Kịch bản dẫn chương trình : Cấu trúc và cách xử lý rủi ro

Khái niệm kịch bản dẫn chương trình

Hiểu khái niệm và phân biệt với các thuật ngữ liên quan là bước đầu để xây dựng kịch bản hiệu quả.

Định nghĩa kịch bản dẫn chương trình

Kịch bản dẫn chương trình là tài liệu chi tiết bao quát toàn bộ tiến trình của một sự kiện từ khi mở màn đến khi kết thúc. Khác với “lời dẫn MC” chỉ là phần nội dung MC nói trên sân khấu, kịch bản dẫn chương trình bao gồm 5 thành phần chính. Thành phần đầu là timing từng phút – mỗi hoạt động trong sự kiện được đánh dấu thời điểm cụ thể (ví dụ 19:00 đón khách, 19:30 nhạc dạo, 19:45 MC giới thiệu mở màn, 19:50 phát biểu Tổng giám đốc, 20:10 video tổng hợp, 20:25 vinh danh nhân viên xuất sắc, 21:00 tiệc tối, 22:00 biểu diễn ca sĩ chính, 22:45 kết). Thành phần thứ hai là vai trò các bên – mỗi mục thời gian có ghi rõ ai phụ trách (MC, kỹ thuật âm thanh ánh sáng, kỹ thuật viên đèn truss, nghệ sĩ biểu diễn, lễ tân, đại biểu phát biểu, đạo diễn sự kiện). Thành phần thứ ba là nội dung lời dẫn cụ thể của MC – các câu giới thiệu mở màn, lời dẫn giữa các phần, lời chuyển tiếp, lời kết. Thành phần thứ tư là cue chuyển tiếp – các tín hiệu giữa các phần (nhạc nền chuyển sang nhạc cao trào, đèn rọi spotlight chiếu vào sân khấu, pháo kim tuyến bắn). Thành phần thứ năm là phương án dự phòng – các tình huống có thể xảy ra và cách xử lý (đại biểu phát biểu quá thời gian, ca sĩ chính đến muộn, sự cố kỹ thuật âm thanh).

Phân biệt với các thuật ngữ liên quan

Có nhiều thuật ngữ liên quan đến kịch bản dẫn chương trình thường bị nhầm lẫn. Lời dẫn MC (MC script) – chỉ gồm các đoạn nội dung MC nói trên sân khấu, là một phần của kịch bản dẫn chương trình. Một MC có thể có lời dẫn riêng nhưng vẫn tuân theo kịch bản dẫn chương trình tổng thể. Agenda chương trình – chỉ liệt kê các hoạt động chính theo thứ tự thời gian, không có chi tiết về lời dẫn cụ thể, cue, vai trò các bên. Đây là tài liệu công khai gửi cho khách mời và đại biểu. Bản chạy sân khấu (run-of-show, ROS) – là bản chạy chi tiết cho ekip kỹ thuật, tập trung vào cue đèn, cue âm thanh, cue hiệu ứng, không bao gồm chi tiết lời dẫn MC. ROS thường được dùng song song với kịch bản dẫn chương trình. Kịch bản chương trình – thuật ngữ tổng quát có thể chỉ kịch bản dẫn chương trình hoặc cả ROS và kịch bản nội dung. Kịch bản dẫn chương trình là thuật ngữ chính xác nhất khi nói về tài liệu tổng hợp gồm cả lời dẫn MC và cue chi tiết.

Vai trò của kịch bản dẫn chương trình

Kịch bản dẫn chương trình có 4 vai trò chính trong sự kiện. Vai trò đầu là đảm bảo sự kiện chạy đúng nhịp không có khoảng trống lúng túng. Mỗi phút trong sự kiện đều có hoạt động được lên kế hoạch trước – MC không phải “ứng biến” giữa các phần, kỹ thuật biết chính xác khi nào cue gì, nghệ sĩ biết khi nào lên sân khấu. Vai trò thứ hai là phối hợp đồng bộ giữa các bên. Sự kiện có nhiều bên tham gia (MC, kỹ thuật âm thanh, kỹ thuật ánh sáng, kỹ thuật viên đèn truss, nghệ sĩ biểu diễn, lễ tân, đại biểu phát biểu) – kịch bản đảm bảo tất cả các bên hiểu rõ vai trò và timing của mình, không xảy ra tình huống “lệch nhau”. Vai trò thứ ba là tạo điểm nhấn (key moment) đúng nhịp. Các key moment (cắt băng khai trương, hé lộ sản phẩm, vinh danh nhân viên, cắt bánh kỷ niệm) cần được thiết kế chi tiết trong kịch bản với phối hợp đồng thời của hành động, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt. Vai trò thứ tư là có phương án dự phòng cho tình huống bất ngờ. Sự kiện luôn có các tình huống không lường trước (đại biểu đến muộn, ca sĩ hủy phút cuối, sự cố kỹ thuật) – kịch bản tốt có phương án dự phòng cho các tình huống phổ biến.

