Chính sách hoàn, hủy, hoãn dịch vụ

Hiệu lực từ: 30/04/2026 · Cập nhật gần nhất: 30/04/2026

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách hoàn hủy này áp dụng cho mọi hợp đồng dịch vụ được ký kết giữa Công ty TNHH Sự Kiện Phát Hoàng Gia (sau đây gọi là “Phát Hoàng Gia”) và khách hàng (sau đây gọi là “Quý khách”), bao gồm các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, cho thuê thiết bị sự kiện và cho thuê nhân sự sự kiện.

Chính sách này là một phần không thể tách rời của Điều khoản dịch vụ. Trong trường hợp hợp đồng cụ thể có quy định khác, các điều khoản trong hợp đồng sẽ được ưu tiên áp dụng.

2. Nguyên tắc chung

Sự kiện là dịch vụ đặc thù, đòi hỏi Phát Hoàng Gia phải triển khai chuẩn bị từ nhiều tuần đến nhiều tháng trước ngày diễn ra: đặt cọc địa điểm, đặt thiết bị, ký kết với nhân sự, mua sắm vật tư, dàn dựng. Khi sự kiện bị hủy, các chi phí này không thể thu hồi.

Vì vậy, nguyên tắc chung là:

Trừ các trường hợp đặc biệt được quy định tại Mục 4 và Mục 5, mọi khoản đã thanh toán cho Phát Hoàng Gia sẽ không được hoàn lại khi Quý khách hủy hợp đồng.

3. Khách hàng hủy hoặc hoãn sự kiện

3.1. Hủy sự kiện

Khi Quý khách hủy hợp đồng vì lý do chủ quan (thay đổi kế hoạch kinh doanh, không còn nhu cầu, lý do nội bộ), tiền đặt cọc sẽ không được hoàn lại.

Nếu Quý khách đã thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng, phần thanh toán vượt quá tiền cọc và chi phí Phát Hoàng Gia đã thực hiện sẽ được hoàn lại sau khi đối soát chi phí thực tế.

3.2. Hoãn sự kiện

Khi Quý khách muốn hoãn sự kiện sang thời điểm khác:

• Thông báo trước 14 ngày: Phát Hoàng Gia có thể chuyển toàn bộ tiền cọc sang sự kiện mới (cùng phạm vi dịch vụ) trong thời hạn 6 tháng, không phát sinh phí.
• Thông báo 7-14 ngày trước sự kiện: Có thể chuyển 70-90% tiền cọc sang sự kiện mới (tùy mức độ chi phí đã phát sinh).
• Thông báo dưới 7 ngày: Phát Hoàng Gia sẽ xem xét linh hoạt theo từng trường hợp cụ thể, thương lượng với Quý khách.

Nếu sự kiện mới có giá trị thấp hơn, phần chênh lệch sẽ được giải quyết theo thỏa thuận. Nếu cao hơn, Quý khách thanh toán phần chênh lệch theo lịch của hợp đồng mới.

3.3. Thay đổi quy mô / phạm vi

Khi Quý khách giảm quy mô hoặc bỏ một phần dịch vụ trong hợp đồng, Phát Hoàng Gia sẽ tính toán lại chi phí và điều chỉnh giá trị hợp đồng. Phần đã chi cho dịch vụ bỏ đi (nếu đã triển khai) không được hoàn lại.

4. Phát Hoàng Gia hủy hoặc không thực hiện được

Trong trường hợp Phát Hoàng Gia chủ động hủy hợp đồng hoặc không thể thực hiện dịch vụ vì lý do thuộc về Phát Hoàng Gia (lỗi nội bộ, thiếu nguồn lực, không đảm bảo chất lượng):

• Hoàn 100% các khoản đã nhận từ Quý khách.
• Bồi thường chi phí phát sinh trực tiếp của Quý khách (nếu có) theo thỏa thuận hai bên.
• Thông báo trước cho Quý khách càng sớm càng tốt để Quý khách có phương án thay thế.

Trường hợp này thực tế hiếm khi xảy ra do Phát Hoàng Gia có hệ thống quản lý nhân sự, thiết bị dự phòng và quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

5. Bất khả kháng

Bất khả kháng là sự kiện ngoài tầm kiểm soát hợp lý của hai bên, không lường trước được, bao gồm:

• Thiên tai: Bão, lũ lụt, động đất, sạt lở đất.
• Dịch bệnh, đại dịch: Theo công bố của cơ quan y tế nhà nước.
• Quyết định của cơ quan nhà nước: Lệnh cấm tụ tập đông người, phong tỏa khu vực.
• Sự cố nghiêm trọng tại địa điểm: Hỏa hoạn, mất điện diện rộng, sự cố kỹ thuật ngoài tầm kiểm soát.
• Chiến tranh, bạo loạn, đình công quy mô lớn ảnh hưởng đến giao thông và vận hành.

