Family Day là gì? Ý nghĩa và các hoạt động tổ chức

Family day là gì? Định nghĩa và đặc điểm cốt lõi

Family day theo nghĩa tiếng Anh là “ngày của gia đình” được dịch sang tiếng Việt là “ngày hội gia đình” hoặc giữ nguyên thuật ngữ tiếng Anh trong môi trường doanh nghiệp đa quốc gia. Đây là một loại sự kiện doanh nghiệp đặc biệt được tổ chức cho nhân viên cùng các thành viên trong gia đình của họ tham dự cùng một lúc tại cùng một địa điểm. Mục đích chính là tạo cơ hội để nhân viên và gia đình giao lưu với nhau ngoài môi trường công việc bình thường, đồng thời tạo cảm giác gắn kết giữa doanh nghiệp với gia đình của nhân viên.

Family day có 5 đặc điểm cốt lõi phân biệt với các loại event khác. Đặc điểm đầu là đối tượng tham dự là nhân viên kèm gia đình bao gồm vợ chồng con cái và đôi khi là phụ huynh nhân viên (thường gọi là cha mẹ già trên 50-60 tuổi đã nghỉ hưu). Mỗi nhân viên thường được mời 2-4 thành viên gia đình tham gia cùng nên tổng số người tham dự thường gấp 2-3 lần số nhân viên. Doanh nghiệp có 200 nhân viên thường có family day với 400-600 người tham dự thực tế.

Đặc điểm thứ hai là không gian tổ chức phải đủ rộng và an toàn cho đa thế hệ. Family day không phù hợp với venue nhỏ trong nhà như hội trường tại văn phòng. Không gian phổ biến nhất là resort gần TP.HCM với bãi cỏ rộng và nhiều tiện ích (sân chơi trẻ em hồ bơi sân vận động phòng hội thảo nhà hàng), hoặc khu vực ngoài trời lớn như công viên hoặc khu vực doanh nghiệp có không gian xanh. Yêu cầu về không gian: an toàn cho trẻ em chơi đùa (không có vật sắc nhọn hồ nước sâu không có rào chắn), có khu nghỉ ngơi cho người lớn tuổi (ghế ngồi bóng mát đủ), có nhà vệ sinh sạch sẽ và đủ số lượng cho event 500+ người, có chỗ đỗ xe đủ cho 100-200 ô tô.

Đặc điểm thứ ba là chương trình và hoạt động phải đa dạng phù hợp đa thế hệ. Không thể có chương trình thống nhất cho cả gia đình vì nhân viên 25-45 tuổi, vợ chồng có thể tham gia hoạt động nhẹ, con cái từ 3 tuổi đến thiếu niên có yêu cầu hoạt động khác hoàn toàn, phụ huynh lớn tuổi cần hoạt động nhẹ tone gia đình. Phải có ít nhất 3-4 khu vực hoạt động song song: khu hoạt động chính cho gia đình tham gia chung (workshop chụp ảnh checkin trò chơi gia đình), khu hoạt động vận động cho nhân viên (kéo co bóng đá mini ném vòng), khu hoạt động trẻ em với nhân sự hoạt náo chuyên biệt (vẽ mặt facepainting bóng bay nghệ thuật mascot), khu nghỉ ngơi cho người lớn tuổi.

Đặc điểm thứ tư là menu ăn uống phải đa dạng phục vụ nhiều khẩu vị. Trẻ em ưa thích món đơn giản ít gia vị (xúc xích pizza bánh kem khoai tây chiên nước trái cây), nhân viên trẻ ưa thích món hiện đại fusion (sushi bánh mì paté sandwich pasta), người lớn tuổi và phụ huynh ưa thích món truyền thống Việt Nam (cơm tấm phở bún các món truyền thống). Menu family day thường là buffet rộng có 20-40 món khác nhau phục vụ cả 3 nhóm đối tượng trên, có khu vực riêng cho trẻ em với đồ ăn riêng phù hợp khẩu vị và an toàn (đồ ăn không cay không quá mặn không có xương).

