Thư mời tham dự tất niên: Mẫu cho nhân viên và đối tác

Ba loại thư mời tất niên phổ biến theo hình thức

Doanh nghiệp có ba hình thức thư mời tất niên chính phù hợp với các đối tượng nhận khác nhau. Hiểu các hình thức giúp chọn đúng cho từng nhóm khách.

Thiệp giấy in cao cấp

Thiệp giấy in là hình thức truyền thống nhất và cao cấp nhất. Thường được thiết kế chuyên nghiệp in trên giấy chất lượng cao có thể có yếu tố nổi mạ vàng. Kích thước phổ biến mười ba nhân mười tám hoặc mười lăm nhân hai mươi centimet.

Phù hợp gửi cho đối tác lớn khách hàng quan trọng cấp lãnh đạo cao của các công ty khác. Tạo cảm giác tôn trọng và đẳng cấp cao. Người nhận có thể giữ làm kỷ niệm hoặc trưng bày tại văn phòng.

Hạn chế là chi phí cao thường vài chục nghìn đồng đến vài trăm nghìn đồng mỗi thiệp tùy thiết kế. Thời gian sản xuất từ một đến hai tuần tùy độ phức tạp. Cần thời gian gửi qua đường bưu điện hoặc nhân sự đi giao trực tiếp.

Số lượng thường có giới hạn từ ba mươi đến hai trăm thiệp tùy quy mô doanh nghiệp. Không phù hợp gửi cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp lớn do chi phí và thời gian.

Thiệp mời điện tử

Thiệp mời điện tử là hình thức phổ biến nhất hiện nay. Thiết kế đẹp tương tự thiệp giấy nhưng dưới dạng file hình ảnh hoặc PDF có thể có yếu tố động như video ngắn. Kích thước thiết kế tối ưu cho cả hiển thị trên điện thoại và máy tính.

Phù hợp gửi cho đa số đối tượng từ nhân viên nội bộ đến đối tác khách hàng. Có thể gửi qua nhiều kênh khác nhau email Zalo Facebook Messenger Viber. Linh hoạt và tiết kiệm chi phí.

Chi phí thấp chỉ tốn chi phí thiết kế ban đầu sau đó có thể gửi không giới hạn số lượng. Thời gian gửi tức thì có thể gửi đồng loạt cho hàng nghìn người. Người nhận có thể chia sẻ với người khác nếu cần.

Hạn chế là cảm giác không cao cấp bằng thiệp giấy. Người nhận có thể bỏ qua không xem nếu giữa hàng loạt tin nhắn khác. Cần thiết kế thật sự nổi bật để thu hút sự chú ý.

Email nội bộ cho nhân viên

Email nội bộ là hình thức đơn giản nhất dành riêng cho nhân viên trong doanh nghiệp. Có thể là email thuần văn bản hoặc kèm thiệp điện tử thiết kế đẹp. Gửi qua hệ thống email công ty.

Phù hợp với nhân viên nội bộ vì có tính chính thức trong nội bộ doanh nghiệp. Có thể có form đăng ký số lượng khách đi cùng dress code và các yêu cầu khác. Dễ thu thập thông tin phản hồi từ nhân viên.

Chi phí gần như không có. Thời gian gửi tức thì. Có thể có theo dõi tỷ lệ mở email tỷ lệ xác nhận tham dự để chuẩn bị số lượng catering chính xác.

Cần đảm bảo email không bị vào hộp thư rác. Tiêu đề email cần thu hút và rõ ràng để nhân viên mở xem. Có thể có nhắc lại email trước sự kiện vài ngày để đảm bảo nhân viên không quên.

Cấu trúc chuẩn với mười yếu tố không thể thiếu

Thư mời tất niên dù dưới hình thức nào cũng cần có cấu trúc chuẩn với các yếu tố cơ bản. Thiếu yếu tố nào có thể làm khách hàng không có đủ thông tin để quyết định tham dự.

Yếu tố một logo và tên doanh nghiệp

Logo và tên doanh nghiệp đầy đủ là yếu tố đầu tiên trên thư mời. Logo cần ở vị trí nổi bật thường ở đầu thư mời. Tên doanh nghiệp đầy đủ không viết tắt ví dụ Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Một Thành Viên ABC chứ không phải Công ty ABC.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc thuộc tập đoàn cần ghi rõ chi nhánh hoặc đơn vị tổ chức cụ thể. Ví dụ Công ty XYZ chi nhánh TP.HCM hoặc Phòng Kinh doanh Công ty XYZ.

Yếu tố hai tiêu đề thư mời

Tiêu đề thư mời cần rõ ràng nêu rõ loại tiệc và năm. Ví dụ Trân Trọng Kính Mời Tham Dự Tiệc Tất Niên Cuối Năm hoặc Thiệp Mời Tham Dự Tiệc Tất Niên Năm Ất Tị.