Cấu trúc kịch bản chi tiết chuẩn

Cấu trúc kịch bản dẫn chương trình chuẩn có 6 cột chính giúp người đọc nắm bắt nhanh.

Bảng cấu trúc 6 cột chuẩn

Ví dụ một dòng kịch bản chi tiết

Một dòng kịch bản chi tiết có thể trông như sau. Thời gian “20:15:00”. Thời lượng “5 phút”. Hoạt động trên sân khấu “Vinh danh 5 nhân viên xuất sắc của năm”. Lời dẫn MC “Kính thưa quý vị, chúng ta đã cùng nhau đi qua một năm đầy thử thách và thành công. Để ghi nhận những đóng góp xuất sắc của các nhân viên, xin trân trọng kính mời Tổng giám đốc Nguyễn Văn A lên sân khấu trao kỷ niệm chương cho 5 nhân viên xuất sắc của năm: chị Trần Thị B phòng kinh doanh, anh Lê Văn C phòng kỹ thuật, chị Phạm Thị D phòng marketing, anh Nguyễn Văn E phòng tài chính, chị Vũ Thị F phòng nhân sự”. Cue âm thanh và ánh sáng “Nhạc nền chuyển sang ballad ngọt ngào (Time of My Life instrumental), đèn rọi spotlight chiếu vào sân khấu trung tâm và vào lần lượt 5 nhân viên khi được gọi tên, máy quay cận tay Tổng giám đốc trao kỷ niệm chương”. Ghi chú và phương án dự phòng “Nếu có nhân viên vắng mặt, MC giải thích ngắn ‘không thể có mặt do công tác’ và chuyển sang nhân viên tiếp theo. Có kỷ niệm chương dự phòng trên sân khấu cho trường hợp lễ tân trao nhầm”.

Số trang trung bình của kịch bản

Số trang trung bình của kịch bản dẫn chương trình tùy thuộc vào quy mô và thời lượng sự kiện. Sự kiện 1 giờ – kịch bản 3-5 trang. Sự kiện 2 giờ – kịch bản 6-10 trang. Sự kiện 3 giờ – kịch bản 10-15 trang. Sự kiện cả ngày 6-8 giờ – kịch bản 20-30 trang. Đối với sự kiện phức tạp có nhiều phần và nghệ sĩ biểu diễn nhiều, kịch bản có thể dài hơn 1.5-2 lần.

Mẫu kịch bản cho hội nghị tổng kết

Hội nghị tổng kết là loại sự kiện đặc thù có nhiều phần phát biểu và vinh danh.

Cấu trúc 8 phân khúc hội nghị tổng kết

Hội nghị tổng kết doanh nghiệp quy mô vừa và lớn (3-4 giờ) thường có 8 phân khúc chính. Phân khúc 1 (30 phút trước giờ chính thức) – Đón khách và check-in. Khách đại biểu đến, check-in tại quầy lễ tân, nhận tài liệu hội nghị (báo cáo tổng kết, agenda chương trình), networking nhẹ tại sảnh, nhạc nền tone trầm. Phân khúc 2 (15 phút) – Khai mạc. Nhạc khai mạc cao trào, MC chính lên sân khấu giới thiệu sự kiện, đọc tuyên bố lý do hội nghị, giới thiệu các đại biểu quan trọng có mặt theo nguyên tắc giới thiệu đại biểu chuẩn. Phân khúc 3 (45-60 phút) – Báo cáo tổng kết hoạt động năm. Tổng giám đốc hoặc Phó Tổng giám đốc lên trình bày báo cáo tổng kết kèm slide trên màn hình LED, các con số quan trọng được hiển thị rõ. MC giữa các phần báo cáo có thể tóm tắt ngắn cho đại biểu dễ theo dõi.

Phân khúc 4 (20-30 phút) – Phát biểu của các đại biểu cao cấp. Các Phó tổng giám đốc các khối hoặc lãnh đạo phòng ban lớn phát biểu báo cáo riêng. MC giới thiệu trước mỗi đại biểu phát biểu. Phân khúc 5 (30-45 phút) – Vinh danh và trao thưởng. Đây là phần key moment quan trọng nhất của hội nghị tổng kết. Vinh danh các phòng ban xuất sắc, vinh danh các nhân viên xuất sắc của năm, trao thưởng các sáng kiến tốt nhất. Có pháo kim tuyến nhẹ và đèn rọi spotlight cho mỗi cá nhân được vinh danh. Phân khúc 6 (15-30 phút) – Định hướng năm mới. Tổng giám đốc phát biểu định hướng và mục tiêu cho năm mới, các kế hoạch chiến lược. Phân khúc 7 (10-20 phút) – Thảo luận hoặc Q&A nếu có. Đại biểu đặt câu hỏi cho ban lãnh đạo, ban lãnh đạo trả lời. Đây là phần linh hoạt có thể kéo dài hoặc rút ngắn. Phân khúc 8 (10 phút) – Bế mạc. MC kết thúc, lời cảm ơn của lãnh đạo, chụp ảnh tập thể.