Đặc điểm thứ năm là tone chương trình phải ấm áp gia đình không quá sôi nổi hoặc quá trang trọng. Family day không phù hợp với tone EDM tempo cao như year end party hoặc team building thuần (làm trẻ em sợ và người lớn tuổi không thoải mái), cũng không phù hợp với tone trang trọng như hội nghị (làm gia đình cảm thấy gò bó). Tone đúng là gia đình ấm áp vui vẻ giống không khí trong các sự kiện gia đình lớn (sinh nhật đầy tháng họp mặt gia đình lớn). Nhạc phù hợp là pop ballad Việt Nam classic về gia đình, pop hit Việt Nam hiện đại tone vui tươi, nhạc thiếu nhi quen thuộc cho khu trẻ em.

Ý nghĩa và lợi ích của family day cho doanh nghiệp và nhân viên

Family day không chỉ là một event giải trí mà có nhiều ý nghĩa và lợi ích cụ thể cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Hiểu rõ giúp Ban Lãnh đạo nhận thấy giá trị thực sự của việc đầu tư cho family day.

Lợi ích đầu cho doanh nghiệp là tăng employee engagement và lòng trung thành. Khi gia đình nhân viên (vợ chồng con cái phụ huynh) được mời tham gia event của doanh nghiệp, các thành viên gia đình cảm thấy doanh nghiệp quan tâm đến cuộc sống của nhân viên ngoài công việc, cảm thấy doanh nghiệp như một đại gia đình lớn. Vợ chồng nhân viên hiểu hơn về môi trường công việc của vợ/chồng mình, ủng hộ và tự hào về công việc đó. Con cái nhân viên nhận diện được công ty của bố/mẹ. Phụ huynh nhân viên tự hào về sự nghiệp của con mình. Tất cả tạo ra một mạng lưới hỗ trợ rộng rãi giúp nhân viên gắn bó với doanh nghiệp dài lâu hơn. Theo khảo sát từ một số doanh nghiệp lớn tại TP.HCM, tỷ lệ nghỉ việc giảm 15-25% sau khi triển khai family day thường niên.

Lợi ích thứ hai cho doanh nghiệp là xây dựng văn hóa doanh nghiệp “gia đình lớn”. Family day là cơ hội cụ thể nhất để doanh nghiệp thể hiện giá trị “công ty là gia đình thứ hai của nhân viên” – một giá trị nhiều doanh nghiệp quảng bá nhưng ít doanh nghiệp thực sự thực hiện. Khi nhân viên thấy doanh nghiệp đầu tư thực sự cho event chăm sóc gia đình mình (ngân sách lớn cho hoạt động trẻ em quà tặng cho cả gia đình), họ tin tưởng hơn về giá trị của doanh nghiệp và truyền tải giá trị này ra bên ngoài (gia đình bạn bè) một cách tự nhiên.

Lợi ích thứ ba cho doanh nghiệp là cơ hội networking giữa các nhân viên và gia đình. Khác với year end party (nhân viên gặp đồng nghiệp), family day là cơ hội cho các thành viên gia đình nhân viên gặp nhau lần đầu. Vợ chồng các nhân viên cùng phòng ban có thể trở thành bạn bè, các con của các nhân viên có thể chơi cùng nhau và xây dựng quan hệ bạn bè trẻ em, phụ huynh nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm về việc con cái đi làm. Mạng lưới quan hệ rộng rãi này có thể trở thành nguồn lực hỗ trợ cho doanh nghiệp trong nhiều tình huống (giới thiệu nhân viên tài năng kết nối khách hàng tiềm năng từ vòng tròn quen biết).

Lợi ích đầu cho nhân viên là cảm thấy được trân trọng cả công việc và cuộc sống cá nhân. Doanh nghiệp tổ chức family day là tín hiệu rõ rệt rằng họ trân trọng nhân viên không chỉ như một công nhân mà như một con người trọn vẹn có gia đình và cuộc sống. Cảm xúc tích cực này tạo động lực mạnh mẽ cho nhân viên trong công việc và đóng góp cho doanh nghiệp lâu dài.

