Dịch vụ trung thu: hướng dẫn tổ chức và chi phí thực hiện

Các loại dịch vụ trung thu phổ biến

Dịch vụ trung thu tại TP.HCM có nhiều loại với phạm vi cụ thể khác nhau. Hiểu rõ giúp Ban Tổ chức chọn đúng loại dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách doanh nghiệp.

Loại đầu là dịch vụ trung thu trọn gói cho doanh nghiệp. Đây là loại phổ biến nhất chiếm 50-60% các đơn hàng trung thu tại TP.HCM, phục vụ con em nhân viên của doanh nghiệp đa ngành. Phạm vi dịch vụ bao gồm toàn bộ các hạng mục từ tư vấn concept đến vận hành event tại venue: tư vấn concept và kịch bản chương trình theo nhóm tuổi và quy mô doanh nghiệp, thiết kế và thi công backdrop sân khấu khu vực checkin và decor không gian, cung cấp MC chuyên thiếu nhi và diễn viên cosplay chị Hằng chú Cuội, đoàn lân sư rồng truyền thống, workshop sáng tạo cho các bé (làm lồng đèn DIY bánh trung thu mini), quà tặng cho các bé theo nhóm tuổi, hệ thống thiết bị âm thanh ánh sáng và sân khấu, ekip vận hành chuyên nghiệp tại venue. Phù hợp với doanh nghiệp ngân sách 80-300 triệu cho event 100-300 con em nhân viên.

Loại thứ hai là dịch vụ tổ chức trung thu cho thiếu nhi quy mô lớn. Phục vụ event công cộng và cộng đồng quy mô lớn từ 500-2000 trẻ em tại các trung tâm thương mại khu dân cư cao cấp công viên lớn. Phạm vi dịch vụ tương tự loại đầu nhưng với quy mô lớn hơn và yêu cầu cao hơn về vận hành. Bao gồm thêm các hạng mục đặc biệt: nhiều khu vực hoạt động song song (sân khấu chính khu workshop khu trò chơi tập thể khu facepainting và bóng bay), nhiều MC và diễn viên cosplay luân phiên (cho event kéo dài 5-7 ngày), kế hoạch an toàn chi tiết cho hàng nghìn trẻ em, hệ thống thẻ đeo cổ và checkin chuyên nghiệp, nhân viên y tế chuyên trách suốt event. Phù hợp với trung tâm thương mại và khu dân cư cao cấp ngân sách 500 triệu đến 3 tỷ đồng.

Loại thứ ba là dịch vụ tổ chức trung thu cho công ty quy mô vừa và nhỏ. Phục vụ doanh nghiệp SME và startup ngân sách hạn chế nhưng vẫn muốn tổ chức trung thu chuyên nghiệp cho con em nhân viên. Phạm vi dịch vụ rút gọn hơn so với loại đầu với các hạng mục cơ bản nhất: MC thiếu nhi và 1 diễn viên cosplay (chú Cuội hoặc chị Hằng), 1 đoàn lân nhỏ, decor và backdrop đơn giản, workshop 1-2 loại (làm lồng đèn hoặc trang trí bánh quy), quà tặng nhỏ cho các bé, thiết bị âm thanh cơ bản. Phù hợp với doanh nghiệp SME ngân sách 30-80 triệu cho event 30-100 con em nhân viên tại hội trường văn phòng hoặc sảnh tòa nhà.

Loại thứ tư là dịch vụ trung thu cho khách hàng VIP B2B và B2C cao cấp. Phục vụ khách hàng quan trọng của các thương hiệu cao cấp (ngân hàng tài chính bất động sản ô tô luxury). Phạm vi dịch vụ có yếu tố cao cấp và tinh tế hơn các loại trên: concept fusion truyền thống và hiện đại sang trọng (decor tone đỏ kim kết hợp navy gold modern), MC chuyên dẫn event B2B cao cấp có thể nói tiếng Anh phục vụ khách quốc tế, diễn viên cosplay chuyên nghiệp có phần biểu diễn ấn tượng (không phải chỉ tương tác đơn giản), menu cao cấp với bánh trung thu nhập khẩu và đồ uống wine champagne, quà tặng cao cấp cho khách VIP (hộp bánh trung thu cao cấp có thương hiệu kèm vật phẩm phụ kiện), thiệp mời và materials in cao cấp. Phù hợp với event 100-300 khách VIP ngân sách 200-600 triệu đồng.

