nghĩa là gì trong tiếng Việt có thể hiểu đơn giản là chương trình diễu hành thương hiệu có tổ chức, thường dùng đoàn phương tiện di chuyển qua các tuyến đường đã được hoạch định, tạo điểm nhấn truyền thông tại các điểm dừng và khu vực tập trung đông người. Một roadshow chuẩn không chỉ là việc chạy xe có dán logo, mà là chuỗi hoạt động gồm đoàn xe, nhân sự PG, PB, thiết bị âm thanh lưu động, quà tặng, hoạt động tương tác tại điểm dừng và ghi hình tư liệu để tái sử dụng truyền thông.

Roadshow phù hợp khi doanh nghiệp muốn tạo hiệu ứng thị giác mạnh trong thời gian ngắn, nhất là ở các bối cảnh sau. Một là ra mắt sản phẩm mới cần độ phủ nhanh tại nhiều khu vực. Hai là khai trương chi nhánh hoặc showroom, cần tạo không khí lễ hội trong vài ngày trước và sau ngày khai trương. Ba là các chiến dịch khuyến mại theo mùa, khi cần nhắc lại tên thương hiệu trên phạm vi rộng. Bốn là truyền thông trước một sự kiện lớn như hội nghị khách hàng, đêm nhạc, lễ hội văn hóa để tăng độ nhận diện trước ngày diễn ra.

Các loại roadshow phổ biến

Trong thực tế, nhiều chương trình phối hợp cả ba dạng trong một chiến dịch. Ví dụ, đoàn roadshow xe máy chạy tuyến chính, một đến hai xe tải trang trí đi đầu đoàn làm điểm nhận diện, và tại hai đến ba điểm dừng chiến lược có tổ chức sampling hoặc booth tương tác. Cách phối hợp này tối ưu được chi phí và tăng điểm chạm với người dùng cuối.

Mục tiêu và kết quả thường đặt ra khi tổ chức roadshow

• Độ phủ truyền thông trực tiếp: số lượng người tiếp cận trên tuyến đường chạy, tính theo ước lượng lưu lượng giao thông và điểm dừng.
• Nhận diện thương hiệu khu vực: mức độ người đi đường nhớ tên thương hiệu, thường đo sau chiến dịch bằng khảo sát nhanh.
• Tương tác tại điểm dừng: số lượng khách nhận quà sampling, số lượng điền form, số lượng chụp hình tại booth.
• Tư liệu truyền thông tái sử dụng: ảnh, video để đăng lại trên fanpage, website, báo chí, mạng xã hội sau chương trình.
• Hỗ trợ chuyển đổi cho điểm bán: tăng lưu lượng khách đến showroom, chi nhánh mới trong vài ngày ngay sau khi đoàn chạy qua.
• Tạo tín hiệu cho truyền thông PR: báo chí và KOL dùng tư liệu để đưa tin, kéo dài đời sống của chiến dịch sau khi đoàn kết thúc.

Với mỗi nhóm mục tiêu, thiết kế đoàn và tuyến chạy sẽ khác nhau. Nếu ưu tiên độ phủ, đoàn chạy qua nhiều tuyến đông người và không dừng lâu. Nếu ưu tiên tương tác, đoàn chạy ít tuyến hơn nhưng dành nhiều thời gian ở mỗi điểm dừng cho sampling và minigame.

Quy trình tổ chức roadshow

Một chương trình roadshow chuẩn thường đi theo các bước sau, tính ngược từ ngày đoàn chạy.

1. Trước 6 đến 8 tuần: chốt mục tiêu chiến dịch, ngân sách tổng, số tuyến chạy, số ngày triển khai, khu vực hoạt động.
2. Trước 5 đến 6 tuần: xây proposal sự kiện, chốt loại đoàn xe, concept nhận diện, số lượng nhân sự, hoạt động tại điểm dừng.
3. Trước 4 đến 5 tuần: khảo sát tuyến thực tế, ghi chú các đoạn đường cấm, đoạn hay kẹt xe, điểm dừng khả thi, khu vực cho đoàn tập kết.
4. Trước 3 đến 4 tuần: chuẩn bị hồ sơ xin phép các cơ quan chức năng, bao gồm công an, sở văn hóa thể thao và du lịch theo quy định từng địa phương.
5. Trước 2 đến 3 tuần: sản xuất flag, decal, áo nhận diện, đạo cụ, bao bì quà tặng, mô hình sản phẩm nếu có.
6. Trước 1 đến 2 tuần: tuyển và training đội xe, PG, PB, chốt sơ đồ tuyến chi tiết, phân ca và phân vai từng nhân sự.
7. Trước 2 đến 3 ngày: chạy thử một phần tuyến, kiểm tra âm thanh lưu động, kiểm tra xe, phân phối đạo cụ và quà tặng đến từng nhóm.
8. Ngày chạy: đoàn tập kết, họp nhanh trước khi xuất phát, chạy theo tuyến đã duyệt, có đầu mối điều phối chung theo dõi qua bộ đàm.
9. Sau chương trình: tổng kết, bàn giao tư liệu hình ảnh, báo cáo kết quả, phân tích điểm cần cải thiện cho chiến dịch tiếp theo.

