Sân khấu ngoài trời: kích thước, kết cấu và lưu ý thi công

Sân khấu ngoài trời là gì và khi nào cần dùng

Sân khấu ngoài trời là cấu trúc nâng cao được dựng tại không gian mở để phục vụ các hoạt động biểu diễn, phát biểu, nghi thức trong sự kiện. Khác với sân khấu cố định trong hội trường, sân khấu ngoài trời thường là cấu trúc lắp ghép tạm thời, có thể tháo dỡ sau khi sự kiện kết thúc, được thiết kế chịu được tác động của thời tiết và môi trường mở.

Sân khấu ngoài trời được dùng trong các tình huống sau:

• Lễ khai trương cửa hàng, đại lý, showroom có không gian sân riêng.
• Lễ khởi công, động thổ tại khu đất dự án bất động sản hoặc nhà máy.
• Hội nghị doanh nghiệp tổ chức tại sân resort, sân khu nghỉ dưỡng.
• Ngày hội nhân viên, ngày hội gia đình tại sân công ty.
• Lễ hội văn hóa, lễ hội cộng đồng tại quảng trường công cộng.
• Đêm gala kết hợp tiệc tối tại không gian ngoài trời resort.
• Sự kiện activation tại trung tâm thương mại có khu vực sân ngoài.
• Lễ ra mắt sản phẩm tại bãi đỗ xe của trung tâm thương mại hoặc đại lý.

Khi không gian tổ chức là sân ngoài trời, sân khấu trở thành điểm tập trung thị giác đầu tiên cho khán giả. Vì vậy thiết kế sân khấu phải được lên trước các hạng mục thiết bị khác như âm thanh, ánh sáng và LED, không thể làm ngược lại.

Các loại sân khấu ngoài trời phổ biến

Tại TP.HCM, các đơn vị cho thuê sân khấu sự kiện thường có sẵn vài loại cấu trúc khác nhau. Hiểu đặc điểm từng loại giúp chọn đúng cấu hình ngay từ giai đoạn lên phương án.

Trong cùng một sự kiện ngoài trời quy mô lớn, có thể kết hợp sân khấu chính khung truss có mái với sân khấu phụ khung sắt cho khu giao lưu hoặc khu trải nghiệm. Việc kết hợp này phải được tính sớm để khớp với mặt bằng tổng và ngân sách tổng.

Cách chọn kích thước sân khấu theo quy mô khán giả

Kích thước sân khấu phải được tính từ ba yếu tố: số khán giả, số người trên sân khấu cùng lúc và không gian phụ trợ phía sau. Quy tắc chung dùng để dự trù sơ bộ:

• Sân khấu nhỏ phục vụ 100 đến 200 khán giả: 6m x 4m, cao 60 đến 80cm.
• Sân khấu vừa phục vụ 200 đến 500 khán giả: 8m x 5m, cao 80 đến 100cm.
• Sân khấu lớn phục vụ 500 đến 1000 khán giả: 10m x 6m hoặc 12m x 6m, cao 100 đến 120cm.
• Sân khấu hoành tráng phục vụ trên 1000 khán giả: 14m x 8m trở lên, cao 120 đến 150cm.

Bảng dưới gom các quy mô khán giả phổ biến và kích thước sân khấu tham khảo:

Nguyên tắc chọn chiều cao sân khấu

• Chiều cao sân khấu phải đảm bảo khán giả ngồi ở hàng cuối vẫn nhìn rõ người trên sân khấu.
• Quy tắc chung: cứ thêm 10 hàng ghế phía sau, chiều cao sân khấu nên tăng thêm 20cm.
• Khi khán giả đứng (không có ghế), sân khấu cần cao hơn 30 đến 40cm so với khi khán giả ngồi.
• Sân khấu cao trên 120cm cần có cầu thang an toàn ở hai bên.
• Tránh sân khấu quá cao làm khán giả gần phải ngước cổ liên tục.

Thành phần một sân khấu ngoài trời chuyên nghiệp

Một sân khấu ngoài trời hoàn chỉnh không chỉ có khung và sàn mà gồm nhiều thành phần phối hợp với nhau. Hiểu đúng từng thành phần giúp tính toán cấu hình và ngân sách chính xác từ đầu.

Phần khung và sàn

• Khung kim loại làm cấu trúc chịu lực chính.
• Mặt sàn ván ép phủ thảm hoặc sơn nhám chống trượt.
• Cầu thang hai bên có tay vịn, độ dốc an toàn.
• Vách che phía sau và hai bên để hậu trường không lộ ra.