Lợi ích thứ hai cho nhân viên là cơ hội cho vợ chồng và gia đình hiểu hơn về công việc. Nhiều nhân viên gặp khó khăn trong việc giải thích cho gia đình hiểu công việc của mình (đặc biệt với các công việc chuyên môn phức tạp như IT tài chính tư vấn). Family day cho phép gia đình nhân viên tận mắt thấy môi trường làm việc đồng nghiệp và văn hóa doanh nghiệp, từ đó hiểu hơn và ủng hộ nhân viên trong công việc. Vợ chồng nhân viên thường nói “Bây giờ em hiểu tại sao anh/em phải làm việc lâu giờ và mệt sau khi đến family day, môi trường công việc thực sự tuyệt”.

Lợi ích thứ ba cho nhân viên là cơ hội trải nghiệm trọn vẹn cùng gia đình. Cuộc sống bận rộn của nhân viên hiện đại khiến thời gian dành cho gia đình ngày càng ít. Family day là dịp để nhân viên có một ngày trọn vẹn với gia đình mình không phải nghĩ về công việc, được chơi với con cái và trò chuyện với vợ chồng trong không khí thư giãn vui vẻ. Đây là kỷ niệm đáng nhớ cho cả gia đình mà nhân viên khó có thể tự tổ chức được với cùng chất lượng và quy mô.

Phân biệt family day với các loại event doanh nghiệp khác

Family day dễ bị nhầm lẫn với các loại event doanh nghiệp khác nhưng có đặc thù riêng. Phân biệt rõ giúp Ban Tổ chức chọn đúng loại event phù hợp với mục tiêu cụ thể và brief với đơn vị tổ chức chính xác.

Khi quyết định tổ chức loại event nào, Ban Tổ chức cần trả lời 3 câu hỏi chính. Câu hỏi đầu là mục tiêu chính của event là gì: nếu mục tiêu là gắn kết gia đình nhân viên với doanh nghiệp chọn family day, nếu mục tiêu là phát triển team work của đội ngũ chọn team building, nếu mục tiêu là tri ân cuối năm và tổng kết chọn year end party, nếu mục tiêu là thi đấu thể thao chọn hội thao, nếu mục tiêu là kỷ niệm cột mốc công ty chọn company day. Câu hỏi thứ hai là gia đình nhân viên có cần tham dự không: có gia đình family day hoặc company day mở rộng, không có gia đình team building year end party hội thao. Câu hỏi thứ ba là tone mong muốn là gì: gia đình ấm áp family day, năng động vận động team building, trang trọng pha sôi nổi year end party, thi đấu hội thao, kỷ niệm tổng kết company day.

Một số doanh nghiệp lớn tổ chức kết hợp các loại event để tận dụng nhiều mục tiêu. Ví dụ: tổ chức team building 2 ngày kết hợp với family day 1 ngày tại resort (ngày 1 và sáng ngày 2 chỉ nhân viên với team building, chiều ngày 2 và ngày 3 gia đình đến tham dự family day cùng nhân viên). Hoặc tổ chức company day kỷ niệm sinh nhật công ty kết hợp family day (gia đình nhân viên tham dự ngày kỷ niệm). Cách kết hợp này tối ưu chi phí và thời gian nhưng cần lên kế hoạch chi tiết để các phần không lẫn lộn.

Các loại family day phổ biến và ứng dụng cụ thể

Có nhiều loại family day với đặc điểm và ứng dụng khác nhau. Phần này tổng hợp 5 loại phổ biến nhất giúp Ban Tổ chức chọn loại phù hợp với mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Loại đầu là family day cơ bản tại doanh nghiệp hoặc văn phòng (in-house family day). Phục vụ doanh nghiệp ngân sách hạn chế hoặc doanh nghiệp có không gian văn phòng đủ rộng (sân thượng sảnh lớn khu vực ngoài trời của tòa nhà). Phạm vi hoạt động đơn giản: trang trí khu vực với decor concept gia đình, khu workshop nhỏ cho trẻ em (vẽ tranh làm slime gấp giấy), khu chụp ảnh check-in cho gia đình, MC chuyên thiếu nhi và các hoạt động đơn giản, tea break đơn giản. Quy mô 50-200 người, thời lượng 3-4 giờ (thường buổi chiều thứ bảy 14h-18h), ngân sách 50-150 triệu đồng. Ưu điểm chi phí thấp logistics đơn giản nhân viên thuận tiện tham dự, nhược điểm không gian giới hạn không có không khí outing nghỉ dưỡng.

Loại thứ hai là family day tại resort hoặc nghỉ dưỡng (resort family day). Loại phổ biến nhất chiếm 50-60% các đơn hàng family day tại TP.HCM. Tổ chức tại resort gần TP.HCM như Long Hải Hồ Tràm Vũng Tàu Phan Thiết Dầu Tiếng Phú Quốc kết hợp với 1-2 đêm nghỉ ngơi cho gia đình. Phạm vi hoạt động đầy đủ: nhiều khu vực hoạt động song song (workshop trẻ em trò chơi vận động chụp ảnh checkin), MC và nghệ sĩ chuyên nghiệp, buffet trưa và tiệc tối, hoạt động thư giãn (hồ bơi spa), quà tặng cho mọi thành viên gia đình. Quy mô 200-1000 người (50-300 gia đình), thời lượng 2-3 ngày 1-2 đêm, ngân sách 500 triệu – 3 tỷ đồng (chiếm 50-70% chi phí ở resort).

Loại thứ ba là family day kết hợp với event đặc biệt khác (combined family day). Tổ chức cùng với các event khác như kỷ niệm sinh nhật công ty (company anniversary) tổng kết cuối năm (year end party mở rộng cho gia đình) launching sản phẩm mới (product launch event gia đình). Phạm vi hoạt động kết hợp: phần chính của event đặc biệt với có gia đình tham dự, kèm phần family day với các hoạt động riêng cho gia đình (trẻ em phụ huynh) chạy song song. Quy mô tùy event chính 300-1500 người, thời lượng 5-8 giờ (thường cả ngày cuối tuần), ngân sách 800 triệu – 5 tỷ đồng tùy quy mô. Ưu điểm tối ưu chi phí 2-in-1, nhược điểm logistics phức tạp cần lên kế hoạch chi tiết để các phần không lẫn lộn.

Loại thứ tư là family day theo concept đặc biệt (themed family day). Tổ chức với concept thiết kế riêng tạo trải nghiệm khác biệt và đáng nhớ. Các concept phổ biến: concept Disney (decor và mascot các nhân vật Disney trẻ em yêu thích), concept tropical (decor biển nhiệt đới cho event ngoài trời), concept cowboy western (decor và hoạt động phong cách cao bồi miền Tây), concept carnival (decor và hoạt động phong cách carnival châu Âu), concept Việt Nam truyền thống (decor và hoạt động về văn hóa Việt). Phạm vi hoạt động giống family day chuẩn nhưng với decor và mascot theo concept. Quy mô 200-800 người, thời lượng 5-8 giờ, ngân sách 500 triệu – 2 tỷ đồng (cao hơn 30-50% so với family day chuẩn cùng quy mô do chi phí decor concept).

Loại thứ năm là family day kết hợp CSR thiện nguyện (CSR family day). Kết hợp family day với hoạt động thiện nguyện cộng đồng để xây dựng văn hóa CSR cho cả gia đình nhân viên. Phạm vi hoạt động: 50% là hoạt động family day chuẩn (workshop trò chơi ăn uống), 50% là hoạt động CSR (thăm và tặng quà trại trẻ em mồ côi tổ chức hoạt động cho trẻ em vùng khó khăn dọn dẹp môi trường trồng cây xanh). Quy mô 100-500 người, thời lượng 1 ngày (sáng CSR chiều family day), ngân sách 300-1500 triệu đồng (kèm chi phí cho hoạt động CSR và quà tặng cho cộng đồng). Ưu điểm tạo giá trị xã hội và giáo dục con cái nhân viên về tinh thần thiện nguyện, nhược điểm phức tạp hơn về logistics cần phối hợp với tổ chức từ thiện hoặc cộng đồng địa phương.