Tiêu đề được thiết kế nổi bật thường có cỡ chữ lớn hơn các phần khác. Có thể có font chữ đặc biệt phong cách Tết. Có thể có hình minh họa nhẹ như hoa đào hoa mai bánh chưng.

Yếu tố ba người được mời

Tên người được mời cần được ghi rõ ràng. Đối với thư mời cá nhân ghi tên đầy đủ và chức danh của người được mời. Ví dụ Kính gửi Ông Nguyễn Văn A Tổng Giám đốc Công ty XYZ.

Đối với thư mời chung cho nhân viên hoặc nhóm có thể ghi chung. Ví dụ Kính gửi Quý Cán Bộ Nhân Viên Công ty hoặc Kính gửi Quý Đối Tác và Khách Hàng Thân Thiết.

Yếu tố bốn lời mở đầu

Lời mở đầu là phần văn bản dẫn dắt vào nội dung mời chính. Thường có yếu tố nhắc đến không khí cuối năm sự kết thúc một năm và mong muốn tổ chức một buổi sum họp.

Ví dụ Một năm với nhiều dấu ấn đáng nhớ sắp khép lại. Để cùng nhìn lại hành trình một năm qua và chào đón một năm mới sắp đến Công ty XYZ trân trọng kính mời. Cách dẫn dắt này tạo cảm xúc cho người đọc.

Tránh các câu sáo rỗng như Trong không khí náo nức của những ngày cuối năm hoặc Năm cũ sắp qua đi năm mới sắp đến. Các câu này quá phổ biến không tạo được ấn tượng riêng.

Yếu tố năm thời gian và địa điểm

Thời gian sự kiện cần ghi rõ ràng có đầy đủ ngày tháng năm và giờ cụ thể. Ví dụ mười tám giờ ba mươi phút Thứ Bảy ngày hai mươi tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu. Có thể ghi cả ngày âm lịch nếu phù hợp với phong cách tất niên truyền thống.

Địa điểm cần có tên đầy đủ và địa chỉ chi tiết. Ví dụ Sảnh Tiệc Vinpearl Khách sạn Sofitel Saigon Plaza số mười bảy đường Lê Duẩn Quận một TP.HCM. Có thể có ghi chú về cách đến hoặc bãi đỗ xe nếu cần.

Yếu tố sáu chương trình tổng quan

Chương trình tổng quan cho khách biết các hoạt động chính của buổi tiệc. Không cần quá chi tiết chỉ có các phần lớn để khách hình dung. Ví dụ đón khách mười tám giờ ba mươi phát biểu khai mạc mười chín giờ tiệc tối và biểu diễn từ mười chín giờ ba mươi đến hai mươi mốt giờ ba mươi.

Chương trình tổng quan tạo cảm giác buổi tiệc được tổ chức bài bản. Khách hàng có thể quyết định tham dự dựa trên các hoạt động họ quan tâm. Đặc biệt với khách quan trọng họ có thể sắp xếp thời gian phù hợp với phần họ cần có mặt.

Yếu tố bảy dress code

Dress code là yếu tố quan trọng đặc biệt với tiệc trang trọng. Cần ghi rõ ràng để khách hàng chuẩn bị trang phục phù hợp. Phổ biến có ba mức trang phục truyền thống áo dài Việt Nam vest trang trọng smart casual.

Có thể có yêu cầu màu sắc cụ thể. Ví dụ trang phục tone đỏ vàng cho không khí Tết hoặc trang phục tone xanh navy cho concept biển. Tone màu giúp tạo cảm giác đồng bộ trong buổi tiệc.

Yếu tố tám thông tin xác nhận tham dự

Thông tin xác nhận tham dự RSVP là yếu tố thực tế quan trọng cho ban tổ chức chuẩn bị số lượng catering. Cần có người liên hệ số điện thoại hoặc email để khách hàng xác nhận. Có thể có hạn cuối xác nhận thường năm đến mười ngày trước sự kiện.

Ví dụ Xin vui lòng xác nhận tham dự trước ngày mười lăm tháng mười hai qua số điện thoại không chín tám hoặc email [email protected]. Người phụ trách Chị Nguyễn Thị B.

Yếu tố chín lời cảm ơn và chữ ký

Lời cảm ơn ngắn thể hiện sự tôn trọng với khách hàng. Ví dụ Chúng tôi rất mong được đón tiếp quý vị tại buổi tiệc đặc biệt này. Xin chân thành cảm ơn.

Chữ ký của người mời thường là Tổng Giám đốc hoặc Trưởng phòng phụ trách. Có chữ ký bằng tay quét vào file hoặc chữ ký điện tử đại diện. Có dấu công ty cho thiệp giấy trang trọng.

