Thiết bị tổ chức sự kiện: Các nhóm cần có và cách chọn thuê

Tổng quan các nhóm thiết bị tổ chức sự kiện

Trước khi đi vào chi tiết từng nhóm thiết bị, Ban Tổ chức cần có cái nhìn tổng thể về cách thiết bị tổ chức sự kiện được phân loại trong ngành. Hiểu đúng phân loại giúp Ban Tổ chức brief với đơn vị cho thuê chính xác và đảm bảo không bỏ sót hạng mục nào khi lên danh sách thuê.

Bốn nhóm thiết bị chính trong mọi sự kiện

Thiết bị tổ chức sự kiện được phân thành bốn nhóm chính theo chức năng, gần như mọi sự kiện đều cần có cả bốn nhóm với mức độ khác nhau. Nhóm đầu là thiết bị âm thanh gồm loa micro mixer ampli và các phụ kiện đi kèm, có chức năng truyền tải âm thanh từ MC nghệ sĩ và nguồn nhạc đến khán giả. Nhóm thứ hai là thiết bị ánh sáng và hình ảnh gồm đèn các loại màn hình LED máy chiếu, có chức năng tạo ra sự nhìn thấy và hiệu ứng thị giác cho sự kiện. Nhóm thứ ba là thiết bị sân khấu và backdrop gồm khung truss sàn sân khấu backdrop in cổng chào, có chức năng tạo không gian cho các hoạt động chính của sự kiện. Nhóm thứ tư là thiết bị phục vụ khách gồm bàn ghế phục vụ tiệc bàn ghế khán giả nhà bạt thảm đỏ standee, có chức năng đáp ứng các nhu cầu sinh hoạt của khách trong suốt sự kiện.

Phân loại theo loại sự kiện và nhu cầu

Mỗi nhóm thiết bị có cấu hình khác nhau tùy theo loại sự kiện. Sự kiện hội nghị khách hàng và tọa đàm cần đầu tư cao vào âm thanh chất lượng và màn hình hiển thị nội dung (vì phần lớn thời gian là phát biểu và trình chiếu), không cần nhiều đèn moving head phức tạp. Year end party và gala dinner cần đầu tư cân đối cả âm thanh ánh sáng và sân khấu (vì có nhiều phần văn nghệ và cao trào), thường có hiệu ứng đèn moving head và máy khói. Lễ khai trương và launching cần đầu tư cao vào sân khấu và backdrop (vì là điểm nhấn thị giác chính), kèm hệ thống âm thanh đủ phục vụ nghi thức cắt băng và phát biểu. Tiệc cưới cần đầu tư cao vào ánh sáng trang trí và bàn ghế phục vụ (vì kéo dài 3-4 tiếng có ăn uống), âm thanh mức trung bình. Sự kiện ngoài trời (festival hội chợ concert) cần đầu tư cao vào tất cả các nhóm vì quy mô lớn và điều kiện khắc nghiệt, đặc biệt có thêm máy phát điện và nhà bạt.

Mua hay thuê thiết bị: cách quyết định

Đại đa số doanh nghiệp tổ chức sự kiện đều chọn thuê thiết bị thay vì mua, lý do là chi phí mua đầu tư ban đầu rất cao (một bộ thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ cho year end party 300 khách có thể tốn vài trăm triệu đến vài tỷ đồng) trong khi tần suất sử dụng thấp (mỗi năm 5-15 sự kiện) không đủ khấu hao. Thêm vào đó, thiết bị tổ chức sự kiện cần chuyên môn bảo trì và bảo quản, có nhiều loại thay đổi nhanh theo công nghệ (đặc biệt là màn hình LED và đèn moving head), nên thuê linh hoạt hơn là mua. Chỉ một số trường hợp đặc biệt nên cân nhắc mua: doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng thường xuyên trên 50-80 sự kiện một năm (chuỗi nhà hàng tổ chức tiệc cưới các trung tâm hội nghị), thiết bị cá nhân hóa cao theo brand (backdrop chuẩn với logo doanh nghiệp thường được mua khi dùng nhiều lần trong năm), thiết bị chuyên dụng đặc thù không có sẵn trên thị trường cho thuê (một số thiết bị âm thanh chuyên ngành).

