Thực tập sinh sự kiện: Quy trình đào tạo và phát triển

Các vị trí thực tập sinh sự kiện phổ biến

Trong công ty event có nhiều vị trí khác nhau dành cho thực tập sinh. Hiểu các vị trí giúp sinh viên chọn vị trí phù hợp với năng lực và định hướng nghề nghiệp.

Thực tập sinh event coordinator

Event coordinator là vị trí phổ biến nhất cho thực tập sinh. Coordinator là người điều phối các khâu của sự kiện từ giai đoạn chuẩn bị đến vận hành tại venue. Thực tập sinh tại vị trí này có cơ hội hiểu toàn diện về một dự án sự kiện.

Công việc chính gồm hỗ trợ senior coordinator chuẩn bị tài liệu sự kiện như proposal kịch bản agenda timeline. Liên lạc với các nhà cung cấp thiết bị nhân sự catering venue để xác nhận các điều khoản. Tham gia các buổi họp brief với khách hàng và team nội bộ.

Tại venue ngày sự kiện thực tập sinh coordinator hỗ trợ điều phối các ekip kiểm tra setup theo sơ đồ giải quyết các vấn đề nhỏ phát sinh. Học cách xử lý tình huống không lường trước trong sự kiện thực tế.

Phù hợp cho sinh viên có khả năng quan sát chi tiết tính kỷ luật cao chịu được áp lực cao đặc biệt vào giai đoạn sát ngày sự kiện. Là vị trí học được nhiều nhất về quy trình tổ chức sự kiện toàn diện.

Thực tập sinh account và sales

Account hoặc sales executive là vị trí làm việc với khách hàng. Thực tập sinh tại vị trí này học cách giao tiếp với khách hàng hiểu nhu cầu khách hàng và chuyển đổi thành proposal phù hợp.

Công việc chính gồm hỗ trợ account manager trong các cuộc gọi và họp với khách hàng. Soạn proposal sơ bộ dựa trên brief của khách hàng. Theo dõi tiến độ các dự án và cập nhật với khách hàng. Tham gia các buổi pitch với khách hàng mới.

Học các kỹ năng giao tiếp viết email chuyên nghiệp soạn proposal thuyết phục. Hiểu các loại khách hàng khác nhau và yêu cầu cụ thể của từng loại. Học cách xử lý phản hồi tích cực và tiêu cực từ khách hàng.

Phù hợp cho sinh viên có khả năng giao tiếp tốt thân thiện tự tin và có khả năng viết. Phù hợp với sinh viên ngành Marketing Truyền thông PR. Là vị trí có cơ hội phát triển thành account manager hoặc business development về lâu dài.

Thực tập sinh trợ lý production

Trợ lý production làm việc với phần kỹ thuật của sự kiện gồm thiết bị âm thanh ánh sáng LED video. Thực tập sinh tại vị trí này hiểu kỹ thuật vận hành thực tế của sự kiện.

Công việc chính gồm hỗ trợ production manager chuẩn bị thiết bị cho các dự án. Liên lạc với các nhà cung cấp thiết bị kiểm tra tình trạng thiết bị trước khi giao. Tham gia các buổi tổng duyệt kỹ thuật trước sự kiện.

Tại venue ngày sự kiện hỗ trợ ekip kỹ thuật setup thiết bị giám sát vận hành xử lý các sự cố kỹ thuật nhỏ. Học cách phối hợp giữa các ekip âm thanh ánh sáng LED và các bộ phận khác của sự kiện.

Phù hợp cho sinh viên có quan tâm về kỹ thuật khả năng tay nghề tốt. Phù hợp với sinh viên ngành Kỹ thuật Điện tử Âm thanh Ánh sáng. Là vị trí có cơ hội phát triển thành production manager hoặc technical director về lâu dài.

Thực tập sinh marketing và truyền thông

Marketing và truyền thông trong công ty event làm việc với việc quảng bá công ty tạo nội dung truyền thông cho các sự kiện đã thực hiện thu hút khách hàng mới. Thực tập sinh tại vị trí này học các kỹ năng marketing trong ngành dịch vụ.

Công việc chính gồm hỗ trợ tạo nội dung cho các kênh truyền thông của công ty Facebook LinkedIn website Instagram. Viết bài blog và case study về các sự kiện đã thực hiện. Quản lý ảnh và video từ các sự kiện cho thư viện truyền thông.

