Kịch bản sự kiện: Cấu trúc, mẫu tham khảo và cách xây dựng

Cấu trúc kịch bản sự kiện chi tiết

Kịch bản sự kiện có cấu trúc chi tiết hơn nhiều so với agenda sự kiện. Hiểu rõ cấu trúc giúp ban tổ chức soạn kịch bản đầy đủ không thiếu phần nào.

Khác biệt giữa kịch bản agenda và timeline

Ba tài liệu này có vai trò khác nhau trong tổ chức sự kiện. Agenda là bản tóm tắt khung chương trình dành cho khách tham dự thường gửi kèm thiệp mời. Nội dung gồm các phần chính của sự kiện thời gian bắt đầu và thời lượng dài khoảng nửa trang đến một trang.

Timeline là bản danh sách các công việc thi công và chuẩn bị dành cho ekip kỹ thuật và logistics. Nội dung gồm các công việc setup teardown từ trước sự kiện đến sau sự kiện thường nhiều ngày trước và sau ngày diễn ra.

Kịch bản là tài liệu chi tiết nhất cho diễn biến của sự kiện tại venue trong ngày diễn ra. Nội dung gồm thời gian từng phút câu dẫn MC tín hiệu kỹ thuật người phụ trách thường dài mười đến ba mươi trang tùy quy mô sự kiện.

Phân chia kịch bản theo phần chương trình

Kịch bản được chia thành các phần lớn tương ứng với agenda. Mỗi phần được chi tiết hóa với nhiều mục nhỏ. Phần đón khách check-in welcome thường mười lăm đến ba mươi phút. Phần khai mạc và phát biểu khoảng mười đến hai mươi phút.

Phần ăn tiệc và tiết mục biểu diễn xen kẽ phần phát biểu thường năm mươi đến chín mươi phút. Phần cao trào countdown trao giải thưởng khoảng mười lăm đến ba mươi phút. Phần kết tiệc và networking khoảng hai mươi đến bốn mươi phút.

Mức độ chi tiết của kịch bản

Kịch bản có nhiều mức độ chi tiết tùy theo yêu cầu của sự kiện. Kịch bản tổng quát chia theo phần lớn dài năm đến mười trang phù hợp sự kiện đơn giản. Kịch bản chi tiết chia theo từng phút có câu dẫn MC cụ thể dài mười lăm đến ba mươi trang phù hợp sự kiện quy mô vừa.

Kịch bản chi tiết cao cấp chia theo từng phút thậm chí từng giây cho các phần quan trọng có câu dẫn MC đầy đủ có tín hiệu kỹ thuật cho từng người phụ trách dài ba mươi đến năm mươi trang phù hợp sự kiện cao cấp gala dinner kỷ niệm hội nghị quốc tế.

Các thành phần bắt buộc trong kịch bản

Kịch bản sự kiện cần có nhiều thành phần bắt buộc để đầy đủ phục vụ vận hành. Phần này tổng hợp các thành phần chính.

Cột thời gian chi tiết

Cột thời gian là thành phần đầu tiên và quan trọng nhất. Ghi rõ giờ bắt đầu của mỗi phần ví dụ mười tám giờ ba mươi phút không nói chung chung như tối hoặc khoảng tối. Thời lượng dự kiến của mỗi phần ví dụ mười lăm phút năm phút ba phút.

Cộng dồn thời gian theo thứ tự để có thể tính toán giờ kết thúc dự kiến. Có thể có khoảng dự phòng cho các phần dễ trễ giờ năm đến mười phút. Mỗi phần lớn có ghi tổng thời lượng phần để dễ theo dõi.

Đối với các phần quan trọng như khoảnh khắc cao trào countdown reveal sản phẩm có thể chia thời gian theo từng phút. Ví dụ từ hai mươi mốt giờ ba mươi phút đến hai mươi mốt giờ ba mươi lăm phút giới thiệu thông tin đếm ngược ba mươi giây cao trào.

Câu dẫn MC chi tiết

Câu dẫn MC là phần lớn nhất của kịch bản chi tiết. Ghi câu dẫn cụ thể không tóm tắt ý chính. Ví dụ Kính thưa quý vị khách mời thay vì MC giới thiệu khách mời. Câu dẫn được in nghiêng hoặc bold để dễ phân biệt với phần ghi chú khác.

