Hợp đồng tổ chức sự kiện: chi tiết điều khoản và lưu ý

Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì và các dạng phổ biến

Trước khi đi vào chi tiết các điều khoản, người phụ trách hợp đồng phía doanh nghiệp cần hiểu rõ hợp đồng tổ chức sự kiện thuộc nhóm hợp đồng dịch vụ trong Bộ luật Dân sự, đồng thời nắm được sự khác biệt giữa các dạng hợp đồng phổ biến trong ngành để chọn đúng mẫu phù hợp với nhu cầu thực tế.

Khái niệm pháp lý và bản chất

Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên trong đó bên cung cấp dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ và bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền cho bên cung cấp dịch vụ. Hợp đồng tổ chức sự kiện là một dạng hợp đồng dịch vụ với đặc thù riêng: dịch vụ có tính sự kiện (one-off, không lặp lại), gắn với thời điểm cụ thể không thể trì hoãn, có nhiều bên thứ ba liên quan như nhà cung cấp thiết bị nghệ sĩ địa điểm. Đặc thù này tạo ra một số điều khoản riêng mà các hợp đồng dịch vụ thông thường không có, đặc biệt là điều khoản về thời điểm thay đổi hủy dời và rủi ro bất khả kháng.

Ba dạng hợp đồng phổ biến nhất trong ngành

Dạng đầu tiên là hợp đồng cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Trong dạng này, bên thuê giao toàn bộ trách nhiệm tổ chức cho bên cung cấp gồm lên ý tưởng kịch bản thuê địa điểm thiết bị nhân sự MC nghệ sĩ và vận hành tại hiện trường, bên thuê chỉ tham gia ở khâu duyệt concept và nghiệm thu kết quả. Đây là dạng hợp đồng phổ biến nhất cho các sự kiện corporate quy mô vừa và lớn, ưu điểm là bên thuê tiết kiệm thời gian và tận dụng được năng lực chuyên môn của bên cung cấp.

Dạng thứ hai là hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện theo từng hạng mục. Trong dạng này, bên thuê chỉ thuê một số phần cụ thể như chỉ thuê thiết bị âm thanh ánh sáng, chỉ thuê MC, chỉ thuê backdrop và setup sân khấu, các phần khác bên thuê tự lo hoặc thuê đơn vị khác. Phạm vi công việc trong hợp đồng được giới hạn rõ ràng, tránh nhập nhằng trách nhiệm. Phù hợp với các doanh nghiệp có ekip nội bộ mạnh và muốn chủ động kiểm soát từng phần, hoặc các sự kiện đơn giản không cần trọn gói.

Dạng thứ ba là hợp đồng hợp tác tổ chức sự kiện. Trong dạng này, hai bên cùng góp nguồn lực và chia sẻ kết quả thay vì mua bán dịch vụ thuần. Phổ biến trong các sự kiện đồng tổ chức giữa hai thương hiệu, hoặc sự kiện do agency và brand cùng đầu tư để tạo nội dung truyền thông chung. Cơ cấu hợp đồng phức tạp hơn hai dạng trên vì có yếu tố chia sẻ rủi ro và lợi ích, cần điều khoản chi tiết về phân chia quyền sở hữu nội dung quyền sử dụng hình ảnh và phương án xử lý khi một bên không hoàn thành nghĩa vụ.

Khi nào dùng từng dạng

Việc chọn dạng hợp đồng phụ thuộc vào mức độ chủ động mong muốn của doanh nghiệp khách hàng và đặc thù chương trình. Doanh nghiệp lần đầu tổ chức sự kiện hoặc không có ekip nội bộ chuyên trách nên chọn hợp đồng trọn gói để tận dụng năng lực bên cung cấp. Doanh nghiệp có đội marketing in-house mạnh chỉ cần outsource một số phần kỹ thuật nên chọn hợp đồng theo hạng mục. Các chiến dịch co-branding hoặc sự kiện kết hợp giữa nhiều thương hiệu nên chọn hợp đồng hợp tác để rõ ràng quyền lợi và trách nhiệm. Trong thực tế, một doanh nghiệp tổ chức nhiều sự kiện trong năm thường có cả ba dạng hợp đồng tùy theo loại chương trình.

