Hợp đồng đặt tiệc: chi tiết điều khoản và cách rà soát

Cấu trúc hợp đồng đặt tiệc chuẩn với mười điều khoản

Hợp đồng đặt tiệc chuẩn có cấu trúc mười điều khoản cốt lõi đảm bảo đầy đủ pháp lý và rõ ràng cho cả hai bên. Hiểu rõ cấu trúc giúp ban tổ chức rà soát hợp đồng được cung cấp.

Điều một thông tin các bên

Bên A là khách hàng đặt tiệc thường là doanh nghiệp hoặc cá nhân. Thông tin gồm tên đầy đủ địa chỉ trụ sở mã số doanh nghiệp nếu là doanh nghiệp họ tên và CMND của đại diện ký số điện thoại liên hệ email.

Bên B là đơn vị tổ chức tiệc thường là công ty event hoặc nhà hàng có dịch vụ tiệc. Thông tin tương tự gồm tên đầy đủ địa chỉ mã số doanh nghiệp người đại diện ký số điện thoại email tài khoản ngân hàng.

Điều hai phạm vi dịch vụ

Mô tả cụ thể dịch vụ được cung cấp. Loại tiệc cụ thể year end party gala dinner customer appreciation party tiệc cưới tiệc kỷ niệm. Số lượng khách dự kiến cụ thể không phải khoảng. Loại format ngồi bàn buffet cocktail mix các format.

Mô tả các hạng mục dịch vụ đi kèm. Catering thực đơn cụ thể số lượng món. Thiết bị âm thanh ánh sáng LED backdrop cụ thể số lượng và loại. Nhân sự ekip MC lễ tân kỹ thuật số lượng cụ thể. Decor trang trí sân khấu khu khán đài. Các hạng mục bổ sung nếu có như tiết mục biểu diễn quay phim chụp ảnh.

Điểm quan trọng là ghi rõ những hạng mục KHÔNG thuộc phạm vi tránh tranh chấp về sau. Ví dụ không bao gồm thuê venue không bao gồm vận chuyển ngoại thành không bao gồm các yếu tố phát sinh do thay đổi yêu cầu.

Điều ba thời gian và địa điểm

Thời gian sự kiện cụ thể ngày giờ chính xác. Thời gian setup trước sự kiện thường ba đến tám giờ tùy quy mô. Thời gian teardown sau sự kiện thường một đến ba giờ.

Địa điểm tổ chức cụ thể tên venue địa chỉ đầy đủ. Nếu thuê thêm các venue phụ ghi rõ. Nếu có yêu cầu di chuyển ngoài thành phố ghi rõ phụ phí phát sinh.

Điều khoản về dời lịch và đổi venue ai có quyền yêu cầu dời thời hạn báo trước thường bảy đến hai mươi mốt ngày chi phí phát sinh nếu có dời. Thông lệ ngành khách hàng có quyền dời một lần với báo trước hai mươi mốt ngày không tính chi phí dời lần thứ hai hoặc báo gấp dưới khung này phải trả phí dời.

Điều bốn giá trị hợp đồng và thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng bằng số và bằng chữ. Ghi rõ đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế VAT. Liệt kê chi tiết các hạng mục với giá trị từng hạng mục để minh bạch.

Các chi phí phát sinh được tính riêng. Vận chuyển ngoài nội thành lưu trú ekip kỹ thuật làm ngoài giờ thiết bị bổ sung phát sinh do thay đổi yêu cầu của khách hàng. Cần ghi rõ cách tính phí phát sinh để khách hàng biết trước.

Phương thức thanh toán thường theo ba đợt. Đợt một đặt cọc ba mươi đến năm mươi phần trăm sau khi ký hợp đồng. Đợt hai ba mươi đến bốn mươi phần trăm trước sự kiện bảy đến mười bốn ngày. Đợt ba số còn lại trong bảy đến mười lăm ngày sau sự kiện. Mỗi đợt thanh toán có hóa đơn VAT đầy đủ.

Quy định lãi suất chậm thanh toán thường không phần trăm năm đến không phần trăm một mỗi ngày trên số tiền chậm. Mức lãi suất theo quy định pháp luật và thông lệ ngành.

Điều năm trách nhiệm Bên A

Trách nhiệm của khách hàng. Cung cấp brief đầy đủ về yêu cầu cụ thể của sự kiện đối tượng khán giả tone không khí mong muốn. Cung cấp thông tin cần thiết như logo brand color thông điệp.