Yếu tố mười thông tin liên hệ và footer

Thông tin liên hệ của doanh nghiệp ở footer của thư mời. Địa chỉ trụ sở số điện thoại email website. Có thể có các kênh mạng xã hội nếu phù hợp.

Footer cũng có thể có các yếu tố trang trí như hình ảnh nhỏ đường viền dòng chữ cảm ơn lần cuối. Tạo cảm giác thư mời hoàn chỉnh có đầy đủ thông tin liên lạc nếu khách cần.

Mẫu thư mời cho nhân viên nội bộ

Thư mời cho nhân viên nội bộ có tone khác với thư mời cho đối tác. Tone thân mật ấm áp gần gũi hơn không quá trang trọng. Cảm giác như lãnh đạo mời các thành viên trong gia đình lớn của công ty.

Mẫu một cho doanh nghiệp truyền thống

Phù hợp với doanh nghiệp có văn hóa truyền thống thâm niên dài có nhiều nhân viên gắn bó lâu năm. Tone trang trọng vừa phải có yếu tố tôn trọng nhân viên.

Công ty XYZ trân trọng kính mời.

Kính gửi Quý Cán Bộ Nhân Viên Công ty.

Một năm với nhiều dấu ấn đáng nhớ sắp khép lại. Để cùng nhìn lại hành trình một năm qua và chào đón một năm mới sắp đến Công ty XYZ trân trọng kính mời toàn thể quý cán bộ nhân viên cùng người thân tham dự buổi Tiệc Tất Niên Cuối Năm Ất Tị.

Thời gian: Mười tám giờ ba mươi phút Thứ Bảy ngày hai mươi tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu.

Địa điểm: Sảnh Tiệc Vinpearl Khách sạn Sofitel Saigon Plaza số mười bảy đường Lê Duẩn Quận một TP.HCM.

Chương trình: Đón khách và mời nước khai vị từ mười tám giờ ba mươi phát biểu khai mạc của Tổng Giám đốc lúc mười chín giờ tiệc tối và các tiết mục biểu diễn từ mười chín giờ ba mươi phần ghi nhận đóng góp năm qua từ hai mươi mốt giờ.

Dress code: Trang phục Tết tone đỏ vàng hoặc áo dài truyền thống Việt Nam.

Mỗi nhân viên có thể đăng ký một suất cho người thân đi cùng. Xin vui lòng đăng ký tham dự qua hệ thống nội bộ trước ngày mười tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu.

Trân trọng.

Tổng Giám đốc.

Mẫu hai cho doanh nghiệp hiện đại

Phù hợp với doanh nghiệp công nghệ doanh nghiệp khởi nghiệp có văn hóa trẻ trung. Tone gần gũi hơn không quá nghi thức.

Xin chào toàn thể đội ngũ.

Một năm tuyệt vời sắp khép lại với rất nhiều khoảnh khắc đáng nhớ. Chúng ta đã cùng nhau trải qua những thử thách lớn đạt được những thành tựu mới và cùng nhau lớn lên. Để ăn mừng tất cả những điều này Ban Giám đốc trân trọng mời toàn thể đội ngũ tham dự buổi tiệc tất niên cuối năm.

Đây là dịp đặc biệt để chúng ta ăn uống vui vẻ với nhau nhìn lại năm qua và cùng nhau hứng khởi cho năm mới.

Khi nào: Mười tám giờ Thứ Bảy ngày hai mươi tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu.

Ở đâu: Sảnh Tiệc Vinpearl Khách sạn Sofitel Saigon Plaza số mười bảy đường Lê Duẩn Quận một TP.HCM. Bãi đỗ xe miễn phí có sẵn.

Có gì: Welcome drinks bữa tối các trò chơi tập thể vui nhộn các tiết mục biểu diễn ngẫu nhiên từ chính các thành viên trong đội ngũ giải thưởng đặc biệt cho các bộ phận có thành tích nổi bật.

Mặc gì: Smart casual nhưng có yếu tố Tết. Khuyến khích áo đỏ áo dài hoặc bất kỳ trang phục nào các bạn thấy thú vị.

Có thể mang theo một người thân nếu muốn. Xin vui lòng RSVP qua đường link đính kèm trước ngày mười tháng mười hai.

Hẹn gặp các bạn tại buổi tiệc.

Mẫu ba cho doanh nghiệp vừa

Phù hợp với doanh nghiệp vừa khoảng năm mươi đến hai trăm nhân viên. Tone kết hợp giữa truyền thống và hiện đại.

Kính mời toàn thể quý cán bộ nhân viên.

Năm Giáp Thìn vừa qua là một năm đáng nhớ với công ty chúng ta. Cùng nhau chúng ta đã vượt qua những thách thức và đạt được nhiều thành tựu đáng tự hào. Để ghi nhận đóng góp của toàn thể đội ngũ và chào đón một năm mới Công ty XYZ trân trọng tổ chức Tiệc Tất Niên Cuối Năm.