Các điều khoản cốt lõi trong hợp đồng tổ chức sự kiện

Một hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn cần có đủ các điều khoản cốt lõi để bảo vệ quyền lợi cả hai bên và tránh tranh chấp về sau. Phần này tổng hợp các điều khoản tối thiểu cần có với giải thích chi tiết về nội dung và lưu ý khi soạn thảo.

• Điều khoản thông tin các bên. Đây là phần đầu của hợp đồng nêu thông tin pháp lý đầy đủ của bên A (bên thuê dịch vụ) và bên B (bên cung cấp dịch vụ) gồm tên đầy đủ theo giấy phép kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số tài khoản ngân hàng, đại diện theo pháp luật ký kết. Điểm thường bị sai sót là ghi tên không đúng theo giấy phép kinh doanh hoặc người đại diện ký không có thẩm quyền (cần tra giấy ủy quyền nếu không phải Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc đại diện). Sai thông tin pháp lý có thể khiến hợp đồng bị xem là vô hiệu một phần hoặc toàn bộ khi có tranh chấp.
• Điều khoản phạm vi công việc. Đây là phần dài và quan trọng nhất của hợp đồng, mô tả chi tiết toàn bộ công việc bên cung cấp sẽ thực hiện gồm tên chương trình, thời gian địa điểm tổ chức, đối tượng khách mời và số lượng, các hạng mục cụ thể (lên ý tưởng kịch bản thiết kế thiết bị nhân sự MC nghệ sĩ catering nếu có). Phạm vi cần được liệt kê chi tiết đến mức có thể đối chiếu khi nghiệm thu, tránh các từ chung chung như “tổ chức sự kiện hoàn chỉnh” hay “đảm bảo chất lượng tốt nhất”. Phụ lục đính kèm thường chi tiết hơn về cấu hình thiết bị danh sách nhân sự kịch bản chương trình cụ thể.
• Điều khoản giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán. Phần này nêu tổng giá trị hợp đồng (đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế VAT), chi tiết các khoản chi trong tổng giá trị, lịch thanh toán theo từng đợt với mốc thời gian và điều kiện kích hoạt mỗi đợt, hình thức thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt), thông tin tài khoản nhận thanh toán. Lịch thanh toán phổ biến trong ngành sự kiện thường chia thành 3 đợt: đợt một 30-50% khi ký hợp đồng (đặt cọc), đợt hai 30-40% trước event 7-15 ngày (kích hoạt sản xuất), đợt cuối 20-30% sau event trong vòng 7-15 ngày kèm nghiệm thu. Bên thuê cần lưu ý không thanh toán 100% trước event vì mất khả năng thương lượng khi có sự cố.
• Điều khoản quyền và nghĩa vụ của bên A (bên thuê). Phần này quy định những gì bên thuê phải làm và được hưởng. Nghĩa vụ thường gồm cung cấp brief đầy đủ và đúng thời hạn, duyệt các giai đoạn của chương trình theo lịch đã thống nhất, thanh toán đúng tiến độ theo điều khoản, cung cấp logo và tài liệu thương hiệu cần thiết, phối hợp với bên cung cấp trong khâu chuẩn bị. Quyền thường gồm yêu cầu chỉnh sửa trong giới hạn thỏa thuận, yêu cầu báo cáo tiến độ định kỳ, được quyền tham gia rehearsal và duyệt tổng thể, sở hữu các sản phẩm thiết kế cho chương trình theo phạm vi thỏa thuận.
• Điều khoản quyền và nghĩa vụ của bên B (bên cung cấp). Phần này quy định những gì bên cung cấp phải làm và được hưởng. Nghĩa vụ thường gồm thực hiện đúng phạm vi công việc đã thỏa thuận với chất lượng chuyên môn phù hợp, đảm bảo nhân sự và thiết bị đủ tiêu chuẩn, có mặt đúng giờ tại địa điểm tổ chức, có phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ, bàn giao đầy đủ tài liệu và sản phẩm theo cam kết. Quyền thường gồm nhận thanh toán đúng tiến độ, yêu cầu bên thuê cung cấp đầy đủ thông tin để triển khai, sử dụng hình ảnh chương trình cho mục đích truyền thông trong giới hạn thỏa thuận.
• Điều khoản về thời gian và địa điểm tổ chức. Phần này ghi rõ ngày giờ bắt đầu và kết thúc chương trình, địa điểm tổ chức chính và địa điểm dự phòng nếu có, thời gian setup và teardown trước sau sự kiện. Điểm thường bị bỏ qua là không ghi rõ ai chịu trách nhiệm thuê địa điểm (bên A hay bên B), trách nhiệm về các chi phí phát sinh tại venue như phí phục vụ điện nước an ninh ngoài giờ. Cần ghi rõ giờ bàn giao mặt bằng và giờ trả mặt bằng để tránh tranh chấp với chủ venue.
• Điều khoản nghiệm thu. Phần này quy định cách thức nghiệm thu sau khi hoàn thành chương trình, gồm tiêu chí nghiệm thu (chương trình diễn ra đúng kịch bản, các hạng mục thiết bị đúng cấu hình, không có sự cố nghiêm trọng), người có thẩm quyền nghiệm thu phía bên A, biên bản nghiệm thu cần lập trong vòng bao lâu sau sự kiện, hậu quả khi không nghiệm thu hoặc có khiếu nại. Biên bản nghiệm thu là tài liệu quan trọng làm căn cứ thanh toán đợt cuối nên cần có quy trình rõ ràng.
• Điều khoản bảo mật thông tin. Phần này quy định nghĩa vụ bảo mật giữa hai bên về các thông tin trao đổi trong quá trình hợp tác gồm chiến lược thương hiệu của bên thuê, ngân sách chương trình, danh sách khách mời, nội dung phát biểu chưa công bố. Thời hạn bảo mật thường kéo dài 2-5 năm sau khi kết thúc hợp đồng. Vi phạm bảo mật có thể dẫn đến bồi thường thiệt hại theo mức quy định trong hợp đồng.
• Điều khoản chấm dứt hợp đồng. Phần này quy định các trường hợp hai bên có quyền chấm dứt hợp đồng đơn phương như một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ một bên mất khả năng thực hiện hợp đồng có lý do khách quan không thể tiếp tục, kèm thủ tục chấm dứt và hậu quả tài chính. Thường có thời gian thông báo trước (notice period) từ 7-30 ngày trước khi chấm dứt có hiệu lực, trừ trường hợp vi phạm nghiêm trọng.
• Điều khoản giải quyết tranh chấp. Phần cuối hợp đồng quy định cách hai bên giải quyết khi có tranh chấp, thông thường ưu tiên thương lượng hòa giải trong vòng 30-60 ngày trước khi đưa ra cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan giải quyết thường là Tòa án nhân dân có thẩm quyền theo lãnh thổ hoặc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) nếu hai bên thỏa thuận. Luật áp dụng là Luật Việt Nam.