Mỗi phần có câu mở phần câu chuyển ý và câu kết phần. Câu mở phần giới thiệu nội dung tiếp theo tạo cảm giác kết nối. Câu chuyển ý kết nối các đoạn nội dung trong cùng phần. Câu kết phần tổng kết và chuyển sang phần tiếp.

Câu dẫn có chỗ trống để MC điền tên cụ thể của khách mời diễn giả khi cần. Ví dụ con xin trân trọng kính mời ông bà [họ tên] [chức vụ] lên bục. MC điền họ tên và chức vụ cụ thể trước sự kiện.

Tín hiệu kỹ thuật

Tín hiệu kỹ thuật cho ekip âm thanh ánh sáng LED video. Ghi rõ tín hiệu nào được kích hoạt tại thời điểm nào. Ví dụ bật nhạc nền tone trang trọng tone vàng warm hiển thị logo sự kiện trên LED backdrop kích hoạt đèn moving head tone vàng quét sân khấu.

Tín hiệu kỹ thuật được phân loại theo từng ekip. Ekip âm thanh có cột riêng cho các tín hiệu nhạc nền micro phát biểu. Ekip ánh sáng có cột riêng cho các tín hiệu đèn moving head LED par. Ekip LED có cột riêng cho nội dung hiển thị trên màn LED.

Tín hiệu được ghi rõ cách thực hiện. Ví dụ fade in nhạc trong ba giây fade out nhạc trong năm giây bật đèn moving head chậm đến mức tám mươi phần trăm trong mười giây.

Người phụ trách cho từng phần

Mỗi phần có người phụ trách cụ thể. Người phụ trách là người chịu trách nhiệm phần đó hoạt động theo kịch bản. Có thể là MC chính MC phụ ekip kỹ thuật cụ thể đại diện phát biểu lễ tân.

Ghi rõ tên hoặc vai trò của người phụ trách. Ví dụ MC chính Nguyễn Văn A tổ trưởng kỹ thuật âm thanh trưởng ekip lễ tân. Có số điện thoại liên hệ cho người phụ trách quan trọng đề phòng trao đổi gấp.

Ghi chú đặc biệt cho từng phần

Ghi chú đặc biệt cho các tình huống không lường trước hoặc các yêu cầu đặc thù. Ví dụ nếu CEO đến muộn quá năm phút có thể bắt đầu phần ăn tiệc trước phần phát biểu. Nếu thời tiết xấu cho phần ngoài trời chuyển vào trong nhà tại phòng dự phòng.

Có thể có ghi chú về việc xử lý sự cố. Ví dụ nếu micro của diễn giả bị hỏng có micro dự phòng tại bục diễn giả. Nếu nhạc nền bị mất tín hiệu MC dùng câu dẫn để lấp khoảng trống.

Ghi chú giúp người vận hành biết cách xử lý các tình huống không lường trước không cần hỏi lại đạo diễn trong giờ sự kiện diễn ra. Quan trọng cho các sự kiện lớn có nhiều phần phối hợp.

Mẫu kịch bản chi tiết year end party

Year end party là loại sự kiện phổ biến nhất doanh nghiệp tổ chức cuối năm. Phần này trình bày mẫu kịch bản chi tiết cho year end party.

Phần một welcome và đón khách

Thời gian từ mười tám giờ đến mười tám giờ bốn mươi lăm phút. Người phụ trách trưởng ekip lễ tân và MC phụ.

Nội dung chi tiết. Mười tám giờ khu welcome mở cửa lễ tân đón khách check-in. Mười tám giờ mười lăm phút nhạc nền tone trang trọng vừa phải background ánh sáng tone vàng warm khu welcome đèn moving head chạy chậm sân khấu chính. Mười tám giờ ba mươi phút khách bắt đầu vào khu khán đài tìm bàn.

Câu dẫn MC tại khu welcome. Kính chào quý vị xin mời quý vị check-in tại bàn lễ tân và nhận thông tin chương trình tối nay. Phần welcome diễn ra đến mười tám giờ bốn mươi lăm phút.

Tín hiệu kỹ thuật. Bật hệ thống loa cho khu welcome ở mức bốn mươi phần trăm phát playlist nhạc tone trang trọng. LED backdrop hiển thị thông điệp chào mừng và logo doanh nghiệp.

Phần hai khai mạc và phát biểu

Thời gian từ mười tám giờ bốn mươi lăm phút đến mười chín giờ. Tổng mười lăm phút. Người phụ trách MC chính.

