Sự kiện văn hóa: Phân loại, vận hành và lưu ý triển khai

Sự kiện văn hóa là gì và phạm vi thực tế

Sự kiện văn hóa là chương trình có yếu tố văn hóa làm lõi nội dung, được tổ chức nhằm tôn vinh, lưu giữ, giới thiệu hoặc giao lưu một giá trị văn hóa cụ thể. Yếu tố văn hóa ở đây có thể là di sản phi vật thể (âm nhạc truyền thống, nghệ thuật biểu diễn, ngôn ngữ, phong tục), di sản vật thể (kiến trúc, hiện vật, trang phục), văn hóa ẩm thực, văn hóa làng nghề, hoặc văn hóa hiện đại được hình thành trong thời gian gần (văn hóa đường phố, văn hóa thanh niên, văn hóa cộng đồng người Việt ở nước ngoài). Phạm vi của khái niệm rất rộng, không nên hiểu sự kiện văn hóa chỉ là lễ hội truyền thống.

Trong thực tế ngành sự kiện tại Việt Nam, sự kiện văn hóa được dùng với nghĩa khá rộng. Một đêm nhạc thính phòng do nhà hát tổ chức cũng là sự kiện văn hóa. Một tuần lễ áo dài tại trung tâm thương mại cũng là sự kiện văn hóa. Một ngày kết nối văn hóa giữa hai chi nhánh công ty đa quốc gia cũng có thể được gọi là sự kiện văn hóa, dù trên thực tế đó là một dạng team building có yếu tố văn hóa. Khi nhận brief, người phụ trách nên hỏi rõ khách hàng đang dùng từ này theo nghĩa nào để định hình đúng phạm vi triển khai.

Phân biệt sự kiện văn hóa với các dạng sự kiện gần

Có ba dạng sự kiện thường bị nhầm lẫn với sự kiện văn hóa, đặc biệt khi viết proposal hoặc brief cho khách hàng nước ngoài chưa quen thị trường Việt Nam. Phân biệt rõ giúp định vị đúng loại sự kiện và chuẩn bị nguồn lực phù hợp.

• Sự kiện văn hóa khác lễ hội truyền thống ở chỗ phạm vi rộng hơn nhiều. Lễ hội truyền thống là một tập con của sự kiện văn hóa, có thêm các đặc trưng bắt buộc như tính cộng đồng, tổ chức định kỳ theo lịch âm hoặc lịch cố định, có nghi lễ truyền thống kèm theo. Sự kiện văn hóa rộng hơn, bao gồm cả các chương trình hiện đại không có nghi lễ truyền thống, các sự kiện một lần không định kỳ, các chương trình do doanh nghiệp tổ chức. Mọi lễ hội đều là sự kiện văn hóa, nhưng không phải sự kiện văn hóa nào cũng là lễ hội.
• Sự kiện văn hóa khác sự kiện nghệ thuật ở phần lõi. Sự kiện nghệ thuật đặt nghệ thuật làm trọng tâm (concert, triển lãm tranh, đêm thơ), giá trị văn hóa chỉ là phần thứ cấp. Sự kiện văn hóa đặt giá trị văn hóa làm trọng tâm, nghệ thuật chỉ là phương tiện chuyển tải. Một đêm nhạc giao hưởng phương Tây là sự kiện nghệ thuật. Một đêm nhạc dân tộc Việt Nam vừa là sự kiện nghệ thuật vừa là sự kiện văn hóa, nhưng khía cạnh văn hóa thường được làm nổi bật hơn khi đặt brief.
• Sự kiện văn hóa khác sự kiện thương mại có lớp văn hóa trang trí. Một số sự kiện ra mắt sản phẩm dùng yếu tố văn hóa làm concept trang trí (ví dụ ra mắt sản phẩm tone Tết, ra mắt sản phẩm theo chủ đề Hà Nội xưa). Đây không phải sự kiện văn hóa thực sự, vì lõi vẫn là thương mại, văn hóa chỉ là lớp vỏ. Phân biệt quan trọng vì cách truyền thông, đối tượng mời và ngân sách hai loại này hoàn toàn khác nhau, dù bề ngoài có vẻ giống.

  

Phân loại sự kiện văn hóa theo mục đích và đối tượng

Có nhiều cách phân loại sự kiện văn hóa khác nhau (theo quy mô, theo địa lý, theo loại hình nghệ thuật). Trong khuôn khổ thực hành tổ chức, cách phân loại hữu ích nhất là theo mục đích chính và đối tượng tham dự, vì hai yếu tố này quyết định cấu trúc chương trình, ngân sách và cách truyền thông. Bốn nhóm chính dưới đây bao phủ phần lớn các sự kiện văn hóa thường gặp tại TP.HCM và các đô thị lớn.

