Động thổKỷ niệm
thành lậpRa mắt
sản phẩmMở bán
dự ánHội nghị
Hội thảoTất niên
Tân niênTri ân
khách hàngKhai trương
Khánh thành
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại TP.HCM
“Mỗi sự kiện chỉ diễn ra một lần. Không có cơ hội làm lại.”
PHG đồng hành cùng bạn.
Là công ty tổ chức sự kiện tại TP.HCM, Phát Hoàng Gia giúp doanh nghiệp bắt đầu từ những thông tin cơ bản nhất. Bạn không cần biết chính xác mình cần gì trước khi liên hệ; chỉ cần báo loại sự kiện, quy mô và thời gian dự kiến. Chúng tôi sẽ:
- Khảo sát thực địa miễn phí
- Báo giá chi tiết tổ chức sự kiện trong 24 giờ
- Một đầu mối từ brief đến bàn giao
8 Loại Tổ Chức Sự KiệnPHG triển khai chuyên sâu.
Mỗi loại sự kiện có yêu cầu setup, điều phối và rủi ro vận hành rất khác nhau. Không thể áp một template chung cho tất cả.
Lễ Khởi Công – Động Thổ
Lễ khởi công là sự kiện mang tính nghi lễ cao, thường diễn ra ngoài trời tại công trường hoặc khu đất dự án. Điểm khó của loại sự kiện này nằm ở việc kiểm soát không gian mở: setup khu vực lễ đài, bố trí ghế VIP, hệ thống âm thanh phòng gió, bạt che nắng mưa và hậu cần vật phẩm cúng lễ đúng theo yêu cầu.
Lên sơ đồ mặt bằng hiện trường, dựng backdrop và lễ đài, chuẩn bị vật phẩm nghi lễ, điều phối MC và nhân sự hiện trường, đảm bảo chương trình diễn ra đúng giờ và đúng nghi thức dù thời tiết thay đổi.
Lễ Kỷ Niệm Thành Lập Công Ty
Lễ kỷ niệm thành lập là dịp nội bộ nhưng mang tầm quan trọng về mặt văn hóa doanh nghiệp. Sự kiện này thường kết hợp tổng kết thành tích, vinh danh cá nhân xuất sắc, phần chương trình nghệ thuật và không gian tiệc sau lễ.
Tư vấn kịch bản phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, không áp khuôn mẫu cứng. Phụ trách sân khấu, âm thanh ánh sáng, Led, thiết kế không gian theo màu sắc thương hiệu, MC điều phối và phối hợp ăn uống nếu có tiệc đứng hoặc tiệc ngồi.
Lễ Ra Mắt Sản Phẩm
Ra mắt sản phẩm là sự kiện truyền thông nhiều hơn là sự kiện nghi lễ. Thành công được đo bằng mức độ ấn tượng mà sản phẩm tạo ra trong lòng khách mời, đối tác và media có mặt.
Phụ trách toàn bộ phần kỹ thuật, thiết kế backdrop và khu vực trải nghiệm sản phẩm, kiểm soát ánh sáng và hình ảnh cho media, kịch bản phát ngôn rõ ràng, phối hợp với team marketing của khách hàng từ giai đoạn lên concept.
Lễ Mở Bán Dự Án
Mở bán dự án bất động sản là sự kiện có áp lực vận hành cao: lượng khách đông, quy trình đặt chỗ phức tạp, cần kiểm soát luồng di chuyển chặt chẽ. Bất kỳ điểm nghẽn nào trong khâu vận hành đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và quyết định của khách hàng tiềm năng.
Thiết lập khu vực sân khấu trình bày dự án, khu vực tư vấn và ký kết, khu vực chờ, hệ thống âm thanh hội trường và điều phối nhân sự theo từng khu vực. Phối hợp chặt với đội sale của chủ đầu tư để đảm bảo sự kiện phục vụ đúng mục tiêu thương mại.
Hội Nghị – Hội Thảo
Hội nghị doanh nghiệp và hội thảo chuyên ngành đòi hỏi độ chính xác cao về mặt kỹ thuật: âm thanh phải rõ trong không gian lớn, hình ảnh trình chiếu phải chuẩn trên màn hình nhiều vị trí, kịch bản phải đúng giờ theo từng phiên.