Duyệt các phương án thiết kế kịch bản trong thời hạn thỏa thuận. Cung cấp các tài liệu cần thiết như danh sách khách mời lịch trình chi tiết. Thanh toán đúng các đợt thỏa thuận.

Có người đại diện liên hệ cố định trong suốt thời gian chuẩn bị và diễn ra sự kiện. Đảm bảo các yêu cầu thay đổi được thông báo kịp thời và bằng văn bản.

Điều sáu trách nhiệm Bên B

Trách nhiệm của đơn vị tổ chức. Cung cấp dịch vụ đúng phạm vi cam kết về chất lượng số lượng thời gian. Đảm bảo nhân sự ekip có chuyên môn phù hợp.

Đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng LED hoạt động tốt có ekip kỹ thuật trực trong suốt sự kiện. Đảm bảo thực đơn catering đúng yêu cầu đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

Có phương án dự phòng cho các tình huống không lường trước. Tuân thủ các quy định của venue và pháp luật. Bảo mật thông tin của khách hàng theo cam kết.

Điều bảy phạt vi phạm và bồi thường

Theo Luật Thương mại Việt Nam mức phạt vi phạm do các bên tự thỏa thuận nhưng không vượt quá tám phần trăm giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Bồi thường thiệt hại là khoản bổ sung trên mức phạt nếu thiệt hại thực tế lớn hơn mức phạt.

Quy định cụ thể các trường hợp phổ biến. Đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ không đúng cam kết phạt theo phần trăm giá trị hạng mục liên quan. Ekip kỹ thuật không đến đúng giờ hoặc thiếu nhân sự phạt theo mỗi giờ chậm và mỗi nhân sự thiếu.

Khách hàng hủy ngang sau khi đã thanh toán đợt một thường mất ba mươi đến năm mươi phần trăm đặt cọc tùy thời điểm hủy. Hủy trước ba mươi ngày mất ít hơn hủy sát ngày mất nhiều hơn. Cần có thang phạt rõ ràng theo thời gian hủy.

Điều tám bất khả kháng

Theo Bộ luật Dân sự Việt Nam sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết.

Trong ngành sự kiện các trường hợp bất khả kháng phổ biến gồm thiên tai bão lũ động đất dịch bệnh có lệnh cấm tụ tập của chính quyền hỏa hoạn tại venue lệnh cấm hành chính đột xuất.

Điều khoản cần quy định bên nào báo trước trong bao lâu hậu quả pháp lý miễn trách nhiệm vi phạm hoàn trả hoặc giữ lại bao nhiêu phần đặt cọc khả năng dời lịch và phí phát sinh khi dời do bất khả kháng.

Điều chín giải quyết tranh chấp

Phương thức giải quyết tranh chấp gồm thương lượng trước khi đưa ra tòa án hoặc trọng tài. Thời hạn thương lượng thường ba mươi đến sáu mươi ngày.

Nếu thương lượng không thành tranh chấp được giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền tại địa phương của Bên A hoặc Bên B tùy thỏa thuận. Một số hợp đồng quy định trọng tài thương mại thay vì tòa án cho thời gian giải quyết nhanh hơn.

Điều mười hiệu lực và phụ lục

Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký kết và kết thúc khi các bên hoàn thành đầy đủ trách nhiệm. Số bản hợp đồng được lập thường bốn bản hai bản cho Bên A hai bản cho Bên B đều có giá trị pháp lý như nhau.

Các phụ lục đi kèm là phần không thể tách rời của hợp đồng có giá trị pháp lý ngang nhau. Liệt kê các phụ lục cụ thể như phụ lục một bảng báo giá chi tiết phụ lục hai kịch bản chương trình phụ lục ba mẫu thiết kế phụ lục bốn sơ đồ bàn tiệc và setup.

Các trường thông tin cần điền đầy đủ

Hợp đồng đặt tiệc có nhiều trường thông tin cần điền cụ thể không chung chung. Phần này tổng hợp các trường thông tin chính ban tổ chức cần đảm bảo đầy đủ.

Trường thông tin về sự kiện

Tên sự kiện cụ thể không chung chung. Ví dụ Year End Party 2026 Công ty XYZ thay vì Tiệc cuối năm. Loại sự kiện ghi rõ theo phân loại chuẩn ngành year end party gala dinner customer appreciation party launch event tiệc cưới.