Nhóm thiết bị âm thanh

Hệ thống âm thanh là trái tim của hầu hết sự kiện vì phần lớn nội dung được truyền tải qua âm thanh (MC dẫn lãnh đạo phát biểu nghệ sĩ biểu diễn nhạc nền). Đầu tư đúng cho âm thanh đảm bảo khách mời nghe rõ trong toàn bộ không gian, không bị nhiễu tiếng vang hay phản hồi micro. Phần này tổng hợp các thành phần chính của hệ thống âm thanh và cách chọn cấu hình phù hợp.

Thành phần đầu tiên và quan trọng nhất là loa các loại. Loa array là loại loa chuyên dụng cho sự kiện lớn, được xếp dọc theo trục đứng phía hai bên sân khấu, phát ra âm thanh có hướng tập trung và phủ đều khu vực khán giả. Công suất phổ biến từ 500W đến 2000W mỗi loa, một dàn array thường có 4-8 loa tùy quy mô. Loa subwoofer chuyên về dải tần thấp (bass) đặt dưới sàn hoặc gần loa array, tạo cảm giác âm trầm sâu cho nhạc và phần cao trào, công suất 1000-3000W. Loa monitor đặt trên sân khấu hướng về phía MC và nghệ sĩ giúp họ nghe được âm thanh chính, công suất 200-500W. Loa fill phụ trợ đặt ở các góc xa của hội trường giúp phủ đều âm thanh ở khu vực mà loa array chính không tới được.

Thành phần thứ hai là micro các loại. Micro không dây cầm tay là loại phổ biến nhất cho MC, có phạm vi hoạt động 30-50m và pin dùng được 6-8 giờ. Micro không dây cài áo (lavalier) dành cho diễn giả thuyết trình hoặc nhân vật chính trên sân khấu, gọn nhẹ không cản trở chuyển động. Micro headset dành cho người vừa nói vừa di chuyển nhiều (ca sĩ MC dạy aerobics workshop), gắn chặt vào tai và miệng. Micro có dây cho các tình huống cần ổn định cao và không bị nhiễu sóng (phỏng vấn nhỏ trong studio), thường có dây dài 5-10m. Số lượng micro thường 4-12 chiếc tùy quy mô và format chương trình.

Thành phần thứ ba là mixer điều khiển âm thanh. Mixer là bộ não của hệ thống âm thanh, cho phép kỹ thuật viên điều chỉnh âm lượng equalizer và hiệu ứng cho từng nguồn âm thanh khác nhau. Mixer analog đơn giản cho sự kiện nhỏ thường 8-16 kênh, mixer digital chuyên nghiệp cho sự kiện lớn có 24-64 kênh kèm khả năng lưu preset và điều khiển từ xa qua iPad. Bộ amply là phần khuếch đại tín hiệu từ mixer đến loa, công suất phải phù hợp với loa để không bị méo tiếng hoặc cháy loa.

Thành phần thứ tư là phụ kiện và dây cáp. Dây cáp XLR cho micro chất lượng cao chống nhiễu, dây cáp speakon cho loa chuyên dụng, chân micro các loại (chân thẳng cho diễn giả chân nghiêng cho ca sĩ), giá đỡ loa và móc treo loa array, các module DI (Direct Input) cho việc kết nối nhạc cụ điện tử như guitar bass keyboard. Phụ kiện thường được bao gồm trong gói thuê thiết bị âm thanh, không tính riêng.