Mẫu lời dẫn MC khai mạc hội nghị tổng kết

Mẫu lời dẫn MC cho phân khúc khai mạc. “Kính thưa các quý vị đại biểu, kính thưa toàn thể quý ông bà có mặt trong buổi hội nghị tổng kết hoạt động năm [năm] của [tên doanh nghiệp] ngày hôm nay. Tôi là [tên MC], MC dẫn dắt chương trình. Cho phép tôi thay mặt ban tổ chức gửi lời chào mừng nồng nhiệt nhất đến quý vị đại biểu. Hôm nay [thứ và ngày tháng năm], tại [địa điểm tổ chức], chúng ta cùng tụ họp về đây để cùng nhau nhìn lại một chặng đường đã đi qua, ghi nhận những thành quả đạt được, và cùng nhau định hướng cho năm [năm mới]. Trước khi bắt đầu chương trình chính thức, cho phép tôi xin trân trọng giới thiệu các quý vị đại biểu có mặt tại hội nghị hôm nay [tiếp tục với nguyên tắc giới thiệu đại biểu chuẩn].”

Mẫu cue âm thanh ánh sáng cho hội nghị tổng kết

Cue âm thanh ánh sáng cho hội nghị tổng kết tinh tế hơn các loại sự kiện khác. Mở màn – nhạc khai mạc tone trang trọng (orchestral march, dài 60-90 giây), đèn ambient sảnh tăng dần. Phần báo cáo – nhạc nền tắt hoàn toàn để khán giả tập trung, đèn rọi spotlight chiếu vào người phát biểu, đèn ambient giảm. Chuyển giữa các phần báo cáo – nhạc nền nhẹ 5-10 giây tạo khoảng nghỉ. Phần vinh danh – nhạc ballad ngọt ngào (Time of My Life instrumental, Memories), đèn rọi spotlight chiếu vào từng cá nhân được vinh danh, pháo kim tuyến nhẹ 1 nòng tone vàng kim cho key moment. Phần bế mạc – nhạc kết tone tích cực và tự hào (We Are the Champions instrumental), đèn ambient tăng dần.

Mẫu kịch bản cho lễ khai trương

Lễ khai trương có cấu trúc khác hội nghị tổng kết – tập trung vào key moment cắt băng và nghi thức cúng.

Cấu trúc 6 phân khúc lễ khai trương

Lễ khai trương doanh nghiệp tiêu chuẩn (1.5-2.5 giờ) có 6 phân khúc chính. Phân khúc 1 (30 phút trước giờ chính thức) – Đón khách. Khách đại biểu đến, được PG đón tại cổng chào, chụp ảnh tại photo booth, mời nước welcome, networking nhẹ. Phân khúc 2 (15 phút) – Khai mạc và giới thiệu. MC mở màn giới thiệu sự kiện và doanh nghiệp, giới thiệu các đại biểu quan trọng có mặt. Phân khúc 3 (20-30 phút) – Nghi thức cúng khai trương. Đối với doanh nghiệp truyền thống, nghi thức cúng diễn ra trước khi cắt băng. Lễ vật được bày biện, chủ doanh nghiệp hoặc đại diện đọc văn khấn, đại biểu vái lạy theo nghi thức. Phân khúc 4 (15-20 phút) – Phát biểu của chủ doanh nghiệp và đối tác chiến lược. Chủ doanh nghiệp phát biểu khai mạc, có thể có đối tác chiến lược hoặc đại diện chính quyền phát biểu chúc mừng. Phân khúc 5 (15-20 phút) – Key moment cắt băng. Đây là phần đỉnh cao của sự kiện. Đoàn đại biểu lên sân khấu, mỗi người cầm kéo, MC dẫn dắt đếm ngược 5-4-3-2-1, đại biểu cắt băng đồng thời, pháo giấy và pháo kim tuyến bắn, đèn rọi spotlight chiếu, nhạc nền cao trào. Đoàn đại biểu chụp ảnh với báo chí. Phân khúc 6 (30-60 phút) – Tham quan và tiệc chiêu đãi. Khách tham quan cơ sở mới khai trương, được giới thiệu các khu vực và dịch vụ, sau đó tiệc cocktail nhẹ.