Mục đích sự kiện ghi rõ tổng kết năm tài chính ghi nhận đóng góp nhân viên ra mắt sản phẩm mới tri ân khách hàng. Đối tượng khán giả nhân viên doanh nghiệp khách hàng đối tác báo chí gia đình bạn bè.

Số lượng khán giả dự kiến cụ thể ví dụ ba trăm khán giả không phải khoảng. Quy mô và phạm vi sự kiện tone không khí mong muốn formal cao trung gian thân thiện.

Trường thông tin về thực đơn

Loại tiệc gồm set menu nhiều món buffet tự phục vụ cocktail standing đứng. Số món cho set menu thường năm đến tám món cho tiệc trang trọng ba đến năm món cho tiệc nhẹ.

Danh sách món cụ thể trong set menu khai vị món chính tráng miệng. Có thể có lựa chọn cho khách chay halal kosher nếu có nhân viên hoặc khách thuộc các nhóm này. Đồ uống bao gồm các loại nước ngọt rượu vang bia nước trái cây.

Số lượng món bổ sung nếu có ăn không hết được điều chỉnh ra sao. Một số đơn vị tổ chức cung cấp món bổ sung không tính phí thêm một số tính phí. Cần ghi rõ trong hợp đồng.

Trường thông tin về thiết bị

Hệ thống âm thanh công suất cụ thể loa số lượng micro các loại có dây không dây mixer. Hệ thống ánh sáng số lượng đèn loại các đèn moving head LED par đèn chiếu diễn giả.

LED backdrop kích thước cụ thể độ phân giải pixel pitch nếu có. Sân khấu kích thước cụ thể nâng cao bao nhiêu từ mặt đất khung truss treo thiết bị. Backdrop vải kích thước thiết kế.

Hệ thống điện công suất cần thiết máy phát điện dự phòng nếu có. Các thiết bị bổ sung khác như máy tạo khói khói lạnh pháo hoa LED hệ thống follow spot.

Trường thông tin về nhân sự ekip

MC dẫn chương trình một hoặc hai MC tone nam nữ song ngữ Việt Anh nếu cần. Lễ tân check-in khách số lượng cụ thể thường một nhân sự cho hai mươi đến ba mươi khách.

Ekip kỹ thuật âm thanh số lượng thường một sound engineer một âm thanh phụ. Ekip ánh sáng số lượng thường một lighting operator. Ekip LED và video số lượng thường một video operator.

Ekip quay phim chụp ảnh số lượng thường một photographer hai videographer cho sự kiện vừa lớn. Ekip phục vụ bàn tiệc số lượng theo số bàn thường một nhân viên phục vụ cho hai bàn tròn mười người.

Trường thông tin về thời gian

Thời gian setup bắt đầu cụ thể ngày giờ. Thời gian setup kết thúc trước sự kiện ít nhất một đến hai giờ. Thời gian sự kiện chính thức bắt đầu và kết thúc.

Thời gian teardown bắt đầu sau sự kiện thường ngay sau khi khách ra về cuối cùng. Thời gian teardown kết thúc thường một đến ba giờ tùy quy mô.

Thời gian rehearsal cho MC ekip diễn viên nếu có thường một ngày trước sự kiện. Thời gian tổng duyệt cho ban tổ chức kiểm tra cuối cùng.

Các điều khoản quan trọng cần lưu ý

Trong các điều khoản của hợp đồng đặt tiệc có một số điều khoản đặc biệt quan trọng cần được rà soát kỹ trước khi ký. Phần này tổng hợp các điều khoản quan trọng nhất.

Điều khoản về phạm vi dịch vụ và những gì không bao gồm

Phạm vi dịch vụ rõ ràng là yếu tố quan trọng nhất tránh tranh chấp về sau. Cần liệt kê chi tiết tất cả các hạng mục thuộc phạm vi với số lượng cụ thể không nói chung chung như đầy đủ thiết bị âm thanh ánh sáng.

Đặc biệt quan trọng là liệt kê những hạng mục KHÔNG thuộc phạm vi. Khách hàng dễ giả định đơn vị tổ chức bao gồm tất cả các hạng mục đến khi sự kiện diễn ra phát hiện thiếu hạng mục nào đó như vận chuyển ngoài thành phố lưu trú ekip kỹ thuật phải trả thêm phí phát sinh.

Cách viết tham khảo Phạm vi dịch vụ trong hợp đồng này không bao gồm thuê venue không bao gồm vận chuyển ngoài nội thành không bao gồm lưu trú ekip kỹ thuật không bao gồm các yếu tố phát sinh do thay đổi yêu cầu từ phía Bên A sau khi ký hợp đồng.