Loại thứ năm là dịch vụ trung thu trường học. Phục vụ các trường mầm non và tiểu học tư thục cao cấp tổ chức sự kiện trung thu cho học sinh kèm cha mẹ. Phạm vi dịch vụ tập trung vào yếu tố giáo dục và phù hợp với mỗi nhóm tuổi: kịch bản chương trình ngắn 60-90 phút phù hợp khả năng tập trung của các bé mầm non và tiểu học, các tiết mục giáo dục về văn hóa truyền thống Trung Thu (tiểu phẩm về sự tích chị Hằng chú Cuội kể chuyện về Trung Thu), workshop sáng tạo phù hợp giáo dục (làm lồng đèn truyền thống học gấp giấy origami), các bé học sinh tự biểu diễn (lớp mầm non bé biểu diễn tiết mục được dạy trong tuần lớp tiểu học bé thi vẽ tranh chủ đề Trung Thu). Phù hợp với trường có 100-500 học sinh ngân sách 50-200 triệu đồng.

Loại thứ sáu là dịch vụ trung thu thiện nguyện CSR. Phục vụ các tập đoàn lớn và quỹ từ thiện tổ chức trung thu cho trẻ em khó khăn tại trung tâm bảo trợ xã hội bệnh viện nhi mái ấm tình thương trường vùng sâu vùng xa. Phạm vi dịch vụ tương tự dịch vụ trung thu cho thiếu nhi nhưng có yếu tố thiện nguyện đặc trưng: quà tặng có giá trị thực tế cao cho trẻ em (đồ chơi sách bánh trung thu cao cấp đồ dùng học tập), không khí ấm áp xúc động thiện nguyện, có yếu tố truyền thông cho hoạt động CSR của tập đoàn (ekip quay phim chụp ảnh chuyên nghiệp post-event content). Phù hợp với tập đoàn ngân sách 100-500 triệu đồng cho mỗi địa điểm có thể kết hợp nhiều địa điểm trong chiến dịch.

Các hạng mục thường có trong dịch vụ trọn gói

Dịch vụ trung thu trọn gói chuyên nghiệp thường bao gồm 8 nhóm hạng mục cụ thể. Hiểu rõ giúp Ban Tổ chức kiểm tra báo giá từ đơn vị tổ chức xem đã bao gồm đủ các hạng mục cần thiết hay chưa.

• Tư vấn concept và kịch bản chương trình. Bao gồm khảo sát nhu cầu doanh nghiệp (mục tiêu event đối tượng tham dự ngân sách dự kiến), đề xuất concept thiết kế phù hợp (concept truyền thống chị Hằng chú Cuội concept fusion hiện đại concept đa văn hóa concept thiên nhiên), lên kịch bản chương trình chi tiết theo timing với 5 khối nội dung chuẩn (mở đầu lễ trang trọng văn nghệ trò chơi bế mạc), điều chỉnh kịch bản theo nhóm tuổi chính của các bé tham dự. Hạng mục này thường được tính trong tổng phí dịch vụ chuyên nghiệp không tách riêng.
• Thiết kế và thi công decor backdrop và setup không gian. Bao gồm thiết kế backdrop chính concept đã chọn (kích thước 4x2m đến 8x4m tùy quy mô), in các vật phẩm trang trí (banner cổng chào photo wall checkin standee thông tin), trang trí cổng chào và lối vào với lồng đèn truyền thống, trang trí khu vực workshop và khu vui chơi, treo lồng đèn ông sao và cá chép truyền thống trên trần (50-200 cái tùy quy mô), mâm cỗ trung thu trang trí trung tâm với bánh trung thu hoa quả tươi nến thơm. Hạng mục này thường chiếm 20-30% tổng chi phí dịch vụ.
• Cung cấp MC chuyên thiếu nhi và diễn viên cosplay. Bao gồm MC chuyên dẫn event thiếu nhi có kinh nghiệm tối thiểu 30-50 chương trình (giọng nói cao trong năng động biết tương tác hai chiều với trẻ em), diễn viên cosplay chú Cuội và chị Hằng có trang phục truyền thống và khả năng biểu diễn tương tác với các bé, có thể có thêm diễn viên cosplay các nhân vật thiếu nhi quen thuộc (Doraemon Pikachu Mickey Elsa Spider-Man) tùy concept. Hạng mục này thường chiếm 15-20% tổng chi phí.
• Đoàn lân sư rồng truyền thống. Bao gồm 1-3 con lân (tùy quy mô event) đoàn múa lân chuyên nghiệp 6-10 người mặc trang phục truyền thống tone đỏ vàng kim, người đánh trống lớn và thanh la đứng phía sau tạo nhịp điệu sôi động, biểu diễn nghệ thuật múa lân chuyên nghiệp với động tác leo cao đứng trên cột gỗ và nhảy múa theo nhịp trống. Hạng mục này thường chiếm 8-12% tổng chi phí.
• Workshop sáng tạo cho các bé. Bao gồm 3-6 bàn workshop khác nhau với chủ đề Trung Thu (làm lồng đèn ông sao DIY trang trí lồng đèn cá chép làm bánh trung thu mini làm mặt nạ Trung Thu vẽ tranh chủ đề chị Hằng chú Cuội), 1-2 giáo viên thủ công chuyên nghiệp tại mỗi bàn hướng dẫn các bé, đầy đủ nguyên liệu và dụng cụ cho từng workshop (giấy màu kéo keo dán bút màu nguyên liệu làm bánh dẻo), các sản phẩm các bé làm xong mang về làm kỷ niệm. Hạng mục này thường chiếm 10-15% tổng chi phí.
• Quà tặng cho các bé. Bao gồm quà chào mừng cho mỗi bé khi đến event (lồng đèn nhỏ truyền thống làm kỷ niệm), quà chính theo nhóm tuổi (mầm non đồ chơi đơn giản an toàn kèm bánh trung thu mini, tiểu học sách thiếu nhi đồ chơi giáo dục Lego nhỏ, THCS đồ điện tử nhẹ tai nghe loa Bluetooth nhỏ voucher mua sách), bánh trung thu chính hãng cho từng gia đình mang về (1 hộp 4-6 cái cho mỗi gia đình). Hạng mục này thường chiếm 20-30% tổng chi phí tùy mức đầu tư quà tặng.
• Thiết bị âm thanh ánh sáng và sân khấu. Bao gồm sân khấu chính kích thước phù hợp quy mô (4x2m đến 8x4m), hệ thống loa (2x500W đến 2x1500W tùy số khách), 4-8 micro không dây cho MC và biểu diễn, mixer 8-24 kênh, 4-12 đèn LED par RGB và moving head cho hiệu ứng ánh sáng, có thể có LED display nếu concept cao cấp, ekip kỹ thuật âm thanh ánh sáng 2-4 người vận hành. Hạng mục này thường chiếm 15-25% tổng chi phí.
• Ekip vận hành tại venue. Bao gồm event manager chính chịu trách nhiệm tổng thể, supervisor điều phối các khu vực (1 supervisor cho 5-7 khu vực workshop checkin trò chơi), hostess đón khách và hướng dẫn (3-5 hostess), nhân viên hỗ trợ workshop và trò chơi (5-10 nhân viên tùy quy mô), nhân viên y tế chuyên trách với chứng chỉ sơ cấp cứu (1-2 người), nhân viên kỹ thuật âm thanh ánh sáng và backdrop. Hạng mục này thường chiếm 8-15% tổng chi phí.

Các gói dịch vụ trung thu theo quy mô và mức đầu tư

Các đơn vị tổ chức trung thu chuyên nghiệp thường có 3-4 gói dịch vụ chuẩn theo quy mô và mức đầu tư khác nhau. Bảng dưới tổng hợp các gói phổ biến nhất với phạm vi dịch vụ cụ thể.