Mười tám giờ bốn mươi lăm phút MC lên bục lễ. Câu mở. Kính thưa quý vị lãnh đạo cùng toàn thể quý cán bộ nhân viên công ty [tên công ty]. Hôm nay chúng ta tề tựu về đây để cùng nhìn lại một năm qua và đón chào năm mới sắp đến. Xin trân trọng kính chào quý vị.

Mười tám giờ bốn mươi tám phút MC giới thiệu chương trình tổng thể. Tối nay chúng ta sẽ có sáu phần chính bắt đầu với phần phát biểu của Tổng Giám đốc tiếp theo là tiệc tối kèm tiết mục biểu diễn phần ghi nhận và khen thưởng phần đếm ngược chào năm mới và kết thúc với phần networking.

Mười tám giờ năm mươi phút MC mời CEO. Con xin trân trọng kính mời Tổng Giám đốc [họ tên] công ty [tên công ty] lên bục để có lời phát biểu khai mạc.

Mười tám giờ năm mươi phút đến mười chín giờ CEO phát biểu khoảng mười phút. MC sẵn sàng micro dự phòng nếu cần.

Tín hiệu kỹ thuật. LED backdrop chuyển sang hiển thị logo doanh nghiệp với hiệu ứng động nhẹ. Ánh sáng sân khấu tone trang trọng tone vàng đậm. Spot light theo CEO khi đi lên bục.

Phần ba ăn tiệc và tiết mục biểu diễn

Thời gian từ mười chín giờ đến hai mươi giờ ba mươi phút. Tổng chín mươi phút. Người phụ trách MC chính và trưởng ekip catering.

Mười chín giờ MC giới thiệu phần ăn tiệc. Kính thưa quý vị tiếp theo chương trình phần ăn tiệc bắt đầu. Trong suốt buổi tiệc chúng ta sẽ có các tiết mục biểu diễn từ các nghệ sĩ chuyên nghiệp.

Mười chín giờ năm phút món khai vị được phục vụ. Nhạc nền tone nhẹ background. Ánh sáng tone ấm áp.

Mười chín giờ ba mươi phút tiết mục biểu diễn một ca sĩ tone nhẹ. MC giới thiệu trước khi ca sĩ ra. Xin trân trọng giới thiệu ca sĩ [tên ca sĩ] với ca khúc [tên ca khúc].

Mười chín giờ bốn mươi phút món chính được phục vụ. Ca sĩ về sân khấu sau khi hát hai bài.

Hai mươi giờ tiết mục biểu diễn hai band hoặc nhóm múa. Tone sôi nổi hơn ca sĩ trước.

Hai mươi giờ ba mươi phút món tráng miệng được phục vụ. Nhạc nền background tiếp tục.

Phần bốn ghi nhận và khen thưởng

Thời gian từ hai mươi giờ ba mươi phút đến hai mươi mốt giờ. Tổng ba mươi phút. Người phụ trách MC chính.

Hai mươi giờ ba mươi phút MC giới thiệu phần khen thưởng. Kính thưa quý vị tiếp theo là phần ghi nhận và khen thưởng cho các cá nhân và phòng ban có thành tích xuất sắc trong năm qua.

Hai mươi giờ ba mươi hai phút MC giới thiệu Phó Tổng Giám đốc lên trao giải. Con xin kính mời Phó Tổng Giám đốc [họ tên] lên bục để trao giải thưởng đầu tiên.

Hai mươi giờ ba mươi lăm phút trao giải nhân viên xuất sắc cá nhân. MC giới thiệu từng người nhận giải Phó Tổng Giám đốc trao cup và bằng khen.

Hai mươi giờ bốn mươi lăm phút trao giải phòng ban xuất sắc. Đại diện phòng ban lên nhận cup.

Hai mươi giờ năm mươi lăm phút trao giải đặc biệt cho lãnh đạo có thành tích nổi bật.

Tín hiệu kỹ thuật. Mỗi lần có người lên nhận giải spot light follow theo người đó từ bàn lên bục. LED backdrop hiển thị tên và thành tích của người nhận giải. Nhạc nền tone ăn mừng.

Phần năm countdown chào năm mới

Thời gian từ hai mươi mốt giờ đến hai mươi mốt giờ mười lăm phút. Tổng mười lăm phút. Người phụ trách MC chính và ekip ánh sáng LED.