• Sự kiện văn hóa bảo tồn và di sản. Mục đích chính là gìn giữ, phục dựng hoặc tôn vinh một di sản văn hóa cụ thể. Đối tượng tham dự gồm cộng đồng có liên hệ với di sản đó, giới nghiên cứu, du khách văn hóa và truyền thông. Ví dụ thường gặp là chương trình kỷ niệm di sản phi vật thể được UNESCO công nhận, đêm nhạc nhã nhạc cung đình, chương trình hát bội hát bài chòi tại bảo tàng. Đặc điểm là yêu cầu cao về tính chính xác của nội dung, thường có chuyên gia tư vấn nội dung, ngân sách dao động lớn tùy đơn vị tổ chức (nhà nước, tư nhân hay phối hợp).
• Sự kiện văn hóa giao lưu và quảng bá. Mục đích là giới thiệu một văn hóa tới đối tượng chưa biết hoặc tạo dịp giao lưu giữa hai văn hóa. Đối tượng tham dự rộng, gồm công chúng đại chúng và du khách. Ví dụ thường gặp là tuần văn hóa Việt Nam tại nước ngoài, tuần văn hóa quốc gia khác tại Việt Nam, ngày văn hóa các dân tộc anh em, chương trình giao lưu sinh viên quốc tế có yếu tố văn hóa. Đặc điểm là cần phối hợp với nhiều bên (đại sứ quán, sở văn hóa, đơn vị truyền thông), yêu cầu cao về phiên dịch và hỗ trợ ngôn ngữ.
• Sự kiện văn hóa cộng đồng đô thị. Là nhóm phát triển nhanh nhất trong 10 năm gần đây tại các đô thị lớn. Mục đích là tạo điểm hẹn văn hóa cho cư dân đô thị, kết hợp giải trí, ẩm thực, mua sắm và trải nghiệm văn hóa. Đối tượng là cư dân đô thị, gia đình trẻ, người yêu văn hóa và du khách trong nước. Ví dụ thường gặp là phố đi bộ cuối tuần có chương trình văn hóa, lễ hội Tết tại trung tâm thương mại, lễ hội mùa thu tại khu đô thị, tuần lễ ẩm thực vùng miền tại quảng trường công cộng. Đặc điểm là quy mô có thể từ vài trăm tới vài chục nghìn người, cần phối hợp chặt với quản lý khu đô thị hoặc trung tâm thương mại về địa điểm tổ chức và an ninh.
• Sự kiện văn hóa nội bộ doanh nghiệp. Là nhóm tăng mạnh trong các tập đoàn đa quốc gia và các doanh nghiệp lớn có nhân sự đa dạng. Mục đích là củng cố văn hóa doanh nghiệp, kết nối nhân viên đa văn hóa, hoặc kết hợp văn hóa Việt Nam với văn hóa nước ngoài trong các công ty đa quốc gia. Đối tượng là nhân viên công ty và đôi khi cả gia đình họ. Ví dụ thường gặp là ngày văn hóa công ty, tuần lễ ẩm thực các quốc gia, ngày Tết cổ truyền cho nhân viên nước ngoài, chương trình giao lưu văn hóa Việt-Nhật Việt-Hàn. Đặc điểm là quy mô vừa, ngân sách rõ ràng, yêu cầu trải nghiệm cao, thường có yếu tố tương tác và hoạt động trải nghiệm thay vì chỉ xem biểu diễn.

Các loại sự kiện văn hóa phổ biến tại Việt Nam

Sự kiện văn hóa Việt Nam phong phú nhờ chiều dài lịch sử, đa dạng tộc người và sự hội nhập văn hóa quốc tế tăng tốc trong 20 năm gần đây. Bảng dưới đây tổng hợp các nhóm sự kiện văn hóa thường gặp nhất kèm ví dụ minh họa, phục vụ cho người phụ trách sự kiện cần định hình nhanh loại chương trình đang được brief.

Danh sách này là khung tham khảo, không phải bộ phân loại đầy đủ. Một số sự kiện thực tế có thể nằm trong hai hoặc ba nhóm cùng lúc, ví dụ Festival Huế vừa là festival hiện đại cấp tỉnh vừa có yếu tố giao lưu quốc tế và lễ hội mùa. Khi định vị một sự kiện cụ thể, nên xác định nhóm chính chiếm trọng số lớn nhất để định hướng vận hành, các nhóm phụ là yếu tố bổ sung.

