Event nghĩa là gì? Phân loại và quy trình tổ chức thực tế

Định nghĩa event theo nghĩa rộng và nghĩa hẹp

Thuật ngữ event có nhiều cách hiểu khác nhau tùy ngữ cảnh. Trong ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có hai cách hiểu phổ biến mà người làm việc trong nghề cần phân biệt rõ.

Nghĩa rộng – mọi sự kiện có chủ đích

Theo nghĩa rộng nhất, event là mọi sự kiện được tổ chức có chủ đích với mục đích cụ thể. Đây là nghĩa được dùng trong từ điển tiếng Anh (event = something that happens or is regarded as happening; an occurrence) và trong văn nói hàng ngày. Theo nghĩa này, mọi cuộc họp, mọi buổi gặp mặt, mọi lễ kỷ niệm, mọi tiệc, mọi hoạt động có chủ đích đều có thể được gọi là event. Sinh nhật bạn bè, đám cưới, họp lớp, tiệc gia đình, lễ hội làng – tất cả đều là event theo nghĩa rộng. Phạm vi này rất rộng và không hữu ích trong ngữ cảnh chuyên nghiệp vì không phân biệt được những event cần đầu tư tổ chức bài bản với những event nhỏ trong cuộc sống thường ngày.

Nghĩa hẹp – event chuyên nghiệp trong ngành

Trong ngữ cảnh ngành tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, event mang nghĩa hẹp hơn nhiều. Event là một sự kiện được tổ chức bài bản có ba đặc điểm cốt lõi. Đặc điểm đầu là có mục tiêu cụ thể vượt qua sự vui chơi đơn thuần – thường là mục tiêu kinh doanh marketing PR thương hiệu hoặc văn hóa doanh nghiệp. Đặc điểm thứ hai là có sự đầu tư chuẩn bị tương xứng với mục tiêu, gồm concept rõ ràng kịch bản chi tiết ekip vận hành thiết bị kỹ thuật ngân sách phù hợp. Đặc điểm thứ ba là có đối tượng khán giả mục tiêu được mời có chọn lọc (không phải sự kiện mở cho mọi người), với danh sách khách mời cụ thể và chiến lược mời khách rõ ràng. Theo nghĩa hẹp này, tiệc sinh nhật trong gia đình không phải là event, nhưng tiệc tất niên của doanh nghiệp 200 nhân viên thì là event. Đám cưới gia đình tự tổ chức không phải là event, nhưng đám cưới được thuê agency tổ chức với theme concept đầy đủ thì là event.

Khi nào dùng nghĩa nào

Khi giao tiếp với khách hàng doanh nghiệp trong ngành event, nghĩa hẹp được dùng mặc định. Một câu “công ty bạn có tổ chức event không?” mang nghĩa hỏi về các event chuyên nghiệp được đầu tư tổ chức (hội nghị tổng kết, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm), không phải hỏi về các họp nội bộ thông thường. Tương tự khi nói “agency event” hay “công ty event” là ám chỉ các đơn vị chuyên về tổ chức event chuyên nghiệp, không phải tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Khi giao tiếp với người ngoài ngành, có thể cần làm rõ nghĩa đang dùng để tránh hiểu lầm. Một câu “tôi làm việc trong ngành event” nói với người không trong ngành có thể được hiểu là “tổ chức sự kiện chung chung”, người trong nghề nên giải thích thêm “tôi làm event cho doanh nghiệp” để rõ ràng hơn.

Phân biệt event với các thuật ngữ tương tự

Có nhiều thuật ngữ trong tiếng Anh và tiếng Việt dễ nhầm lẫn với event. Phân biệt rõ giúp người trong nghề dùng đúng thuật ngữ trong giao tiếp chuyên môn và viết tài liệu chính thức.

Bảng phân biệt các thuật ngữ thường gặp

Mối quan hệ phân cấp giữa các thuật ngữ

Các thuật ngữ trên không độc lập mà có mối quan hệ phân cấp. Program (chương trình) là cấp cao nhất – một chương trình lớn có thể bao gồm nhiều event nhỏ trong một thời gian dài. Ví dụ “Chương trình kỷ niệm 20 năm thành lập” có thể gồm nhiều event nhỏ trong cả năm: gala dinner kỷ niệm chính, event sponsor cộng đồng, hội nghị khách hàng, các activity nội bộ. Event (sự kiện) là cấp trung – một sự kiện cụ thể có thời gian địa điểm khán giả xác định. Activity (hoạt động) là cấp nhỏ nhất – một việc làm trong khuôn khổ event. Ví dụ trong một event gala dinner, có thể có các activity sau: chào đón khách check-in, video clip 20 năm, phát biểu lãnh đạo, vinh danh khách hàng, bốc thăm trúng quà – mỗi cái là một activity trong event.

Trong tiếng Việt sử dụng như thế nào

Tiếng Việt hiện đại trong ngành event đã du nhập trực tiếp nhiều thuật ngữ tiếng Anh mà không dịch. “Event” được dùng phổ biến trong giao tiếp chuyên môn (lập kế hoạch event, ngân sách event, agency event, event manager), bên cạnh từ tương đương “sự kiện” trong văn bản chính thức và giao tiếp với khách hàng không quen với tiếng Anh. “Activity” được dịch là “hoạt động” trong văn bản chính thức nhưng “activity” cũng được dùng trong giao tiếp giữa người làm nghề. “Program” được dịch là “chương trình” và được dùng rộng rãi. “Party” được du nhập trực tiếp (year end party Family Party) bên cạnh từ “tiệc” tiếng Việt. “Conference” thường được dịch là “hội nghị”. “Ceremony” được dịch là “lễ” hoặc “buổi lễ”. “Launch” thường được du nhập trực tiếp (product launch) bên cạnh “ra mắt”.

Các loại event chính trong ngành

Event được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau. Hai tiêu chí phân loại phổ biến nhất trong ngành là theo mục đích và theo quy mô. Hiểu các loại event giúp người mới làm việc trong nghề định hướng được hệ sinh thái event chuyên nghiệp.

Phân loại theo mục đích

Phân loại theo mục đích là cách phân loại quan trọng nhất vì mục đích quyết định cấu trúc và cách tổ chức event. Có 6 nhóm chính.

• Corporate event (event doanh nghiệp). Là các event do doanh nghiệp tổ chức cho khán giả nội bộ (nhân viên ban lãnh đạo) hoặc bên ngoài (khách hàng đối tác). Mục tiêu chính là quản lý quan hệ với khán giả mục tiêu (employee engagement customer relationship partner relationship). Bao gồm hội nghị tổng kết năm, lễ kỷ niệm thành lập 5-10-20-50 năm, tiệc tất niên cuối năm, gala dinner tri ân khách hàng VIP, conference khách hàng ngành.
• Marketing event (event tiếp thị). Là các event nhằm quảng bá thương hiệu sản phẩm dịch vụ đến công chúng mục tiêu. Mục tiêu chính là tạo nhận thức thương hiệu tăng doanh số bán hàng tạo lead khách hàng. Bao gồm lễ ra mắt sản phẩm mới (product launch), brand activation tại trung tâm thương mại, roadshow quảng bá nhiều địa điểm, sự kiện sponsorship tài trợ.
• Internal event (event nội bộ). Là các event chỉ cho nhân viên doanh nghiệp, không có khán giả bên ngoài. Mục tiêu chính là xây dựng văn hóa doanh nghiệp tăng employee engagement. Bao gồm team building, Family Day cho gia đình nhân viên, year end party, hoạt động sportday công ty, training và workshop nội bộ.
• Ceremonial event (event nghi thức). Là các event mang tính nghi thức cao theo truyền thống văn hóa. Mục tiêu chính là đánh dấu cột mốc quan trọng truyền thống nghi lễ. Bao gồm lễ khai trương cửa hàng và showroom, lễ động thổ và khởi công, lễ khánh thành công trình, lễ tốt nghiệp, lễ cúng giao thừa và Tết.
• Social event (event giao lưu xã hội). Là các event tập trung vào yếu tố giao lưu giải trí. Mục tiêu chính là tạo cơ hội networking và giải trí cho khán giả. Bao gồm gala dinner, prom party, charity event từ thiện, networking event ngành.
• Educational event (event giáo dục). Là các event nhằm chia sẻ kiến thức và đào tạo. Mục tiêu chính là cung cấp kiến thức kỹ năng cho khán giả. Bao gồm hội thảo workshop ngành, training corporate, lecture chuyên đề, conference khoa học công nghệ.

Phân loại theo quy mô

Phân loại theo quy mô giúp định hướng ngân sách và độ phức tạp của event. Có 5 cấp độ phổ biến. Micro event quy mô rất nhỏ dưới 30 khán giả – meetings, workshops nội bộ nhỏ, team buildings nhỏ ngân sách thấp tổ chức trong vài ngày đến vài tuần. Small event quy mô nhỏ 30-100 khán giả – team building doanh nghiệp nhỏ, hội thảo chuyên môn, tiệc kỷ niệm nội bộ ngân sách trung bình thấp cần 2-4 tuần chuẩn bị. Medium event quy mô vừa 100-300 khán giả – hội nghị tổng kết doanh nghiệp vừa, gala dinner khách hàng VIP, year end party doanh nghiệp ngân sách trung bình cần 4-8 tuần chuẩn bị. Large event quy mô lớn 300-1000 khán giả – lễ kỷ niệm thành lập, conference ngành, lễ ra mắt sản phẩm có báo chí ngân sách cao cần 8-16 tuần chuẩn bị với production phức tạp. Mega event quy mô rất lớn 1000+ khán giả – festival công ty, concert nội bộ, brand activation lớn ngân sách rất cao cần 16-24 tuần chuẩn bị với ekip lớn và infrastructure phức tạp.

Các thành phần cốt lõi của một event chuyên nghiệp

Một event chuyên nghiệp không phải chỉ là “buổi tiệc có ăn uống và phát biểu” mà gồm nhiều thành phần phối hợp với nhau. Hiểu các thành phần này giúp người mới làm việc trong nghề hình dung được scope của một event chuyên nghiệp và biết được mình đang đầu tư vào đâu.

Có 7 thành phần chính cấu thành một event chuyên nghiệp. Tùy quy mô và loại event mà mức độ đầu tư cho từng thành phần khác nhau, nhưng cấu trúc cơ bản tương đồng.

• Concept và sáng tạo. Là phần “linh hồn” của event – ý tưởng cốt lõi thông điệp chính theme thị giác câu chuyện kể trong event. Concept được phát triển từ mục tiêu của event và đặc điểm của khán giả mục tiêu. Một event không có concept rõ ràng sẽ trở nên tạp nham không có chất riêng, không tạo ấn tượng. Concept thường được thể hiện qua tagline ngắn 5-15 chữ tóm tắt linh hồn event, các yếu tố thị giác đồng bộ (logo theme color font), và câu chuyện kể xuyên suốt chương trình.
• Kế hoạch và tài liệu vận hành. Bao gồm proposal đầu tiên gửi khách hàng, concept document đầy đủ, agenda khung chương trình, timeline tổ chức tổng, kịch bản chương trình chi tiết, brief MC, run-of-show ngày sự kiện, các tài liệu bổ sung (danh sách khách VIP nội dung phát biểu thông tin ekip). Đây là phần “xương sống” cho event vận hành mượt mà.
• Venue và setup không gian. Là địa điểm tổ chức event và cách bài trí không gian trong venue. Bao gồm khảo sát và chọn venue phù hợp quy mô và theme, bài trí sân khấu chính với backdrop, bài trí khu vực khán giả (hàng ghế cocktail standing reception), bài trí các khu vực phụ (cocktail reception photobooth check-in tiệc), trang trí thị giác toàn không gian.
• Thiết bị kỹ thuật. Là các thiết bị cần thiết để event vận hành. Bao gồm hệ thống âm thanh (loa micro mixer), hệ thống ánh sáng (Par LED moving head spotlight đèn ambient), màn hình LED chính và phụ, hệ thống video (máy quay live streaming), thiết bị bổ sung (photobooth máy bắn pháo CO2 máy haze tạo khói).
• Nhân sự chuyên nghiệp. Là ekip vận hành event trong ngày tổ chức. Bao gồm MC chính dẫn chương trình, đạo diễn chương trình điều phối toàn ekip, ekip kỹ thuật vận hành thiết bị (âm thanh ánh sáng video), ekip lễ tân và check-in, ekip phục vụ tiệc, ca sĩ vũ đoàn khách mời (nếu có), photographer và videographer ghi hình, nhân viên hỗ trợ và logistic.
• Truyền thông và quảng bá. Là phần marketing trước trong và sau event. Bao gồm thiệp mời chính thức cho khách (đặc biệt với event lớn), truyền thông social media trước event (teaser countdown), truyền thông trong event (livestream hashtag tracking), truyền thông sau event (highlight video press release ảnh kỷ niệm), tài liệu PR cho báo chí (press kit).
• Đo lường và đánh giá kết quả. Là phần thường bị event nghiệp dư bỏ qua. Bao gồm xác định KPI rõ ràng trước event (số khách tham dự engagement rate hashtag mention doanh số leads thu được), thu thập data trong event (số khách thực tế hashtag tracking lead form check-in stats), phân tích kết quả sau event (so sánh với KPI, ROI tính toán, học bài học cho event kế tiếp). Phần này đặc biệt quan trọng với marketing event và corporate event cần báo cáo cho lãnh đạo.

Quy trình tổ chức event chung

Quy trình tổ chức một event chuyên nghiệp gồm các giai đoạn chính theo thứ tự thời gian. Hiểu quy trình chung giúp người mới làm việc trong nghề định hướng được công việc của mình trong dự án event cụ thể.

Sáu giai đoạn chính của quy trình

Có 6 giai đoạn cơ bản trong quy trình tổ chức event chuyên nghiệp. Giai đoạn đầu là Pre-planning và brief 8-12 tuần trước event. Bao gồm họp với khách hàng (doanh nghiệp tổ chức event) để hiểu mục tiêu đối tượng khán giả ngân sách thời gian dự kiến, nghiên cứu thị trường và competitive analysis nếu cần, viết proposal sơ bộ cho khách hàng duyệt. Output của giai đoạn này là proposal được duyệt và signed contract giữa agency event và khách hàng.

Giai đoạn thứ hai là Concept development và planning 6-10 tuần trước event. Bao gồm phát triển concept chi tiết theo brief, lập agenda khung chương trình, khảo sát và chốt venue, lập timeline tổ chức tổng, ngân sách chi tiết phân bổ cho từng hạng mục, lập kế hoạch nhân sự ekip. Output là tài liệu kế hoạch tổng thể đầy đủ.

Giai đoạn thứ ba là Production và pre-event execution 3-6 tuần trước event. Bao gồm soạn kịch bản chương trình chi tiết, brief MC và phối hợp với khách mời (ca sĩ vũ đoàn), thiết kế tài liệu in (thiệp mời backdrop standee), thiết kế video clip, đặt thiết bị kỹ thuật, mời và confirm danh sách khách. Output là tất cả các tài liệu và setup sẵn sàng cho event.

Giai đoạn thứ tư là Final preparation và rehearsal 1-2 tuần trước event. Bao gồm tổng duyệt với ekip vận hành, finalize danh sách khách và thiết kế seating chart, chuẩn bị thiết bị dự phòng cho các tình huống ngoài kế hoạch, brief ekip vận hành ngày sự kiện chi tiết, in tất cả tài liệu cuối cùng cho ngày sự kiện. Output là sẵn sàng 100% cho ngày event.

Giai đoạn thứ năm là Event execution ngày tổ chức. Bao gồm setup tại venue 4-8 giờ trước event, tổng duyệt cuối tại venue 1-2 giờ trước event với thiết bị thật, vận hành event chính theo kịch bản, xử lý các tình huống ngoài kế hoạch trong event, dismantle thiết bị sau khi event kết thúc. Output là event được tổ chức thành công.

Giai đoạn thứ sáu là Post-event và evaluation 1-4 tuần sau event. Bao gồm thu thập data và stats về event (số khách thực tế engagement rate hashtag mention leads thu được), gửi tài liệu PR cho báo chí (nếu có), follow-up với khách (gửi ảnh kỷ niệm cảm ơn thư), báo cáo kết quả cho khách hàng (doanh nghiệp tổ chức), bài học rút ra cho event kế tiếp. Output là báo cáo cuối cùng và đóng dự án.

Quy định pháp luật về tổ chức event tại Việt Nam

Tổ chức event tại Việt Nam phải tuân thủ các quy định pháp luật cụ thể tùy loại event và quy mô. Đây là phần mà nhiều BTC mới làm việc thường bỏ qua dẫn đến rủi ro pháp lý không cần thiết. Phần này tổng hợp các quy định chính người trong nghề cần biết.

Các văn bản pháp luật liên quan

Có một số văn bản pháp luật chính điều chỉnh hoạt động tổ chức event tại Việt Nam. Nghị định 144/2020/NĐ-CP về quản lý hoạt động nghệ thuật biểu diễn quy định các yêu cầu cụ thể với các sự kiện có biểu diễn nghệ thuật (ca múa nhạc thời trang xiếc). Nghị định 79/2012/NĐ-CP về biểu diễn nghệ thuật trình diễn thời trang quy định cấp giấy phép cho các sự kiện có yếu tố thời trang chuyên nghiệp. Luật Quảng cáo 2012 quy định các yêu cầu khi sự kiện có yếu tố quảng cáo thương hiệu sản phẩm. Các quy định địa phương của UBND TP.HCM và các quận huyện về tổ chức sự kiện công cộng ngoài trời, đặc biệt với event tại các quảng trường công viên hoặc đường phố. Các quy định về an toàn cháy nổ phòng cháy chữa cháy đối với event tại các venue lớn.

Các thủ tục pháp lý phổ biến

Tùy loại event mà cần thực hiện các thủ tục khác nhau. Event nội bộ doanh nghiệp tại venue đã được cấp phép kinh doanh (khách sạn trung tâm hội nghị) thường không cần xin phép thêm, chỉ cần đáp ứng các yêu cầu của venue về phòng cháy chữa cháy và an ninh. Event có biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp (mời ca sĩ nổi tiếng, vũ đoàn chuyên nghiệp, có chương trình biểu diễn) cần xin giấy phép biểu diễn nghệ thuật từ Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch địa phương. Event công cộng ngoài trời (tại quảng trường công viên đường phố) cần xin phép từ UBND địa phương và phối hợp với các cơ quan an ninh giao thông. Event có truyền thông trực tiếp livestream cần đăng ký với cơ quan quản lý truyền thông nếu có yếu tố tin tức và quảng cáo. Event có mời khách quốc tế hoặc có biểu diễn của nghệ sĩ nước ngoài cần thủ tục liên quan đến visa và giấy phép biểu diễn của nghệ sĩ nước ngoài tại Việt Nam.

Quyền sở hữu trí tuệ trong event

Một phần quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là quyền sở hữu trí tuệ. Khi event có ca khúc được biểu diễn (kể cả nhạc nền) cần đảm bảo có quyền sử dụng – thường thông qua tổ chức bảo vệ quyền tác giả như VCPMC (Vietnam Composers and Authors Protection Society). Khi event có sử dụng hình ảnh thương hiệu logo của doanh nghiệp khác cần có sự cho phép bằng văn bản. Khi event có nội dung được phát livestream cần đảm bảo các phần biểu diễn có quyền phát trực tuyến (không phải mọi quyền biểu diễn live đều bao gồm quyền phát trực tuyến). Các vấn đề pháp lý về quyền sở hữu trí tuệ trong event đã có nhiều case dispute thực tế tại Việt Nam, BTC nên có tư vấn pháp lý hoặc làm việc với agency event có kinh nghiệm xử lý vấn đề này.

Các thuật ngữ chuyên ngành liên quan

Người mới làm việc trong nghề event thường gặp nhiều thuật ngữ chuyên ngành. Phần này tổng hợp các thuật ngữ phổ biến nhất mà người trong nghề dùng hàng ngày.

• Concept. Ý tưởng cốt lõi của event định hướng cho mọi yếu tố thiết kế và nội dung. Một event có concept rõ ràng (theme thị giác câu chuyện kể) sẽ tạo ấn tượng nhất quán.
• Proposal. Tài liệu đề xuất giải pháp tổ chức event mà agency event gửi cho khách hàng tiềm năng. Thường gồm concept overview ngân sách dự kiến timeline ví dụ tham khảo dự án trước.
• Brief. Tài liệu mô tả nhu cầu của khách hàng (doanh nghiệp tổ chức) gửi cho agency event hoặc nhà cung cấp. Brief tốt có đầy đủ thông tin về mục tiêu khán giả ngân sách thời gian.
• Agenda. Khung chương trình tổng quan của event gồm các phần chương trình theo thứ tự thời gian. Đây là tài liệu xuất hiện sớm trong quy trình.
• Run-of-show. Timeline chi tiết trong ngày event gồm các hoạt động cả ngày sự kiện (setup vận hành dismantle), khác với agenda khung chương trình.
• Kịch bản chương trình. Tài liệu chi tiết phút by phút về diễn biến trên sân khấu, có lời dẫn MC cue kỹ thuật.
• Backdrop. Phông nền của sân khấu chính, thường có logo công ty thương hiệu và slogan sự kiện.
• Setup sân khấu. Quá trình lắp đặt sân khấu và các yếu tố thiết bị trên sân khấu trước event.
• Check-in khách mời. Hoạt động đón tiếp xác nhận danh tính và hướng dẫn khách vào vị trí khi đến venue.
• VIP. Khách quan trọng cần đối xử đặc biệt (CEO doanh nghiệp đối tác cấp cao báo chí nổi tiếng).
• RSVP. Réponse s’il vous plaît – khách xác nhận có tham dự không sau khi nhận thiệp mời.
• Cocktail reception. Phần đón khách trước sự kiện chính với đồ uống và đồ ăn nhẹ.
• Networking. Hoạt động giao lưu kết nối giữa các khách trong event, đặc biệt quan trọng trong corporate event B2B.
• MC. Master of Ceremony – người dẫn chương trình chuyên nghiệp.
• EOC. Event Operations Center – khu trung tâm vận hành event tại venue, nơi đạo diễn chương trình điều phối ekip.
• Cue. Tín hiệu chuyển tiếp giữa các phần chương trình hoặc các hành động kỹ thuật.
• Live streaming. Phát trực tiếp event qua internet đến khán giả ở xa.
• Lighting design. Thiết kế và lập trình ánh sáng cho event chuyên nghiệp.
• Sound check. Test âm thanh trước event để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt.
• Dismantle. Tháo dỡ thiết bị và trả lại không gian venue sau khi event kết thúc.

Khác biệt giữa event nghiệp dư và chuyên nghiệp

Có sự khác biệt rõ rệt giữa một event được tổ chức nghiệp dư (BTC tự làm không có kinh nghiệm) và một event chuyên nghiệp (do agency event có kinh nghiệm tổ chức). Hiểu sự khác biệt giúp BTC quyết định khi nào nên tự làm và khi nào nên thuê agency.

Năm điểm phân biệt chính

Có 5 điểm phân biệt quan trọng giữa event nghiệp dư và chuyên nghiệp. Điểm đầu là về concept và sáng tạo. Event nghiệp dư thường không có concept rõ ràng, làm theo “mô típ chung” của các event tương tự đã thấy. Event chuyên nghiệp có concept được phát triển từ brief của khách hàng và đặc điểm khán giả, tạo ra event “có chất riêng” không trùng với event khác. Điểm thứ hai là về tính bài bản trong chuẩn bị. Event nghiệp dư thường thiếu các tài liệu vận hành (agenda đơn giản, không có kịch bản chương trình chi tiết, không có phương án dự phòng), dẫn đến tình huống “đến lúc làm mới biết”. Event chuyên nghiệp có đầy đủ bộ tài liệu (proposal concept agenda kịch bản chương trình brief MC run-of-show), được duyệt qua nhiều vòng trước khi triển khai. Điểm thứ ba là về ekip vận hành. Event nghiệp dư thường có ekip “kiêm nhiệm” (nhân viên doanh nghiệp tự làm các vai trò trong event ngoài công việc chính), thiếu kỹ năng chuyên môn cho các vai trò cụ thể. Event chuyên nghiệp có ekip chuyên nghiệp với mỗi người chuyên một vai trò (MC chuyên đạo diễn chuyên kỹ thuật chuyên), có kinh nghiệm xử lý các tình huống thực tế. Điểm thứ tư là về thiết bị kỹ thuật. Event nghiệp dư thường dùng thiết bị có sẵn của venue hoặc thuê thiết bị phổ thông, không cấu hình phù hợp với loại event. Event chuyên nghiệp có thiết bị được cấu hình cụ thể theo loại event và quy mô, có thiết bị dự phòng đầy đủ cho các tình huống ngoài kế hoạch. Điểm thứ năm là về đo lường và đánh giá. Event nghiệp dư thường không có KPI rõ ràng và không có quy trình đánh giá kết quả sau event. Event chuyên nghiệp có KPI đo lường được, thu thập data trong event, phân tích ROI và rút bài học cho event kế tiếp.

Khi nào nên tự làm và khi nào nên thuê agency

Không phải mọi event đều cần thuê agency chuyên nghiệp. Một số tình huống có thể tự tổ chức tại doanh nghiệp. Tự tổ chức phù hợp với event nội bộ rất nhỏ (workshops team meetings nhỏ dưới 30 người), event lặp lại theo template đã được sử dụng nhiều lần và đã được tinh chỉnh, event có ngân sách rất hạn chế không có ROI rõ ràng để justify chi phí agency. Thuê agency phù hợp với event corporate có khách hàng đối tác bên ngoài (lễ kỷ niệm thành lập gala dinner tri ân), event marketing có mục tiêu PR và sales (lễ ra mắt sản phẩm brand activation), event quy mô lớn 100+ khán giả cần ekip chuyên nghiệp vận hành, event có yếu tố sáng tạo cao cần concept độc đáo. Khi quyết định thuê agency, BTC nên tìm agency có kinh nghiệm với loại event cụ thể của mình – một agency chuyên về corporate event có thể không tốt cho festival ngoài trời và ngược lại.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tổ chức trọn gói các loại event corporate marketing internal ceremonial social cho doanh nghiệp tại TP.HCM với cấu hình phù hợp loại event và quy mô. Tham khảo các dự án event đã triển khai và báo giá tổ chức event theo loại cụ thể.