Mẫu lời dẫn MC khai mạc lễ khai trương

Mẫu lời dẫn MC. “Kính thưa các quý vị đại biểu, kính thưa quý vị khách hàng, đối tác và bạn bè thân thiết. Hôm nay [thứ và ngày tháng năm], một ngày trọng đại của [tên doanh nghiệp]. Chúng ta đang có mặt tại [địa điểm khai trương] để chứng kiến giây phút lịch sử – khai trương [tên cơ sở mới]. Tôi là [tên MC], xin được dẫn dắt chương trình ngày hôm nay. Sự có mặt của quý vị là vinh hạnh lớn nhất của ban lãnh đạo [tên doanh nghiệp]. Trước khi bắt đầu, cho phép tôi xin trân trọng giới thiệu các quý vị đại biểu có mặt…”

Mẫu lời dẫn key moment cắt băng

Mẫu lời dẫn cho key moment cắt băng – phần quan trọng nhất của lễ khai trương. “Kính thưa quý vị, khoảnh khắc trọng đại đã đến. Sau bao nhiêu tâm huyết và nỗ lực của toàn thể đội ngũ [tên doanh nghiệp], hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau chứng kiến giây phút lịch sử – lễ cắt băng khai trương [tên cơ sở mới]. Xin trân trọng kính mời [danh sách đoàn đại biểu cắt băng – tên và chức vụ] lên sân khấu thực hiện nghi thức cắt băng. Kính mời PG hỗ trợ trao kéo cho các quý vị đại biểu. (Đợi đoàn lên sân khấu khoảng 30 giây). Bây giờ, mời quý vị cùng đếm ngược với tôi: 5! 4! 3! 2! 1! Cắt! (Đại biểu cắt băng, pháo giấy và pháo kim tuyến bắn, nhạc cao trào, đèn rọi spotlight chiếu). Xin nhiệt liệt chúc mừng [tên doanh nghiệp]! Chúc mừng [tên cơ sở mới] chính thức đi vào hoạt động! Mời quý vị đại biểu chụp ảnh chung cùng đoàn cắt băng.”

Mẫu cho lễ ra mắt sản phẩm

Lễ ra mắt sản phẩm có cấu trúc đặc thù tập trung vào key moment hé lộ sản phẩm.

Cấu trúc 7 phân khúc lễ ra mắt sản phẩm

Lễ ra mắt sản phẩm flagship (1.5-2.5 giờ) có 7 phân khúc chính. Phân khúc 1 (30 phút trước giờ chính thức) – Đón khách và networking. Khách mời và báo chí đến, check-in, được PG hướng dẫn, đồ uống welcome, networking nhẹ. Phân khúc 2 (10 phút) – Khai mạc. MC giới thiệu sự kiện và thương hiệu, giới thiệu các đại biểu quan trọng. Phân khúc 3 (20-30 phút) – Trình bày bối cảnh và triết lý sản phẩm. Đại diện thương hiệu (CEO, Giám đốc sản phẩm, Giám đốc marketing) trình bày bối cảnh ngành, nhu cầu khách hàng, triết lý phát triển sản phẩm mới. Có slide trên màn hình LED hỗ trợ. Phân khúc 4 (15-20 phút) – Key moment hé lộ sản phẩm. Đây là phần đỉnh cao của lễ ra mắt sản phẩm. MC dẫn dắt cao trào, đèn hội trường tắt chỉ còn đèn rọi spotlight vào bục trung tâm phủ vải đen, màn hình LED hiển thị đếm ngược, vải đen được kéo ra hé lộ sản phẩm, pháo kim tuyến bắn, khói lạnh phủ chân bục, đèn rọi spotlight chiếu vào sản phẩm.

Phân khúc 5 (20-30 phút) – Trình bày chi tiết sản phẩm. Đại diện thương hiệu trình bày các tính năng, công nghệ, lợi ích của sản phẩm mới với demo trực tiếp trên sân khấu hoặc video minh họa. Phân khúc 6 (15-20 phút) – Công bố giá và chương trình bán hàng. Công bố giá chính thức và các gói pre-order, chương trình bán hàng giai đoạn đầu, đối tác phân phối. Phân khúc 7 (30-60 phút) – Trải nghiệm sản phẩm và tiệc cocktail. Khách mời và báo chí được trải nghiệm sản phẩm tại các khu vực demo, có nhân viên tư vấn giải đáp thắc mắc, tiệc cocktail nhẹ networking.

Mẫu lời dẫn key moment hé lộ sản phẩm

Mẫu lời dẫn cho key moment hé lộ sản phẩm. “Kính thưa quý vị, khoảnh khắc mà tất cả chúng ta chờ đợi đã đến. Sau nhiều năm nghiên cứu, phát triển và hoàn thiện, [tên doanh nghiệp] xin được giới thiệu [danh xưng đặc biệt như ‘kiệt tác công nghệ’, ‘biểu tượng đẳng cấp mới’, ‘cuộc cách mạng trong ngành…’]. Mời quý vị tập trung về phía trung tâm sân khấu. (Đèn hội trường tắt dần, chỉ còn đèn rọi spotlight tone trắng ấm chiếu vào bục trung tâm phủ vải đen sang trọng). Bây giờ, chúng ta sẽ cùng nhau đếm ngược: 5! 4! 3! 2! 1! Xin được giới thiệu, [TÊN SẢN PHẨM CHÍNH THỨC]! (Vải đen được kéo ra hé lộ sản phẩm, 4 máy pháo kim tuyến bắn cùng lúc, máy khói lạnh tạo mây phủ chân bục, 4 đèn rọi spotlight chiếu thẳng vào sản phẩm, nhạc nền chuyển sang ca khúc thương hiệu năng lượng cao). Quý vị đang chứng kiến [tên sản phẩm] – sản phẩm đột phá nhất mà chúng tôi từng tạo ra.”

Mẫu cho gala dinner và tiệc tất niên

Gala dinner và tiệc tất niên có cấu trúc đặc thù tập trung vào tiệc và phần vinh danh nhân viên.

Cấu trúc 6 phân khúc gala dinner

Gala dinner và tiệc tất niên doanh nghiệp tiêu chuẩn (3 giờ) có 6 phân khúc chính. Phân khúc 1 (30 phút) – Đón khách và networking. Khán giả check-in, chụp ảnh tại photo booth, networking nhẹ với đồ uống welcome, nhạc nền tone nhẹ tạo không khí ấm cúng. Phân khúc 2 (30 phút) – Khai mạc. MC giới thiệu chào đón, giới thiệu các đại biểu quan trọng, phát biểu khai mạc của Tổng giám đốc, video tổng hợp năm. Phân khúc 3 (60 phút) – Tiệc và biểu diễn nghệ thuật nhẹ. Khán giả ăn tối tại bàn, biểu diễn nghệ thuật nhẹ trên sân khấu (ban nhạc, ca sĩ, vũ đoàn), không quá ồn ào để khán giả vẫn có thể trò chuyện. Phân khúc 4 (30 phút) – Key moment chính. Vinh danh nhân viên xuất sắc của năm cho tiệc tất niên, có thể có giải thưởng lớn (chuyến du lịch, tiền thưởng). Phân khúc 5 (30 phút) – Giải trí cao điểm. Biểu diễn ca sĩ chính, chương trình tương tác với khán giả (xổ số rút thưởng có quà giá trị, mini-game đồng đội). Phân khúc 6 (15 phút) – Kết. Lời cảm ơn của lãnh đạo, chụp ảnh tập thể.

Mẫu lời dẫn MC vinh danh nhân viên

Mẫu lời dẫn cho key moment vinh danh nhân viên xuất sắc – phần quan trọng nhất của tiệc tất niên. “Kính thưa quý vị, một năm đã trôi qua với biết bao thử thách và cũng biết bao thành công. Trong hành trình ấy, đã có những con người đặc biệt – những người đã âm thầm cống hiến, những người đã đứng vững trong những thời điểm khó khăn nhất, những người đã tạo nên sự khác biệt cho [tên doanh nghiệp]. Đêm nay, chúng ta dành riêng một khoảnh khắc trang trọng để vinh danh các nhân viên xuất sắc của năm [năm]. Xin trân trọng kính mời Tổng giám đốc [tên] lên sân khấu thực hiện nghi thức trao kỷ niệm chương. (Tổng giám đốc lên sân khấu trong tiếng vỗ tay). Bây giờ, xin được giới thiệu các nhân viên xuất sắc của năm – những con người đã tạo nên kỳ tích cho [tên doanh nghiệp] trong năm vừa qua. Người đầu tiên – chị [tên] phòng [tên phòng], với thành tích [thành tích cụ thể]. (Chị lên sân khấu, đèn rọi spotlight chiếu vào, máy pháo kim tuyến nhẹ bắn, nhạc cao trào).”

Lời dẫn chương trình cuộc họp

Lời dẫn chương trình cuộc họp có đặc thù khác với sự kiện – tập trung vào nội dung và hiệu quả thay vì giải trí.

Đặc thù lời dẫn cuộc họp

Lời dẫn cuộc họp có 4 đặc thù chính phân biệt với sự kiện. Đặc thù đầu là tone trang trọng và chuyên môn cao. Không có yếu tố giải trí hoặc giao lưu nhẹ như sự kiện, tone toàn bộ trang trọng tập trung vào nội dung. MC hoặc người chủ trì sử dụng ngôn ngữ chuyên môn phù hợp với chủ đề cuộc họp. Đặc thù thứ hai là không có hiệu ứng âm thanh ánh sáng. Cuộc họp diễn ra với ánh sáng đầy đủ cho khán giả đọc tài liệu, không có nhạc nền (trừ phần mở đầu kết thúc ngắn). Không có pháo, đèn rọi spotlight, hiệu ứng đặc biệt. Đặc thù thứ ba là cấu trúc rất chặt chẽ theo agenda. Cuộc họp thường có agenda chi tiết được gửi trước, mỗi phần có thời gian cụ thể, MC hoặc người chủ trì đảm bảo các phần diễn ra đúng thời gian không kéo dài. Đặc thù thứ tư là khuyến khích thảo luận và tương tác. Khác với sự kiện chủ yếu là 1 chiều (sân khấu nói khán giả nghe), cuộc họp khuyến khích thảo luận 2 chiều – đại biểu đặt câu hỏi, bình luận, đề xuất. MC tạo điều kiện cho thảo luận có cấu trúc.