Hai mươi mốt giờ MC giới thiệu phần countdown. Kính thưa quý vị tiếp theo là khoảnh khắc đặc biệt được mong chờ nhất trong đêm phần đếm ngược chào năm mới.

Hai mươi mốt giờ năm phút MC dẫn các phần ngắn cho mỗi tháng trong năm qua. LED backdrop hiển thị các khoảnh khắc đẹp của doanh nghiệp trong năm qua.

Hai mươi mốt giờ mười phút MC bắt đầu đếm ngược. Mười chín tám bảy sáu năm bốn ba hai một. Khán giả cùng đếm ngược với MC.

Hai mươi mốt giờ mười phút năm giây hiệu ứng pháo hoa LED bắn pháo hoa nội tone vàng đỏ. LED backdrop hiển thị thông điệp chúc mừng năm mới. Nhạc nền tone cao trào.

Hai mươi mốt giờ mười phút ba mươi giây MC mời mọi người nâng ly toast. Kính chúc quý vị một năm mới [năm cụ thể] thật nhiều thành công sức khỏe và hạnh phúc.

Phần sáu kết tiệc và networking

Thời gian từ hai mươi mốt giờ mười lăm phút đến hai mươi hai giờ. Tổng bốn mươi lăm phút. Người phụ trách MC phụ.

Hai mươi mốt giờ mười lăm phút MC tổng kết. Kính thưa quý vị chương trình chính của đêm year end party đến đây đã kết thúc. Quý vị có thể tiếp tục giao lưu networking và thưởng thức đồ uống tại khu cocktail bar.

Hai mươi mốt giờ mười lăm phút đến hai mươi hai giờ khách giao lưu tự do. Nhạc nền tone nhẹ background. Lễ tân hỗ trợ khách ra về.

Hai mươi hai giờ MC kết thúc cuối. Một lần nữa con xin chân thành cảm ơn quý vị đã có mặt và chia sẻ thời khắc đặc biệt này. Kính chúc quý vị một năm mới an khang thịnh vượng.

Mẫu kịch bản gala dinner cao cấp

Gala dinner có cấu trúc trang trọng hơn year end party. Phần này trình bày các điểm khác biệt trong kịch bản gala dinner.

Phần khai mạc trang trọng cao cấp

Phần khai mạc của gala dinner có yếu tố nghi thức cao. MC mặc trang phục formal áo dài cao cấp hoặc tuxedo cho nam vest cao cấp cho nữ. Tone giọng trang trọng cao.

Câu mở. Kính thưa quý vị khách mời danh dự. Hôm nay chúng tôi vô cùng vinh hạnh được đón tiếp quý vị tại đại lễ kỷ niệm [năm thành lập] năm thành lập của [tên doanh nghiệp]. Xin trân trọng kính chào quý vị.

MC giới thiệu các vị khách quan trọng. Quý vị đại biểu danh dự từ các tập đoàn lớn quý vị lãnh đạo cấp cao quý vị đối tác chiến lược quý vị khách hàng quan trọng nhất.

Có thể có phần red carpet trước khi vào sảnh tiệc. MC tại red carpet giới thiệu các vị khách khi họ bước vào. Có ekip photographer ghi lại khoảnh khắc trên red carpet.

Phần phát biểu của Chủ tịch và lãnh đạo cao cấp

Phần phát biểu của Chủ tịch HĐQT hoặc Tổng Giám đốc dài hơn so với year end party. Nội dung điểm lại lịch sử doanh nghiệp định hướng chiến lược tương lai cảm ơn đối tác và khách hàng.

MC giới thiệu trang trọng. Xin trân trọng kính mời ông [họ tên đầy đủ] Chủ tịch Hội đồng Quản trị kiêm Tổng Giám đốc Tập đoàn [tên tập đoàn] lên bục để có lời phát biểu trong dịp đặc biệt này. Kính mời ông.

Phát biểu của Chủ tịch khoảng mười lăm đến hai mươi phút. Trong khi Chủ tịch phát biểu ánh sáng tone trang trọng spot light follow Chủ tịch LED backdrop hiển thị logo tập đoàn với hiệu ứng động nhẹ.