Thời gian: Mười tám giờ Thứ Sáu ngày mười chín tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu.

Địa điểm: Sảnh Tiệc Hoa Lan Khách sạn Eastin Grand Saigon số mười bảy A đường Lý Tự Trọng Quận một TP.HCM.

Chương trình: Tiệc đứng welcome trong nửa giờ phát biểu của Tổng Giám đốc và lãnh đạo cấp cao tiệc tối ngồi bàn với năm món tiêu chuẩn các tiết mục biểu diễn xen kẽ giữa các phần ăn phần ghi nhận đóng góp năm qua và lì xì sớm phần giao lưu kết thúc buổi tiệc.

Dress code: Lịch sự tone đỏ vàng hoặc tone đất ấm áp.

Mỗi nhân viên có thể đăng ký một suất cho người thân đi cùng. Đăng ký tham dự qua phòng Nhân sự trước ngày mười hai tháng mười hai.

Mong gặp tất cả các bạn tại buổi tiệc đặc biệt này.

Ban Giám đốc Công ty XYZ.

Mẫu thư mời cho đối tác và khách hàng

Thư mời cho đối tác và khách hàng có tone trang trọng cao hơn. Cảm giác như doanh nghiệp đang gửi lời cảm ơn đến những người đã đồng hành trong suốt năm qua.

Mẫu một cho đối tác chiến lược

Phù hợp với đối tác chiến lược lâu năm có quan hệ đặc biệt. Tone trang trọng cao có yếu tố cá nhân hóa.

Công ty XYZ trân trọng kính mời.

Kính gửi Ông Nguyễn Văn A Tổng Giám đốc Công ty ABC.

Trải qua một năm với nhiều dấu ấn và thành tựu Công ty XYZ trân trọng kính mời Quý Đối Tác và Quý Khách Hàng thân thiết tham dự buổi Tiệc Tất Niên Cuối Năm Ất Tị. Đây là dịp đặc biệt để chúng tôi gửi lời tri ân đến quý vị đã đồng hành cùng Công ty trong suốt năm qua đồng thời chia sẻ định hướng phát triển trong năm mới.

Thời gian: Mười tám giờ ba mươi phút Thứ Bảy ngày hai mươi tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu.

Địa điểm: Sảnh Tiệc Grand Ballroom Khách sạn InterContinental Saigon số bảy đường Hai Bà Trưng Quận một TP.HCM.

Chương trình: Đón khách và mời nước khai vị tại Lobby từ mười tám giờ ba mươi phát biểu khai mạc của Chủ tịch Hội đồng Quản trị lúc mười chín giờ tiệc tối với thực đơn cao cấp năm món và các tiết mục biểu diễn xen kẽ phần chia sẻ định hướng năm hai nghìn không trăm hai mươi bảy phần giao lưu và chụp ảnh lưu niệm.

Dress code: Lịch sự trang trọng. Smart formal cho nam vest hoặc complet. Smart formal cho nữ áo dài hoặc đầm cocktail.

Sự hiện diện của Quý vị là vinh hạnh lớn cho Công ty chúng tôi. Xin vui lòng xác nhận tham dự trước ngày mười lăm tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu qua chị Nguyễn Thị B số điện thoại không chín tám hoặc email [email protected].

Trân trọng.

Chủ tịch Hội đồng Quản trị.

Công ty XYZ.

Mẫu hai cho khách hàng doanh nghiệp

Phù hợp với khách hàng doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ trong năm. Tone trang trọng vừa phải có yếu tố cảm ơn sự đồng hành.

Công ty XYZ trân trọng kính mời.

Kính gửi Quý Khách Hàng thân thiết.

Năm Giáp Thìn đã chứng kiến hành trình thành công của Công ty XYZ cùng Quý Khách Hàng. Sự tin tưởng và đồng hành của Quý vị trong suốt năm qua là động lực để chúng tôi không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ. Nhân dịp cuối năm Công ty XYZ trân trọng kính mời Quý Khách Hàng tham dự buổi Tiệc Tất Niên Cuối Năm để cùng chúng tôi nhìn lại hành trình một năm và chào đón năm mới.

Thời gian: Mười tám giờ ba mươi phút Chủ Nhật ngày hai mươi mốt tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu.

Địa điểm: Trung tâm Hội nghị GEM Center số tám đường Nguyễn Bỉnh Khiêm Quận một TP.HCM.

Chương trình: Đón khách từ mười tám giờ phát biểu của Tổng Giám đốc lúc mười tám giờ ba mươi tiệc tối ngồi bàn với năm món chuẩn các tiết mục biểu diễn của các nghệ sĩ chuyên nghiệp phần giao lưu trao quà cảm ơn khách hàng quan trọng.