Phụ trách toàn bộ phần kỹ thuật hội trường, thiết lập phòng họp breakout nếu có, điều phối diễn giả và phiên dịch nếu cần, quản lý đăng ký và đón tiếp khách. Với hội thảo cần truyền hình trực tiếp hoặc livestream, phối hợp với đội kỹ thuật chuyên biệt để đảm bảo chất lượng phát sóng.
Tất Niên – Tân Niên
Tiệc tất niên và tân niên là sự kiện nội bộ quan trọng nhưng thường bị tổ chức vội vì dồn vào cuối năm. Áp lực đặt chỗ venue tăng cao từ tháng 10, và đơn vị không lên kế hoạch sớm thường phải chấp nhận địa điểm hoặc khung giờ không như ý.
Tư vấn venue sớm, lên concept phù hợp với văn hóa từng doanh nghiệp, phụ trách trang trí không gian, âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, sân khấu, MC, chương trình văn nghệ nội bộ và phối hợp với đơn vị F&B. Nếu bạn đã có venue, chúng tôi đảm nhận phần còn lại.
Tri Ân Khách Hàng
Một chương trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng thành công không nên tạo cảm giác như một buổi chào bán lộ liễu, mà phải khiến khách mời thật sự cảm nhận được sự trân trọng từ doanh nghiệp. Giá trị của sự kiện nằm ở từng chi tiết: không gian tiếp đón được bố trí chỉn chu, kịch bản chương trình được điều phối tinh tế, quà tặng được chuẩn bị có ý nghĩa và đội ngũ nhân sự biết cách chăm sóc từng khách mời bằng sự chuyên nghiệp, gần gũi và đúng mực.
Thiết kế toàn bộ trải nghiệm sự kiện từ góc độ khách tham dự, không phải từ góc độ checklist logistic. Phụ trách không gian tiếp đón, sân khấu, chương trình tri ân, phần quà và điều phối nhân sự giao tiếp khách mời theo tiêu chuẩn phù hợp với hình ảnh thương hiệu.
Lễ Khai Trương – Khánh Thành
Lễ khai trương và lễ khánh thành là những sự kiện quan trọng, thường chỉ diễn ra một lần trong quá trình ra mắt cửa hàng, công trình, showroom hoặc nhà máy. Vì vậy, chương trình cần được tổ chức bởi một đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm thực chiến, am hiểu nghi thức, kiểm soát tốt hiện trường và xử lý được các phát sinh.
Setup sân khấu và backdrop theo đúng thương hiệu, cắt băng khánh thành, hiệu ứng sân khấu ấn tượng, âm thanh ánh sáng sự kiện ngoài trời hoặc trong nhà, MC điều phối và phối hợp truyền thông nếu có. Khảo sát thực địa trước, lên phương án dự phòng cho tình huống thời tiết và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng giờ, đúng kịch bản.
Phạm Vi Công Việc
theo từng hạng mục.
Cơ sở để bạn xác định phạm vi cần thuê và tránh bỏ sót hạng mục quan trọng khi so sánh báo giá giữa các đơn vị.
Lễ Khởi Công – Động Thổ
“Show ngoài trời, mọi rủi ro thời tiết phải có phương án từ ngày khảo sát.”
Lễ Kỷ Niệm Thành Lập
“Trang trọng nhưng vẫn gần gũi với team nội bộ.”
Lễ Ra Mắt Sản Phẩm
“Sự kiện truyền thông nhiều hơn nghi lễ. Đo bằng ấn tượng để lại.”
Lễ Mở Bán Dự Án
“Khách đông, luồng phức tạp. Phòng tư vấn và ký kết là tâm điểm vận hành.”
Hội Nghị – Hội Thảo
“Âm thanh phải rõ. Hình ảnh phải chuẩn. Kịch bản phải đúng giờ.”
Tất Niên – Tân Niên
“Đặt venue sớm. Tháng 10 đã hết khung giờ đẹp.”
Tri Ân Khách Hàng
“Khách phải cảm giác được trân trọng, không phải dự một buổi sales pitch.”