Điều khoản đặc biệt cần chú ý kỹ

Ngoài các điều khoản cốt lõi, hợp đồng tổ chức sự kiện có một số điều khoản đặc biệt cần được rà soát kỹ lưỡng vì đặc thù không thể trì hoãn của ngành sự kiện. Đây là các điều khoản hay phát sinh tranh chấp nhất khi có sự cố ngoài ý muốn, nên cần được hiểu rõ và thương lượng cẩn thận trước khi ký.

Điều khoản hủy hoặc dời sự kiện

Đây là điều khoản phức tạp nhất vì sự kiện có tính thời điểm không thể trì hoãn, một khi đã đặt cọc nhà cung cấp đã sắp xếp nhân sự thiết bị và tour lịch thì việc hủy dời gây thiệt hại lớn cho bên cung cấp. Điều khoản cần quy định rõ phí hủy theo từng mốc thời gian: hủy trước 30 ngày thường hoàn 80-100% cọc, hủy trước 15-30 ngày hoàn 50-70%, hủy trước 7-15 ngày hoàn 20-40%, hủy dưới 7 ngày không hoàn cọc và có thể phải thanh toán thêm phần đã phát sinh chi phí. Dời sự kiện sang ngày khác nếu trong vòng 3-6 tháng thường không tính phí hoặc tính phí thấp với điều kiện ngày mới phù hợp với lịch của bên cung cấp. Bên thuê cần thương lượng điều khoản này phù hợp với rủi ro thực tế của ngành mình, ví dụ các ngành chịu ảnh hưởng thời tiết hoặc thị trường biến động cần khoảng giảm phí mềm hơn.