Dress code: Lịch sự tone Tết.

Mỗi khách hàng được mời một đại diện. Có thể có một người đi cùng nếu phù hợp. Xin vui lòng xác nhận tham dự trước ngày mười sáu tháng mười hai qua bộ phận chăm sóc khách hàng.

Rất mong được đón tiếp Quý vị tại buổi tiệc đặc biệt này.

Tổng Giám đốc Công ty XYZ.

Mẫu ba cho nhà cung cấp và đối tác mới

Phù hợp với nhà cung cấp đã hợp tác trong năm hoặc đối tác mới muốn xây dựng quan hệ. Tone trang trọng vừa phải có yếu tố mở.

Công ty XYZ trân trọng kính mời.

Kính gửi Quý Đối Tác.

Cuối năm là dịp để các đơn vị có cơ hội gặp gỡ và chia sẻ những kết quả đã đạt được trong năm qua. Trong tinh thần đó Công ty XYZ trân trọng kính mời Quý Đối Tác cùng tham dự buổi Tiệc Tất Niên Cuối Năm. Đây cũng là cơ hội để chúng ta cùng trao đổi và chia sẻ về các định hướng hợp tác trong năm mới.

Thời gian: Mười tám giờ Thứ Sáu ngày mười chín tháng mười hai năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu.

Địa điểm: Sảnh Tiệc Magnolia Khách sạn New World Saigon số bảy mươi sáu đường Lê Lai Quận một TP.HCM.

Chương trình: Đón khách và welcome drinks từ mười tám giờ phát biểu của Tổng Giám đốc tiệc tối với thực đơn cao cấp các tiết mục biểu diễn nhẹ phần giao lưu networking giữa các đối tác.

Dress code: Lịch sự smart casual.

Sự tham dự của Quý vị sẽ làm cho buổi tiệc thêm ý nghĩa. Xin vui lòng xác nhận tham dự qua đường link đính kèm trước ngày mười lăm tháng mười hai.

Trân trọng.

Tổng Giám đốc Công ty XYZ.

Mẫu thư mời tân niên đầu năm

Tân niên là tiệc đầu năm sau Tết khác với tất niên cuối năm. Thư mời tân niên có một số đặc thù riêng cần lưu ý.

Đặc thù của thư mời tân niên

Tân niên thường tổ chức trong tháng Giêng âm lịch khoảng mùng bốn đến mùng mười lăm tháng Giêng. Là dịp đầu năm chào đón năm mới với tinh thần khởi đầu lạc quan.

Thư mời tân niên có yếu tố Tết mạnh hơn tất niên vì sự kiện diễn ra trong không khí Tết thực sự. Có thể có các yếu tố như chúc Tết lì xì hoa Tết bánh chưng bánh tét trong nội dung thư mời.

Tone của thư mời tân niên tươi vui khởi đầu khác với tone tổng kết của thư mời tất niên. Nhấn mạnh vào những điều mới mẻ trong năm mới những cơ hội hợp tác mới.

Mẫu thư mời tân niên cho đối tác

Công ty XYZ trân trọng kính mời.

Kính gửi Quý Đối Tác.

Nhân dịp đầu năm Ất Tị Công ty XYZ trân trọng gửi đến Quý Đối Tác lời chúc mừng năm mới an khang thịnh vượng vạn sự như ý. Để khởi đầu một năm mới đầy năng lượng và mở ra những cơ hội hợp tác mới Công ty XYZ trân trọng kính mời Quý vị tham dự buổi Tiệc Tân Niên Đầu Năm.

Thời gian: Mười tám giờ ba mươi phút Thứ Sáu ngày sáu tháng hai năm hai nghìn không trăm hai mươi bảy tức mùng mười tháng Giêng năm Ất Tị.

Địa điểm: Sảnh Tiệc Park Hyatt Khách sạn Park Hyatt Saigon số hai đường Lam Sơn Quận một TP.HCM.

Chương trình: Đón khách và welcome drinks từ mười tám giờ ba mươi nghi thức khai xuân và mừng tuổi đầu năm phát biểu của Tổng Giám đốc về định hướng năm mới tiệc tối với thực đơn cao cấp các tiết mục biểu diễn nhẹ nhàng phù hợp không khí xuân.

Dress code: Trang phục Tết tone đỏ vàng hoặc lịch sự trang trọng. Có thể mặc áo dài truyền thống Việt Nam.

Sự hiện diện của Quý vị sẽ mở đầu một năm mới đầy may mắn và thành công cho cả hai bên. Xin vui lòng xác nhận tham dự trước ngày ba mươi tháng một qua chị Nguyễn Thị B.

Kính chúc Quý vị một năm mới an khang thịnh vượng.

Tổng Giám đốc Công ty XYZ.