Hỗ trợ team marketing trong các chiến dịch quảng bá công ty. Học cách dùng các công cụ marketing như Canva Premiere Photoshop Google Analytics các platform quảng cáo. Tham gia các buổi brainstorming concept truyền thông.

Phù hợp cho sinh viên có khả năng sáng tạo nội dung viết tốt biết design cơ bản. Phù hợp với sinh viên ngành Marketing PR Truyền thông đa phương tiện. Là vị trí có cơ hội phát triển thành marketing manager hoặc content lead về lâu dài.

Thực tập sinh chuyên ngành cụ thể

Một số công ty event lớn có thể có thực tập sinh chuyên ngành cụ thể như scenic design thiết kế sân khấu graphic design thiết kế ấn phẩm production scheduling lập lịch sản xuất finance kế toán sự kiện.

Các vị trí chuyên ngành thường có ít vị trí hơn so với coordinator và account. Yêu cầu kỹ năng chuyên môn cao hơn ngay từ đầu. Phù hợp cho sinh viên có nền tảng chuyên môn rõ ràng từ trường đại học hoặc khóa học chuyên môn.

Sinh viên có thể tìm các vị trí chuyên ngành tại các công ty event lớn với portfolio đa dạng. Các công ty event vừa và nhỏ thường không có vị trí chuyên ngành thực tập sinh chỉ có coordinator account và một số vị trí khác chung.

Công việc cụ thể hàng ngày

Công việc hàng ngày của thực tập sinh sự kiện khác nhau theo vị trí và giai đoạn của dự án. Phần này tổng hợp công việc điển hình cho các giai đoạn khác nhau.

Công việc trong giai đoạn chuẩn bị sự kiện

Giai đoạn chuẩn bị thường kéo dài bốn đến mười sáu tuần trước ngày sự kiện tùy quy mô. Trong giai đoạn này thực tập sinh làm các công việc văn phòng nhiều hơn so với giai đoạn vận hành.

Công việc văn phòng gồm soạn các tài liệu sự kiện gồm proposal kịch bản agenda timeline checklist. Liên lạc với các nhà cung cấp xác nhận điều khoản hợp đồng. Tham gia các buổi họp brief nội bộ và với khách hàng để ghi chú và cập nhật thông tin.

Việc đọc và hiểu hợp đồng dịch vụ với khách hàng và nhà cung cấp là một kỹ năng quan trọng học được trong giai đoạn này. Hiểu các điều khoản cơ bản về phạm vi dịch vụ giá trị và thanh toán phạt vi phạm bồi thường bất khả kháng đã trình bày ở bài về hợp đồng đặt tiệc trước đây.

Giai đoạn này thực tập sinh có thời gian học tập nhiều nhất qua việc đọc các tài liệu cũ của các dự án đã thực hiện. Có thể yêu cầu được xem các kịch bản hoàn chỉnh của các sự kiện trước để học mẫu.

Công việc giai đoạn sát ngày sự kiện

Giai đoạn sát ngày là một đến hai tuần trước sự kiện. Cường độ công việc tăng cao tất cả các tài liệu cần được hoàn thiện cuối cùng. Các buổi tổng duyệt với khách hàng MC và ekip kỹ thuật được sắp xếp.

Thực tập sinh hỗ trợ tổng duyệt với MC kiểm tra kịch bản cuối cùng. Tổng duyệt với ekip kỹ thuật tại venue ít nhất một ngày trước sự kiện. Tổng duyệt cuối cùng với khách hàng để xác nhận tất cả các điểm chi tiết.

Việc kiểm tra checklist trước sự kiện là quan trọng nhất. Tất cả các hạng mục thiết bị nhân sự logistics phải có người phụ trách rõ ràng. Các tình huống dự phòng cần có phương án cụ thể.

Giai đoạn này thực tập sinh có thể bị overload với nhiều việc phải làm. Quan trọng là biết ưu tiên các việc quan trọng trước. Không sợ hỏi senior khi gặp tình huống không rõ.

Công việc ngày sự kiện diễn ra

Ngày sự kiện là ngày cường độ cao nhất. Thực tập sinh có mặt tại venue từ rất sớm thường ba đến tám giờ trước sự kiện chính thức tùy quy mô.

Buổi sáng đến trưa hỗ trợ setup ekip kỹ thuật theo sơ đồ. Kiểm tra các điểm theo checklist. Liên lạc với các nhà cung cấp giao thiết bị. Hỗ trợ khu welcome chuẩn bị trước khi khách đến.