Nhóm thiết bị ánh sáng và hình ảnh

Sau âm thanh, ánh sáng và hình ảnh là nhóm thiết bị quan trọng thứ hai vì quyết định trải nghiệm thị giác của khán giả. Một sự kiện có âm thanh tốt nhưng ánh sáng kém vẫn không gây ấn tượng, ngược lại ánh sáng đẹp có thể nâng tầm cảm nhận tổng thể của khách. Phần này tổng hợp các thành phần chính của nhóm ánh sáng và hình ảnh.

Hệ thống ánh sáng gồm nhiều loại đèn LED phối hợp theo các lớp khác nhau. Đèn LED par là loại đèn chiếu sáng cơ bản nhất, công suất 30-150W, dùng cho chiếu backdrop và tổng thể không gian, có loại tunable white chỉ đổi nhiệt độ trắng và loại RGB đổi màu tự do. Đèn moving head là loại đèn chuyên dụng cho hiệu ứng sân khấu, có thể xoay 360 độ điều khiển qua DMX, công suất 100-300W, ba loại chính là spot beam và wash. Đèn LED dây và fairy lights cho trang trí điểm nhấn, đèn LED uplight chiếu chân tường tạo ánh sáng nền, đèn pin spot chiếu vào diễn giả khi phát biểu, đèn gobo chiếu hình logo brand lên tường và sàn. Các loại đèn hiệu ứng đặc biệt như laser strobe và đèn nhấp nháy được dùng có chọn lọc cho các moment cao trào.

Hệ thống hình ảnh gồm màn hình hiển thị và thiết bị chiếu. Màn hình LED là thiết bị hiển thị phổ biến nhất cho sự kiện hiện đại, có nhiều kích thước từ 2x1m cho sự kiện nhỏ đến 8x4m hoặc lớn hơn cho year end party và concert. Độ phân giải của màn hình LED được đo bằng pixel pitch (khoảng cách giữa các pixel), pitch nhỏ như P2.5 P3 cho ảnh sắc nét nhìn gần phù hợp trong nhà, pitch lớn P5 P6 P8 cho ngoài trời nhìn từ xa. Máy chiếu là lựa chọn thay thế khi không có ngân sách cho màn hình LED hoặc khi cần hiển thị trên màn chiếu rộng, có công suất sáng từ 5000 đến 20000 lumens tùy môi trường.

Hệ thống điều khiển ánh sáng và hình ảnh bao gồm mixer DMX điều khiển toàn bộ đèn (đặc biệt là moving head), bộ xử lý video processor cho màn hình LED chuyển đổi tín hiệu từ máy tính sang định dạng phù hợp cho LED, máy tính laptop chạy phần mềm dàn dựng ánh sáng và phát video clip. Kỹ thuật viên điều khiển chuyên nghiệp là yếu tố quyết định để hệ thống ánh sáng và hình ảnh phối hợp với chương trình MC dẫn thay vì chạy chương trình mặc định đơn điệu.

Nhóm sân khấu khung truss và backdrop

Nhóm sân khấu và backdrop tạo ra không gian vật lý cho các hoạt động chính của sự kiện và là phần tạo điểm nhấn thị giác chính khi khách bước vào hội trường. Đầu tư đúng cho phần này quyết định mức độ chuyên nghiệp của sự kiện và khả năng truyền tải thông điệp thương hiệu. Phần này tổng hợp các thành phần chính và cách chọn cấu hình.

Sàn sân khấu là bệ nâng cao cho các hoạt động chính, kích thước phổ biến phụ thuộc vào quy mô sự kiện. Sự kiện nhỏ 100-200 người thường có sân khấu 4x2m hoặc 5x3m cao 0.4-0.6m, sự kiện trung bình 200-500 người có sân khấu 6x3m hoặc 6x4m cao 0.6-0.8m, sự kiện lớn 500-1500 người có sân khấu 8x4m hoặc 10x5m cao 0.8-1.0m. Sàn sân khấu được lắp ráp từ các module 1x2m hoặc 1.2×2.4m bằng nhôm hoặc thép có bề mặt phủ thảm chống trượt. Cầu thang lên xuống sân khấu là bộ phận bắt buộc, thường có 3-5 bậc tùy chiều cao sân khấu, có lan can an toàn cho các trường hợp diễn giả không quen lên xuống.