Đặc thù vận hành so với sự kiện thương mại

Sự kiện văn hóa có những đặc thù vận hành rất khác sự kiện thương mại thông thường. Người phụ trách từng chỉ làm sự kiện corporate thường gặp khó khi chuyển sang vận hành sự kiện văn hóa lần đầu vì các yếu tố này không được học trong khóa quản lý sự kiện chung. Phần này tổng hợp các đặc thù quan trọng nhất.

• Yếu tố chính xác văn hóa phải được đặt lên trên hiệu ứng thị giác. Trong sự kiện thương mại, hiệu ứng thị giác đôi khi được ưu tiên hơn tính chính xác (ví dụ trang phục cách điệu, đạo cụ stylized cho ăn ảnh). Trong sự kiện văn hóa, ưu tiên ngược lại: trang phục, đạo cụ, lời thoại, nghi lễ phải đúng với truyền thống được tôn vinh, sai sót dù nhỏ có thể bị cộng đồng và giới chuyên gia phê phán nặng nề. Cách xử lý là luôn có một cố vấn văn hóa duyệt nội dung, đặc biệt với các yếu tố nhạy cảm như nghi thức tôn giáo, trang phục dân tộc thiểu số, ngôn ngữ địa phương.
• Phối hợp với nhiều bên có quyền lực không chính thức. Sự kiện văn hóa thường liên quan tới các cộng đồng, già làng, trưởng tộc, nhà tu hành, nghệ nhân lão thành, hội nhóm nghiên cứu di sản. Đây là các bên có quyền lực không chính thức nhưng ảnh hưởng rất lớn tới sự đồng thuận của cộng đồng với sự kiện. Bỏ qua hoặc làm việc qua loa với các bên này dễ dẫn tới phản ứng tiêu cực ngay trong hoặc sau sự kiện. Cách xử lý là dành thời gian xin ý kiến và mời tham gia một cách tôn trọng từ giai đoạn lên ý tưởng, không đợi tới khi đã chốt mọi thứ rồi mới thông báo.
• Truyền thông cần tone đặc biệt khác sự kiện thương mại. Truyền thông sự kiện thương mại thường có tone năng động, trẻ trung, nhấn mạnh trải nghiệm cá nhân và lợi ích người tham dự. Truyền thông sự kiện văn hóa cần tone trang trọng hơn, đặt giá trị di sản và cộng đồng lên trước lợi ích cá nhân, tránh ngôn ngữ marketing sáo rỗng có thể bị nhìn nhận là khai thác thương mại văn hóa. Cách viết bài giới thiệu, caption truyền thông xã hội, lời dẫn MC đều cần được điều chỉnh phù hợp.
• Lưu ý đặc biệt về quyền sở hữu trí tuệ văn hóa. Một số yếu tố văn hóa truyền thống không phải là tài sản công cộng tự do sử dụng. Ví dụ các bài hát dân ca có quyền tác giả hoặc quyền liên quan của người sưu tầm, một số họa tiết hoa văn dân tộc được bảo hộ chỉ dẫn địa lý, một số nghi lễ tôn giáo có quy định riêng về việc tái hiện trong môi trường thương mại. Sai sót về phần này có thể dẫn tới khiếu nại hoặc khủng hoảng truyền thông. Cách xử lý là làm việc với các tổ chức bảo trợ chính thức (sở văn hóa, hội nghệ nhân, tổ chức tôn giáo) để có sự đồng thuận trước khi sử dụng các yếu tố này.
• Cân bằng giữa trải nghiệm khách và giá trị bảo tồn. Đặc thù khó của sự kiện văn hóa là phải vừa thu hút công chúng (cần trải nghiệm hấp dẫn, tương tác cao, dễ tiếp cận) vừa giữ được giá trị bảo tồn (cần đúng truyền thống, không thương mại hóa quá mức). Hai yêu cầu này thường mâu thuẫn. Cách xử lý là phân khu vực rõ ràng trong sự kiện: khu nghi lễ và trình diễn truyền thống giữ nguyên giá trị bảo tồn, khu trải nghiệm và tương tác có thể hiện đại hóa cách trình bày, khu thương mại tách riêng để không lẫn vào khu chính.
• Thời điểm tổ chức phải tôn trọng lịch văn hóa. Sự kiện văn hóa không thể tổ chức bất kỳ ngày nào trong năm. Lễ hội đền chùa phải theo ngày kỵ kiêng theo lịch âm, sự kiện văn hóa giao lưu quốc tế cần tránh các ngày lễ trọng của bên đối tác, sự kiện văn hóa dân tộc cần tránh các ngày trùng với nghi lễ truyền thống khác của cộng đồng. Đây là phần thường bị bỏ qua khi lên timeline sự kiện, đặc biệt khi BTC không quen với cộng đồng văn hóa được tôn vinh.