Các hoạt động phù hợp cho từng nhóm đối tượng trong family day

Family day có 4 nhóm đối tượng chính với nhu cầu hoạt động khác nhau hoàn toàn. Ban Tổ chức cần thiết kế hoạt động phù hợp cho từng nhóm để mọi thành viên gia đình đều có trải nghiệm tích cực.

Nhóm đầu là nhân viên doanh nghiệp 25-45 tuổi. Đặc thù: đa số là gen Y và gen X đầu có khả năng tham gia hoạt động vận động tốt, ưa thích các hoạt động có yếu tố thi đấu và cảm giác mạnh, có thể có cảm giác cạnh tranh và muốn thể hiện trước gia đình. Hoạt động phù hợp: trò chơi vận động tập thể (kéo co bóng đá mini ném vòng tiếp sức), thử thách kỹ năng (escape room mini puzzle game), trò chơi có yếu tố thi đấu giữa các phòng ban (mỗi phòng ban là một đội thi với nhau). Có thể có khu vực gặp gỡ riêng cho nhân viên (cafe góc trò chuyện) để các nhân viên có cơ hội networking với đồng nghiệp.

Nhóm thứ hai là vợ chồng nhân viên (spouse) tuổi 25-50. Đặc thù: thường tham dự lần đầu với môi trường công việc của vợ/chồng mình, có thể cảm thấy lạ và không biết phải làm gì, ưa thích hoạt động nhẹ không quá vận động, mong muốn cơ hội gặp gỡ và làm quen với vợ chồng nhân viên khác. Hoạt động phù hợp: workshop sáng tạo nhẹ nhàng (workshop nấu ăn workshop trang điểm workshop nghệ thuật), khu vực thư giãn (spa nhẹ massage chân), khu chụp ảnh checkin cùng gia đình, các trò chơi nhẹ có yếu tố tương tác (trò chơi đôi vợ chồng minigame trí tuệ). Đặc biệt nên có MC dẫn các hoạt động khởi động (ice breaker) để giúp các vợ chồng nhân viên làm quen với nhau và cảm thấy thoải mái.

Nhóm thứ ba là con cái nhân viên từ trẻ em 3 tuổi đến thiếu niên 15 tuổi. Đặc thù: nhóm đa dạng nhất với nhu cầu khác nhau theo độ tuổi, ưa thích hoạt động vui nhộn có yếu tố giải trí và sáng tạo, có khả năng tập trung giới hạn (cần đổi hoạt động sau 20-30 phút), cần có nhân sự hoạt náo chuyên biệt giám sát đảm bảo an toàn. Hoạt động phù hợp chia theo độ tuổi: mầm non 3-5 tuổi (vẽ mặt facepainting bóng bay nghệ thuật chơi với mascot khu vực vui chơi mềm), tiểu học 6-10 tuổi (workshop sáng tạo vẽ tranh làm slime trang trí bánh trò chơi tập thể vận động nhẹ), THCS 11-15 tuổi (workshop sáng tạo phức tạp hơn làm vòng tay làm slime nâng cao trò chơi vận động kỹ năng cá nhân). Cần có khu vực riêng cho từng nhóm tuổi với nhân sự hoạt náo chuyên biệt 1:10-15 cho mầm non và 1:20-25 cho tiểu học THCS.