Điều khoản về giá trị và thanh toán

Giá trị hợp đồng cần ghi rõ đã bao gồm thuế VAT hay chưa. Nếu chưa bao gồm khách hàng phải tính thêm mười phần trăm VAT vào tổng chi phí thực tế phải trả.

Liệt kê chi tiết các hạng mục với giá trị từng hạng mục để minh bạch. Không gộp chung tất cả vào một con số tổng. Khi có thay đổi yêu cầu có thể điều chỉnh từng hạng mục dễ hơn.

Lịch thanh toán cụ thể ngày tháng năm cho từng đợt không nói chung chung như sau khi ký hợp đồng. Phương thức thanh toán chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Số tài khoản nhận tiền của đơn vị tổ chức cần ghi rõ trong hợp đồng.

Điều khoản về thay đổi yêu cầu

Trong quá trình chuẩn bị sự kiện thường có thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng. Hợp đồng cần có điều khoản về thay đổi yêu cầu rõ ràng.

Quy định loại thay đổi nào không tính phí phát sinh thường là thay đổi nhỏ không ảnh hưởng đến chi phí trực tiếp. Loại thay đổi nào tính phí phát sinh thường là thay đổi lớn ảnh hưởng đến chi phí mua sắm thuê thiết bị.

Thời hạn báo thay đổi để không bị phí phát sinh thường bảy đến mười bốn ngày trước sự kiện. Thay đổi sát ngày phải trả phí cao hơn vì đơn vị tổ chức đã chuẩn bị mua sắm theo phương án ban đầu.

Điều khoản về hủy hợp đồng

Điều khoản hủy hợp đồng là điểm khách hàng cần đặc biệt rà soát. Quy định trường hợp khách hàng hủy ngang phạt theo thang thời gian.

Tham khảo hủy trước sáu mươi ngày mất hai mươi đến ba mươi phần trăm đặt cọc. Hủy trước ba mươi ngày mất ba mươi đến năm mươi phần trăm. Hủy trước mười bốn ngày mất năm mươi đến bảy mươi phần trăm. Hủy trước bảy ngày mất bảy mươi đến chín mươi phần trăm. Hủy trong vòng ba ngày trước sự kiện mất một trăm phần trăm.

Cần xem xét thang phạt có hợp lý không. Một số đơn vị tổ chức có thang phạt cao có thể không hợp lý với hợp đồng giá trị nhỏ. Có thể thương lượng điều chỉnh thang phạt trước khi ký.

Điều khoản về bảo mật

Hợp đồng cần có điều khoản về bảo mật thông tin của khách hàng. Đơn vị tổ chức không được tiết lộ thông tin nội bộ của khách hàng cho bên thứ ba.

Đặc biệt quan trọng với các sự kiện có yếu tố chiến lược như launch event sản phẩm mới chưa công bố. Thông tin về sản phẩm trước ngày ra mắt là tài sản kinh doanh quan trọng.

Điều khoản bảo mật còn áp dụng sau khi hợp đồng kết thúc thường ba đến năm năm. Vi phạm bảo mật có chế tài cụ thể.

Các phụ lục cần đi kèm hợp đồng

Hợp đồng đặt tiệc thường có nhiều phụ lục đi kèm là phần không thể tách rời của hợp đồng. Các phụ lục giúp cụ thể hóa các điều khoản tổng quát trong phần chính.

Phụ lục một bảng báo giá chi tiết

Bảng báo giá chi tiết cho từng hạng mục dịch vụ. Hạng mục catering thực đơn cụ thể với giá trên đầu khách. Hạng mục thiết bị âm thanh ánh sáng LED backdrop với số lượng và giá trị từng loại.

Hạng mục nhân sự ekip MC lễ tân kỹ thuật phục vụ với số lượng và giá. Hạng mục decor trang trí sân khấu khu khán đài. Hạng mục bổ sung nếu có như tiết mục biểu diễn quay phim chụp ảnh.

Tổng cộng từng nhóm và tổng cuối cùng. Ghi rõ đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế VAT. Bảng này là cơ sở để đối chiếu khi có thay đổi yêu cầu hoặc thanh toán.

Phụ lục hai kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình chi tiết với timeline cho từng phần. Thời gian đón khách welcome ăn tiệc các tiết mục biểu diễn các phần phát biểu cao trào kết tiệc.