Khung truss là cấu trúc kim loại bằng nhôm gắn phía trên sân khấu để treo các thiết bị (đèn moving head loa array màn hình LED) và làm khung trang trí (treo backdrop banner cổng chào). Truss có hai loại phổ biến là truss vuông 30x30cm và truss tam giác 30cm hai cạnh, được lắp ráp từ các module 1m 2m và 3m. Kích thước khung truss phổ biến cho sự kiện trung bình là 8x6m hoặc 10x8m, cho sự kiện lớn lên đến 16x10m. Truss được cố định bằng các cột truss đứng cao 3-6m hoặc treo từ trần nhà của venue có hệ thống treo sẵn. Truss có khả năng chịu tải trọng cao 200-500kg mỗi module nên có thể treo nhiều thiết bị nặng cùng lúc.

Backdrop là phần trang trí thị giác chính phía sau sân khấu, có nhiều dạng vật liệu và kích thước. Backdrop in hiflex là dạng phổ biến nhất với chi phí thấp, kích thước phổ biến 4x3m đến 8x4m tùy quy mô sân khấu, vật liệu hiflex laminate matte không phản chiếu tránh chói khi chụp ảnh. Backdrop backlit fabric cao cấp hơn với vật liệu vải có thể chiếu sáng từ phía sau tạo hiệu ứng phát sáng, phù hợp cho gala dinner và year end party cao cấp. Backdrop dạng cấu trúc 3D dùng các vật liệu mica gỗ MDF kết hợp tạo hình lập thể, phù hợp cho lễ khai trương và launching cần ấn tượng mạnh. Backdrop LED dùng màn hình LED làm phông nền có thể thay đổi nội dung động, là lựa chọn cao cấp nhất hiện nay.

Cổng chào và các trang trí phụ trợ gồm cổng chào trước lối vào hội trường (thường kích thước 3-5m chiều rộng 2.5-3.5m chiều cao), thảm đỏ lối đi rộng 1.2-1.8m dài 3-10m từ cửa vào đến khu vực checkin, standee chân X hai bên cổng cao 2-2.5m với thiết kế quảng bá chương trình, banner ngang treo trên cổng dài 3-6m với slogan hoặc tên sự kiện, photo wall cho khách chụp ảnh checkin thường kích thước 3×2.5m. Các trang trí phụ trợ này tạo nên không khí tổng thể cho sự kiện và là điểm nhấn để khách chụp ảnh đăng mạng xã hội.

Nhóm bàn ghế và thiết bị phục vụ khách

Bàn ghế và thiết bị phục vụ khách là nhóm thường bị Ban Tổ chức đánh giá thấp về tầm quan trọng nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách trong suốt sự kiện. Khách có thể quên hệ thống âm thanh ánh sáng đẹp nhưng sẽ nhớ mãi việc ghế ngồi không thoải mái hoặc thiếu chỗ ngồi trong 3-4 giờ. Phần này tổng hợp các thành phần chính.

Bàn ghế tiệc dành cho sự kiện có ăn uống (gala dinner year end party tiệc cưới) gồm bàn tròn 1.5-1.8m đường kính phục vụ 8-12 khách mỗi bàn, ghế Tiffany Chiavari hoặc ghế nhung cao cấp có thể có hoặc không có áo phủ tùy ngân sách, khăn trải bàn trắng kèm bộ chén đĩa ly tách dao thìa đầy đủ. Một sự kiện gala dinner 300 khách thường cần 30-35 bàn tròn và 300-350 ghế (dự phòng 10-15% so với số khách thực tế). Bàn ghế tiệc đứng cocktail party gồm bàn cao 1m đường kính 60-80cm, ghế cao hoặc đứng tự do, phù hợp cho networking trước tiệc chính. Sự kiện tiệc đứng quy mô 200 khách cần khoảng 25-30 bàn cao và một số ghế cao cho khách lớn tuổi.