Phần khung mái và treo đèn

• Khung truss nhôm phía trên để treo loa, đèn, LED, motor xuyên suốt show.
• Mái che bạt PVC chống thấm, chống nắng cho thiết bị nhạy cảm.
• Hệ thống motor nâng hạ đèn nếu show có yếu tố thay đổi vị trí ánh sáng.
• Vách bạt hoặc lưới che thiết bị âm thanh phía sau khán giả.

Phần backdrop và LED

• Backdrop in bạt hiflex với logo sự kiện, logo doanh nghiệp, slogan.
• Màn hình LED chính trên sân khấu, kích thước phổ biến từ 4m x 3m đến 10m x 6m.
• Màn hình LED phụ hai bên cánh gà nếu khán giả ngồi rộng hơn góc nhìn LED chính.
• Hệ thống điều khiển video chuyên trách, kết nối với cue chương trình.

Phần ánh sáng và hiệu ứng

• Đèn par led, moving head, đèn beam treo trên khung truss.
• Đèn follow spot cho khu vực diễn viên hoặc MC chính.
• Máy phun khói hoặc hazer tạo hiệu ứng khi cần.
• Pháo điện tử hoặc pháo lạnh cho khoảnh khắc cao trào.

Phần phụ trợ

• Bục phát biểu trang trọng cho lễ nghi thức.
• Bàn ký kết, bàn lễ tân nếu có nghi thức ký kết hoặc trao giải.
• Khu vực hậu trường có vách ngăn riêng, có chỗ chuẩn bị cho diễn viên.
• Lối đi từ sân khấu xuống khán giả nếu có hoạt động giao lưu.

Yếu tố kỹ thuật cần kiểm tra trước khi setup

Sân khấu ngoài trời là một trong các hạng mục dễ gặp sự cố nhất nếu bỏ qua khâu khảo sát kỹ thuật. Các yếu tố sau cần được kiểm tra kỹ trước khi ký hợp đồng và bắt đầu setup.

Mặt bằng và nền đất

• Đo lại kích thước thực tế của khu vực dựng sân khấu, tính cả khoảng không phía trước và sau.
• Kiểm tra độ phẳng của nền, độ dốc dưới 2 phần trăm là an toàn cho sân khấu cao trên 80cm.
• Nền bê tông cần dùng đối trọng cố định, không khoan đinh xuống mặt sân.
• Nền đất mềm cần lót ván dưới chân khung để chống lún sau mưa.

Tải trọng và an toàn

• Hỏi rõ tải trọng cho phép trên mặt sàn, tính cả số người và thiết bị có thể ở trên cùng lúc.
• Tải treo trên khung mái phải được xác nhận bằng văn bản.
• Khoảng cách an toàn từ sân khấu đến cây lớn, cột điện, đường dây trên không.
• Có rào chắn quanh khu kỹ thuật phía sau sân khấu để khán giả không vào.

Phương án thời tiết

• Sân khấu có mái che cần đảm bảo chống mưa cho cả thiết bị và người diễn.
• Có phương án thoát nước nếu mưa lớn, đặc biệt với sân khấu trên nền đất.
• Có quy trình hạ bạt nhanh trong trường hợp gió cấp 6 trở lên.
• Yêu cầu đơn vị cho thuê có người trực kỹ thuật suốt thời gian sự kiện.
• Với sự kiện kéo dài nhiều ngày, kiểm tra điểm neo và mặt sàn mỗi sáng.

Hệ thống điện và phối hợp thiết bị

• Tính tổng công suất điện cho âm thanh, ánh sáng, LED và các thiết bị phụ.
• Có nguồn điện riêng cho sân khấu và nguồn dự phòng cho thiết bị quan trọng.
• Đường dây điện đi gọn, không cắt ngang lối đi của khán giả và diễn viên.
• Có máy phát điện dự phòng cho sự kiện ngoài khu vực có điện công cộng.

Báo giá thuê sân khấu sự kiện phụ thuộc vào gì

Báo giá thuê sân khấu ngoài trời không có một con số cố định cho mỗi mét vuông. Cùng một diện tích 50 mét vuông nhưng giá có thể chênh nhau nhiều lần tùy loại khung, phụ kiện đi kèm và thời gian thuê. Bảng dưới gom các yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí nhiều nhất:

Khi nhận báo giá thuê sân khấu sự kiện, nên xem rõ phần nào đã bao gồm và phần nào tính thêm. Báo giá thấp ban đầu nhưng không có khung mái, không có backdrop, không có cầu thang an toàn thường sẽ phát sinh khi đi vào triển khai. Cách an toàn là yêu cầu báo giá theo hai phương án: cấu hình cơ bản và cấu hình đầy đủ, để chủ động ra quyết định.