Buổi chiều đến tối giai đoạn sự kiện chính thức diễn ra. Thực tập sinh có thể được giao các nhiệm vụ cụ thể như hỗ trợ check-in khách tại khu welcome theo dõi tiến độ chương trình theo kịch bản hỗ trợ ekip kỹ thuật khi cần.

Trong các khoảnh khắc quan trọng của sự kiện như phát biểu CEO countdown reveal sản phẩm thực tập sinh thường được giao các nhiệm vụ quan sát và ghi nhận. Đây là cơ hội học cách vận hành thực tế của các phần quan trọng.

Sau sự kiện kết thúc thực tập sinh hỗ trợ teardown thu dọn thiết bị thanh toán với nhà cung cấp. Có thể về rất muộn thường sau nửa đêm cho các sự kiện cuối tuần.

Công việc sau sự kiện

Sau sự kiện có giai đoạn follow up khoảng một tuần đến hai tuần. Thực tập sinh hỗ trợ tổng kết dự án. Viết báo cáo sau sự kiện ghi nhận các điểm tốt và điểm cần cải thiện cho các dự án sau.

Thanh toán các nhà cung cấp theo điều khoản hợp đồng. Theo dõi nhận hóa đơn và lưu trữ tài liệu tài chính. Hỗ trợ kế toán trong các thủ tục thanh toán.

Tham gia buổi debrief với team nội bộ. Học từ các bài học của dự án vừa làm. Đề xuất các cải tiến cho các dự án sau dù là thực tập sinh.

Có thể có buổi follow up với khách hàng thu thập phản hồi và cảm ơn. Gửi bộ ảnh video sự kiện cho khách hàng. Đề xuất các dự án tiếp theo nếu phù hợp.

Tiêu chí tuyển chọn thực tập sinh sự kiện

Công ty event có các tiêu chí cụ thể khi tuyển chọn thực tập sinh. Hiểu các tiêu chí giúp sinh viên chuẩn bị tốt cho quá trình ứng tuyển.

Tiêu chí về chuyên ngành học

Chuyên ngành học không phải là yếu tố quyết định nhưng là điểm cộng. Các chuyên ngành liên quan trực tiếp gồm Quan hệ công chúng PR Marketing Truyền thông đa phương tiện Quản trị du lịch và lữ hành Quản trị khách sạn Quản lý văn hóa.

Các chuyên ngành liên quan gián tiếp cũng được cân nhắc gồm Quản trị kinh doanh Kinh doanh quốc tế Báo chí truyền thông Ngôn ngữ Anh Kỹ thuật Điện tử Âm thanh Ánh sáng cho vị trí production.

Sinh viên các chuyên ngành khác không liên quan trực tiếp vẫn có thể được tuyển nếu có niềm đam mê rõ ràng và đã chuẩn bị các kỹ năng cần thiết. Quan trọng hơn chuyên ngành là sự chủ động trong việc học nghề.

Tiêu chí về kỹ năng cứng

Kỹ năng cứng quan trọng cho thực tập sinh sự kiện. Khả năng viết tốt câu rõ ràng không có lỗi chính tả ngữ pháp. Khả năng dùng các công cụ văn phòng cơ bản Word Excel PowerPoint. Khả năng dùng Google Workspace Google Docs Sheets Slides.

Khả năng dùng các công cụ design cơ bản cho vị trí marketing và truyền thông. Canva là tối thiểu Photoshop và Illustrator nếu có là điểm cộng. Khả năng dùng video editing cơ bản như Premiere CapCut nếu có.

Tiếng Anh giao tiếp cơ bản đặc biệt cho công ty event có khách quốc tế. Đọc hiểu email và tài liệu tiếng Anh. Viết email tiếng Anh đơn giản. Tiếng Anh nói cơ bản cho các cuộc gọi với đối tác quốc tế.

Tiêu chí về kỹ năng mềm

Kỹ năng mềm quan trọng không kém kỹ năng cứng. Khả năng làm việc nhóm phối hợp với nhiều bộ phận. Khả năng giao tiếp với các loại đối tượng từ senior trong công ty đến nhà cung cấp đến khách hàng.

Tinh thần học hỏi cao chủ động hỏi khi không hiểu. Khả năng chịu áp lực cao đặc biệt vào giai đoạn sát ngày sự kiện và ngày sự kiện diễn ra. Tinh thần kỷ luật cao đến đúng giờ giao deliverable đúng deadline.