Cấu trúc 5 phân khúc cuộc họp

Cuộc họp tiêu chuẩn (1.5-3 giờ) có 5 phân khúc chính. Phân khúc 1 (5-10 phút) – Khai mạc. Người chủ trì cuộc họp (Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT, hoặc trưởng phòng họp) khai mạc, giới thiệu agenda, giới thiệu các đại biểu có mặt. Phân khúc 2 (20-30 phút mỗi phần) – Các phần báo cáo theo agenda. Mỗi phần báo cáo có người trình bày được giới thiệu trước, sau khi trình bày có thảo luận ngắn 5-10 phút. Phân khúc 3 (15-20 phút) – Q&A và thảo luận chung. Đại biểu đặt câu hỏi và thảo luận về các vấn đề được trình bày, người chủ trì cuộc họp điều phối thảo luận. Phân khúc 4 (10-15 phút) – Kết luận và quyết định. Người chủ trì tổng kết các vấn đề đã thảo luận, công bố các quyết định được thông qua, phân công nhiệm vụ tiếp theo. Phân khúc 5 (5-10 phút) – Bế mạc. Người chủ trì kết thúc cuộc họp, lời cảm ơn các đại biểu đã có mặt, hẹn cuộc họp tiếp theo nếu có.

Mẫu lời dẫn khai mạc cuộc họp

Mẫu lời dẫn khai mạc cuộc họp. “Kính thưa các quý vị đại biểu có mặt trong cuộc họp [tên cuộc họp] của [tên doanh nghiệp/phòng ban] ngày hôm nay. Theo lịch đã thông báo, cuộc họp của chúng ta hôm nay sẽ diễn ra từ [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc dự kiến] với các nội dung chính theo agenda đã gửi đến quý vị. Trước khi bắt đầu, xin trân trọng giới thiệu các đại biểu có mặt: [danh sách đại biểu kèm chức danh theo nguyên tắc giới thiệu cuộc họp]. Cuộc họp hôm nay có [số đại biểu] đại biểu có mặt, đảm bảo đủ điều kiện tiến hành theo quy định. Xin được bắt đầu chương trình cuộc họp.”

Nguyên tắc giới thiệu đại biểu trong hội nghị

Giới thiệu đại biểu theo nguyên tắc đúng là yêu cầu bắt buộc cho hội nghị doanh nghiệp.

Năm nguyên tắc giới thiệu đại biểu chuẩn

Có 5 nguyên tắc chuẩn khi giới thiệu đại biểu trong hội nghị. Nguyên tắc 1 – Giới thiệu theo thứ tự cấp bậc từ cao xuống thấp. Cấp cao nhất trước (đại diện chính quyền cấp tỉnh thành nếu có), tiếp theo lãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp tổ chức (Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc các khối), sau đó đại diện đối tác chiến lược cấp cao (CEO các tập đoàn đối tác), cuối cùng các đại biểu khác (lãnh đạo phòng ban, khách mời danh dự). Nếu cùng cấp bậc thì giới thiệu theo thứ tự alphabet của họ. Nguyên tắc 2 – Giới thiệu đầy đủ chức danh chính thức. Không dùng các chức danh không chính thức (anh, chị, ông, bà) trong giới thiệu hội nghị. Dùng chức danh đầy đủ “Tiến sĩ Nguyễn Văn A, Tổng giám đốc Tập đoàn ABC”, “Bà Phạm Thị B, Phó Tổng giám đốc khối Kinh doanh” cộng họ tên đầy đủ. Nguyên tắc 3 – Giới thiệu kèm vai trò trong sự kiện hoặc đóng góp đặc biệt. Ngoài chức danh chính thức có thể nói thêm về vai trò trong sự kiện (“đại biểu sẽ phát biểu khai mạc”, “người trao giải vinh danh”) hoặc đóng góp đặc biệt cho doanh nghiệp (“đối tác chiến lược nhiều năm của chúng tôi”, “nhà sáng lập đồng hành cùng doanh nghiệp từ ngày đầu”).