Sai lầm thường gặp khi tổ chức sự kiện văn hóa

Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến mà BTC thường mắc khi tổ chức sự kiện văn hóa, đặc biệt khi đơn vị tổ chức quen với sự kiện thương mại chuyển sang nhận dự án văn hóa lần đầu. Nhận diện sớm giúp tránh các tình huống vỡ trận về truyền thông hoặc phản ứng cộng đồng sau sự kiện.

• Không có cố vấn văn hóa hoặc người am hiểu cộng đồng tham gia từ giai đoạn ý tưởng. Ekip thuần kỹ thuật và marketing thường thiết kế kịch bản theo trực giác mỹ thuật, không nhận ra các yếu tố gây phản cảm với cộng đồng văn hóa được tôn vinh. Cách phòng tránh là mời cố vấn văn hóa tham gia từ đầu, có thể là nghệ nhân, nhà nghiên cứu, đại diện hội văn hóa hoặc đại diện cộng đồng. Cố vấn không chỉ duyệt nội dung sau khi đã làm xong mà còn góp ý từ giai đoạn lên concept để định hướng đúng.
• Thiết kế sân khấu và trang trí cách điệu quá mức làm mất bản sắc. Thiết kế hiện đại đôi khi đi quá xa khỏi truyền thống tới mức không còn nhận ra yếu tố văn hóa gốc. Ví dụ trang trí Tết chỉ có một số yếu tố mơ hồ về Á Đông mà không rõ là Việt Nam, Trung Quốc hay Hàn Quốc. Cách phòng tránh là giữ ít nhất 60 đến 70% các yếu tố trang trí truyền thống đặc trưng Việt Nam (hoa văn cụ thể, màu sắc đúng, chất liệu phù hợp), phần cách điệu hiện đại giới hạn ở 30 đến 40% và phải bổ trợ thay vì thay thế phần truyền thống.
• Lịch trình quá kín không có không gian cho nghi lễ và phần văn hóa. Một số BTC quen với sự kiện thương mại có nhịp nhanh, chuyển sang sự kiện văn hóa vẫn giữ nhịp đó. Kết quả là phần nghi lễ truyền thống bị nén thời lượng, các nghệ nhân không có đủ thời gian biểu diễn trọn vẹn một tiết mục dài, khán giả không kịp cảm nhận giá trị văn hóa. Cách phòng tránh là tính thời lượng theo nhịp truyền thống của loại sự kiện văn hóa cụ thể, không áp đặt timeline thương mại lên các phần nghi lễ và biểu diễn truyền thống.
• Đặt yêu cầu trang phục không phù hợp lên nghệ nhân và người tham gia truyền thống. Hay gặp tình huống BTC yêu cầu nghệ nhân mặc trang phục theo phong cách thương mại để đồng bộ với concept sự kiện, thay vì để họ mặc trang phục truyền thống đúng vai trò. Yêu cầu này thường khiến nghệ nhân khó chịu và biểu diễn không trọn vẹn. Cách phòng tránh là tôn trọng quy ước trang phục truyền thống của nghệ nhân và đoàn biểu diễn, có thể đề xuất phối hợp tone tổng thể nhưng không áp đặt thay đổi cốt lõi.
• Hashtag và slogan truyền thông không phù hợp với tinh thần văn hóa. Một số chương trình dùng hashtag rất marketing kiểu khuyến mãi (ví dụ chỉ tập trung vào yếu tố vui chơi, giảm giá, quà tặng) trong khi sự kiện thực ra có giá trị văn hóa sâu. Khán giả mục tiêu là người yêu văn hóa lại cảm thấy bị xem nhẹ. Cách phòng tránh là chọn hashtag và slogan nhấn mạnh giá trị văn hóa và trải nghiệm, có thể đi kèm slogan phụ cho phần khuyến mãi nhưng không để slogan khuyến mãi đứng đầu.
• Bỏ qua phần ghi lại và lưu trữ tư liệu sau sự kiện. Sự kiện văn hóa có giá trị tư liệu lâu dài hơn sự kiện thương mại, vì các tiết mục biểu diễn của nghệ nhân lão thành có thể là tư liệu di sản nếu được ghi hình chất lượng cao. Nhiều BTC chỉ quay video tổng kết cắt ghép theo phong cách marketing mà bỏ qua việc quay từng tiết mục đầy đủ. Cách phòng tránh là phân bổ ngân sách cho việc ghi hình tư liệu (full take từng tiết mục, ghi âm chất lượng cao, ảnh chân dung nghệ nhân) song song với video tổng kết, có thỏa thuận rõ về quyền sử dụng tư liệu với nghệ nhân.