Phần trao giải thưởng cao cấp

Gala dinner thường có phần trao giải thưởng quan trọng. Có thể là giải thưởng năm thành lập cho khách hàng và đối tác lâu năm giải thưởng đặc biệt cho các nhân vật có đóng góp lớn.

MC dẫn từng giải thưởng trang trọng. Tiếp theo chương trình con xin trân trọng giới thiệu giải thưởng [tên giải] dành cho [đối tượng được trao]. Giải thưởng này được trao bởi [người trao] và người nhận giải là [họ tên người nhận].

Khi người nhận giải lên bục có nhạc nền tone trang trọng tone vàng. Khoảnh khắc trao giải spot light tập trung. LED backdrop hiển thị tên người nhận và lý do được trao giải. Ekip photography chụp ảnh khoảnh khắc trao giải.

Tiết mục biểu diễn cao cấp

Gala dinner có tiết mục biểu diễn cao cấp hơn year end party. Có thể có ca sĩ nổi tiếng band quốc tế nhóm múa chuyên nghiệp. Số tiết mục có thể ít hơn nhưng chất lượng cao hơn.

MC giới thiệu ca sĩ nổi tiếng. Tiếp theo chương trình con xin trân trọng giới thiệu nghệ sĩ [tên đầy đủ] huyền thoại của làng nhạc Việt Nam với ca khúc bất hủ [tên ca khúc].

Tone giới thiệu trang trọng phù hợp với tầm vóc của ca sĩ. Có thể có nhiều câu chuyện ngắn về sự nghiệp và đóng góp của ca sĩ trong làng nhạc. Khán giả thường có niềm vui được nghe các nghệ sĩ huyền thoại hát trực tiếp.

Mẫu kịch bản launch event ra mắt sản phẩm

Launch event có cấu trúc đặc thù với phần reveal sản phẩm là điểm nhấn chính. Phần này trình bày các điểm đặc thù trong kịch bản launch event.

Phần warm-up trước reveal

Phần warm-up tạo cảm xúc và sự mong đợi cho khán giả trước khi reveal sản phẩm chính. Bao gồm phần welcome phần phát biểu mở đầu phần video giới thiệu về thương hiệu phần giới thiệu các sản phẩm tiền thân.

MC dẫn dắt tạo cảm xúc tăng dần. Câu dẫn có yếu tố teasing nhẹ về sản phẩm sắp ra mắt nhưng không tiết lộ chi tiết. Ví dụ tối nay chúng ta sẽ chứng kiến một bước ngoặt quan trọng cho [tên thương hiệu] một sản phẩm sẽ thay đổi cách quý vị trải nghiệm [lĩnh vực sản phẩm].

LED backdrop hiển thị các hình ảnh teaser của sản phẩm chưa rõ chi tiết. Nhạc nền tone bí ẩn tăng dần cao trào. Ánh sáng tone thấp tạo cảm giác mong đợi.

Phần reveal sản phẩm cao trào

Phần reveal là điểm nhấn chính của launch event. Cần được thiết kế kỹ về kịch bản hiệu ứng âm thanh ánh sáng.

MC dẫn cao trào. Kính thưa quý vị khoảnh khắc mà tất cả chúng ta đã chờ đợi đã đến. Xin được trân trọng giới thiệu sản phẩm mới nhất từ [tên thương hiệu] với tên gọi [tên sản phẩm].

Khoảnh khắc reveal có nhiều cách triển khai. Có thể là sản phẩm xuất hiện trên sân khấu từ phía sau bức màn được kéo lên hiệu ứng pháo hoa LED đèn moving head quét sân khấu nhạc nền cao trào. Có thể là hiệu ứng hologram trên màn gauze hiển thị sản phẩm trong không gian như đã trình bày ở bài về màn gauze trước đây.

LED backdrop hiển thị logo sản phẩm với hiệu ứng động ấn tượng. Ánh sáng tone tươi sáng có thể đổi màu theo brand color của sản phẩm. Khán giả vỗ tay ngỡ ngàng.

Phần demo và Q&A với báo chí

Sau reveal có phần demo sản phẩm để khán giả hiểu rõ tính năng. MC giới thiệu Tổng Giám đốc hoặc Trưởng Bộ phận Sản phẩm lên bục để demo.

Demo có thể có video minh họa các tính năng có thể có demo trực tiếp trên sân khấu hoặc kết hợp cả hai. Thời gian demo khoảng mười đến mười lăm phút đủ chi tiết để khán giả hiểu nhưng không quá dài.