Nguyên tắc 4 – Lời chào và cảm ơn sự có mặt cho mỗi đại biểu. Sau khi giới thiệu mỗi đại biểu, có lời chào ngắn “Trân trọng kính chào và cảm ơn sự có mặt của ông/bà” làm các đại biểu cảm thấy được trân trọng. Có thể có vỗ tay nhỏ từ khán giả sau mỗi giới thiệu. Nguyên tắc 5 – Cập nhật chính xác chức danh hiện tại. Trước hội nghị kiểm tra lại chức danh hiện tại của các đại biểu (có thể thay đổi giữa các năm) để tránh giới thiệu sai gây phật ý. Có danh sách đại biểu chi tiết với chức danh chính xác cộng số lượng đại biểu mỗi loại đính kèm kịch bản dẫn chương trình.

Mẫu lời dẫn giới thiệu đại biểu

Mẫu lời dẫn giới thiệu đại biểu trong hội nghị. “Trước khi bắt đầu chương trình chính thức, cho phép tôi xin trân trọng giới thiệu các quý vị đại biểu có mặt tại hội nghị [tên hội nghị] hôm nay. Đầu tiên, xin được trân trọng giới thiệu [tên cấp cao nhất – thường là đại diện chính quyền nếu có], [chức danh đầy đủ], [vai trò trong sự kiện]. Trân trọng kính chào và cảm ơn sự có mặt của ông/bà. (Vỗ tay nhỏ từ khán giả). Tiếp theo, xin trân trọng giới thiệu [tên Tổng giám đốc], Tổng giám đốc [tên doanh nghiệp], người sẽ phát biểu khai mạc hội nghị hôm nay. Trân trọng kính chào ông. (Vỗ tay). Tiếp theo, xin được giới thiệu các Phó Tổng giám đốc các khối có mặt hôm nay: [tên và chức danh từng người]. Xin được giới thiệu đại diện của các đối tác chiến lược của chúng tôi: [tên CEO và tên tập đoàn]. Cuối cùng, xin được trân trọng cảm ơn toàn thể các quý vị đại biểu có mặt trong hội nghị hôm nay.”

Kỹ thuật xử lý tình huống bất ngờ

Xử lý tình huống bất ngờ là kỹ năng quan trọng nhất của MC chuyên nghiệp.

Bảy tình huống bất ngờ phổ biến và cách xử lý

Có 7 tình huống bất ngờ phổ biến trong các sự kiện và cách xử lý. Tình huống 1 – Đại biểu đến muộn hoặc không đến. Cách xử lý là MC giải thích ngắn “Đại biểu hôm nay không thể có mặt do công tác đột xuất gửi lời chào tới quý vị” và chuyển sang phần tiếp theo. Không kéo dài thời gian chờ làm chương trình lệch nhịp. Có thể có người đại diện đọc lời nhắn từ đại biểu vắng mặt. Tình huống 2 – Ca sĩ chính hoặc nghệ sĩ chính hủy phút cuối. Cách xử lý là có ca sĩ dự phòng đã được brief sẵn (luôn có 1 ca sĩ dự phòng trong các sự kiện lớn), hoặc nếu không có thì ban nhạc kéo dài tiết mục instrumental cho khán giả, hoặc MC có chương trình tương tác với khán giả thay thế (mini-game, xổ số rút thưởng). Tình huống 3 – Sự cố kỹ thuật âm thanh ánh sáng. Cách xử lý là có hệ thống dự phòng (loa backup, micro backup, đèn backup) sẵn sàng thay thế trong 30 giây, kỹ thuật viên trực tại bàn điều khiển. MC tiếp tục dẫn dắt như không có gì xảy ra để khán giả không phát hiện vấn đề, đợi kỹ thuật khắc phục.

Tình huống 4 – Đại biểu phát biểu kéo dài quá thời gian. Cách xử lý là MC có cue gentle (đứng cạnh sân khấu nhắc nhẹ bằng cử chỉ, hoặc ghi chú nhắc trên slide màn hình LED), có thư ký sự kiện đứng phía sau sân khấu báo thời gian còn lại cho đại biểu (giơ thẻ “5 phút”, “2 phút”, “1 phút”). Không cắt lời đại biểu cao cấp đột ngột mà có thể nói nhẹ “Xin cảm ơn ông/bà về những chia sẻ quý báu” khi đại biểu kết thúc một câu hoàn chỉnh. Tình huống 5 – Thời tiết xấu cho sự kiện ngoài trời. Cách xử lý là có nhà bạt che mưa dự phòng được lắp ghép sẵn, có phương án chuyển vào trong nhà nếu cần thiết (đã đặt cọc trước với địa điểm dự phòng), có máy phát điện dự phòng. MC dẫn dắt khán giả qua tình huống không gây hoảng loạn (“Để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho quý vị, chúng ta sẽ tiếp tục chương trình tại sảnh trong nhà”). Tình huống 6 – Khán giả phát biểu ngẫu hứng làm chương trình lệch nhịp. Cách xử lý là MC ứng xử khéo léo – cảm ơn nhanh và chuyển hướng (“Cảm ơn anh/chị về chia sẻ, chúng ta sẽ có thời gian Q&A đầy đủ ở phần sau”), có nhân viên an ninh hỗ trợ nếu khán giả có hành vi bất thường. Tình huống 7 – MC chính bị bệnh hoặc đến muộn. Cách xử lý là có MC dự phòng đã được brief sẵn với kịch bản đầy đủ, hoặc đạo diễn sự kiện đảm nhận tạm thời trong khi tìm MC dự phòng.