Khi xảy ra bất khả kháng:

• Hai bên sẽ thương lượng hoãn sự kiện sang thời điểm khác phù hợp.
• Nếu không thể hoãn, hai bên thỏa thuận hủy hợp đồng. Phát Hoàng Gia sẽ hoàn lại các khoản đã nhận tương ứng với phần công việc chưa được triển khai.
• Phần chi phí đã thực sự phát sinh (đặt cọc địa điểm, mua sắm vật tư không thể trả lại, công sức ekip đã làm việc) sẽ được đối soát công bằng giữa hai bên dựa trên chứng từ thực tế.

Bất khả kháng cần được thông báo bằng văn bản (email hoặc công văn) trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi sự kiện xảy ra, kèm theo các chứng cứ phù hợp.

6. Lý do khách quan đặc biệt

Ngoài các trường hợp bất khả kháng, Phát Hoàng Gia hiểu rằng có những lý do khách quan đặc biệt khác có thể buộc Quý khách phải hủy/hoãn sự kiện, ví dụ:

• Tai nạn, bệnh hiểm nghèo của người trực tiếp chủ trì sự kiện.
• Sự cố tang gia bất ngờ trong gia đình.
• Khủng hoảng nghiêm trọng đối với doanh nghiệp khách hàng (sáp nhập, phá sản, kiện tụng).
• Các tình huống bất ngờ khác không thuộc lỗi chủ quan.

Trong các trường hợp này, Phát Hoàng Gia sẽ xem xét linh hoạt từng tình huống cụ thể, có thể áp dụng các phương án:

• Chuyển tiền cọc sang sự kiện thay thế trong thời gian dài hơn (lên đến 12 tháng).
• Hoàn một phần tiền cọc (sau khi trừ chi phí đã phát sinh).
• Cung cấp dịch vụ thay thế có giá trị tương đương.

Quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Phát Hoàng Gia qua hotline 0919 684 344 để được tư vấn và thỏa thuận giải pháp phù hợp nhất.

7. Đổi địa điểm hoặc đổi ngày

7.1. Đổi ngày tổ chức

Quý khách có thể yêu cầu đổi ngày tổ chức trước sự kiện. Việc đổi ngày được tính theo quy định tại Mục 3.2 (Hoãn sự kiện).

7.2. Đổi địa điểm

Khi đổi địa điểm tổ chức, các chi phí phát sinh do thay đổi địa điểm (di chuyển thiết bị, chi phí địa điểm mới) sẽ được tính lại. Quý khách thanh toán phần chênh lệch nếu có.

Nếu địa điểm mới có chi phí thấp hơn, phần chênh lệch sẽ được trừ vào lần thanh toán tiếp theo hoặc hoàn lại theo thỏa thuận.

8. Quy trình và thời gian hoàn tiền

8.1. Quy trình

1. Quý khách gửi yêu cầu hoàn tiền bằng văn bản (email, công văn) đến Phát Hoàng Gia, nêu rõ lý do và số tiền yêu cầu hoàn.
2. Phát Hoàng Gia xác nhận tiếp nhận yêu cầu trong vòng 2 ngày làm việc.
3. Hai bên đối soát chi phí thực tế đã phát sinh, thống nhất số tiền hoàn (nếu có).
4. Ký biên bản thỏa thuận hoàn tiền.
5. Phát Hoàng Gia thực hiện hoàn tiền qua chuyển khoản trong vòng 7-15 ngày làm việc kể từ ngày ký biên bản.

8.2. Hình thức hoàn tiền

Hoàn tiền qua chuyển khoản đến tài khoản ngân hàng do Quý khách cung cấp. Mọi giao dịch hoàn tiền đều có biên bản và chứng từ kèm theo.

8.3. Phí giao dịch

Phí chuyển khoản (nếu có) do Phát Hoàng Gia chịu trong trường hợp Phát Hoàng Gia hủy hợp đồng. Trong các trường hợp khác, phí giao dịch được hai bên thỏa thuận.

9. Liên hệ về hoàn hủy

Khi liên hệ về vấn đề hoàn hủy, vui lòng ghi rõ tiêu đề “Yêu cầu hoàn/hủy hợp đồng” và đính kèm số hợp đồng để chúng tôi xử lý nhanh nhất.

10. Thay đổi chính sách

Phát Hoàng Gia có quyền cập nhật Chính sách hoàn hủy này. Phiên bản mới sẽ có hiệu lực cho các hợp đồng được ký sau ngày công bố. Đối với hợp đồng đã ký, các điều khoản trong hợp đồng được ưu tiên áp dụng.

Chính sách này được xây dựng dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005 và thực tiễn ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam.