Cho thuê nhà bạt không gian: các loại, kích thước và quy trình triển khai

Nhà bạt không gian là gì và khi nào cần dùng

Nhà bạt không gian là kết cấu tạm thời gồm khung thép hoặc khung nhôm chịu lực, mái và vách bằng vải bạt PVC chống thấm chống cháy, tạo thành không gian che phủ rộng cho sự kiện. Tên gọi tiếng Anh phổ biến là marquee tent hoặc event tent, một số đơn vị còn dùng “nhà giàn không gian” hoặc “nhà giàn sự kiện” để chỉ loại có khung dạng giàn truss đặc biệt.

Khác với nhà bạt cá nhân nhỏ, nhà bạt không gian sự kiện có ba đặc điểm cốt lõi. Thứ nhất, kích thước lớn từ 50m² đến hàng nghìn m². Thứ hai, kết cấu chịu lực được tải trọng của hệ thống đèn truss treo trên trần và sức gió mạnh. Thứ ba, có khả năng kết hợp với hệ thống điều hòa, sàn nâng, vách ngăn, cửa ra vào để tạo không gian sự kiện hoàn chỉnh như trong nhà.

Doanh nghiệp thường thuê nhà bạt không gian trong sáu tình huống chính. Thứ nhất, lễ khai trương ngoài trời tại mặt bằng dự án mới. Thứ hai, lễ động thổ xây dựng tại khu đất chưa có công trình. Thứ ba, lễ kỷ niệm thành lập tổ chức tại sân lớn của công ty. Thứ tư, gala dinner ngoài trời, đặc biệt với các tiệc tổ chức tại khu nghỉ dưỡng. Thứ năm, hội chợ triển lãm tại các khu đất trống. Thứ sáu, lễ phát động hoặc lễ ra quân quy mô lớn cần che phủ khu vực đại biểu và khu sân khấu.

Các loại nhà bạt không gian phổ biến hiện nay

Có bốn dòng nhà bạt không gian chính được dùng trong ngành sự kiện tại Việt Nam, mỗi dòng phù hợp với mục đích và ngân sách khác nhau.

Nhà bạt khung A truyền thống

Đây là dòng phổ biến nhất, có khung thép sơn tĩnh điện dạng chữ A, mái dốc hai bên. Kích thước module chuẩn: rộng 5m, 6m, 8m, 10m, 12m, dài tự do tăng theo bội số 3m. Chiều cao bên cạnh thường 3m, đỉnh mái 4m đến 5m. Mái và vách bằng vải PVC chống thấm.

Phù hợp cho: lễ khai trương quy mô vừa, lễ động thổ, hội chợ triển lãm thông thường, gala dinner ngoài trời quy mô 100 đến 500 khách. Ưu điểm: kết cấu chắc, lắp ráp nhanh, chi phí hợp lý. Hạn chế: thiết kế truyền thống, không tạo điểm nhấn thị giác mạnh, không phù hợp cho sự kiện cao cấp cần không gian sang trọng.

Nhà bạt khung mái vòm cong

Khung thép cong tạo mái dạng vòm, không có cột chống giữa, không gian bên trong rộng và thoáng. Kích thước rộng 10m đến 25m, dài tự do. Chiều cao đỉnh vòm có thể đạt 7m đến 9m, tạo cảm giác hoành tráng.

Phù hợp cho: lễ khai trương trung tâm thương mại, lễ kỷ niệm doanh nghiệp lớn, gala dinner cao cấp, sự kiện ra mắt sản phẩm cần không gian rộng và đẹp. Chi phí thuê cao hơn nhà bạt khung A khoảng 50 đến 80 phần trăm. Yêu cầu mặt bằng đủ rộng để dựng và đủ tải trọng cho khung lớn.

Nhà bạt khung truss kim loại

Khung dạng giàn truss bằng nhôm hoặc thép, tương tự khung treo đèn sân khấu. Mái phẳng hoặc dốc nhẹ. Kích thước linh hoạt, có thể ghép module để tạo không gian rất lớn. Đặc điểm: khung mảnh, đẹp, có thể kết hợp với hệ thống đèn LED gắn vào khung tạo hiệu ứng visual.

Phù hợp cho: lễ khai trương cao cấp, sự kiện ra mắt sản phẩm công nghệ, lễ kỷ niệm có yêu cầu đặc biệt về mỹ thuật, sự kiện có tích hợp visual mapping. Chi phí cao nhất trong các loại, gấp 2 đến 3 lần nhà bạt khung A.

Nhà lều cá nhân và nhà bạt nhỏ

Loại nhỏ hơn, kích thước 3m x 3m đến 6m x 6m, khung nhẹ bằng nhôm hoặc thép mỏng, dễ tháo lắp. Hay dùng làm nhà lều cho khu booth triển lãm cá nhân, khu check-in, khu thông tin, khu phụ trợ trong sự kiện lớn.

Phù hợp cho: gian hàng nhỏ trong hội chợ, khu phụ trợ trong sự kiện lớn, sự kiện gia đình ngoài trời. Chi phí thấp nhất, lắp ráp đơn giản, có thể chỉ cần 30 đến 60 phút mỗi nhà lều.

Kích thước nhà bạt và cách chọn theo quy mô khán giả

Kích thước nhà bạt là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến trải nghiệm khán giả và chi phí thuê. Bảng dưới đây tổng hợp các cấu hình phổ biến và gợi ý phù hợp.

Cách tính diện tích cần thiết

• Sự kiện ngồi bàn tròn (gala dinner): tính 1,8 đến 2m² mỗi khách bao gồm bàn ghế và lối đi. Ví dụ: 300 khách cần 540 đến 600m².
• Sự kiện ngồi ghế hàng (hội nghị, lễ kỷ niệm): tính 1m² đến 1,2m² mỗi khách. Ví dụ: 500 khách cần 500 đến 600m².
• Sự kiện đứng cocktail: tính 0,8m² mỗi khách. Ví dụ: 200 khách cần 160m².
• Hội chợ triển lãm: tính theo diện tích gian hàng cộng lối đi cộng khu phục vụ. Trung bình mỗi gian 9m² cộng 50 phần trăm cho lối đi.

Yếu tố cộng thêm vào diện tích

• Sân khấu chiếm 30 đến 50m² tùy quy mô.
• Khu lễ tân và check-in: 20 đến 40m².
• Khu kho phụ trợ: 10 đến 20m².
• Lối đi chính giữa các bàn: chiếm 15 đến 20 phần trăm tổng diện tích.
• Khu DJ và ekip kỹ thuật: 15 đến 25m².

Tổng diện tích cần thuê thường lớn hơn diện tích thuần dành cho khán giả khoảng 30 đến 40 phần trăm. Nên dự trù dư để có không gian thoáng, không nên thuê đúng số đo tối thiểu.

Các yếu tố ảnh hưởng đến giá thuê nhà bạt

Báo giá cho thuê nhà bạt phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Hiểu rõ giúp doanh nghiệp đối chiếu báo giá giữa các đơn vị và đánh giá xem đề xuất có hợp lý không.

Yếu tố cốt lõi ảnh hưởng giá

• Loại nhà bạt: khung A truyền thống có giá thấp nhất. Mái vòm cong cao hơn 50 đến 80 phần trăm. Khung truss kim loại cao gấp 2 đến 3 lần khung A. Nhà lều nhỏ giá tính theo từng cái.
• Diện tích che phủ: tính theo m². Càng lớn càng có giá đơn vị thấp do tiết kiệm chi phí lắp dựng. Nhà bạt 500m² có giá đơn vị thấp hơn 5 nhà bạt 100m² ghép lại.
• Số ngày thuê: tính theo ngày. Thuê dài ngày có giá đơn vị thấp hơn thuê ngày đơn lẻ. Thường có gói 2 ngày, 3 ngày, 7 ngày với giá ưu đãi.
• Phụ kiện đi kèm: vách ngăn xung quanh, sàn nâng, hệ thống đèn trần, hệ thống điều hòa, máy phát điện đều có giá riêng cộng vào tổng.
• Mức độ hoàn thiện trang trí: vải trang trí trần, đèn chùm, thảm trải sàn, vách trang trí có thể nâng giá lên đáng kể nếu đầu tư cao cấp.

Yếu tố phụ ảnh hưởng giá

• Vị trí đặt nhà bạt: ở TP.HCM trung tâm có chi phí vận chuyển thấp hơn các tỉnh xa. Sự kiện ngoài thành phố cộng phí vận chuyển và lưu trú ekip.
• Mức độ phức tạp của mặt bằng: mặt bằng phẳng dễ dựng có giá thấp. Mặt bằng nghiêng, có cây cối, có chướng ngại làm tăng thời gian dựng và chi phí.
• Yêu cầu thẩm mỹ đặc biệt: backdrop trang trí, hoa lụa, vải lụa che trần, đèn LED ánh sáng đặc biệt làm tăng đáng kể chi phí.
• Mùa cao điểm: cuối năm tháng 11-12 và đầu năm tháng 1-3 là cao điểm, giá thuê có thể tăng 20 đến 30 phần trăm. Mùa thấp điểm tháng 6-8 có giá tốt hơn.
• Thời gian gấp: đặt thuê dưới 7 ngày trước sự kiện thường có phụ phí gấp 10 đến 30 phần trăm.

Cấu phần một báo giá thuê nhà bạt chuẩn

Một báo giá đầy đủ thường có các hạng mục sau:

• Thuê nhà bạt theo m² và số ngày.
• Vận chuyển 2 chiều (đến và từ địa điểm).
• Chi phí lắp dựng và tháo dỡ.
• Phụ kiện đi kèm (vách, sàn, cửa, đèn cơ bản).
• Vật liệu trang trí (nếu có yêu cầu).
• Phí ekip kỹ thuật trực trong sự kiện.
• Bảo hiểm trách nhiệm trong thời gian thuê.
• Thuế VAT và các phí khác.

Báo giá thiếu một trong các hạng mục trên thường không phản ánh đúng chi phí thực tế. Cần yêu cầu báo giá chi tiết theo hạng mục thay vì giá tổng để dễ so sánh giữa các đơn vị.

Quy trình thi công và lắp dựng nhà bạt

Quy trình thi công nhà bạt sự kiện chuẩn thường đi qua sáu giai đoạn, từ khâu khảo sát đến tháo dỡ. Hiểu rõ giúp doanh nghiệp chủ động phối hợp và kiểm soát tiến độ.

Giai đoạn 1: Khảo sát mặt bằng và tư vấn (3 đến 4 tuần trước)

Đơn vị cho thuê đến khảo sát thực tế mặt bằng: đo diện tích, kiểm tra độ phẳng của đất, xác định vị trí cố định cọc, kiểm tra nguồn điện và lối ra vào cho xe vận chuyển. Đánh giá rủi ro thời tiết và đề xuất phương án dự phòng. Cung cấp 2 đến 3 phương án thiết kế phù hợp.

Giai đoạn 2: Hoàn thiện thiết kế và phương án (2 đến 3 tuần trước)

Sau khi chốt phương án, đơn vị lập bản vẽ phối cảnh 3D, bản vẽ mặt bằng chi tiết, bản vẽ điện và lối thoát hiểm. Bản vẽ này cũng dùng để xin phép tổ chức ngoài trời với chính quyền địa phương nếu cần.

Giai đoạn 3: Vận chuyển và chuẩn bị (1 đến 2 ngày trước)

Vật liệu được vận chuyển đến địa điểm sự kiện. Một nhà bạt 500m² thường cần 1 đến 2 xe tải nhỏ vận chuyển. Vật liệu được tập kết tại khu vực gần nơi dựng, có bảo vệ qua đêm nếu cần.

Giai đoạn 4: Lắp dựng (1 đến 3 ngày trước sự kiện)

Ekip kỹ thuật tiến hành lắp dựng theo thứ tự: đo và đánh dấu vị trí cọc, đóng cọc cố định, dựng khung kết cấu, căng vải bạt mái và vách, lắp cửa ra vào, lắp hệ thống điện và đèn cơ bản, lắp sàn nâng và thảm. Thời gian lắp dựng tùy quy mô: 100m² mất 4 đến 6 giờ, 500m² mất 1 đến 2 ngày, trên 1000m² mất 2 đến 3 ngày.

Giai đoạn 5: Nghiệm thu và vận hành (ngày sự kiện)

Trước giờ G, đơn vị bàn giao nhà bạt cho khách kiểm tra theo checklist: kết cấu vững, mái và vách kín gió mưa, hệ thống điện hoạt động ổn định, đèn sáng đầy đủ, sàn không trơn, lối thoát hiểm đủ rộng. Trong suốt thời gian sự kiện, ekip kỹ thuật trực sửa chữa nếu phát sinh hỏng hóc.

Giai đoạn 6: Tháo dỡ sau sự kiện (1 đến 2 ngày sau)

Sau giờ kết thúc sự kiện, ekip tháo dỡ theo thứ tự ngược lại: tháo trang trí, tháo sàn và đèn, tháo vải bạt mái và vách, tháo khung kết cấu, dọn dẹp mặt bằng. Một số đơn vị bao gồm dịch vụ trả lại mặt bằng nguyên trạng, một số tính phí riêng.

Nhà bạt kết hợp với các thiết bị sự kiện khác

Nhà bạt không gian thường được thuê kèm với nhiều thiết bị sự kiện khác để tạo không gian sự kiện hoàn chỉnh. Hiểu rõ các tổ hợp giúp người phụ trách lên cấu hình đầy đủ ngay từ đầu thay vì phát sinh thêm sau khi đã thuê nhà bạt.

Tổ hợp nhà bạt với hệ thống điện và điều hòa

Nhà bạt sự kiện hiện đại thường tích hợp hệ thống điều hòa âm trần (cho gala dinner cao cấp) hoặc quạt công nghiệp (cho sự kiện thông thường). Hệ thống điện cần máy phát điện dự phòng công suất 30 đến 100kVA tùy quy mô. Một số nhà bạt cao cấp có hệ thống thông gió chuyên dụng giữ không khí mát mẻ ngay cả khi đông người.

Tổ hợp với sân khấu và hệ thống âm thanh

Sân khấu được dựng bên trong nhà bạt, có thể là sân khấu rời hoặc tích hợp vào kết cấu nhà bạt nếu có truss treo. Hệ thống âm thanh cần được tính toán theo diện tích nhà bạt, tránh hú rít do âm dội từ vải bạt mái. Nhà bạt lớn cần nhiều cụm loa phân tán thay vì một dàn loa lớn.

Tổ hợp với hệ thống đèn và truss

Khung truss có thể được treo lên kết cấu nhà bạt để gắn đèn par, đèn moving head, đèn theo dõi. Một số nhà bạt khung truss kim loại có sẵn điểm treo cho đèn, không cần dựng truss riêng. Cần tính toán tải trọng của khung nhà bạt để treo được hệ đèn nặng.

Tổ hợp với màn hình LED

Màn hình LED kích thước lớn có thể được dựng bên trong nhà bạt, đặt trên sân khấu hoặc treo từ khung truss. Cần đảm bảo nhà bạt có chiều cao đủ (tối thiểu 5m cho màn LED 2m chiều cao) và kết cấu chịu được tải nếu treo.