Bàn ghế khán giả dành cho sự kiện không có ăn uống (hội nghị hội thảo lễ khai trương) gồm ghế gấp hoặc ghế xếp xếp thành hàng dọc hai bên lối đi giữa hướng về sân khấu. Sự kiện hội nghị 300 khách thường cần 320-330 ghế (dự phòng 10%) xếp thành 15-20 hàng mỗi hàng 16-20 ghế. Ghế lưng cao có đệm thoải mái cho hội nghị dài 3-4 giờ, ghế gấp đơn giản cho sự kiện ngắn dưới 2 giờ. Bàn dành cho khách viết và đặt tài liệu trong hội thảo workshop, thường bàn dài 1.2-1.5m mỗi bàn phục vụ 2-3 khách.

Nhà bạt và thiết bị che chắn ngoài trời gồm nhà bạt cố định khung sắt kích thước 5x10m hoặc 10x20m cao 3-4m phù hợp cho sự kiện ngoài trời cần che mưa nắng, nhà bạt sự kiện cao cấp khung nhôm kích thước lớn 20x30m hoặc lớn hơn cho festival và hội chợ, nhà bạt nhỏ 3x3m hoặc 4x4m cho gian hàng hội chợ ẩm thực và checkin. Thảm trải sàn dùng trong nhà bạt hoặc khu vực ngoài trời để che mặt đất không phẳng, có loại thảm xanh giả cỏ cho tiệc vườn và thảm đỏ cho sự kiện trang trọng.

Thiết bị phụ trợ khác gồm máy phát điện 5-100kVA dự phòng cho sự kiện ngoài trời hoặc venue có điện không ổn định, điều hòa lưu động cho nhà bạt ngoài trời mùa nóng, hệ thống quạt đứng và quạt phun sương cho sự kiện ngoài trời, đường dây điện và phân phối ổ cắm cho các vị trí cần điện, nhà vệ sinh di động cho sự kiện ngoài trời tại địa điểm không có nhà vệ sinh sẵn, tủ lạnh và thùng đá cooler cho khu vực phục vụ đồ uống, hệ thống loa nhỏ cho khu vực phục vụ và bar.

Cấu hình tham khảo theo từng dạng sự kiện

Phần này quan trọng nhất theo góc nhìn của đội thiết bị: chọn đúng cấu hình theo quy mô và dạng sự kiện quyết định hiệu quả đầu tư. Cấu hình quá nhẹ cho event lớn dẫn đến không phục vụ được khách, cấu hình quá nặng cho event nhỏ là lãng phí ngân sách. Bảng dưới đề xuất cấu hình tham khảo cho năm dạng sự kiện phổ biến nhất.

Để chọn cấu hình phù hợp, Ban Tổ chức nên dùng công thức đơn giản dựa trên ba yếu tố. Yếu tố đầu là số khách dự kiến quyết định công suất loa và số ghế (công suất loa cần khoảng 5-10W mỗi khách cho sự kiện trong nhà, 10-20W mỗi khách cho ngoài trời). Yếu tố thứ hai là kích thước venue quyết định kích thước sân khấu và backdrop (sân khấu nên chiếm 8-15% diện tích sàn của venue). Yếu tố thứ ba là format chương trình quyết định mức độ phức tạp của ánh sáng (chỉ phát biểu cần đèn cơ bản, có văn nghệ cần đèn moving head, có cao trào cần đèn hiệu ứng đặc biệt).