Mẫu thư mời tân niên cho nhân viên

Kính mời toàn thể quý cán bộ nhân viên.

Một năm mới Ất Tị đã đến mang theo những hy vọng và cơ hội mới. Để khởi đầu một năm làm việc đầy năng lượng và truyền thống Công ty XYZ trân trọng tổ chức Tiệc Tân Niên Đầu Năm.

Thời gian: Mười hai giờ Thứ Hai ngày ba mươi mốt tháng một năm hai nghìn không trăm hai mươi bảy tức mùng bốn tháng Giêng năm Ất Tị là ngày làm việc đầu tiên sau Tết.

Địa điểm: Sảnh hội trường công ty tại tầng năm tòa nhà văn phòng số mười lăm đường Nguyễn Huệ Quận một TP.HCM.

Chương trình: Nghi thức cúng khai xuân đầu năm phát biểu của Tổng Giám đốc về định hướng năm mới Ất Tị tiệc trưa với các món truyền thống Tết bánh chưng bánh tét gà luộc xôi gấc nem rán phần lì xì đầu năm của Ban Giám đốc cho toàn thể nhân viên trò chơi vui tươi đầu năm.

Dress code: Trang phục Tết tone đỏ vàng. Khuyến khích áo dài truyền thống.

Đây là sự kiện quan trọng của công ty đầu năm. Mong tất cả các bạn có mặt đầy đủ.

Ban Giám đốc Công ty XYZ.

Nguyên tắc thiết kế thiệp mời đẹp

Thiết kế thiệp mời ảnh hưởng lớn đến ấn tượng đầu tiên với khách hàng. Phần này tổng hợp các nguyên tắc thiết kế cho thiệp mời tất niên đẹp.

Bố cục và phân cấp thông tin

Thiệp mời cần có bố cục rõ ràng phân cấp thông tin theo mức độ quan trọng. Thông tin quan trọng nhất ở vị trí nổi bật thường ở giữa thiệp. Các thông tin khác sắp xếp xung quanh theo thứ tự ưu tiên giảm dần.

Logo doanh nghiệp thường ở đầu trên cùng. Tiêu đề thư mời cỡ chữ lớn nổi bật ở phần giữa trên. Các thông tin chi tiết thời gian địa điểm chương trình ở phần giữa và giữa dưới. Footer thông tin liên hệ ở phần cuối.

Tỷ lệ trắng và đen cần cân bằng. Không nhồi quá nhiều thông tin trong một thiệp. Có khoảng trắng thoáng để mắt không bị mỏi khi đọc.

Tone màu và phong cách

Tone màu chính của thiệp mời tất niên truyền thống là đỏ vàng. Đỏ tượng trưng cho may mắn vàng cho thịnh vượng. Có thể kết hợp với màu trắng làm nền hoặc đen để tạo độ tương phản.

Tone màu hiện đại có thể có các lựa chọn khác. Tone xanh navy phối vàng kim tạo cảm giác sang trọng. Tone đen phối vàng kim tạo cảm giác đẳng cấp cao. Tone hồng pastel phối vàng kim tạo cảm giác mềm mại tinh tế.

Phong cách thiết kế có thể truyền thống với các họa tiết hoa đào hoa mai bánh chưng. Phong cách hiện đại với các hình hình học tối giản. Phong cách kết hợp truyền thống và hiện đại là xu hướng hiện nay.

Phông chữ và đọc dễ

Phông chữ cho thiệp mời cần dễ đọc và phù hợp với phong cách. Phông chữ truyền thống serif cho tone trang trọng cao như Times New Roman Garamond. Phông chữ sans-serif cho tone hiện đại như Montserrat Open Sans.

Có thể có hai phông chữ một cho tiêu đề một cho nội dung. Tiêu đề có thể có phông chữ thư pháp hoặc handwritten tạo cảm giác đặc biệt. Nội dung dùng phông chữ tiêu chuẩn dễ đọc.

Cỡ chữ cần phù hợp với kích thước thiệp. Tiêu đề khoảng hai mươi bốn đến ba mươi sáu point. Nội dung khoảng mười hai đến mười bốn point. Đảm bảo thiệp có thể đọc rõ ràng không cần kính lúp.

Yếu tố trang trí và họa tiết

Yếu tố trang trí làm thiệp mời thêm sinh động. Hoa đào hoa mai cách điệu là yếu tố phổ biến cho tone Tết. Hình ảnh bánh chưng bánh tét đèn lồng pháo hoa cũng phù hợp.

Họa tiết viền có thể là viền hoa văn truyền thống Việt Nam hoặc viền tối giản hiện đại. Không nên quá nhiều họa tiết làm thiệp bị rối. Mức độ trang trí nên vừa phải khoảng hai mươi đến ba mươi phần trăm diện tích thiệp.