Mỗi phần có thời lượng cụ thể nội dung chính nhân sự tham gia. Có thể có các checkpoint quan trọng như giờ phát biểu CEO giờ reveal sản phẩm giờ cắt bánh sinh nhật giờ countdown.

Kịch bản là cơ sở để hai bên có cùng nhận thức về diễn biến sự kiện. Có thể có chỉnh sửa trong quá trình chuẩn bị thông qua các phụ lục bổ sung.

Phụ lục ba mẫu thiết kế

Các mẫu thiết kế cho các yếu tố hình ảnh của sự kiện. Mẫu backdrop sân khấu thiết kế cụ thể với kích thước và nội dung. Mẫu thiệp mời nếu có. Mẫu standee thông tin chương trình.

Mẫu menu in nếu có. Mẫu thẻ tên thẻ bàn. Mẫu các ấn phẩm truyền thông khác nếu có. Tất cả mẫu cần được khách hàng duyệt trước khi in.

Có thể có nhiều phiên bản mẫu thiết kế khách hàng chọn một phiên bản hoặc yêu cầu chỉnh sửa. Quy định trong hợp đồng số lần chỉnh sửa miễn phí thường ba lần các lần sau tính phí.

Phụ lục bốn sơ đồ bàn tiệc và setup

Sơ đồ bố trí bàn tiệc trong khu khán đài. Sơ đồ đầy đủ với vị trí các bàn số bàn từng khu vực sân khấu khu khán đài khu lễ tân khu welcome drink khu photobooth nếu có.

Sơ đồ setup thiết bị âm thanh ánh sáng. Vị trí các loa các đèn LED backdrop sân khấu các khung truss. Sơ đồ giúp ekip kỹ thuật setup đúng vị trí và khách hàng có thể visualize không gian sự kiện.

Sơ đồ có thể có nhiều phiên bản nếu sự kiện có nhiều phần khác nhau ví dụ phần welcome cocktail và phần ăn tiệc có bố trí khác nhau.

Các phụ lục bổ sung nếu có

Tùy theo loại sự kiện có thể có thêm các phụ lục đặc thù. Danh sách khách mời với ghế ngồi cụ thể cho tiệc cưới hoặc sự kiện có sắp xếp ghế. Hợp đồng phụ với venue nếu venue do đơn vị tổ chức thuê hộ.

Tài liệu bảo hiểm sự kiện nếu có. Tài liệu pháp lý đặc biệt như giấy phép tổ chức sự kiện cho các sự kiện công cộng. Các tài liệu khác theo yêu cầu cụ thể của sự kiện.

Quy trình ký kết hợp đồng đặt tiệc

Hợp đồng đặt tiệc không được ký ngay lần gặp đầu mà thường qua nhiều bước. Phần này tổng hợp quy trình chuẩn từ proposal đến hợp đồng cuối.

Bước một brief và proposal ban đầu

Khách hàng cung cấp brief về sự kiện gồm loại sự kiện mục đích đối tượng khán giả quy mô ngân sách dự kiến yêu cầu đặc biệt. Brief có thể được trao đổi qua email zalo hoặc buổi gặp trực tiếp.

Đơn vị tổ chức nhận brief và đưa ra proposal ban đầu trong vài ngày đến một tuần. Proposal gồm ý tưởng concept tổng quan các hạng mục dịch vụ đề xuất bảng báo giá sơ bộ. Khách hàng xem xét proposal đánh giá có phù hợp với nhu cầu không.

Bước hai trao đổi và điều chỉnh proposal

Khách hàng có thể yêu cầu điều chỉnh proposal về một số điểm. Điều chỉnh ngân sách giảm hoặc thêm hạng mục thay đổi concept thiết kế bổ sung yêu cầu. Đơn vị tổ chức điều chỉnh proposal theo yêu cầu.

Có thể có nhiều vòng trao đổi điều chỉnh đến khi proposal được khách hàng duyệt cơ bản. Mỗi vòng trao đổi nên có biên bản ghi nhận các điểm thay đổi để tránh nhầm lẫn.

Bước ba soạn hợp đồng dựa trên proposal đã duyệt

Sau khi proposal được duyệt cơ bản đơn vị tổ chức soạn hợp đồng dựa trên proposal. Hợp đồng chuyển hóa các yếu tố trong proposal thành các điều khoản pháp lý chính thức.

Hợp đồng bao gồm phần chính với mười điều khoản cốt lõi và các phụ lục đi kèm như bảng báo giá kịch bản thiết kế sơ đồ. Đơn vị tổ chức gửi bản hợp đồng cho khách hàng rà soát.