Quy trình thuê thiết bị chuẩn

Quy trình thuê thiết bị tổ chức sự kiện chuẩn gồm sáu bước từ tiếp cận ban đầu đến trả thiết bị. Thực hiện đầy đủ các bước giúp Ban Tổ chức tránh các rủi ro phổ biến và đảm bảo thiết bị đáp ứng đúng nhu cầu thực tế của sự kiện. Quy trình này áp dụng cho mọi quy mô sự kiện, chỉ điều chỉnh nhẹ về thời gian theo độ phức tạp.

Bước đầu là tiếp cận và brief nhu cầu, thường mất 1-2 ngày. Ban Tổ chức cung cấp thông tin cơ bản về sự kiện cho đơn vị cho thuê: loại sự kiện ngày tổ chức địa điểm số khách dự kiến ngân sách dự kiến các yêu cầu đặc biệt. Đơn vị cho thuê đặt câu hỏi rõ thêm về format chương trình các phần chính có nhu cầu đặc biệt nào về thiết bị. Đây là giai đoạn hai bên hiểu nhau và đánh giá khả năng hợp tác, chưa đến giai đoạn thương mại chính thức.

Bước thứ hai là khảo sát venue và lên cấu hình thiết bị, mất 5-10 ngày. Đơn vị cho thuê cử kỹ thuật viên khảo sát venue trực tiếp, đo kích thước hội trường kiểm tra trần điện ổ cắm khả năng vận chuyển thiết bị. Dựa trên khảo sát và brief từ Ban Tổ chức, đơn vị cho thuê lên cấu hình thiết bị chi tiết với từng hạng mục công suất số lượng cụ thể. Cấu hình này được gửi cho Ban Tổ chức xem xét và điều chỉnh nếu cần.

Bước thứ ba là báo giá và đàm phán, mất 3-7 ngày. Đơn vị cho thuê gửi báo giá chi tiết với từng hạng mục đơn giá thành tiền, kèm các điều khoản về vận chuyển ekip kỹ thuật setup teardown. Ban Tổ chức xem xét báo giá và có thể đàm phán giảm chi phí hoặc thêm bớt hạng mục. Cuối giai đoạn này hai bên thống nhất cấu hình và tổng giá trị hợp đồng.

Bước thứ tư là ký hợp đồng và thanh toán đợt 1, mất 1-3 ngày. Hai bên ký hợp đồng dịch vụ thiết bị với đầy đủ điều khoản về phạm vi công việc giá trị thanh toán thời gian vận chuyển bảo hành thiết bị. Ban Tổ chức thanh toán đợt đặt cọc 30-50% giá trị hợp đồng trong vòng 3-5 ngày sau khi ký. Đơn vị cho thuê xuất hóa đơn VAT cho khoản đặt cọc.

Bước thứ năm là vận chuyển và setup thiết bị, mất 4-12 giờ tùy quy mô. Đơn vị cho thuê đưa ekip kỹ thuật và thiết bị đến venue theo thời gian thỏa thuận (thường 4-6 giờ trước event cho quy mô trung bình). Quy trình setup theo sáu bước chuẩn: khảo sát vị trí trong venue, dựng khung sân khấu và truss, gắn backdrop và thành phần thị giác, setup thiết bị âm thanh và test, setup thiết bị ánh sáng và test, test tổng thể với một số bài nhạc và ảnh test. Ekip kỹ thuật standby suốt sự kiện để xử lý sự cố.

Bước thứ sáu là vận hành event và teardown trả thiết bị, mất 2-6 giờ teardown sau khi event kết thúc. Trong giờ event, ekip kỹ thuật vận hành thiết bị theo timing chương trình (điều khiển âm thanh chuyển slide trên màn hình LED điều chỉnh đèn theo cue). Sau khi event kết thúc, ekip tiến hành teardown theo quy trình ngược lại setup, đóng gói thiết bị vận chuyển về kho. Ban Tổ chức thanh toán đợt cuối trong 7-15 ngày sau event, kiểm tra hợp đồng đã hoàn thành đầy đủ trước khi thanh toán.