Nhóm thứ tư là phụ huynh nhân viên 50-75 tuổi (cha mẹ già). Đặc thù: cần hoạt động nhẹ không vận động mạnh, ưa thích không gian yên tĩnh có thể trò chuyện với nhau, có thể có vấn đề về sức khỏe (đau khớp huyết áp cao tiểu đường) cần lưu ý về môi trường và đồ ăn, mong muốn cơ hội tự hào về sự nghiệp của con mình và gặp gỡ phụ huynh các nhân viên khác. Hoạt động phù hợp: khu vực nghỉ ngơi có ghế và bóng mát đầy đủ, khu vực trò chuyện uống trà nói chuyện, các tiết mục văn nghệ trình diễn (ca sĩ hát các bài quen thuộc), workshop nhẹ phù hợp người lớn tuổi (workshop trà đạo workshop thư pháp workshop làm bánh truyền thống), tham quan và chụp ảnh checkin tại các khu vực đẹp. Đặc biệt cần có nhân viên hỗ trợ phụ huynh lớn tuổi (hỗ trợ đi lại uống nước ăn) và có nhân viên y tế trực ban suốt event để xử lý các tình huống sức khỏe có thể xảy ra.

Ngoài hoạt động riêng cho từng nhóm, cần có một số hoạt động chính cho cả gia đình tham gia cùng nhau. Hoạt động chính phổ biến nhất là chụp ảnh gia đình tại photo wall với concept đẹp (mỗi gia đình có ảnh kỷ niệm chuyên nghiệp mang về), các trò chơi gia đình (đôi cha-con cùng thi đấu mẹ-con cùng tham gia workshop ông bà-cháu cùng chụp ảnh), bữa trưa buffet rộng cho cả gia đình cùng ăn, phần trao quà và phát biểu cảm ơn của Ban Lãnh đạo có sự hiện diện của toàn bộ gia đình. Các hoạt động chung tạo điểm nhấn cảm xúc gia đình ấm áp đặc trưng của family day.

Quy mô và ngân sách tham khảo cho family day

Quy mô và ngân sách family day có thay đổi đáng kể tùy loại và mức đầu tư. Phần này tổng hợp ngân sách tham khảo cho 4 quy mô phổ biến nhất giúp Ban Tổ chức hình dung cụ thể.

Family day quy mô nhỏ in-house tại văn phòng doanh nghiệp 50-150 người (15-50 gia đình) ngân sách 50-200 triệu đồng. Phân bổ ngân sách phổ biến: decor và backdrop 15-50 triệu (25-30%), MC chuyên thiếu nhi và 1-2 hoạt náo viên 8-25 triệu (15-20%), 2-3 bàn workshop cho trẻ em 5-15 triệu (8-12%), thiết bị âm thanh ánh sáng cơ bản 5-15 triệu (10-15%), tea break đơn giản 10-30 triệu (20-25%), quà tặng cho mỗi gia đình 10-30 triệu (15-20%), ekip vận hành 5-15 triệu (8-10%). Mức ngân sách này phù hợp với doanh nghiệp ngân sách hạn chế hoặc tổ chức family day đầu tiên thử nghiệm.

Family day quy mô vừa tại resort gần TP.HCM 200-400 người (60-130 gia đình) ngân sách 300 triệu – 1 tỷ đồng. Phân bổ ngân sách phổ biến: thuê resort 1-2 đêm cho 60-130 gia đình (200-400 phòng kèm bữa ăn) 100-400 triệu (30-40%), decor concept và backdrop 50-150 triệu (15-20%), MC chuyên và nghệ sĩ biểu diễn 30-100 triệu (10-15%), 4-6 bàn workshop và hoạt động cho trẻ em 20-80 triệu (8-12%), thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ 25-80 triệu (8-12%), buffet trưa và tiệc tối 50-150 triệu (15-20%), quà tặng cho mỗi gia đình 40-120 triệu (12-15%), ekip vận hành 20-50 triệu (6-8%). Mức ngân sách này phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn muốn tạo trải nghiệm gia đình hoàn chỉnh.