Nguyên tắc xử lý chung

Có 3 nguyên tắc chung khi xử lý tình huống bất ngờ. Nguyên tắc 1 – Bình tĩnh và không tỏ ra hoảng loạn. Khán giả thường phát hiện được sự lo lắng của MC qua giọng nói và biểu cảm. MC phải giữ bình tĩnh, tiếp tục dẫn dắt như không có gì xảy ra. Nguyên tắc 2 – Có kịch bản dự phòng cho các tình huống phổ biến. Mỗi tình huống phổ biến nên có 1-2 phương án xử lý đã được brief với toàn ekip trước sự kiện. Nguyên tắc 3 – Phối hợp với đạo diễn sự kiện qua đàm thoại nội bộ. MC không xử lý một mình mà phối hợp với đạo diễn sự kiện và các bộ phận liên quan qua đàm thoại nội bộ kín (in-ear monitor hoặc đàm thoại tay).

Sai lầm phổ biến và cách khắc phục

Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến khi xây dựng kịch bản dẫn chương trình.

• Sai lầm 1: Kịch bản quá sơ sài chỉ có agenda tổng quát. Không có chi tiết lời dẫn MC, cue âm thanh ánh sáng, vai trò các bên. Khắc phục là xây dựng kịch bản với 6 cột chuẩn (thời gian, thời lượng, hoạt động, lời dẫn MC, cue âm thanh ánh sáng, ghi chú và phương án dự phòng).
• Sai lầm 2: Không tuân thủ nguyên tắc giới thiệu đại biểu. Giới thiệu theo thứ tự ngẫu nhiên, dùng chức danh không chính thức. Khắc phục là tuân thủ 5 nguyên tắc (theo thứ tự cấp bậc, chức danh chính thức đầy đủ, kèm vai trò trong sự kiện, lời chào cảm ơn cho mỗi đại biểu, cập nhật chức danh hiện tại).
• Sai lầm 3: Thiếu phương án dự phòng cho tình huống bất ngờ. Khi có vấn đề không biết xử lý. Khắc phục là có kịch bản dự phòng cho 7 tình huống phổ biến (đại biểu đến muộn, ca sĩ hủy, sự cố kỹ thuật, đại biểu phát biểu kéo dài, thời tiết xấu, khán giả phát biểu ngẫu hứng, MC bị bệnh).
• Sai lầm 4: Không có tổng duyệt trước sự kiện. Ekip không nắm rõ kịch bản và phối hợp lúng túng. Khắc phục là tổng duyệt toàn ekip 1-2 ngày trước sự kiện tại địa điểm thực tế với đầy đủ thiết bị, MC, biểu diễn nghệ thuật.
• Sai lầm 5: Lời dẫn MC quá khô và công thức. Không có cảm xúc, sáo rỗng. Khắc phục là viết lời dẫn có cảm xúc, ngắn gọn, đi vào trọng tâm, tránh các câu sáo rỗng (“trong thời đại ngày nay”, “không chỉ… mà còn”, “đóng vai trò quan trọng”).
• Sai lầm 6: Không có thời gian dự phòng giữa các phần. Kịch bản quá chặt không có khoảng trống. Khắc phục là có 5-10% thời gian dự phòng giữa các phần (sự kiện 2 giờ có 10-15 phút dự phòng) cho các tình huống nhỏ phát sinh.
• Sai lầm 7: MC không có máy tính bảng hoặc giấy in kịch bản trên sân khấu. Phụ thuộc trí nhớ làm rủi ro cao. Khắc phục là MC có máy tính bảng hiển thị kịch bản chi tiết hoặc giấy in kịch bản cầm tay (font lớn dễ đọc dưới đèn sân khấu), có thư ký sự kiện hỗ trợ với kịch bản backup ngoài sân khấu.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành cung cấp MC chuyên nghiệp với kịch bản dẫn chương trình chi tiết cho mọi loại sự kiện tại TP.HCM bao gồm tư vấn loại MC phù hợp (MC sự kiện doanh nghiệp, MC song ngữ Việt-Anh, MC dẫn cuộc họp, MC dạ tiệc doanh nhân), xây dựng kịch bản dẫn chương trình chi tiết với 6 cột chuẩn, brief đầy đủ cho ekip 1-2 ngày trước sự kiện, vận hành tại sự kiện với phương án dự phòng đầy đủ. Tham khảo các dự án sự kiện đã triển khai và báo giá MC và dịch vụ dẫn chương trình.