Bước bốn khách hàng rà soát hợp đồng

Khách hàng dành thời gian rà soát hợp đồng kỹ. Thời gian rà soát tham khảo hai đến năm ngày tùy quy mô và giá trị hợp đồng. Đối với hợp đồng giá trị cao có thể cần thời gian dài hơn.

Khách hàng có thể nhờ luật sư hoặc bộ phận pháp chế nội bộ rà soát. Đặc biệt với hợp đồng giá trị cao trên trăm triệu đồng hoặc có yếu tố rủi ro cao. Rà soát kỹ giúp phát hiện các điểm bất lợi hoặc không rõ ràng để yêu cầu điều chỉnh.

Bước năm thương lượng và điều chỉnh điều khoản

Khách hàng có thể yêu cầu điều chỉnh một số điều khoản. Phạm vi dịch vụ cần bổ sung hạng mục nào đó hoặc loại bớt thang phạt hủy quá cao cần điều chỉnh điều khoản về thay đổi yêu cầu cần linh hoạt hơn.

Hai bên thương lượng đi đến thỏa thuận. Các điều chỉnh được cập nhật vào hợp đồng. Có thể có nhiều vòng thương lượng đến khi cả hai bên đồng ý.

Bước sáu ký kết hợp đồng

Sau khi cả hai bên đồng ý với nội dung cuối cùng hợp đồng được in ra để ký. Thông thường bốn bản hợp đồng được lập hai bản cho mỗi bên.

Đại diện hai bên ký vào tất cả các trang của hợp đồng và phụ lục đảm bảo không có thay đổi sau khi ký. Đóng dấu công ty nếu là doanh nghiệp. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký.

Bước bảy thanh toán đặt cọc và bắt đầu triển khai

Sau khi ký khách hàng thanh toán đặt cọc theo thỏa thuận thường ba mươi đến năm mươi phần trăm trong một đến ba ngày làm việc. Sau khi nhận đặt cọc đơn vị tổ chức bắt đầu triển khai chuẩn bị sự kiện.

Hợp đồng được giữ làm tài liệu pháp lý chính thức trong suốt quá trình chuẩn bị và sau sự kiện đến khi cả hai bên hoàn thành đầy đủ trách nhiệm.

Lưu ý khi rà soát hợp đồng từ phía khách hàng

Khi rà soát hợp đồng đặt tiệc khách hàng cần đặc biệt chú ý một số điểm để bảo vệ quyền lợi. Phần này tổng hợp các lưu ý chính.

Rà soát phạm vi dịch vụ và những gì không bao gồm

Đọc kỹ phần phạm vi dịch vụ kiểm tra tất cả các hạng mục mong đợi đều có trong danh sách. Số lượng cụ thể của từng hạng mục có chính xác không không phải khoảng.

Đặc biệt rà soát phần liệt kê những gì KHÔNG bao gồm để biết những hạng mục nào phải tự chuẩn bị hoặc trả thêm phí. Nếu không có phần liệt kê này yêu cầu đơn vị tổ chức bổ sung để tránh hiểu nhầm về sau.

Rà soát thang phạt hủy

Thang phạt hủy là điểm khách hàng cần đặc biệt chú ý. Đánh giá thang phạt có hợp lý không. Đối với sự kiện có ngày tổ chức xa khả năng phải hủy hoặc dời có thể có không nhỏ.

Một số đơn vị có thang phạt khá cao có thể đề nghị thương lượng giảm. Đặc biệt với các sự kiện có yếu tố rủi ro như ngoài trời thời tiết có thể đề nghị có điều khoản đặc biệt cho phép dời do thời tiết.

Rà soát điều khoản về thay đổi yêu cầu

Trong quá trình chuẩn bị thường có thay đổi. Đọc kỹ điều khoản về loại thay đổi nào không tính phí phát sinh loại nào tính phí cách tính phí.

Nếu khách hàng dự kiến có nhiều thay đổi có thể thương lượng có một số lần thay đổi không tính phí thường ba đến năm lần nhỏ. Số lần này được ghi vào hợp đồng.

Rà soát điều khoản về thanh toán

Kiểm tra tỷ lệ và thời điểm thanh toán có phù hợp với dòng tiền của doanh nghiệp không. Có thể thương lượng điều chỉnh tỷ lệ nếu cần.