Lễ Khai Trương – Khánh Thành
“Sự kiện chỉ diễn ra một lần. Không có cơ hội làm lại.”
Những Điểm Dễ Sai
khi tổ chức từng loại sự kiện.
Biết trước giúp bạn tránh phát sinh ngoài ý muốn. Đây là những lỗi phổ biến PHG ghi nhận trong thực tế triển khai 17 năm.
Khởi công · Động thổ
Không chuẩn bị phương án che mưa
Nhiều đơn vị bỏ qua hạng mục bạt che vì lịch sự kiện ban đầu nắng ráo. Nhưng thời tiết TP.HCM thay đổi nhanh, đặc biệt là mùa mưa.
Khách VIP chạy mưa, lễ đài ướt, vật phẩm cúng lễ trôi. Show ngoài trời mất kiểm soát.
Luôn đề xuất phương án bạt che hoặc venue dự phòng từ ngày khảo sát mặt bằng.
Kỷ niệm thành lập
Kịch bản vinh danh không tập với người nhận
MC không biết tên, phát âm sai chức danh, hoặc người được trao giải không biết lên sân khấu khi nào. Đây là lỗi phổ biến làm mất ý nghĩa của hạng mục quan trọng nhất.
Khoảnh khắc vinh danh trở thành khoảnh khắc khó xử trên sân khấu, trước cả công ty.
Bắt buộc dry-run phần vinh danh ít nhất 1 lần với MC và đại diện người nhận trước giờ G.
Ra mắt sản phẩm
Ánh sáng khu trình diễn không kiểm soát trước media
Không chạy test ánh sáng khu vực trình diễn sản phẩm trước khi phóng viên bắt đầu chụp. Ảnh báo chí hỏng ánh sáng sẽ xuất hiện trên truyền thông và không thể lấy lại.
Ngân sách media buy không cứu được khi hình ảnh đầu ra đã yếu ngay từ nguồn.
Test ánh sáng + camera angle 1h trước cửa media. Có sẵn dự phòng đèn fill nếu góc kém.
Mở bán dự án
Không tính tình huống khách vượt dự kiến
Không có quy trình xếp hàng và phân khu rõ ràng dẫn đến hỗn loạn ở khu vực ký kết. Trải nghiệm này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định mua của khách hàng tiềm năng.
Khách thiện chí mua bỏ về vì chờ lâu. Giá trị mất đi cao hơn cả ngân sách event.
Plan capacity 130% dự kiến, có quy trình xếp hàng và backup nhân sự tư vấn.
Hội nghị · Hội thảo
Không chạy thử âm thanh laptop diễn giả
Mỗi máy tính có cấu hình xuất âm thanh khác nhau. Không test trước giờ khai mạc, sự cố này chiếm phần lớn thời gian chậm trễ trong hội nghị.
Diễn giả vào bài 5-10 phút sau lịch. Khách bắt đầu rời chỗ trong phiên kế.
Test âm thanh từng laptop diễn giả trước cửa khán phòng tối thiểu 30 phút.
Tất niên · Tân niên
Liên hệ venue quá muộn (tháng 11 trở đi)
Các venue tốt tại TP.HCM thường kín lịch cuối năm từ tháng 9-10. Đặt trễ đồng nghĩa chấp nhận khung giờ hoặc địa điểm không phù hợp.
Tiệc thành ngày làm việc thường vì hết slot tối thứ 6. Hoặc xa trung tâm.
Đề xuất chốt venue từ tháng 8. Có pool 20+ venue cấp cao đã pre-book khung giờ vàng.
Tri ân khách hàng
Thiếu kịch bản giao tiếp cho nhân sự tiếp tân
Khách VIP được đón tiếp bởi nhân sự không biết thông tin cơ bản về sự kiện hoặc không biết dẫn đường. Tạo ấn tượng ngược với mục tiêu tri ân.
Khách phải tự tìm chỗ ngồi, gặp đúng người. Mục tiêu trải nghiệm sang trọng đổ vỡ ngay từ cửa.
Brief nhân sự lễ tân 60 phút trước event. Có cheat sheet thông tin VIP và sơ đồ.