Family day quy mô lớn tại resort cao cấp 500-1000 người (150-300 gia đình) ngân sách 1-3 tỷ đồng. Phân bổ ngân sách phổ biến: thuê resort cao cấp 1-2 đêm cho 150-300 gia đình (500 triệu – 1.5 tỷ tức 30-50%), decor concept cao cấp với LED display 200-500 triệu (15-20%), MC nổi tiếng và nghệ sĩ ca sĩ (có thể có ca sĩ tên tuổi) 100-300 triệu (10-15%), 8-12 khu vực workshop và hoạt động đa dạng 60-200 triệu (6-10%), thiết bị âm thanh ánh sáng và LED display cao cấp 80-250 triệu (8-12%), buffet và tiệc tối cao cấp 200-500 triệu (15-20%), quà tặng cho mỗi gia đình cao cấp 150-450 triệu (10-15%), ekip vận hành chuyên nghiệp 50-150 triệu (5-8%). Mức ngân sách này phù hợp với tập đoàn lớn và ngân hàng tài chính bất động sản.

Family day quy mô siêu lớn cho tập đoàn rất lớn 1000-2000 người (300-700 gia đình) ngân sách 3-10 tỷ đồng. Đây là family day quy mô lễ hội với concept đặc biệt thường được các tập đoàn rất lớn (FPT VinGroup Viettel Sun Group) tổ chức thường niên cho toàn bộ nhân viên cùng gia đình. Phân bổ tương tự quy mô lớn nhưng với scale lớn hơn nhiều: thuê khu vực rộng (resort cao cấp hoặc nhiều resort cùng lúc) decor concept rất cao cấp với cấu trúc 3D và nhiều khu vực hoạt động chuyên biệt nghệ sĩ tên tuổi quốc tế hoặc Việt Nam buffet và tiệc tối premium quà tặng cao cấp cho mỗi gia đình. Tổ chức family day quy mô này cần ekip 100-200 người và lên kế hoạch trước 6-12 tháng.

Một số yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách cụ thể. Yếu tố đầu là số người trong mỗi gia đình: doanh nghiệp cho phép mời 2 thành viên gia đình thường có tổng người tham dự gấp 2 lần số nhân viên, mời 4 thành viên gia đình (cả phụ huynh) gấp 3-4 lần. Số người càng nhiều ngân sách càng cao đặc biệt cho thuê resort và buffet. Yếu tố thứ hai là chất lượng venue: resort 3 sao ngân sách thấp hơn 30-50% so với resort 5 sao cùng quy mô. Yếu tố thứ ba là concept đặc biệt: family day theo concept (Disney tropical carnival) chi phí decor cao hơn 30-50% so với family day chuẩn không có concept. Yếu tố thứ tư là quà tặng: quà cho mỗi gia đình thường chia ra cho từng thành viên (1 quà cho nhân viên 1 quà cho vợ chồng 1-2 quà cho con cái 1 quà cho phụ huynh nếu có) chi phí có thể đạt 200 nghìn – 2 triệu mỗi gia đình tùy mức đầu tư.

Sai lầm thường gặp khi tổ chức family day

Phần này tổng hợp sáu sai lầm phổ biến nhất mà Ban Tổ chức thường mắc phải khi tổ chức family day. Hiểu rõ giúp tránh các tình huống làm event không đạt hiệu quả mong muốn.

• Tổ chức family day giống team building thuần không có khu vực riêng cho trẻ em và người lớn tuổi. Sử dụng cùng concept và format với team building chỉ thêm gia đình tham dự, dẫn đến trẻ em không có hoạt động phù hợp phải ngồi chờ hoặc chạy lung tung có rủi ro an toàn, người lớn tuổi không có chỗ nghỉ ngơi phù hợp, vợ chồng nhân viên cảm thấy lạc lõng. Cách khắc phục là thiết kế với 4 khu vực hoạt động song song riêng cho 4 nhóm đối tượng (khu hoạt động chung cho cả gia đình khu vận động cho nhân viên khu trẻ em với nhân sự hoạt náo chuyên biệt khu nghỉ ngơi cho người lớn tuổi).
• Bỏ qua logistics đa thế hệ và an toàn cho trẻ em. Không có kế hoạch chi tiết, trẻ em lạc khỏi cha mẹ bị thương trong hoạt động vận động bị dị ứng thực phẩm chạy vào khu vực nguy hiểm, người lớn tuổi bị mệt huyết áp đau tim. Cách khắc phục là kế hoạch logistics và an toàn chi tiết với 7 yếu tố (thẻ đeo cổ cho mỗi thành viên khu vực checkin duy nhất khu sơ cấp cứu với nhân viên y tế khu workshop phủ thảm mềm tỷ lệ nhân viên giám sát 1:10-15 mầm non 1:20-25 tiểu học kiểm tra dị ứng qua RSVP phương tiện hỗ trợ người lớn tuổi).
• Menu ăn uống không đa dạng phục vụ nhiều khẩu vị. Menu chỉ có món hiện đại fusion phù hợp nhân viên trẻ nhưng không có món truyền thống cho phụ huynh, trẻ em không có món riêng phù hợp khẩu vị, không có món chế độ ăn đặc biệt. Cách khắc phục là menu chuyên nghiệp với 5 nguyên tắc (buffet rộng 20-40 món phục vụ 3 nhóm khẩu vị chính khu vực riêng cho trẻ em với đồ ăn an toàn khu vực riêng cho phụ huynh với món truyền thống Việt món chế độ ăn đặc biệt ekip phục vụ chuyên nghiệp).
• Tone chương trình không phù hợp với gia đình. Sử dụng nhạc EDM tempo cao như year end party hoặc team building thuần làm trẻ em sợ và người lớn tuổi không thoải mái, hoặc tone trang trọng như hội nghị làm gia đình cảm thấy gò bó. Cách khắc phục là tone gia đình ấm áp với playlist phù hợp đa thế hệ (pop ballad Việt Nam classic về gia đình pop hit hiện đại tone vui tươi nhạc thiếu nhi quen thuộc cho khu trẻ em), tránh EDM mạnh và nhạc rock metal.
• Quà tặng chỉ cho nhân viên không có cho các thành viên gia đình. Tổ chức family day mời gia đình nhưng chỉ có quà cho nhân viên không có quà cho vợ chồng con cái và phụ huynh, các thành viên gia đình cảm thấy không được trân trọng. Cách khắc phục là có quà tặng cho từng thành viên gia đình (1 quà cho nhân viên 1 quà cho vợ chồng 1-2 quà cho con cái theo nhóm tuổi 1 quà nhỏ cho phụ huynh nếu có), tổng chi phí quà mỗi gia đình 200 nghìn – 2 triệu tùy mức đầu tư.
• Thời lượng event quá dài hoặc quá ngắn. Event quá dài 8-10 giờ làm trẻ em và người lớn tuổi mệt mỏi, event quá ngắn 2-3 giờ không đủ thời gian tham gia các hoạt động và buffet ăn uống thoải mái. Cách khắc phục là thời lượng tối ưu 5-7 giờ cho family day 1 ngày (sáng 9h-12h khởi động và hoạt động chính, trưa 12h-13h30 buffet, chiều 13h30-16h hoạt động tiếp tục và chụp ảnh kỷ niệm, 16h kết thúc), hoặc 2 ngày cho family day kết hợp outing nghỉ dưỡng tại resort.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tổ chức family day trọn gói cho doanh nghiệp tại TP.HCM, bao gồm 5 loại family day phổ biến (in-house tại văn phòng resort cao cấp kết hợp event đặc biệt theo concept kết hợp CSR), thiết kế với 4 khu vực hoạt động song song riêng cho 4 nhóm đối tượng (cả gia đình nhân viên trẻ em người lớn tuổi), kế hoạch logistics và an toàn chi tiết với 7 yếu tố cụ thể, menu buffet đa dạng phục vụ nhiều khẩu vị và chế độ ăn đặc biệt. Tham khảo các dự án family day đã triển khai, kiến thức tổ chức sự kiện chuyên sâu và báo giá tổ chức family day theo quy mô và mức đầu tư cụ thể.