Khả năng quan sát chi tiết. Thực tập sinh được kỳ vọng nhìn ra các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành vấn đề lớn. Quan sát từ các vấn đề thiết bị ánh sáng âm thanh đến cảm xúc của khách hàng và khán giả.

Tiêu chí về thái độ và đam mê

Thái độ là yếu tố quan trọng nhất trong tuyển chọn thực tập sinh. Công ty muốn tuyển sinh viên có đam mê rõ ràng với ngành sự kiện không phải chỉ tìm thực tập theo yêu cầu của trường.

Cách nhận biết đam mê. Sinh viên đã từng tham gia tổ chức sự kiện ở trường đại học như sự kiện CLB sự kiện khoa sự kiện đoàn hội. Sinh viên đã đọc các sách báo về ngành sự kiện. Sinh viên có thể nêu các sự kiện họ đã tham gia với tư cách khán giả và phân tích được những gì hay và chưa hay.

Đam mê thể hiện qua câu trả lời trong phỏng vấn. Sinh viên có đam mê thường có thể nói chi tiết về các sự kiện cụ thể họ ngưỡng mộ phong cách tổ chức nào họ muốn theo đuổi mục tiêu nghề nghiệp ngắn và dài hạn.

Cách viết CV và chuẩn bị phỏng vấn

Viết CV và chuẩn bị phỏng vấn cho vị trí thực tập sinh sự kiện cần đặc thù khác với CV thông thường. Phần này tổng hợp các lưu ý quan trọng.

Cấu trúc CV thực tập sinh sự kiện

CV nên có cấu trúc rõ ràng dễ đọc. Phần đầu thông tin cá nhân gồm họ tên đầy đủ số điện thoại email địa chỉ. Có thể có link LinkedIn nếu có.

Phần objective ngắn gọn ba đến năm dòng. Nêu rõ vị trí thực tập muốn ứng tuyển. Nêu mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trong ngành sự kiện. Nêu các điểm mạnh nổi bật phù hợp với vị trí.

Phần học vấn gồm tên trường chuyên ngành điểm trung bình tích lũy GPA nếu trên mức khá. Phần kinh nghiệm liên quan gồm các sự kiện đã tổ chức tại trường CLB khoa các dự án freelance nếu có các khóa học ngắn hạn về sự kiện.

Phần kỹ năng gồm kỹ năng cứng và kỹ năng mềm cụ thể. Phần hoạt động ngoại khóa gồm các CLB tham gia các giải thưởng cuộc thi nếu có. Phần sở thích cá nhân nên có để cho thấy tính cách.

Nội dung CV cần nhấn mạnh

Đối với CV thực tập sinh sự kiện sinh viên thường ít kinh nghiệm chính thức cần nhấn mạnh các hoạt động liên quan đến tổ chức sự kiện. Các sự kiện đã tham gia tổ chức ở trường gồm sự kiện CLB sự kiện khoa sự kiện đoàn hội.

Mỗi sự kiện cần được mô tả với vai trò cụ thể không nói chung chung là tham gia tổ chức. Ví dụ vai trò Trưởng ban Truyền thông cho sự kiện Kỷ niệm thành lập Khoa năm hai mươi hai phụ trách viết kịch bản cho MC và thiết kế poster.

Có thể có các con số cụ thể về quy mô sự kiện đã làm. Ví dụ sự kiện một trăm năm mươi sinh viên tham gia ngân sách năm mươi triệu đồng. Các con số cụ thể tạo độ tin cậy cho CV.

Các kỹ năng cứng được liệt kê cụ thể không nói chung chung. Ví dụ Photoshop Illustrator Canva Premiere Word Excel PowerPoint Google Workspace. Mức độ thông thạo có thể có ví dụ Photoshop thông thạo Illustrator cơ bản Canva nâng cao.

Chuẩn bị cho phỏng vấn

Phỏng vấn cho vị trí thực tập sinh sự kiện thường có hai phần. Phần đầu là phỏng vấn HR đánh giá tính cách thái độ tổng thể. Phần sau là phỏng vấn chuyên môn với mentor hoặc senior phụ trách đánh giá kiến thức và kỹ năng cụ thể.

Câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn HR gồm Tại sao bạn chọn ngành sự kiện. Mục tiêu ngắn và dài hạn của bạn là gì. Bạn nghĩ điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì. Tại sao bạn chọn công ty chúng tôi.

Câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn chuyên môn gồm. Hãy kể về một sự kiện bạn đã tham gia tổ chức và những bài học bạn rút ra. Bạn nghĩ thách thức lớn nhất trong tổ chức sự kiện là gì. Bạn có biết các thuật ngữ trong ngành sự kiện như proposal kịch bản agenda timeline không.

Có thể có phần phỏng vấn case study cho các vị trí cao hơn như account. Ứng viên được cho một brief khách hàng cụ thể và yêu cầu trong vòng vài phút đưa ra ý tưởng concept và phương án. Trắc nghiệm khả năng tư duy nhanh và xử lý vấn đề.

Câu hỏi nên hỏi ngược lại nhà tuyển dụng

Cuối phỏng vấn ứng viên thường được hỏi có câu hỏi nào không. Đây là cơ hội để cho thấy sự quan tâm và chuẩn bị kỹ. Có câu hỏi thông minh là điểm cộng lớn.

Câu hỏi nên hỏi gồm. Vai trò cụ thể của thực tập sinh ở vị trí này là gì. Lộ trình phát triển trong thời gian thực tập như thế nào. Sau thực tập có khả năng được tuyển dụng chính thức không tỷ lệ như thế nào. Mentor phụ trách là ai phong cách làm việc như thế nào.

Tránh các câu hỏi không phù hợp gồm. Tại sao công ty này được thành lập câu hỏi này có thể tìm trên website. Lương thưởng cụ thể cho vị trí thực tập sinh thường ít hoặc không có nên không nên hỏi quá sớm. Có nhiều thời gian nghỉ không câu hỏi này cho thấy thái độ không tích cực.

Lương và các quyền lợi thực tập sinh

Lương và quyền lợi của thực tập sinh sự kiện trong ngành Việt Nam có một số đặc thù. Phần này tổng hợp các thông tin tham khảo.

Mức lương thực tập sinh trong ngành

Mức lương thực tập sinh sự kiện rất đa dạng tùy theo công ty và quy mô. Mức thấp nhất là không lương phổ biến với các công ty event nhỏ và vừa coi thực tập sinh như học việc không trả lương.

Mức trung bình có lương support nhỏ thường vài trăm nghìn đồng đến vài triệu mỗi tháng đủ chi phí đi lại và ăn uống cơ bản. Đây là mức phổ biến nhất tại các công ty event vừa.

Mức cao có lương cố định thường vài triệu mỗi tháng tại các công ty event lớn agency truyền thông quốc tế tại Việt Nam. Tuy nhiên các vị trí này yêu cầu cạnh tranh cao có thể yêu cầu kỹ năng tiếng Anh tốt và kỹ năng đặc thù.

Thực tập sinh nên cân nhắc giá trị học hỏi cao hơn lương trong giai đoạn này. Thực tập tại công ty nhỏ không lương nhưng học được nhiều có thể có giá trị cao hơn thực tập tại công ty lớn có lương nhưng làm các công việc đơn giản.

Các quyền lợi khác ngoài lương

Ngoài lương thực tập sinh có thể có một số quyền lợi khác. Phí ăn trưa thường được cung cấp tại công ty hoặc bồi hoàn nếu tự ăn ngoài. Phí đi lại có thể được cung cấp đặc biệt cho các ngày làm việc tại venue ngoài văn phòng.

Vé tham dự các sự kiện công ty đã thực hiện. Đây là cơ hội học hỏi quan sát thực tế. Cơ hội gặp gỡ các diễn giả nghệ sĩ khách hàng tại các sự kiện cao cấp.

Khóa đào tạo ngắn hạn miễn phí tại công ty về các kỹ năng cụ thể. Có thể là khóa đào tạo về kịch bản chương trình kỹ thuật sự kiện sử dụng các công cụ chuyên ngành.

Có giấy chứng nhận thực tập có giá trị cho việc tuyển dụng sau này. Giấy chứng nhận từ công ty event uy tín có giá trị hơn từ công ty không tên tuổi.

Cơ hội được tuyển dụng chính thức

Cơ hội được tuyển dụng chính thức sau thực tập là quyền lợi quan trọng nhất. Theo thông lệ ngành tỷ lệ thực tập sinh được tuyển dụng chính thức tại công ty event Việt Nam khoảng ba mươi đến năm mươi phần trăm tùy công ty và năng lực thực tập sinh.