Sau demo là phần Q&A với báo chí nếu có. MC mời báo chí đặt câu hỏi. Tổng Giám đốc trả lời. Có giới hạn số câu hỏi và thời gian thường năm đến mười câu hỏi trong mười đến mười lăm phút.

Phần networking và trải nghiệm sản phẩm

Sau phần Q&A khán giả được mời sang khu vực trải nghiệm sản phẩm. Có thể có nhiều demo station ở khu vực bên ngoài sảnh chính cho khách trải nghiệm trực tiếp.

MC kết phần chính. Tiếp theo kính mời quý vị sang khu vực bên cạnh để trải nghiệm trực tiếp sản phẩm mới [tên sản phẩm]. Quý vị có thể thử các tính năng và đặt câu hỏi với các chuyên gia của chúng tôi.

Khu networking và trải nghiệm sản phẩm là cơ hội để khán giả tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm và tạo cảm xúc tích cực với thương hiệu. Có nhân viên kinh doanh tại các demo station hỗ trợ giải đáp thắc mắc.

Cách viết câu dẫn MC cho từng phần

Câu dẫn MC là phần quan trọng nhất của kịch bản chi tiết. Cách viết câu dẫn đúng giúp MC dẫn liền mạch không có khoảng trống.

Câu mở phần

Câu mở phần giới thiệu nội dung tiếp theo tạo cảm giác kết nối với phần trước. Cấu trúc câu mở thường gồm lời chào hoặc kết nối với phần trước giới thiệu phần tiếp giới thiệu nội dung cụ thể.

Ví dụ câu mở phần khai mạc. Kính thưa quý vị khách mời. Hôm nay chúng ta tề tựu về đây trong dịp đặc biệt [mục đích sự kiện]. Xin trân trọng kính chào quý vị và bắt đầu chương trình.

Ví dụ câu mở phần ăn tiệc. Kính thưa quý vị tiếp theo chương trình phần ăn tiệc bắt đầu. Trong suốt buổi tiệc chúng ta sẽ có các tiết mục biểu diễn từ các nghệ sĩ chuyên nghiệp.

Câu chuyển ý trong phần

Câu chuyển ý kết nối các đoạn nội dung trong cùng phần. Tạo cảm giác liền mạch không bị đứt đoạn. Có thể có nhiều câu chuyển ý trong một phần lớn.

Ví dụ câu chuyển ý giữa các bài phát biểu. Cảm ơn lời phát biểu của ông [họ tên]. Tiếp theo con xin trân trọng kính mời bà [họ tên] đại diện [vai trò] lên bục để có lời chia sẻ.

Ví dụ câu chuyển ý giữa các tiết mục biểu diễn. Một tiết mục thật tuyệt vời từ ca sĩ [tên]. Tiếp theo chúng ta cùng đón chờ tiết mục đặc biệt từ vũ đoàn [tên vũ đoàn].

Câu kết phần

Câu kết phần tổng kết phần đã diễn ra và chuyển sang phần tiếp. Tạo cảm giác chuyển đoạn rõ ràng cho khán giả.

Ví dụ câu kết phần ăn tiệc. Quý vị đã có một bữa tiệc thật ngon miệng. Tiếp theo chương trình là phần đặc biệt được mong chờ phần khen thưởng cho các cá nhân và phòng ban xuất sắc trong năm qua.

Ví dụ câu kết phần countdown. Một năm mới [năm] với nhiều khởi đầu mới đã chính thức bắt đầu. Quý vị có thể tiếp tục giao lưu và thưởng thức đồ uống tại khu cocktail bar.

Câu lấp khoảng trống

Đôi khi có khoảng trống không lường trước trong sự kiện như khách VIP chưa lên bục diễn giả chưa sẵn sàng. MC cần có câu lấp khoảng trống tự nhiên không tạo cảm giác bị động.

Ví dụ câu lấp khoảng trống. Trong khi chờ ông [họ tên] lên bục con xin chia sẻ một thông tin thú vị về [chủ đề liên quan]. Hoặc Trong khi ekip chuẩn bị cho tiết mục tiếp theo con xin nhắc lại với quý vị thông tin về chương trình hôm nay.

Câu lấp khoảng trống cần được chuẩn bị từ trước trong kịch bản. MC không nên tự ứng biến quá nhiều dễ nói lan man không phù hợp. Có thể có hai đến ba câu lấp khoảng trống dự phòng cho mỗi phần lớn.