Giấy phép và quy định pháp lý

Đây là phần quan trọng bậc nhất khi tổ chức roadshow, và cũng là nơi dễ phát sinh rủi ro nhất nếu làm chưa đủ. Roadshow ở Việt Nam thuộc nhóm hoạt động quảng cáo bằng phương tiện giao thông và quảng cáo tại khu vực công cộng, nên cần tuân thủ các quy định sau.

• Hồ sơ quảng cáo trên phương tiện giao thông: bao gồm mẫu thiết kế decal, flag, logo gắn trên xe. Doanh nghiệp nộp cho sở văn hóa thể thao và du lịch tại địa phương liên quan, theo quy định từng tỉnh thành.
• Thông báo với cơ quan công an: khi đoàn chạy qua đường đông người, đi theo quy mô lớn, có thể cần thông báo hoặc xin chấp thuận để đảm bảo giao thông và an ninh trật tự.
• Tuân thủ luật giao thông: đoàn phải đi đúng làn, đúng tốc độ cho phép, không gây cản trở, không dừng đỗ sai quy định. Tài xế và người điều khiển xe máy phải có bằng lái hợp lệ, có giấy tờ xe đầy đủ.
• Đăng ký hoạt động tại điểm dừng: nếu có sampling, booth, minigame tại điểm dừng, có thể cần xin phép sử dụng mặt bằng và tuân thủ quy định về an toàn thực phẩm nếu phát sản phẩm ăn uống.
• Bảo hiểm xe và người tham gia: xe trong đoàn phải có bảo hiểm trách nhiệm dân sự. Nhân sự PG, PB, tài xế nên được mua bảo hiểm tai nạn ngắn hạn cho thời gian chạy chiến dịch.
• Quy định về âm thanh: mức âm lượng loa lưu động không được vượt ngưỡng theo khu vực, đặc biệt khi đi qua trường học, bệnh viện, khu dân cư trong giờ nghỉ trưa và buổi tối.

Quy định cụ thể có thể khác nhau giữa các tỉnh thành và thay đổi theo thời điểm, nên doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng tại địa phương chạy roadshow để nắm đúng yêu cầu hiện hành. Đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, nhưng trách nhiệm cuối cùng về tính hợp pháp của chương trình vẫn thuộc về chủ đầu tư.

Kinh nghiệm chạy tuyến và hậu cần đoàn xe

Khảo sát và chọn tuyến

• Ưu tiên tuyến đông người đúng khung giờ: buổi sáng 7h đến 9h và buổi chiều 16h đến 19h là khung giờ có lưu lượng cao ở các đô thị lớn.
• Tránh các đoạn cấm đường, đoạn công trình: cập nhật thông tin từ ngày gần nhất, không dựa vào bản đồ hoặc tuyến đã chạy lần trước.
• Chọn điểm tập kết hợp lý: bãi rộng, có chỗ xe vào ra dễ, có nước uống và nhà vệ sinh, có khu vực họp nhanh trước khi xuất phát.
• Đánh dấu điểm nghỉ dọc đường: với chạy tuyến nhiều km, cần 2 đến 3 điểm nghỉ ngắn để kiểm tra đoàn và đổi ca PG, PB nếu có.

Hậu cần đoàn xe

• Xe dẫn đoàn và xe chốt đoàn: xe dẫn đi trước giữ nhịp tuyến, xe chốt đi sau để xử lý sự cố với các xe rơi nhịp hoặc hỏng dọc đường.
• Bộ đàm và nhóm liên lạc: toàn bộ đầu mối và xe kỹ thuật dùng bộ đàm chung, tránh dựa hoàn toàn vào điện thoại vì tín hiệu có thể kém ở một số đoạn.
• Xe kỹ thuật hỗ trợ: đi trong đoàn, mang theo dụng cụ sửa xe cơ bản, nước uống, thuốc, áo mưa và flag, decal dự phòng.
• Giải pháp thời tiết: với TP.HCM mùa mưa, chuẩn bị áo mưa đồng bộ theo tông thương hiệu, có điểm trú mưa dự phòng trên tuyến.
• Kiểm tra xe trước mỗi buổi chạy: đặc biệt với xe máy thuê, cần kiểm tra lốp, thắng, đèn, xăng để tránh hỏng giữa tuyến.