Yếu tố quyết định việc được tuyển dụng chính thức gồm năng lực thực tế thể hiện trong quá trình thực tập thái độ học việc tốt mối quan hệ tốt với senior và team. Có sự đóng góp cụ thể cho dự án có nhu cầu nhân sự của công ty tại thời điểm thực tập kết thúc.

Sinh viên có thể chủ động thể hiện mong muốn được ở lại công ty trong các buổi check-in với mentor và HR. Hỏi rõ về điều kiện và lộ trình để được tuyển dụng chính thức. Có kế hoạch chuẩn bị phù hợp.

Thời gian làm việc và lịch trình

Thời gian làm việc của thực tập sinh sự kiện không cố định khác với các ngành khác. Thường có giờ làm văn phòng tám giờ sáng đến năm giờ chiều trong các giai đoạn chuẩn bị bình thường. Tuy nhiên vào giai đoạn sát ngày sự kiện và ngày sự kiện diễn ra có thể làm rất nhiều giờ.

Một số công ty cho phép linh hoạt giờ làm có thể làm part-time cho sinh viên đang đi học. Có thể làm cuối tuần thay vì các ngày trong tuần nếu cần. Nên thảo luận về lịch làm việc cụ thể với HR trước khi bắt đầu thực tập.

Sinh viên cần cân bằng giữa thực tập và học tập ở trường. Không nên để thực tập ảnh hưởng đến điểm số ở trường. Có thể có giai đoạn thi căng thẳng cần giảm giờ thực tập tạm thời thảo luận với mentor.

Cách tận dụng thời gian thực tập

Thực tập là cơ hội học việc quý giá nhưng nhiều sinh viên không biết tận dụng. Phần này tổng hợp các cách tận dụng tối đa thời gian thực tập.

Xây dựng portfolio dự án

Portfolio là tài liệu quan trọng nhất sau khi thực tập kết thúc. Mỗi dự án tham gia cần được ghi chép cụ thể vào portfolio. Tên dự án vai trò cụ thể trách nhiệm trong dự án kết quả đạt được kỹ năng học được.

Có thể xin phép sử dụng ảnh và video của các dự án để minh họa portfolio. Một số công ty có quy định bảo mật về thông tin khách hàng cần tuân thủ. Có thể dùng các bài viết case study công khai của công ty.

Portfolio nên có cả số liệu cụ thể. Ví dụ dự án A quy mô năm trăm khách ngân sách năm trăm triệu vai trò trợ lý coordinator phụ trách checklist lễ tân và welcome. Các con số cụ thể tạo độ tin cậy.

Portfolio được cập nhật thường xuyên sau mỗi dự án không chờ đến cuối kỳ thực tập. Mỗi dự án mới được thêm vào ngay sau khi kết thúc trong khi các chi tiết còn tươi mới.

Quan sát quy trình toàn diện

Thực tập sinh có cơ hội quan sát quy trình tổ chức sự kiện toàn diện. Tận dụng quan sát từ giai đoạn nhận brief khách hàng đến tổng kết sau sự kiện.

Ghi chép vào sổ riêng các bài học quan sát được. Cách nhận brief khách hàng các câu hỏi quan trọng. Cách soạn proposal các yếu tố làm proposal thuyết phục. Cách thương lượng với nhà cung cấp các điểm thường có thể thương lượng được.

Quan sát cách xử lý các tình huống không lường trước. Khách hàng thay đổi yêu cầu sát ngày diễn giả không tới thiết bị có vấn đề thời tiết xấu. Các tình huống này là bài học quý giá cho khi tự mình quản lý dự án sau này.

Tham gia tích cực vào team

Không chỉ làm các việc được giao mà tham gia tích cực vào team. Tham dự các buổi họp nội bộ kể cả không bắt buộc nếu được phép. Lắng nghe các trao đổi của senior để học cách họ suy nghĩ.

Đề xuất các ý tưởng dù là thực tập sinh. Một số đề xuất có thể không khả thi nhưng cho thấy sự chủ động và sáng tạo. Senior đánh giá cao thực tập sinh có ý kiến đóng góp dù không chuyên môn cao.

Hỗ trợ team trong các giai đoạn căng thẳng. Sự kiện sát ngày cần tất cả mọi người trong team đóng góp. Thực tập sinh chủ động hỗ trợ các việc nhỏ giúp team được đánh giá cao về thái độ.