Điều chỉnh kịch bản linh hoạt khi có thay đổi

Thực tế sự kiện thường có thay đổi sát ngày. Kịch bản cần linh hoạt để xử lý các thay đổi không lường trước.

Khi diễn giả đến muộn hoặc không tới

Tình huống phổ biến nhất là diễn giả VIP đến muộn hoặc không tới được. Kịch bản cần có phương án dự phòng.

Đối với diễn giả đến muộn quá năm phút có thể bắt đầu phần khác trước phần phát biểu sau đó diễn giả đến phát biểu xen kẽ. Ví dụ bắt đầu phần ăn tiệc trước khi CEO đến CEO đến phát biểu giữa các món hoặc trước phần khen thưởng.

Đối với diễn giả không tới được có người thay thế đã được chuẩn bị. Thường là Phó Tổng Giám đốc hoặc Trưởng Bộ phận liên quan. MC giới thiệu Tiếp theo do ông [họ tên] không thể có mặt vì lý do bận đột xuất con xin kính mời [người thay thế] [chức vụ] thay mặt phát biểu.

Khi tiết mục biểu diễn bị hủy

Tiết mục biểu diễn có thể bị hủy sát ngày do nghệ sĩ ốm hoặc sự cố khác. Cần có phương án dự phòng.

Có thể có nhạc nền dự phòng playlist đã chuẩn bị từ trước. MC kéo dài phần khác để bù thời gian thường phần ăn tiệc hoặc phần networking. Có thể có ca sĩ dự phòng đã được liên hệ trước có thể đến nhanh.

MC giới thiệu thay đổi nếu cần. Quý vị thân mến do nghệ sĩ [tên] gặp vấn đề sức khỏe không thể có mặt tối nay. Thay vào đó chúng ta sẽ có thêm thời gian để giao lưu với nhau tại bàn tiệc.

Khi thời tiết xấu cho sự kiện ngoài trời

Sự kiện ngoài trời có thể gặp mưa hoặc thời tiết xấu cần chuyển vào trong nhà. Cần có phương án dự phòng từ giai đoạn lập kế hoạch.

Có phòng dự phòng trong nhà tại venue. Ekip kỹ thuật có thể di chuyển nhanh các thiết bị âm thanh ánh sáng cơ bản. LED backdrop có phiên bản nhỏ hơn cho phòng trong nhà. Khán giả được hướng dẫn di chuyển vào phòng dự phòng.

Kịch bản có ghi chú nếu mưa ngày tổ chức chuyển vào phòng dự phòng tại venue. Thời gian setup thêm khoảng ba mươi phút. MC kéo dài phần welcome để khán giả ổn định tại phòng mới.

Khi có sự cố kỹ thuật

Sự cố kỹ thuật như micro hỏng nhạc nền mất tín hiệu LED backdrop bị lỗi đột ngột. Kịch bản có ghi chú cách xử lý.

Micro của diễn giả bị hỏng có micro dự phòng tại bục diễn giả. Nhạc nền mất tín hiệu MC dùng câu dẫn để lấp khoảng trống ekip kỹ thuật khôi phục nhanh. LED backdrop lỗi có thể tắt LED và dùng đèn moving head tăng cường ánh sáng.

Có ekip kỹ thuật dự phòng có khả năng xử lý nhanh các sự cố. Tổ trưởng kỹ thuật có liên lạc trực tiếp với MC qua tai nghe để hướng dẫn xử lý trong tình huống khẩn cấp.

Sai lầm phổ biến khi soạn kịch bản

Phần này tổng hợp các sai lầm lặp lại nhiều nhất khi ban tổ chức soạn kịch bản sự kiện. Biết trước giúp tránh các tình huống làm sự kiện diễn ra không mượt.