Điều khoản bất khả kháng

Điều khoản bất khả kháng (force majeure) quy định cách xử lý khi có sự kiện ngoài tầm kiểm soát của hai bên xảy ra khiến không thể thực hiện hợp đồng như thiên tai dịch bệnh chiến tranh hoặc quyết định hành chính cấm tụ tập. Sau giai đoạn COVID-19, điều khoản này được rà soát kỹ hơn trong các hợp đồng hiện đại. Cần ghi rõ: định nghĩa các sự kiện được coi là bất khả kháng, nghĩa vụ thông báo của bên bị ảnh hưởng (thường trong 3-7 ngày kể từ khi xảy ra), phương án xử lý (dời sự kiện không tính phí phụ trong khung thời gian nhất định, chấm dứt hợp đồng và hoàn cọc theo tỷ lệ chi phí đã phát sinh, không bên nào phải bồi thường thiệt hại do bất khả kháng). Điều khoản này bảo vệ cả hai bên trong các tình huống ngoài ý muốn.

Điều khoản bồi thường thiệt hại

Phần này quy định mức bồi thường khi một bên vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho bên còn lại. Nguyên tắc cơ bản là bồi thường thiệt hại thực tế và có thể chứng minh, không bồi thường thiệt hại gián tiếp hoặc lợi nhuận mất đi (trừ khi có thỏa thuận đặc biệt). Mức bồi thường thường giới hạn bằng giá trị hợp đồng hoặc một tỷ lệ phần trăm cụ thể như 50-100% giá trị hợp đồng. Một số hợp đồng quy định phạt vi phạm cố định (liquidated damages) cho các vi phạm cụ thể như bên cung cấp đến muộn quá 60 phút phạt 5% giá trị hợp đồng, nhân sự không đủ số lượng cam kết phạt theo từng vị trí thiếu. Bên thuê cần lưu ý mức phạt phải hợp lý theo Bộ luật Dân sự, phạt quá cao có thể không được tòa án công nhận.

Điều khoản quyền sở hữu trí tuệ và hình ảnh

Trong các sự kiện hiện đại có nhiều tài liệu sáng tạo và hình ảnh phát sinh, điều khoản này quan trọng để rõ ràng ai sở hữu cái gì. Cần quy định: ai sở hữu concept và thiết kế đã được duyệt (thường bên thuê sở hữu sau khi thanh toán đầy đủ), ai có quyền sử dụng hình ảnh chương trình cho mục đích truyền thông (thường cả hai bên đều có quyền với phạm vi đã thỏa thuận), quyền sử dụng hình ảnh nhân vật xuất hiện trong sự kiện (cần có thỏa thuận riêng với từng nhân vật), thời hạn quyền sử dụng. Lưu ý đặc biệt với hình ảnh khách mời, người chưa thành niên cần được phụ huynh đồng ý bằng văn bản.

Các phụ lục đính kèm và vai trò

Một hợp đồng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn đi kèm các phụ lục chi tiết. Phụ lục là phần mở rộng của hợp đồng chính, chi tiết hóa các điều khoản đến mức có thể đối chiếu khi triển khai và nghiệm thu. Thiếu phụ lục hoặc phụ lục sơ sài là một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến tranh chấp khi triển khai, vì các thỏa thuận miệng không có giá trị pháp lý khi xảy ra mâu thuẫn.

Phụ lục về cấu hình thiết bị là phụ lục quan trọng nhất với các hợp đồng có hạng mục thiết bị âm thanh ánh sáng sân khấu. Cần liệt kê cụ thể loại thiết bị thương hiệu thông số kỹ thuật số lượng từng hạng mục, kèm hình ảnh minh họa nếu có. Tránh các mô tả chung chung như “hệ thống âm thanh đầy đủ” hay “đèn ánh sáng đẹp”, thay vào đó cần ghi cụ thể như “2 loa array JBL VRX932 công suất 1000W mỗi loa, 4 đèn moving head 200W, 1 mixer Yamaha MG16XU 16 kênh”. Phụ lục cấu hình giúp bên thuê biết chính xác mình thuê gì và bên cung cấp biết chính xác cần chuẩn bị gì.