Sai lầm thường gặp khi thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Phần này tổng hợp sáu sai lầm phổ biến nhất mà Ban Tổ chức thường mắc phải khi lần đầu thuê thiết bị tổ chức sự kiện. Hiểu rõ giúp tránh các tình huống làm thiết bị không đáp ứng được nhu cầu hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

• Chọn cấu hình dựa trên giá thay vì thông số kỹ thuật. Nhận báo giá từ 2-3 đơn vị và chọn đơn vị có giá thấp nhất mà không so sánh cấu hình bên trong, dẫn đến thiết bị không đáp ứng được nhu cầu (loa không đủ công suất đèn CRI thấp màn hình LED pixel pitch không phù hợp). Cách khắc phục là yêu cầu báo giá chi tiết với thông số kỹ thuật cụ thể từng thiết bị, so sánh thông số chứ không chỉ giá tổng.
• Không khảo sát venue trước khi chốt cấu hình. Lên cấu hình dựa trên thông số lý thuyết của venue trong giấy tờ, đến ngày setup phát hiện trần thấp không lắp được truss ổ cắm điện không đủ công suất đường vào hẹp không vận chuyển được thiết bị. Cách khắc phục là khảo sát venue trước 1-2 tuần với kỹ thuật viên đo lại kích thước thực tế kiểm tra điện và đường vận chuyển.
• Tính thời gian thuê venue không tính setup teardown. Thuê venue đúng giờ event mà không tính thời gian setup buổi chiều và teardown sau event, dẫn đến phải trả phí ngoài giờ hoặc setup vội vàng làm chất lượng kém. Cách khắc phục là thuê venue từ 6-8 giờ trước event đến 2-4 giờ sau event, thông báo với venue về thời gian setup teardown.
• Không có phương án dự phòng cho thiết bị quan trọng. Một micro hỏng hoặc một module màn hình LED chết trong giờ event không có thiết bị backup làm gián đoạn chương trình. Cách khắc phục là yêu cầu đơn vị cho thuê có thiết bị dự phòng cho các hạng mục quan trọng (1-2 micro backup 1 module LED dự phòng 1 đèn par backup), có kỹ thuật viên standby suốt sự kiện xử lý sự cố.
• Không yêu cầu kỹ thuật viên điều khiển chuyên nghiệp cho sự kiện có hiệu ứng phức tạp. Sự kiện có nhiều đèn moving head và màn hình LED nhưng không có người điều khiển DMX và video, các thiết bị chỉ chạy chương trình mặc định không phối hợp với chương trình. Cách khắc phục là yêu cầu kỹ thuật viên điều khiển chuyên nghiệp có chứng chỉ DMX cho year end party gala dinner và sự kiện có hiệu ứng cao trào, brief kỹ thuật viên về kịch bản chương trình trước event.
• Không kiểm tra hóa đơn và quyết toán cuối kỳ kỹ. Sau event kết thúc Ban Tổ chức thanh toán đợt cuối mà không kiểm tra kỹ hóa đơn so với hợp đồng, dẫn đến bị tính thêm các hạng mục không thực sự được sử dụng hoặc tính sai số lượng. Cách khắc phục là kiểm tra hóa đơn quyết toán với hợp đồng và danh sách thiết bị thực tế setup tại venue, yêu cầu xác nhận từng hạng mục trước khi thanh toán đợt cuối.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành cung cấp đầy đủ các nhóm thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói cho mọi quy mô và dạng sự kiện tại TP.HCM, bao gồm bốn nhóm thiết bị chính (âm thanh ánh sáng và hình ảnh sân khấu và backdrop bàn ghế và thiết bị phục vụ) với cấu hình phù hợp từng dạng sự kiện cụ thể, ekip kỹ thuật chuyên nghiệp setup teardown và điều khiển. Tham khảo các dự án thiết bị tổ chức sự kiện đã triển khai và báo giá thiết bị tổ chức sự kiện theo cấu hình cụ thể.