• Soạn kịch bản quá tóm tắt không đủ chi tiết cho MC dẫn liền mạch. Chỉ có khung chương trình các phần lớn không có câu dẫn cụ thể không có tín hiệu kỹ thuật chi tiết. Cách khắc phục là soạn kịch bản đầy đủ chi tiết với câu dẫn MC cụ thể không tóm tắt ý chính câu dẫn được in nghiêng mỗi phần có câu mở câu chuyển ý câu kết phần tín hiệu kỹ thuật chi tiết cho từng ekip ghi rõ tín hiệu nào được kích hoạt tại thời điểm nào cách thực hiện cụ thể.
• Kịch bản quá cứng nhắc không có dự phòng cho thay đổi sát ngày. Không có phương án dự phòng cho các tình huống có khả năng xảy ra như CEO đến muộn diễn giả không tới tiết mục bị hủy thời tiết xấu sự cố kỹ thuật. Cách khắc phục là soạn kịch bản với các phương án dự phòng cho các tình huống có khả năng xảy ra có ghi chú đặc biệt cho từng phần có người thay thế đã được chuẩn bị có nhạc nền dự phòng có phòng dự phòng trong nhà có thời gian dự phòng năm đến mười phút giữa các phần lớn.
• Không có buổi tổng duyệt kỹ với MC và ekip kỹ thuật trước sự kiện. Gửi kịch bản cho MC và ekip kỹ thuật trước một đến hai ngày nhưng không có tổng duyệt thực tế tại venue. Cách khắc phục là có buổi tổng duyệt với MC ekip kỹ thuật và đạo diễn ít nhất một ngày trước sự kiện tại venue thực tế chạy qua toàn bộ kịch bản từ đầu đến cuối MC đọc các câu dẫn cụ thể ekip kỹ thuật kích hoạt các tín hiệu theo kịch bản đạo diễn ghi nhận các điểm cần điều chỉnh sau buổi tổng duyệt có buổi debrief để cập nhật kịch bản.
• Không tính thời gian dự phòng cho các phần dễ trễ giờ. Lịch kịch bản quá khít không có thời gian dự phòng đến giờ có một phần trễ năm phút dồn lại cuối sự kiện trễ ba mươi phút. Cách khắc phục là có thời gian dự phòng năm đến mười phút giữa các phần lớn các phần dễ trễ như phát biểu của CEO ăn tiệc có thêm thời gian dự phòng riêng đặc biệt với sự kiện có nhiều phần phối hợp.
• Câu dẫn MC không tự nhiên quá AI hóa. Câu dẫn cứng nhắc không có cảm xúc lặp lại từ ngữ quá nhiều. Cách khắc phục là viết câu dẫn tự nhiên có cảm xúc đa dạng từ ngữ tránh lặp lại tham khảo kịch bản các sự kiện thành công có thể có người chuyên về viết kịch bản tham gia soạn câu dẫn MC nếu là sự kiện cao cấp.
• Không đồng bộ kịch bản giữa MC và ekip kỹ thuật. Kịch bản của MC chỉ có câu dẫn không có tín hiệu kỹ thuật kịch bản của ekip kỹ thuật chỉ có tín hiệu không có câu dẫn dẫn đến không khớp khi vận hành. Cách khắc phục là có một kịch bản chung cho tất cả ekip với câu dẫn MC tín hiệu kỹ thuật người phụ trách trong cùng một tài liệu mỗi ekip có thể có bản highlight các phần liên quan đến mình trong kịch bản chung.
• Không cập nhật kịch bản khi có thay đổi sát ngày. Có thay đổi sát ngày nhưng chỉ thông báo qua trao đổi miệng không cập nhật vào kịch bản chính thức ekip vận hành theo kịch bản cũ. Cách khắc phục là cập nhật kịch bản chính thức ngay khi có thay đổi sát ngày phiên bản kịch bản mới được gửi cho tất cả ekip liên quan có thông báo rõ ràng về phiên bản nào là phiên bản cuối cùng được sử dụng trong sự kiện in bản kịch bản mới và phát cho ekip có mặt tại venue.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành soạn kịch bản sự kiện chi tiết và tổ chức trọn gói tại TP.HCM bao gồm tư vấn cấu trúc kịch bản chi tiết khác với agenda và timeline, các thành phần bắt buộc trong kịch bản gồm thời gian chi tiết câu dẫn MC tín hiệu kỹ thuật người phụ trách ghi chú đặc biệt, mẫu kịch bản chi tiết cho year end party gala dinner launch event, cách viết câu dẫn MC cho từng phần, cách điều chỉnh kịch bản linh hoạt khi có thay đổi sát ngày, buổi tổng duyệt với MC ekip kỹ thuật và đạo diễn. Tham khảo các dự án sự kiện đã triển khai và báo giá tổ chức sự kiện trọn gói.