Kiểm tra điều khoản về chậm thanh toán mức lãi suất có hợp lý không. Theo quy định pháp luật mức lãi suất chậm thanh toán không vượt quá hai mươi phần trăm năm. Một số đơn vị có quy định cao hơn cần thương lượng giảm.

Rà soát điều khoản bất khả kháng

Đặc biệt quan trọng với sự kiện có yếu tố rủi ro. Đọc kỹ định nghĩa các trường hợp được coi là bất khả kháng. Có cụ thể đủ không bao gồm cả các tình huống có thể xảy ra với sự kiện cụ thể.

Đối với sự kiện ngoài trời cần có điều khoản về cấp gió cụ thể vượt cấp nào được coi là bất khả kháng. Đối với sự kiện có khách nước ngoài cần có điều khoản về dịch bệnh lệnh cấm tụ tập.

Mẫu hợp đồng tham khảo cho các loại tiệc

Mỗi loại tiệc có một số đặc thù trong hợp đồng. Phần này tổng hợp các điểm đặc thù cho ba loại tiệc phổ biến nhất.

Mẫu hợp đồng tiệc year end party

Hợp đồng tiệc year end party có một số đặc thù. Quy mô thường lớn từ một trăm đến hai nghìn khán giả ngân sách cao. Phần phạm vi dịch vụ chi tiết với nhiều hạng mục gồm catering thiết bị âm thanh ánh sáng LED nhân sự ekip decor tiết mục biểu diễn.

Phần kịch bản chương trình chi tiết với timeline cho phần ăn tiệc các tiết mục biểu diễn các phần phát biểu cao trào countdown. Phần thanh toán thường ba đợt với đặt cọc đợt một sau ký đợt hai trước sự kiện hai tuần đợt cuối sau sự kiện.

Điều khoản đặc thù về tiết mục biểu diễn có ca sĩ band live nghệ sĩ chuyên nghiệp. Quyền sử dụng hình ảnh và video sự kiện cho mục đích truyền thông nội bộ.

Mẫu hợp đồng tiệc gala dinner

Hợp đồng gala dinner có yếu tố trang trọng cao cấp. Quy mô vừa từ năm mươi đến năm trăm khách ngân sách cao trên đầu khách. Phần phạm vi dịch vụ chi tiết với chất lượng cao gồm catering set menu nhiều món thiết bị âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp decor sang trọng.

Điều khoản đặc thù về dress code formal cho khách. Khu vực red carpet check-in trang trọng. Tiết mục giải trí cao cấp ca sĩ nổi tiếng band quốc tế.

Có thể có điều khoản về phiên dịch nếu có khách quốc tế. Tài liệu bằng tiếng Anh cho khách quốc tế. Phòng VIP riêng cho khách quan trọng.

Mẫu hợp đồng tiệc cưới

Hợp đồng tiệc cưới có yếu tố cá nhân và truyền thống. Phần phạm vi dịch vụ gồm catering thực đơn tiệc cưới theo phong tục có thể có cả menu Việt Nam và menu kết hợp. Trang trí cưới sân khấu cưới backdrop có yếu tố lãng mạn.

Điều khoản đặc thù về nghi thức cưới gồm phần lễ rước dâu phần lễ cưới chính thức phần tiệc. MC dẫn cưới có kinh nghiệm dẫn các nghi thức truyền thống.

Có thể có điều khoản về số lượng khách thay đổi theo thông lệ tiệc cưới khách mời thực tế thường ít hơn dự kiến mười đến hai mươi phần trăm. Quy định ăn thiếu ăn thừa cách tính chi phí.

Mẫu hợp đồng tiệc launch event

Hợp đồng launch event có yếu tố thương hiệu và truyền thông cao. Phần phạm vi dịch vụ gồm phần reveal sản phẩm là điểm nhấn chính với hiệu ứng đặc biệt. Phần demo sản phẩm trên sân khấu. Tiết mục giải trí theo concept sản phẩm.

Điều khoản đặc thù về bảo mật cao sản phẩm chưa công bố trước ngày launch. Quyền sử dụng hình ảnh và video cho campaign marketing. Phối hợp với báo chí và influencer được mời.

Có thể có điều khoản về live stream sự kiện trên các kênh chính thức. Chất lượng quay phim cao cấp cho video marketing sau sự kiện.

Sai lầm phổ biến khi ký hợp đồng đặt tiệc

Phần này tổng hợp các sai lầm lặp lại nhiều nhất khi khách hàng ký hợp đồng đặt tiệc. Biết trước giúp tránh các tình huống bất lợi.