Đối với thiệp giấy cao cấp có thể có các yếu tố đặc biệt. In nổi mạ vàng cho logo và tiêu đề. Đường viền dập nổi tạo cảm giác sang trọng. Có thể có cắt laser tạo hình họa tiết phức tạp.

Yếu tố tương tác cho thiệp điện tử

Thiệp điện tử có thể có yếu tố tương tác mà thiệp giấy không có được. Video ngắn ba đến năm giây giới thiệu sự kiện. Hiệu ứng động khi mở thiệp như hoa đào bay ra pháo hoa nổ. Nút bấm xác nhận tham dự dẫn đến form đăng ký.

Cần đảm bảo các yếu tố tương tác tương thích với nhiều thiết bị. Hiển thị tốt trên điện thoại máy tính bảng máy tính. Không quá nặng làm tải lâu trên kết nối yếu.

Có thể có nhạc nền nhẹ phù hợp tone Tết. Cần để khách có thể tắt nếu không muốn. Không nhạc tự động phát quá to làm khách giật mình.

Kênh gửi và thời điểm gửi tối ưu

Kênh gửi và thời điểm gửi ảnh hưởng đến tỷ lệ khách nhận và xác nhận tham dự. Phần này tổng hợp các lưu ý quan trọng.

Kênh gửi cho từng đối tượng

Đối tác chiến lược và khách hàng quan trọng nên gửi thiệp giấy cao cấp qua đường bưu điện hoặc nhân sự đi giao trực tiếp. Tạo cảm giác đặc biệt tôn trọng. Có thể kèm theo email báo trước để khách biết thiệp đang được gửi.

Khách hàng và đối tác thông thường có thể gửi thiệp điện tử qua email. Đảm bảo email không vào hộp thư rác. Có thể gửi nhắc lại qua Zalo hoặc tin nhắn nếu khách không xác nhận sau ba đến năm ngày.

Nhân viên nội bộ gửi qua email công ty và thông báo trong nhóm chat nội bộ. Có thể có hệ thống đăng ký tham dự trên trang nội bộ của công ty. Dễ thu thập thông tin chính xác về số lượng tham dự.

Thời điểm gửi tối ưu

Thư mời tất niên nên gửi trước sự kiện khoảng ba đến năm tuần. Đủ thời gian cho khách lên lịch tránh trùng với các sự kiện khác. Không quá sớm làm khách quên không xác nhận.

Đối tác lớn và khách hàng quan trọng có thể gửi sớm hơn bốn đến sáu tuần để họ có thời gian sắp xếp lịch. Có thể có thư mời thân mật trước thiệp chính thức một đến hai tuần để báo trước.

Nhân viên nội bộ có thể gửi sau hai đến ba tuần trước sự kiện. Nhân viên thường có lịch linh hoạt hơn không cần thông báo quá sớm.

Thư mời tân niên nên gửi trước Tết khoảng hai tuần. Sau Tết nhân viên và đối tác có thể đã sắp xếp lịch riêng khó tham dự nếu thư đến muộn.

Thư xác nhận và nhắc lại

Sau khi gửi thư mời nên có cơ chế xác nhận tham dự. Cách phổ biến là thiệp mời có thông tin liên hệ xác nhận. Hoặc có đường link xác nhận trong thiệp điện tử.

Cần có thời hạn cuối xác nhận thường năm đến mười ngày trước sự kiện. Đủ thời gian cho ban tổ chức chuẩn bị số lượng catering bố trí chỗ ngồi.

Thư nhắc lại có thể gửi cho khách chưa xác nhận khoảng bảy đến mười ngày trước sự kiện. Tone nhẹ nhàng không gây áp lực. Ví dụ Kính gửi Quý vị. Để tiện cho việc chuẩn bị buổi tiệc tất niên xin Quý vị vui lòng xác nhận tham dự trước ngày X.

Thư cảm ơn sau sự kiện

Sau sự kiện nên có thư cảm ơn ngắn gửi cho khách đã tham dự. Tạo cảm giác doanh nghiệp quan tâm đến khách. Có thể là email thuần văn bản đơn giản không cần thiết kế cầu kỳ.

Có thể đính kèm ảnh hoặc video ngắn từ buổi tiệc. Khách sẽ có kỷ niệm về buổi tiệc và cảm nhận sự quan tâm của doanh nghiệp.

Thư cảm ơn nên gửi trong vòng ba đến năm ngày sau sự kiện. Không quá lâu làm cảm xúc về buổi tiệc đã phai. Không quá nhanh làm cảm giác máy móc.

Sai lầm phổ biến khi soạn thư mời tất niên

Phần này tổng hợp các sai lầm lặp lại nhiều nhất khi soạn thư mời tất niên. Biết trước giúp tránh các tình huống thư mời không tạo được ấn tượng.