Phụ lục danh sách nhân sự liệt kê tên các nhân sự chính tham gia chương trình gồm MC chính và phụ, đội kỹ thuật sân khấu âm thanh ánh sáng, photographer videographer, nhân sự lễ tân, supervisor điều phối. Với MC và nghệ sĩ thường có tên cụ thể vì khách hàng đã duyệt qua profile, các vị trí khác có thể ghi số lượng và yêu cầu năng lực. Phụ lục này tránh tình trạng bên cung cấp đổi nhân sự sát ngày mà bên thuê không hài lòng.

Phụ lục kịch bản chương trình chi tiết theo timeline phút thứ là tài liệu vận hành quan trọng. Cần ghi rõ giờ bắt đầu mỗi phần (chào khách, khai mạc, các tiết mục, phát biểu, tiệc, bế mạc), thời lượng mỗi phần, người phụ trách từng phần, các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt. Bản kịch bản này thường được điều chỉnh qua nhiều lần trao đổi và bản cuối cùng được đính kèm hợp đồng làm căn cứ triển khai.

Phụ lục lịch thanh toán chi tiết hóa các đợt thanh toán với mốc thời gian cụ thể, điều kiện kích hoạt mỗi đợt, hình thức và tài khoản nhận. Có thể kèm bản kê chi tiết các khoản chi trong tổng giá trị hợp đồng để bên thuê thấy được cách phân bổ ngân sách. Phụ lục này tránh tranh chấp về thời điểm thanh toán và điều kiện thanh toán.

Ngoài bốn phụ lục cơ bản trên, một số hợp đồng phức tạp còn có thêm phụ lục về quyền sử dụng hình ảnh chi tiết, phụ lục về phương án dự phòng cho các sự cố, phụ lục về phân chia chi phí phát sinh ngoài hợp đồng. Phụ lục càng chi tiết và rõ ràng thì rủi ro tranh chấp càng thấp.

Quy trình ký hợp đồng và checklist rà soát

Quy trình ký hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn thường trải qua bốn giai đoạn từ khi nhận báo giá đến khi ký chính thức. Mỗi giai đoạn có ý nghĩa riêng, bỏ qua một giai đoạn có thể dẫn đến hợp đồng không phản ánh đúng thỏa thuận thực tế giữa hai bên.

Giai đoạn đầu là nhận và rà soát báo giá. Bên thuê nhận báo giá từ bên cung cấp dựa trên brief đã trao đổi trước đó, rà soát kỹ phạm vi công việc và các hạng mục cụ thể có khớp với nhu cầu hay không. Nếu có hạng mục thiếu hoặc thừa cần phản hồi để bên cung cấp điều chỉnh báo giá. Giai đoạn này có thể kéo dài 3-7 ngày tùy mức độ phức tạp của chương trình.

Giai đoạn hai là nhận và rà soát hợp đồng nháp. Sau khi báo giá được thống nhất, bên cung cấp soạn hợp đồng nháp gửi bên thuê. Bên thuê cần đọc kỹ từng điều khoản, đối chiếu với báo giá đã duyệt, đánh dấu các điểm cần làm rõ hoặc thương lượng lại. Đây là giai đoạn quan trọng nhất, không nên ký ngay khi nhận hợp đồng nháp dù bên cung cấp có thúc giục với lý do “cần giữ lịch nhân sự”. Nếu cần, có thể nhờ luật sư hoặc bộ phận pháp chế nội bộ rà soát các điều khoản pháp lý.

Giai đoạn ba là thương lượng các điểm chưa thống nhất. Hai bên trao đổi qua email hoặc cuộc họp trực tiếp về các điểm bên thuê đánh dấu cần làm rõ. Điều khoản hay phải thương lượng nhất là điều khoản hủy dời, mức phạt vi phạm, quyền sở hữu hình ảnh, lịch thanh toán. Thương lượng nên tập trung vào việc làm rõ và cân bằng quyền lợi hai bên, không nên tìm cách đẩy hết rủi ro sang một phía vì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hợp tác sau này.