Khai trương · Khánh thành
Không dự trù thời gian dựng trước sự kiện
Nếu venue chỉ cho vào dựng từ sáng sớm cùng ngày, các hạng mục kỹ thuật phức tạp sẽ không kịp kiểm tra đầy đủ. Phải thỏa thuận thời gian dựng ngay từ khi ký hợp đồng với venue.
Sự kiện chỉ diễn ra một lần. Thiếu 2h dựng = thiếu test toàn bộ kỹ thuật.
Thỏa thuận thời gian vào dựng từ giai đoạn ký hợp đồng venue. Tối thiểu 12h dựng cho show outdoor.
“Show không lỗi không phải vì may mắn. Là vì đã tính trước.”
Quy Trình Làm Việc
từ khi liên hệ đến ngày sự kiện.
Bạn không cần biết chính xác mình cần gì trước khi liên hệ. Phần lớn khách hàng bắt đầu bằng yêu cầu chung: loại sự kiện, quy mô ước tính và thời gian dự kiến. Từ đó chúng tôi làm rõ cùng bạn.
Giai đoạn 01
Bước 01 – Tiếp nhận yêu cầu
“Trao đổi qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp để hiểu rõ mục tiêu và phạm vi.”
Trao đổi qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp để hiểu rõ mục tiêu, quy mô, ngân sách định hướng và thời gian. Giai đoạn này thường mất 30-60 phút và không mất phí.
Giai đoạn 02
Bước 02 – Khảo sát và đề xuất phương án
“Khảo sát mặt bằng. Tư vấn venue. Gửi concept và báo giá theo hạng mục.”
Nếu đã có địa điểm, chúng tôi bố trí khảo sát trực tiếp. Nếu chưa có venue, chúng tôi tư vấn các lựa chọn phù hợp. Sau đó gửi đề xuất concept và báo giá chi tiết theo hạng mục.
Giai đoạn 03
Bước 03 – Duyệt và ký hợp đồng
“Thống nhất phương án và phạm vi công việc. Hợp đồng có điều khoản rõ ràng.”
Sau khi thống nhất phương án và phạm vi công việc, hai bên ký hợp đồng với điều khoản rõ ràng.
Giai đoạn 04
Bước 04 – Triển khai chuẩn bị
“Thiết kế, mua vật tư, phối hợp venue, chạy thử kỹ thuật trước ngày sự kiện.”
Thiết kế, mua sắm vật tư, phối hợp với venue, chuẩn bị nhân sự và chạy thử kỹ thuật trước ngày sự kiện.
Ngày sự kiện
Bước 05 – Vận hành chính thức
“Đội ngũ có mặt trước giờ khai mạc. Project manager trực xuyên suốt, không rời hiện trường.”
Đội ngũ có mặt trước giờ khai mạc để dựng và kiểm tra toàn bộ. Project manager trực xuyên suốt, không rời hiện trường.
Hoàn tất
Bước 06 – Bàn giao sau sự kiện
“Tháo dỡ, bàn giao mặt bằng đúng thời hạn. Cung cấp báo cáo nếu có thỏa thuận.”
Tháo dỡ, bàn giao mặt bằng đúng thời hạn với venue. Cung cấp hình ảnh hoặc báo cáo sự kiện nếu có trong thỏa thuận.
“Bạn không cần chuẩn bị gì trước. Cứ liên hệ, chúng tôi làm rõ cùng bạn.”
Khu Vực PHG Triển Khai
tại TP.HCM.
Đội ngũ và 3 kho hàng thiết bị tập trung tại Phường Bảy Hiền và Tân Sơn Hòa. Hỗ trợ triển khai toàn TP.HCM và các tỉnh thành lân cận.
HQ · 01
Phát Hoàng Gia Event
Kho 01
111 NMH
Kho 02
100 NMH
Kho 03
91B2 PVH
Hỗ trợ tất cả các quận TP.HCM và tỉnh lân cận
“Khu vực ngoài TP.HCM được xác nhận khả năng triển khai theo quy mô và lịch sự kiện cụ thể.”
FAQ Câu Hỏi
thường gặp khi tổ chức.
