Các loại bánh teabreak: phân nhóm, mẫu menu và bố trí bàn

Bánh teabreak là gì và vai trò trong sự kiện

Bánh teabreak là nhóm thức ăn nhẹ phục vụ trong tea break, giờ giải lao giữa các phiên làm việc. Đây là phần ăn không thay thế bữa chính, chỉ đóng vai trò bổ sung năng lượng và tạo không gian giao lưu ngắn giữa các nội dung chính của chương trình. Thời lượng một tea break thường kéo dài 15 đến 30 phút, đủ để khách đứng lên, vận động nhẹ, dùng một vài món bánh và quay lại phòng họp.

Các loại bánh teabreak được bày trí trên bàn đóng ba vai trò trong tổ chức sự kiện. Một là giữ khách không rời chương trình, vì khách có lý do ở lại dùng bánh và nước thay vì đi ra ngoài. Hai là tạo không gian trò chuyện giữa khách mời, giữa khách và ban tổ chức, là lúc nhiều cơ hội networking phát sinh. Ba là thể hiện mức độ chỉn chu của ban tổ chức qua cách chọn món, cách bày biện và chất lượng trình bày. Với sự kiện có khách đối tác hoặc khách VIP, chất lượng teabreak ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận tổng thể về chương trình.

Các nhóm bánh teabreak phổ biến

Các nhóm trên không tách biệt hoàn toàn, một bàn gồm các loại bánh teabreak tốt thường phối hợp tối thiểu hai nhóm. Ví dụ bánh ngọt nhẹ cộng bánh mặn cho hội nghị doanh nghiệp chuẩn, hoặc bánh ngọt nhẹ cộng bánh truyền thống cho chương trình có khách nước ngoài. Cách phối giúp menu không bị đơn điệu và đáp ứng được nhiều nhóm khẩu vị khác nhau.

Mẫu menu teabreak theo từng loại sự kiện

Hội nghị doanh nghiệp, tea break giữa phiên

• 2 đến 3 loại bánh ngọt nhẹ: tart trái cây, mini mousse, cupcake
• 1 đến 2 loại bánh mặn: sandwich tam giác, mini quiche
• 1 đĩa trái cây theo mùa cắt sẵn
• Trà nóng, cà phê, nước suối, nước ép một loại

Hội thảo chuyên đề dài, tea break giữa buổi

• 3 loại bánh ngọt nhẹ
• 2 loại bánh mặn với khẩu phần lớn hơn hội nghị thường
• Finger food ấm: chả giò mini, gỏi cuốn mini hoặc xôi chiên phồng
• Trái cây, trà nóng, cà phê, nước ép, nước suối

Đào tạo nội bộ, coffee break ngắn

• 1 đến 2 loại bánh ngọt đơn giản: muffin, bánh su kem, cookie
• 1 loại bánh mặn nhẹ: sandwich hoặc bánh mì cuộn
• Trái cây cắt sẵn
• Trà, cà phê, nước suối

Sự kiện có khách nước ngoài

• 2 loại bánh Âu nhẹ: macaron, tart trái cây
• 2 loại bánh truyền thống Việt: bánh da lợn, bánh chuối nướng
• Finger food: gỏi cuốn, chả giò mini có sẵn nước chấm
• Trà sen, cà phê phin, nước ép, nước suối

Gala dinner có tea break trước tiệc

• Canapé cao cấp: salmon trên bánh mì đen, phô mai và nho, trứng cá
• 1 đến 2 loại bánh ngọt nhẹ để giữ vị thanh
• Trái cây cao cấp theo mùa
• Rượu vang nhẹ, champagne, nước ép và nước suối

Nguyên tắc phối menu teabreak

1. Cân bằng ngọt và mặn: tỉ lệ 60 phần ngọt và 40 phần mặn cho chương trình tiêu chuẩn. Với tea break thay bữa nhẹ, đảo tỉ lệ sang 50 ngọt và 50 mặn.
2. Đa dạng hình thức: có loại cần cắn, có loại ăn bằng nĩa, có loại uống bằng ly. Đa dạng hình thức giúp khách không cảm thấy lặp.
3. Kích thước một miếng vừa ăn: mỗi món nên có kích thước một đến hai miếng cắn, không cần dao kéo phức tạp, phù hợp với thời lượng giải lao ngắn.
4. Lưu ý khẩu phần theo đầu người: trung bình 3 đến 5 món bánh nhỏ mỗi khách cho tea break 20 đến 30 phút. Với tea break thay bữa nhẹ, tăng lên 5 đến 7 món.
5. Cân nhắc nhóm ăn kiêng và dị ứng: luôn có ít nhất một món không chứa hải sản, một món chay, một món không chứa hạt cho nhóm dị ứng.
6. Phù hợp khí hậu: tại TP.HCM nóng ẩm, các loại bánh kem tươi để lâu dễ chảy, nên chọn bánh có kem ổn định hoặc bánh khô, bánh mặn nướng.
7. Phù hợp concept chương trình: sự kiện sang trọng nên có canapé cao cấp, sự kiện nội bộ ấm cúng có thể dùng nhiều món truyền thống Việt.

Đồ uống đi kèm bàn teabreak

• Trà nóng: trà đen, trà xanh, trà hoa cúc, trà sen. Có thể chọn một đến hai loại tùy đối tượng khách.
• Cà phê: cà phê phin hoặc cà phê máy espresso. Với sự kiện có khách nước ngoài, thường thêm cà phê cappuccino hoặc americano.
• Nước ép trái cây: cam, dứa, táo, bưởi. Chọn 1 đến 2 loại không quá ngọt.
• Nước suối đóng chai: bắt buộc có, nên đủ 2 chai mỗi khách cho một buổi có 2 tea break.
• Nước có gas: tùy chọn, phù hợp với sự kiện có khách trẻ hoặc gala có tính chất giải trí.
• Rượu vang, champagne: chỉ dùng cho tea break trong gala, lễ ra mắt sản phẩm sang trọng, không dùng cho hội nghị, hội thảo thuần làm việc.