Giai đoạn cuối là ký chính thức. Sau khi hai bên đã thống nhất tất cả các điều khoản, hợp đồng được in thành 2-4 bản chính (mỗi bên giữ ít nhất một bản), người đại diện theo pháp luật của mỗi bên ký và đóng dấu công ty. Đặt cọc đợt một thường được chuyển khoản trong vòng 3-5 ngày làm việc sau khi ký để kích hoạt giai đoạn triển khai.

Trước khi đặt bút ký, bên thuê nên có một checklist rà soát cuối cùng để chắc chắn không bỏ sót điểm quan trọng. Checklist cần có các câu hỏi sau:

• Thông tin pháp lý có khớp với giấy phép kinh doanh không? Tên đầy đủ mã số thuế địa chỉ trụ sở của cả hai bên phải khớp với giấy phép kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người đại diện ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ. Sai thông tin pháp lý có thể khiến hợp đồng vô hiệu một phần hoặc toàn bộ khi tranh chấp.
• Phạm vi công việc có chi tiết đến mức có thể đối chiếu không? Mỗi hạng mục trong phạm vi cần có thông số kỹ thuật và số lượng cụ thể, không có từ chung chung. Phụ lục cấu hình thiết bị danh sách nhân sự kịch bản chương trình lịch thanh toán phải đầy đủ và đính kèm hợp đồng. Nếu thiếu phụ lục nào cần yêu cầu bổ sung trước khi ký.
• Lịch thanh toán có cân bằng rủi ro hai bên không? Không thanh toán 100% trước event để giữ khả năng thương lượng khi có sự cố. Đợt cuối nên gắn với nghiệm thu sau sự kiện. Tỷ lệ phổ biến là 30-50% đặt cọc, 30-40% trước event 7-15 ngày, 20-30% sau nghiệm thu. Lưu ý các trường hợp được giữ thanh toán đợt cuối khi có khiếu nại cụ thể.
• Điều khoản hủy dời có hợp lý với rủi ro thực tế của ngành không? Phí hủy theo từng mốc thời gian có rõ ràng không, dời sang ngày khác có được không, trong khoảng thời gian nào không tính phí phụ. Nếu ngành kinh doanh có rủi ro biến động cao cần thương lượng khoản giảm phí mềm hơn.
• Phương án dự phòng có cụ thể không? MC dự phòng có profile tương đương đã được duyệt, thiết bị dự phòng tại venue, danh sách nghệ sĩ thay thế. Hợp đồng cần ghi rõ các phương án này thay vì chỉ ghi “bên cung cấp có phương án dự phòng”.
• Điều khoản bất khả kháng có cập nhật theo bài học COVID không? Định nghĩa các sự kiện được coi là bất khả kháng, nghĩa vụ thông báo trong vòng bao nhiêu ngày, phương án xử lý (dời sự kiện không tính phí, chấm dứt hợp đồng hoàn cọc theo tỷ lệ chi phí đã phát sinh).

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tư vấn và cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với hợp đồng minh bạch tại TP.HCM, bao gồm soạn thảo hợp đồng đầy đủ phụ lục cấu hình thiết bị chi tiết danh sách nhân sự cụ thể lịch thanh toán cân bằng rủi ro hai bên. Tham khảo các dự án sự kiện đã triển khai và báo giá tổ chức sự kiện trọn gói theo từng loại chương trình.

Sai lầm thường gặp khi ký hợp đồng sự kiện

Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến nhất mà người mới làm hợp đồng sự kiện thường mắc phải. Hiểu rõ giúp tránh các tình huống dẫn đến tranh chấp hoặc thiệt thòi quyền lợi sau này.