Câu trả lời theo kinh nghiệm thực tế triển khai 17 năm tại TP.HCM của Phát Hoàng Gia.
Tùy loại và quy mô. Lễ khởi công, khai trương quy mô vừa, đã có địa điểm: 2-3 tuần đủ chuẩn bị. Hội nghị lớn, mở bán dự án, sự kiện cuối năm: tối thiểu 4-6 tuần, riêng tất niên nên chốt từ tháng 8-9 vì venue tốt hết slot từ tháng 10.
Liên hệ sớm bằng nhiều phương án hơn ở mọi khâu, không phải chấp nhận giải pháp B vì hết thời gian.
Hoàn toàn được. PHG nhận cả gói trọn vẹn lẫn từng hạng mục riêng lẻ: chỉ âm thanh, chỉ ánh sáng, chỉ LED, chỉ nhân sự (MC, PG/PB, vũ đoàn), chỉ thiết kế backdrop và sân khấu.
Khách báo rõ phần đã có và phần cần thuê, chúng tôi báo giá đúng phạm vi.
Tuy nhiên, với các hạng mục có rủi ro phối hợp cao như âm thanh và ánh sáng, hoặc LED và sân khấu, chúng tôi luôn tư vấn nên gộp về một đầu mối để dễ kiểm soát đồng bộ tại hiện trường.
Ngân sách phụ thuộc chủ yếu vào 5 yếu tố:
- Loại sự kiện – lễ ra mắt sản phẩm thường tốn hơn hội nghị cùng quy mô vì yêu cầu concept và truyền thông cao hơn.
- Quy mô khách tham dự – 50 khách so với 500 khách chênh nhau cấu hình kỹ thuật và nhân sự đáng kể.
- Địa điểm – trong nhà hay ngoài trời, có sẵn thiết bị hay không, yêu cầu khảo sát và setup khác nhau.
- Hạng mục kỹ thuật – LED, hiệu ứng, livestream, máy chiếu công suất cao đẩy chi phí lên đáng kể.
- Thời gian dựng – gấp = phụ thu nhân sự ca đêm hoặc thuê thêm thiết bị dự phòng.
PHG báo giá chi tiết theo từng dự án sau khi tiếp nhận brief và khảo sát thực địa.
Có. Tư vấn venue là dịch vụ thường xuyên của PHG, kể cả với khách chỉ thuê triển khai.
Sau 17 năm, chúng tôi có pool venue tin cậy tại TP.HCM trải đủ phân khúc:
- Trung tâm hội nghị
- Khách sạn 4-5 sao
- Không gian sự kiện độc lập
- Khu outdoor và sân thượng tòa nhà
Khách báo loại sự kiện, ngân sách và ngày dự kiến, PHG đề xuất 3-5 venue phù hợp kèm phân tích ưu nhược của từng venue (sức chứa thực tế, chi phí thuê, hệ thống có sẵn, vị trí, đối tác F&B). Khách quyết định cuối, PHG hỗ trợ làm việc với venue thay khách.
Sự kiện ngoài trời (khởi công, khai trương, mở bán dự án) bắt buộc có phương án dự phòng thời tiết từ giai đoạn chuẩn bị, không phải đến ngày mới tính.
4 phương án phổ biến:
- Tent / bạt che toàn khu vực – sẵn sàng dựng nhanh nếu trời chuyển mưa.
- Di dời một phần chương trình vào không gian dự phòng đã book sẵn.
- Hoãn 1-2 tiếng chờ qua mưa với timeline có buffer.
- Hủy hoặc dời ngày – chỉ áp dụng với mưa bão lớn và đã có điều khoản trong hợp đồng.
Phương án nào áp dụng được thỏa thuận và ghi rõ trong kế hoạch trước ngày diễn ra.
Riêng mùa mưa TP.HCM (tháng 5-10), PHG luôn đề xuất phương án 1 hoặc 2, không bao giờ làm event outdoor mà không có cover.
Cẩm nang tổ chức sự kiện từ thực tế triển khai
Đúc kết quy trình, kịch bản và bài học vận hành từ đội ngũ Phát Hoàng Gia, 17+ năm tổ chức sự kiện tại TP.HCM.