Điều phối nhân sự PG, PB và tài xế

• Training trước chiến dịch: ít nhất một buổi training về tuyến, kịch bản dừng, cách phát quà, cách chào khách, quy tắc giao thông trong đoàn.
• Đồng bộ trang phục và phụ kiện: áo, mũ, flag, số báo danh để dễ kiểm đếm và nhận diện từ xa.
• Chia ca hợp lý: chạy liên tục nhiều giờ sẽ làm PG, PB mất năng lượng, nên chia ca 3 đến 4 giờ có đổi hoặc có điểm nghỉ.
• Nước, đồ ăn nhẹ và y tế: luôn có bàn tiếp nước tại điểm tập kết và điểm nghỉ, có bộ sơ cấp cứu cơ bản trong xe kỹ thuật.

Cấu trúc chi phí tổ chức roadshow

• Chi phí đoàn xe: thuê xe máy, xe tải trang trí, xe ô tô hoặc xe dẫn. Càng nhiều xe, chi phí càng tăng và chi phí điều phối đi kèm cũng tăng.
• Chi phí nhận diện: flag, decal, áo nhóm, mũ, phụ kiện, số báo danh. Phần này phụ thuộc số lượng xe và số ngày chạy.
• Chi phí nhân sự: PG, PB, tài xế, điều phối viên, đội kỹ thuật, đội hỗ trợ hậu cần. Thường là nhóm chi phí lớn sau đoàn xe.
• Chi phí quà tặng và sampling: số lượng và chất liệu quà phụ thuộc mục tiêu tương tác. Sampling sản phẩm thường có chi phí đơn vị khác với quà promotional gift.
• Chi phí thiết bị lưu động: loa, micro, nguồn điện cho loa lưu động. Với chạy nhiều ngày, chi phí pin và nguồn cần tính kỹ.
• Chi phí pháp lý và bảo hiểm: phí xin giấy phép, phí bảo hiểm xe và người, phí dịch vụ tư vấn pháp lý nếu có.
• Chi phí truyền thông: quay phim, chụp hình, edit video highlight, livestream hoặc short video cho mạng xã hội.
• Chi phí dự phòng: thời tiết, xe hỏng, thay đổi tuyến, phát sinh nhân sự. Nên giữ 5 đến 10 phần trăm tổng ngân sách cho phần này.

Sai lầm thường gặp khi tổ chức roadshow

1. Lập tuyến dựa trên bản đồ mà không khảo sát thật: các đoạn đường cấm, công trình, kẹt xe cục bộ chỉ thấy khi chạy thực tế.
2. Chuẩn bị giấy phép sát ngày: hồ sơ quảng cáo và thông báo với cơ quan chức năng cần thời gian xử lý, gấp dễ phát sinh rủi ro pháp lý.
3. Thiếu xe dẫn và xe chốt đoàn: đoàn 30 đến 50 xe máy không có xe dẫn và xe chốt sẽ rất nhanh mất nhịp và khó kiểm soát.
4. Không có phương án thời tiết: khu vực phía Nam mưa bất ngờ là chuyện thường, không có áo mưa và điểm trú mưa khiến toàn bộ chương trình bị tổn thương hình ảnh.
5. Overload lịch chạy: một đoàn chạy quá nhiều tuyến trong cùng một ngày khiến PG, PB quá tải, hình ảnh cuối tuyến kém xa hình ảnh đầu tuyến.
6. Coi nhẹ điểm dừng: điểm dừng quyết định phần tương tác với khách, nếu bố trí tạm bợ, phần đắt tiền nhất của chiến dịch là sampling và booth bị giảm hiệu quả.
7. Không có đầu mối điều phối chung: nhiều bên tham gia nhưng không có một người chịu trách nhiệm tổng, khi phát sinh mất thời gian tìm người xử lý.
8. Bỏ qua ghi hình tư liệu: không đầu tư quay phim chụp hình chuyên nghiệp, tư liệu hậu kỳ chất lượng thấp, không dùng được cho truyền thông tiếp theo.