• Ký hợp đồng mà không đọc kỹ các điều khoản đặc biệt là phần phụ lục. Tin tưởng đơn vị tổ chức ký theo mẫu chuẩn không đọc kỹ đến khi có vấn đề mới phát hiện hợp đồng có điều khoản không có lợi đã ký không thay đổi được. Cách khắc phục là rà soát hợp đồng kỹ trước khi ký dành ít nhất hai đến ba ngày đọc cẩn thận tất cả các điều khoản và phụ lục đặc biệt rà soát phạm vi dịch vụ những gì KHÔNG bao gồm thang phạt hủy điều khoản bất khả kháng.
• Không có biên bản rõ ràng cho các thay đổi yêu cầu. Thay đổi được trao đổi qua điện thoại email zalo không có biên bản chính thức đến cuối khi thanh toán đơn vị tổ chức tính phí phát sinh khách hàng phản đối. Cách khắc phục là có quy trình ghi nhận thay đổi yêu cầu bằng văn bản mỗi thay đổi được ghi vào email hoặc văn bản với thông tin cụ thể đơn vị tổ chức xác nhận lại bằng văn bản trước khi thực hiện có phụ lục bổ sung cho các thay đổi lớn.
• Bỏ qua điều khoản về bất khả kháng và xử lý sự cố. Điều khoản bất khả kháng chung chung không cụ thể đến khi có tình huống ngoài tầm kiểm soát các bên không có cơ sở pháp lý rõ ràng. Cách khắc phục là điều khoản bất khả kháng cần liệt kê cụ thể các trường hợp gồm thiên tai dịch bệnh hỏa hoạn quy định cụ thể quyền lợi và trách nhiệm các bên đối với sự kiện ngoài trời có điều khoản về cấp gió cụ thể.
• Phạm vi dịch vụ không rõ ràng không có phần những gì không bao gồm. Mô tả phạm vi chung chung không cụ thể đến khi sự kiện diễn ra phát hiện thiếu hạng mục phải trả phí phát sinh. Cách khắc phục là yêu cầu phạm vi dịch vụ chi tiết với số lượng cụ thể của từng hạng mục đặc biệt yêu cầu phần liệt kê những gì KHÔNG bao gồm để biết những hạng mục phải tự chuẩn bị.
• Không thương lượng các điều khoản bất lợi trước khi ký. Chấp nhận hợp đồng mẫu của đơn vị tổ chức không thương lượng các điều khoản có thể có lợi cho mình. Cách khắc phục là rà soát hợp đồng phát hiện các điểm có thể thương lượng để có lợi cho mình thang phạt hủy quá cao có thể giảm điều khoản về thay đổi yêu cầu có thể có một số lần miễn phí điều khoản bất khả kháng có thể bổ sung các tình huống cụ thể.
• Không nhờ luật sư rà soát với hợp đồng giá trị cao. Hợp đồng giá trị trên trăm triệu đồng tự rà soát có thể bỏ sót các điểm pháp lý quan trọng. Cách khắc phục là nhờ luật sư hoặc bộ phận pháp chế nội bộ doanh nghiệp rà soát hợp đồng giá trị cao họ có chuyên môn pháp lý có thể phát hiện các điểm rủi ro pháp lý mà người không chuyên không thấy.
• Không kiểm tra tính pháp lý của đơn vị tổ chức trước khi ký. Ký hợp đồng với đơn vị không có giấy phép kinh doanh hợp pháp hoặc có nhưng không trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đến khi có tranh chấp khó truy cứu. Cách khắc phục là kiểm tra giấy phép kinh doanh của đơn vị tổ chức trước khi ký yêu cầu cung cấp bản sao có công chứng kiểm tra mã số doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành soạn hợp đồng đặt tiệc và tổ chức tiệc trọn gói tại TP.HCM bao gồm tư vấn cấu trúc hợp đồng chuẩn với mười điều khoản cốt lõi, các trường thông tin cần điền đầy đủ, các điều khoản quan trọng cần lưu ý, các phụ lục đi kèm như bảng báo giá kịch bản chương trình mẫu thiết kế sơ đồ bàn tiệc, quy trình ký kết hợp đồng từ proposal đến hợp đồng cuối, mẫu hợp đồng tham khảo cho các loại tiệc khác nhau gồm year end party gala dinner tiệc cưới launch event. Tham khảo các dự án tiệc đã triển khai và báo giá tổ chức tiệc theo loại và quy mô.