Tổ hợp với sàn nâng và thảm

Mặt đất tự nhiên thường không phẳng, có cỏ, đá, hoặc bùn ướt sau mưa. Sàn nâng bằng gỗ cao 5 đến 15cm tạo bề mặt phẳng cho ghế và bàn, đồng thời cách ly khán giả với mặt đất. Thảm phủ trên sàn tạo cảm giác sang trọng và giảm tiếng ồn khi di chuyển.

Tổ hợp với cổng chào và backdrop

Cổng chào dựng phía ngoài nhà bạt làm điểm đón khách. Backdrop chính dựng bên trong nhà bạt phía sau sân khấu, có thể là backdrop in PP, backdrop hoa tươi, hoặc backdrop có đèn nền LED.

Bạn có thể tham khảo dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện trọn gói hoặc xem các dự án đã triển khai để hình dung cấu hình thực tế kết hợp giữa nhà bạt và các thiết bị khác.

Lưu ý an toàn và sai lầm thường gặp khi thuê nhà bạt

Một số lỗi lặp đi lặp lại trong các sự kiện ngoài trời mà người tổ chức có thể chủ động phòng ngừa từ giai đoạn lập kế hoạch.

• Đặt thuê nhà bạt sát ngày sự kiện. Đặt dưới 7 ngày thường không có loại đẹp nhất hoặc có phụ phí gấp 10 đến 30 phần trăm. Cần đặt trước 3 đến 4 tuần với sự kiện quy mô vừa, 6 đến 8 tuần với sự kiện lớn.
• Bỏ qua khâu khảo sát mặt bằng thực tế. Đơn vị thuê chỉ đo qua bản đồ Google không phát hiện được các vấn đề thực tế: đất mềm, có chướng ngại, có dây cáp ngầm. Cần yêu cầu đơn vị khảo sát trực tiếp.
• Không có phương án dự phòng thời tiết. Mưa rào bất ngờ là rủi ro lớn nhất với sự kiện ngoài trời. Cần có vách che gió mưa cho nhà bạt mở, có ekip trực xử lý kịp thời, có phương án di dời thiết bị khẩn cấp.
• Tính sai diện tích cần thiết. Thuê đúng số tối thiểu làm sự kiện chật chội, không có không gian thoáng. Cần dự trù dư 30 đến 40 phần trăm so với diện tích thuần dành cho khán giả.
• Không tính đến lối thoát hiểm. Nhà bạt lớn đông khách phải có lối thoát hiểm rõ ràng theo quy chuẩn an toàn cháy nổ. Cần có ít nhất 2 lối thoát ở 2 phía khác nhau, có biển chỉ dẫn rõ.
• Tải điện không đủ hoặc không có dự phòng. Tổng tải hệ thống đèn, âm thanh, điều hòa, máy chiếu thường vượt 30kVA cho sự kiện 300 khách. Cần máy phát điện dự phòng đủ công suất, có chuyên viên kỹ thuật trực.
• Cọc neo không đủ chắc. Đất mềm hoặc gió mạnh có thể làm cọc neo bật, nhà bạt nghiêng đổ. Cần kiểm tra cọc neo trước sự kiện, có cọc dự phòng và dây căng phụ.
• Bỏ qua bảo hiểm trách nhiệm. Tai nạn trong nhà bạt như khán giả vấp ngã, đèn rơi, vải bạt bay đều cần bảo hiểm chi trả. Cần xác nhận đơn vị cho thuê có bảo hiểm trách nhiệm trong thời gian thuê.
• Không kiểm tra chất lượng vải bạt. Vải bạt cũ, có vết rách, có dấu vết mốc làm sự kiện kém mỹ quan và không an toàn cháy nổ. Cần yêu cầu xem mẫu vải hoặc xem nhà bạt thật trước khi đặt.
• Tháo dỡ chậm sau sự kiện. Một số venue ngoài trời cho thuê có yêu cầu tháo dỡ trong vòng 24 giờ sau sự kiện, không tháo đúng thời hạn có thể bị phạt. Cần lên kế hoạch tháo dỡ chi tiết từ giai đoạn 1.