• Thư mời quá ngắn thiếu thông tin cần thiết. Chỉ có vài dòng cơ bản như Trân Trọng Kính Mời Tham Dự Tiệc Tất Niên lúc bảy giờ tối tại nhà hàng ABC khách hàng không biết chính xác là tiệc gì có chương trình gì cần mặc gì. Cách khắc phục là đảm bảo thư mời có đủ mười yếu tố không thể thiếu logo tiêu đề người được mời lời mở đầu thời gian địa điểm chương trình tổng quan dress code thông tin xác nhận tham dự lời cảm ơn footer mỗi yếu tố cô đọng không quá dài tổng độ dài thư mời khoảng hai trăm năm mươi đến bốn trăm từ.
• Thư mời quá dài lan man không tập trung. Gửi thư mời hai trang nội dung kể chi tiết về lịch sử công ty thành tựu trong năm các hoạt động xã hội đã làm khách hàng đọc xong vẫn không tìm thấy thông tin quan trọng. Cách khắc phục là tập trung vào thông tin về buổi tiệc không kể chuyện công ty lời mở đầu tối đa hai đến ba câu chương trình tổng quan chỉ liệt kê các phần lớn không chi tiết hóa.
• Lời mở đầu sáo rỗng không có cá tính. Mở đầu với các câu sáo mòn như Trong không khí náo nức của những ngày cuối năm hoặc Năm cũ sắp qua đi năm mới sắp đến với những hy vọng mới các câu này quá phổ biến đến mức người nhận đọc lướt qua không cảm thấy gì đặc biệt. Cách khắc phục là viết lời mở đầu có yếu tố riêng của doanh nghiệp không sáo rỗng nhắc đến một dấu ấn cụ thể của năm qua hoặc nhắc đến quan hệ cụ thể với người nhận tạo cảm giác thư mời được viết riêng cho từng người.
• Thiết kế thiệp không phù hợp với concept buổi tiệc. Thiết kế thiệp tone xanh hiện đại trong khi buổi tiệc có concept truyền thống Tết hoặc ngược lại khi khách đến tham dự sự không nhất quán giữa thiệp và thực tế tạo cảm giác doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ. Cách khắc phục là thiết kế thiệp đồng nhất với concept buổi tiệc nếu buổi tiệc tone đỏ vàng truyền thống thiệp cũng tone tương tự nếu buổi tiệc concept hiện đại thiệp có thể tone tối giản hơn nhưng vẫn giữ yếu tố Tết nhẹ tham khảo mẫu thiệp với đơn vị thiết kế phông nền để đảm bảo đồng nhất.
• Thiếu thông tin xác nhận tham dự cụ thể. Thư mời không có thông tin về cách xác nhận tham dự ban tổ chức không biết chính xác số lượng khách để chuẩn bị catering. Cách khắc phục là luôn có thông tin xác nhận tham dự rõ ràng người liên hệ số điện thoại email có hạn cuối xác nhận thường năm đến mười ngày trước sự kiện có thể có đường link xác nhận trong thiệp điện tử dễ thu thập thông tin.
• Gửi thư mời quá muộn không đủ thời gian xác nhận. Gửi thư mời chỉ một tuần trước sự kiện khách hàng có thể đã có lịch khác không thể tham dự ban tổ chức không có đủ thời gian chuẩn bị. Cách khắc phục là gửi thư mời trước sự kiện ba đến năm tuần đối tác lớn và khách hàng quan trọng có thể sớm hơn bốn đến sáu tuần thư mời tân niên gửi trước Tết khoảng hai tuần.
• Không có thư nhắc lại cho khách chưa xác nhận. Sau khi gửi thư mời không có cơ chế theo dõi và nhắc lại nhiều khách quên xác nhận làm ban tổ chức khó dự đoán số lượng. Cách khắc phục là có hệ thống theo dõi khách đã xác nhận và chưa xác nhận gửi thư nhắc lại cho khách chưa xác nhận khoảng bảy đến mười ngày trước sự kiện tone nhẹ nhàng không gây áp lực.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tư vấn soạn thư mời tất niên và tổ chức tiệc tất niên tân niên trọn gói tại TP.HCM bao gồm ba loại thư mời phổ biến theo hình thức thiệp giấy in thiệp điện tử email nội bộ, cấu trúc chuẩn với mười yếu tố không thể thiếu, mẫu thư mời cho nhân viên nội bộ với tone thân mật, mẫu thư mời cho đối tác và khách hàng với tone trang trọng cao, mẫu thư mời tân niên đầu năm, nguyên tắc thiết kế thiệp mời đẹp phù hợp với concept, các kênh gửi thư mời và thời điểm gửi tối ưu. Tham khảo các dự án tiệc tất niên đã triển khai và báo giá tổ chức tất niên theo quy mô thực tế.