Xây dựng quan hệ trong ngành

Như đã trình bày trong phần lưu ý quan trọng nhất xây dựng quan hệ trong ngành ngay từ giai đoạn thực tập. Lưu thông tin contact của các người tiếp xúc qua công việc.

Tham dự các sự kiện ngành nếu có cơ hội. Các hiệp hội sự kiện có các buổi networking định kỳ. Sinh viên có thể đăng ký tham dự với tư cách khách mời.

Theo dõi và tương tác với các người trong ngành trên LinkedIn. Like và comment các bài viết của họ. Chia sẻ các bài viết hay từ họ với bình luận cá nhân. Xây dựng identity chuyên nghiệp ngay từ giai đoạn thực tập.

Các kỹ năng quan trọng cần phát triển

Thực tập là cơ hội phát triển nhiều kỹ năng. Phần này tổng hợp các kỹ năng quan trọng nhất.

Kỹ năng quản lý thời gian

Ngành sự kiện có deadline rất cứng. Sự kiện đã được lên lịch không thể dời. Mọi việc chuẩn bị phải hoàn thành trước ngày sự kiện. Kỹ năng quản lý thời gian là cần thiết nhất.

Học cách lập to-do list hàng ngày. Phân ưu tiên các việc theo mức độ quan trọng và cấp bách. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần.

Học cách dùng các công cụ quản lý dự án như Asana Trello Monday.com Notion. Các công cụ này được dùng phổ biến trong ngành sự kiện. Thực tập sinh thành thạo các công cụ này có lợi thế.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong ngành sự kiện. Giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau từ khách hàng đến nhà cung cấp đến team nội bộ. Mỗi đối tượng có cách giao tiếp khác nhau.

Học cách viết email chuyên nghiệp. Subject rõ ràng nội dung ngắn gọn lịch sự có call to action cụ thể. Tránh các lỗi thường gặp như thiếu chấm cuối câu sai chính tả gửi nhầm người.

Học cách giao tiếp qua điện thoại. Giới thiệu rõ ràng nói ngắn gọn ghi chép các thông tin quan trọng. Confirm lại các điểm chính qua email sau cuộc gọi để có ghi chép chính thức.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Sự kiện luôn có các vấn đề không lường trước. Khả năng giải quyết vấn đề nhanh là kỹ năng quan trọng. Học cách phân tích vấn đề tìm nguyên nhân đưa ra giải pháp.

Khi gặp vấn đề không tự mình giải quyết được. Báo cáo với senior phụ trách. Cung cấp đầy đủ thông tin về vấn đề. Đề xuất các phương án giải quyết nếu có ý tưởng.

Học từ cách senior xử lý các vấn đề. Quan sát cách họ phân tích cách họ quyết định nhanh trong áp lực thời gian cách họ giao tiếp với khách hàng khi có vấn đề.

Kỹ năng học tập tự chủ

Ngành sự kiện có nhiều kiến thức cần học. Trường đại học chỉ dạy được phần cơ bản. Phần lớn kỹ năng học qua thực tế và tự học.

Đọc các sách báo về ngành sự kiện cả quốc tế và Việt Nam. Theo dõi các blog các kênh YouTube về ngành. Tham gia các nhóm Facebook LinkedIn của cộng đồng người làm nghề.

Học các kỹ năng phụ trợ qua các khóa online. Các nền tảng như Udemy Coursera có nhiều khóa miễn phí hoặc giá rẻ về marketing project management graphic design. Chứng chỉ từ các khóa này có thể được liệt kê trong CV.

Sai lầm phổ biến của thực tập sinh sự kiện

Phần này tổng hợp các sai lầm lặp lại nhiều nhất của thực tập sinh sự kiện làm giảm cơ hội được tuyển dụng chính thức và phát triển sự nghiệp.