• Ký theo mẫu sẵn không đọc kỹ phạm vi công việc. Đây là sai lầm hệ thống thường gặp khi bị thúc giục ký nhanh để giữ lịch nhân sự hoặc giữ ưu đãi giá. Hệ quả là phạm vi công việc mô tả chung chung, đến ngày diễn ra phát hiện thiếu hạng mục hoặc không đúng cấu hình mong đợi. Cách khắc phục là dành thời gian 3-5 ngày để rà soát hợp đồng nháp, yêu cầu phụ lục cấu hình thiết bị chi tiết với thông số kỹ thuật cụ thể, đối chiếu phụ lục với báo giá ban đầu để đảm bảo nhất quán.
• Thanh toán 100% trước sự kiện làm mất khả năng thương lượng. Một số bên thuê chấp nhận thanh toán toàn bộ trước event với lý do được giảm giá hoặc bên cung cấp yêu cầu cứng. Hệ quả là khi có sự cố tại hiện trường, bên thuê không còn căn cứ tài chính để yêu cầu khắc phục. Cách khắc phục là luôn giữ ít nhất 20-30% giá trị hợp đồng cho thanh toán cuối sau nghiệm thu, kể cả khi được mời giảm giá để thanh toán trước. Đây là điều khoản tiêu chuẩn của các đơn vị chuyên nghiệp.
• Bỏ qua phụ lục đính kèm và chỉ đọc hợp đồng chính. Hợp đồng chính thường ngắn 8-12 trang trong khi các phụ lục có thể dài 20-50 trang chi tiết về cấu hình thiết bị nhân sự kịch bản. Một số bên thuê chỉ tập trung đọc hợp đồng chính mà bỏ qua phụ lục, dẫn đến không phát hiện sai sót về cấu hình hoặc kịch bản. Cách khắc phục là dành thời gian đọc kỹ từng phụ lục, đặc biệt phụ lục cấu hình thiết bị và danh sách nhân sự vì đây là phần dễ bị mô tả thiếu chi tiết nhất.
• Không có điều khoản dự phòng cho các tình huống bất ngờ. Hợp đồng chỉ ghi chung “bên cung cấp có phương án dự phòng” mà không cụ thể, đến khi có sự cố MC ốm hoặc thiết bị hỏng giữa chương trình mới phát hiện bên cung cấp không có thực sự có dự phòng. Cách khắc phục là yêu cầu ghi rõ phương án dự phòng cho từng tình huống cụ thể trong hợp đồng hoặc phụ lục, đặc biệt cho MC chính nghệ sĩ chính và các thiết bị quan trọng.
• Bỏ qua điều khoản bất khả kháng hoặc quy định quá hẹp. Một số hợp đồng cũ vẫn dùng điều khoản bất khả kháng dạng “thiên tai chiến tranh” chưa cập nhật theo bài học COVID-19. Khi có dịch bệnh hoặc lệnh hành chính cấm tụ tập, hai bên tranh chấp về việc đây có phải bất khả kháng không. Cách khắc phục là rà soát lại điều khoản này, ghi rõ định nghĩa các sự kiện được coi là bất khả kháng (gồm cả dịch bệnh và quyết định hành chính), nghĩa vụ thông báo và phương án xử lý cụ thể.
• Không quy định rõ quy trình nghiệm thu và mốc thời gian thanh toán cuối. Sau sự kiện hai bên không có biên bản nghiệm thu chính thức, dẫn đến tranh chấp về thời điểm thanh toán cuối và phạm vi khiếu nại. Cách khắc phục là quy định rõ quy trình nghiệm thu: trong vòng 5-7 ngày sau sự kiện hai bên ký biên bản nghiệm thu, trong vòng 7-10 ngày sau ký biên bản bên thuê thanh toán đợt cuối, nếu có khiếu nại cụ thể bên thuê có thể giữ lại phần thanh toán tương ứng (thường 10-20%) chứ không giữ toàn bộ.
• Không lưu hồ sơ trao đổi qua email kèm hợp đồng. Các trao đổi qua email về điều chỉnh nhỏ giữa hai bên trong quá trình triển khai không được lưu trữ có hệ thống, khi có tranh chấp không thể chứng minh các thỏa thuận đã thực hiện. Cách khắc phục là lập một thư mục riêng cho mỗi hợp đồng lưu toàn bộ email trao đổi, có thể yêu cầu tổng hợp các điều chỉnh thành phụ lục bổ sung cho hợp đồng chính nếu là thay đổi lớn.