Một số mẫu thiết kế sân khấu ngoài trời

Việc chọn concept thiết kế sân khấu phụ thuộc vào loại sự kiện, mục tiêu thị giác và ngân sách. Dưới đây là một số mẫu thiết kế tham khảo cho các loại sự kiện phổ biến:

Mẫu sân khấu lễ khai trương

• Sân khấu vuông 8m x 5m, cao 80cm, mặt sàn phủ thảm đỏ.
• Backdrop in hiflex chính giữa với logo doanh nghiệp lớn.
• Hai bên sân khấu có standee giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Khung truss treo đèn par led và moving head ở 4 góc.
• LED 4m x 3m đặt trung tâm để chiếu video giới thiệu.

Mẫu sân khấu lễ khởi công

• Sân khấu rộng 10m x 6m, cao 100cm, có khu vực riêng cho nghi thức cuốc đất.
• Backdrop có hình phối cảnh dự án, tone màu đồng bộ với brand chủ đầu tư.
• Khung mái che lớn để bảo vệ thiết bị và khách mời VIP.
• Bàn ký kết hoặc bục phát biểu trang trọng đặt trên sân khấu.
• LED hai bên cánh gà chiếu video tiến độ và phối cảnh dự án.

Mẫu sân khấu gala doanh nghiệp

• Sân khấu cong cấp thang, kích thước 12m x 6m, có nhiều cấp độ cao.
• Backdrop kết hợp LED lớn 8m x 5m với đèn flex viền tone vàng hoặc bạc.
• Khung truss treo nhiều moving head, đèn beam và follow spot.
• Hệ thống pháo lạnh hai bên cánh gà cho khoảnh khắc cao trào.
• Lối đi từ sân khấu xuống khán giả để dẫn dắt phần giao lưu.

Mẫu sân khấu hội nghị doanh nghiệp ngoài trời

• Sân khấu vuông 8m x 5m, cao 80cm, thiết kế tone trang trọng.
• Backdrop có logo công ty và slogan hội nghị, tone trắng đen hoặc trắng xanh.
• Bục phát biểu chính giữa với micro cố định.
• LED chính 6m x 4m chiếu slide thuyết trình.
• Khung truss có mái che để phòng mưa nhẹ giữa hội nghị.

Mẫu sân khấu lễ ra mắt sản phẩm

• Sân khấu chữ T với sàn chính 8m x 5m và catwalk dài 6m thò ra phía khán giả.
• Backdrop sản phẩm chiếm trung tâm, có hệ thống mở màn hoặc hiệu ứng.
• Đèn ánh sáng tập trung vào khu trưng bày sản phẩm chính.
• Hiệu ứng khói nhẹ và pháo lạnh khi sản phẩm chính thức xuất hiện.
• LED có thể được tích hợp vào backdrop hoặc đặt trên khung mái.

Sai lầm thường gặp khi làm sân khấu ngoài trời

Phần lớn sự cố liên quan đến sân khấu ngoài trời không đến từ chất lượng vật tư mà đến từ các quyết định sai trong giai đoạn lên phương án. Các sai lầm sau là điểm cần chủ động tránh ngay từ giai đoạn brief:

• Chốt kích thước sân khấu trước khi khảo sát mặt bằng, không tính được khoảng lùi cho khán giả.
• Bỏ qua khung mái che để tiết kiệm chi phí, dẫn đến không có chỗ treo đèn và không có phương án mưa.
• Không xác nhận tải treo bằng văn bản, lúc setup mới phát hiện không treo được loa và đèn.
• Chọn chiều cao sân khấu không phù hợp với khoảng cách khán giả, gây mỏi cổ cho hàng ghế đầu.
• Không có cầu thang an toàn cho sân khấu cao trên 120cm.
• Bỏ vách hậu trường, để khu kỹ thuật và diễn viên chuẩn bị bị lộ ra phía khán giả.
• Đặt LED quá lớn so với độ rộng khán giả, người ngồi gần không nhìn được toàn cảnh.
• Không có phương án dự phòng cho mưa và gió, để lộ thiết bị ra môi trường.
• Bỏ bước chạy thử ánh sáng vào đúng khung giờ sự kiện, làm tone ảnh chụp sai khi quay.
• Đặt thuê sân khấu sát ngày, không có thời gian dự phòng cho thi công kéo dài.

Mỗi sai lầm trong số này đều có thể được dự phòng từ giai đoạn brief và khóa lại bằng quy trình khảo sát kỹ thuật, không phải lỗi không thể tránh.