Với tea break buổi sáng, trà và cà phê nóng nên được ưu tiên. Với tea break buổi chiều, nhất là trong ngày nóng tại TP.HCM, bổ sung thêm nước ép lạnh và đá viên riêng giúp khách cảm nhận rõ sự chu đáo.

Cách bố trí bàn teabreak

Vị trí bàn teabreak

• Gần cửa ra vào phòng họp: khách tiện lấy bánh khi giải lao, không phải đi xa.
• Không che lối đi chính: tránh đặt bàn ngay trục di chuyển đông người, gây ùn tắc khi tất cả khách ra cùng lúc.
• Đủ không gian đứng xung quanh: chừa tối thiểu 1,5m mỗi phía để khách có thể vừa đứng vừa dùng bánh mà không va chạm.
• Gần nguồn điện nếu có món nóng: nồi nước sôi, máy pha cà phê, nồi hâm xôi cần ổ cắm điện ổn định.

Cách bày bàn

• Khăn trải bàn đúng tông sự kiện: trắng trang trọng cho hội nghị, màu thương hiệu cho sự kiện nội bộ, vải gấm cho gala.
• Phân khu rõ ràng: khu bánh ngọt, khu bánh mặn, khu trái cây, khu đồ uống. Có tag tên món cho các món đặc biệt hoặc món có chứa hạt, hải sản.
• Dụng cụ gắp riêng cho mỗi món: kẹp inox, muỗng gắp, tránh dùng chung gây pha trộn hương vị.
• Đĩa, ly, khăn giấy đủ số lượng: dự trù 1,5 đến 2 đĩa mỗi khách cho một buổi có 2 tea break, khăn giấy đặt gần khu bánh và khu đồ uống.
• Trang trí nhẹ: một vài cành hoa tươi, nến thấp cho gala tối, cây xanh nhỏ cho hội nghị ban ngày. Tránh trang trí cao che tầm nhìn món.

Quy trình phục vụ trong giờ tea break

• Nhân sự phục vụ đứng sau bàn trong 5 phút đầu để hỗ trợ gắp bánh cho khách khi đông.
• Châm thêm bánh, trái cây, nước liên tục trong suốt thời gian giải lao.
• Thu dọn đĩa bẩn thường xuyên, không để chồng chất làm mất thẩm mỹ khu vực.
• Kết thúc tea break 3 đến 5 phút trước giờ vào phiên, thông báo nhẹ cho khách còn đứng trò chuyện quanh bàn.

Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí teabreak

• Số đầu món: menu 3 món, 5 món, 7 món có mức chi phí khác nhau rõ rệt. Nhiều món đồng nghĩa với nhiều nhân công chuẩn bị và nhiều nguyên liệu.
• Chất lượng nguyên liệu: trái cây nội địa khác trái cây nhập khẩu, bánh làm từ bột mì thường khác bánh dùng bơ Pháp và socola nhập.
• Số lượng khách: nhà cung cấp có mức khác nhau cho từng ngưỡng số lượng. Dưới 30 khách thường có mức theo set, trên 100 khách thường có mức theo đầu người.
• Số lượng tea break trong ngày: một tea break khác hai tea break, chi phí không gấp đôi nhưng tăng đáng kể do phải chuẩn bị mới cho phiên sau.
• Loại đồ uống: chỉ có trà và nước khác với có thêm cà phê máy, nước ép tươi, rượu vang.
• Cách bày biện: bày bàn buffet đơn giản khác với bày tháp bánh cao cấp, với nhân sự tạo hình tại chỗ.
• Địa điểm phục vụ: phục vụ tại nhà hàng, khách sạn có sẵn bếp khác với phục vụ tại địa điểm không có bếp, phải vận chuyển từ xa.
• Yêu cầu đặc biệt: menu cho khách ăn kiêng, menu halal, menu hữu cơ thường có chi phí cao hơn menu tiêu chuẩn.

Sai lầm thường gặp khi chuẩn bị teabreak

1. Chọn quá nhiều món đồng dạng: menu toàn bánh ngọt kem tươi hoặc toàn bánh mặn chiên, thiếu cân bằng vị.
2. Ước lượng sai khẩu phần: thiếu bánh ở phút 10 của tea break hoặc dư quá nhiều sau khi kết thúc, cả hai đều ảnh hưởng đến trải nghiệm và chi phí.
3. Không có bánh cho khách ăn kiêng: menu không có món chay, không có món không chứa hạt, gluten, hải sản cho nhóm dị ứng phổ biến.
4. Đặt bàn sai vị trí: bàn ở cuối hành lang, khách phải đi xa, hoặc bàn ngay cửa ra vào gây ùn tắc.
5. Thiếu đồ uống nóng khi cần: hội nghị buổi sáng mùa lạnh mà chỉ có nước suối và nước ép lạnh.
6. Không đánh dấu thành phần món: khách không biết món nào có hạt, có hải sản, có cồn, dẫn đến rủi ro dị ứng.
7. Dụng cụ gắp không đủ: chung một muỗng cho nhiều món, pha trộn vị, không đảm bảo vệ sinh.
8. Không châm thêm bánh và nước giữa giờ giải lao: bàn rỗng khoảng trống, khách đến sau không còn gì để chọn.