• Đến thực tập với thái độ chỉ làm cho có để hoàn thành yêu cầu của trường. Chỉ đến công ty ngồi đợi giao việc không chủ động hỏi không quan tâm các phần khác ngoài việc được giao. Cách khắc phục là đến thực tập với thái độ học việc thực sự chủ động hỏi senior về các phần khác ngoài việc được giao quan sát kỹ các bước trong quy trình tổ chức sự kiện ghi chép các bài học vào sổ riêng đề xuất tham gia các dự án có thể được làm bởi thực tập sinh cuối kỳ thực tập có portfolio với ít nhất ba đến năm dự án rõ ràng.
• Không biết tận dụng cơ hội xây dựng mạng quan hệ trong ngành. Trong quá trình thực tập có cơ hội tiếp xúc với nhiều người gồm senior nhà cung cấp khách hàng đối tác từ các công ty event khác nhưng chỉ chào hỏi xã giao không xây dựng quan hệ sâu hơn. Cách khắc phục là chủ động xây dựng mạng quan hệ ngay từ giai đoạn thực tập lưu thông tin liên lạc của các người tiếp xúc qua công việc có ghi chú về người đó vai trò công ty các dự án đã làm cùng định kỳ giữ liên lạc với các mối quan hệ quan trọng dù không có nhu cầu cụ thể.
• Không biết cách yêu cầu phản hồi và đánh giá từ senior. Làm việc trong vài tháng nhưng không có buổi đánh giá định kỳ với senior chỉ đến cuối kỳ thực tập có một buổi đánh giá tổng kết. Cách khắc phục là chủ động yêu cầu phản hồi và đánh giá từ senior định kỳ sau mỗi dự án quan trọng có buổi short feedback ngắn mười lăm đến ba mươi phút với senior phụ trách định kỳ hàng tháng có buổi check-in dài hơn với mentor trong công ty cuối kỳ thực tập có buổi đánh giá toàn diện với HR và mentor.
• Không cân bằng giữa thực tập và học tập ở trường. Tham gia thực tập quá nhiều giờ làm điểm số ở trường giảm sút có thể ảnh hưởng đến tốt nghiệp. Cách khắc phục là cân bằng giữa thực tập và học tập ở trường thảo luận với mentor về lịch làm việc trong các giai đoạn thi không nên để thực tập ảnh hưởng đến điểm số có thể giảm giờ thực tập tạm thời trong giai đoạn thi căng thẳng.
• Không quan tâm đến lương và quyền lợi từ đầu. Thực tập sinh chỉ tập trung học việc không quan tâm các điều khoản cụ thể về lương quyền lợi thời gian làm việc lộ trình phát triển khi vào công ty mới biết không phù hợp. Cách khắc phục là trao đổi rõ ràng với HR và mentor về lương và quyền lợi từ giai đoạn ban đầu không phải sau khi đã làm hỏi rõ về điều kiện tuyển dụng chính thức sau thực tập tỷ lệ thực tập sinh được tuyển chính thức của công ty.
• Không xây dựng portfolio rõ ràng trong quá trình thực tập. Tham gia nhiều dự án nhưng không ghi chép cụ thể về vai trò và đóng góp trong từng dự án đến khi xin việc mới không có portfolio chi tiết. Cách khắc phục là xây dựng portfolio rõ ràng ngay từ giai đoạn thực tập mỗi dự án tham gia cần được ghi chép cụ thể tên dự án vai trò cụ thể trách nhiệm trong dự án kết quả đạt được kỹ năng học được portfolio được cập nhật thường xuyên sau mỗi dự án.
• Không tự đào tạo các kỹ năng phụ trợ trong giai đoạn thực tập. Chỉ học các kỹ năng được công ty đào tạo trực tiếp không tự học các kỹ năng phụ trợ. Cách khắc phục là tự đào tạo các kỹ năng phụ trợ qua các khóa online đọc sách báo ngành tham gia các nhóm cộng đồng theo dõi các blog các kênh YouTube về ngành học các kỹ năng phụ trợ marketing project management graphic design chứng chỉ từ các khóa này có thể được liệt kê trong CV.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể tiếp nhận sinh viên thực tập sinh sự kiện tham gia chương trình thực tập tại công ty tổ chức sự kiện trọn gói tại TP.HCM bao gồm các vị trí thực tập phổ biến gồm event coordinator account và sales trợ lý production marketing và truyền thông, công việc cụ thể qua các giai đoạn của dự án sự kiện thực tế từ chuẩn bị đến vận hành đến follow up, hướng dẫn về tiêu chí tuyển chọn cách viết CV chuẩn bị phỏng vấn, thông tin về lương và quyền lợi cụ thể tại công ty, cơ hội học việc thực chiến qua các dự án đang triển khai phát triển kỹ năng quản lý thời gian giao tiếp giải quyết vấn đề học tập tự chủ. Tham khảo các dự án sự kiện đã triển khai để hiểu công việc cụ thể của ngành.