Khi lựa chọn gói dịch vụ, Ban Tổ chức nên xem xét ba yếu tố. Yếu tố đầu là quy mô và đối tượng tham dự chính: gói Cơ bản phù hợp với event nội bộ doanh nghiệp nhỏ, gói Tiêu chuẩn phù hợp với event doanh nghiệp vừa và lớn, gói Cao cấp phù hợp với event của tập đoàn lớn hoặc khách hàng VIP, gói Đặc biệt cho mall event và sự kiện cộng đồng quy mô rất lớn. Yếu tố thứ hai là ngân sách tổng: từ 30-80 triệu cho gói Cơ bản, 100-250 triệu cho gói Tiêu chuẩn, 300-800 triệu cho gói Cao cấp, 500 triệu đến 3 tỷ cho gói Đặc biệt. Yếu tố thứ ba là mục đích event: event nội bộ tri ân nhân viên có thể chọn gói thấp hơn, event có yếu tố marketing và truyền thông cho khách hàng VIP nên chọn gói cao cấp hơn để tạo ấn tượng và content tốt.

Chi phí tổ chức trung thu tham khảo và phân bổ ngân sách

Chi phí tổ chức trung thu tham khảo thay đổi đáng kể theo quy mô mức đầu tư và loại dịch vụ. Phần này tổng hợp chi phí tham khảo cho các quy mô phổ biến nhất và cách phân bổ ngân sách cho các hạng mục chính.

Chi phí tổ chức trung thu cho event quy mô nhỏ 30-100 trẻ em tại hội trường văn phòng doanh nghiệp tham khảo 30-80 triệu đồng. Phân bổ ngân sách phổ biến: MC chuyên thiếu nhi và 1 diễn viên cosplay 5-12 triệu (15-20%), đoàn lân nhỏ 3-7 triệu (10-12%), decor và backdrop đơn giản 8-20 triệu (25-30%), thiết bị âm thanh ánh sáng cơ bản 5-12 triệu (15-20%), 1-2 bàn workshop với giáo viên 3-8 triệu (8-12%), quà tặng cho các bé 8-20 triệu (25-30%), ekip vận hành 2-5 triệu (5-8%). Mức ngân sách này phù hợp với doanh nghiệp SME và startup ngân sách hạn chế.

Chi phí tổ chức trung thu cho event quy mô vừa 100-300 trẻ em tại văn phòng lớn hoặc nhà hàng tiệc cưới tham khảo 100-250 triệu đồng. Phân bổ ngân sách phổ biến: MC chuyên thiếu nhi và 2-3 diễn viên cosplay 15-35 triệu (15-20%), 1-2 đoàn lân 8-20 triệu (8-12%), decor concept đầy đủ với backdrop 5x3m hoặc 6×3.5m 25-60 triệu (25-30%), thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ 15-40 triệu (15-20%), 3-4 bàn workshop đa dạng 10-25 triệu (10-15%), quà tặng chia theo nhóm tuổi 25-60 triệu (25-30%), ekip vận hành 10-20 triệu (10-12%). Mức ngân sách này phù hợp với doanh nghiệp lớn muốn tổ chức trung thu chuyên nghiệp.

Chi phí tổ chức trung thu cho event quy mô lớn 300-500 trẻ em tại khách sạn 5 sao trung tâm hội nghị hoặc resort tham khảo 300-800 triệu đồng. Phân bổ ngân sách phổ biến: 2 MC chuyên thiếu nhi và 4-6 diễn viên cosplay 50-120 triệu (15-20%), 2-3 đoàn lân và biểu diễn truyền thống đặc biệt 30-80 triệu (10-15%), decor concept cao cấp với backdrop 6×3.5m hoặc 8x4m và LED display 80-200 triệu (25-30%), thiết bị âm thanh ánh sáng cao cấp và LED display 50-120 triệu (15-20%), 5-6 bàn workshop đa dạng 30-80 triệu (10-15%), quà tặng cao cấp thương hiệu rõ 80-200 triệu (20-25%), thuê venue nếu là khách sạn hoặc resort 30-100 triệu (8-12%), ekip vận hành 25-60 triệu (8-12%). Mức ngân sách này phù hợp với tập đoàn lớn hoặc event khách hàng VIP.

Chi phí mall event trung thu kéo dài 5-7 ngày tại trung tâm thương mại lớn tham khảo 500 triệu đến 3 tỷ đồng tùy quy mô. Phân bổ ngân sách phổ biến: MC luân phiên và nhiều đoàn diễn viên cosplay 100-300 triệu (15-20%), nhiều đoàn lân theo lịch trình 50-150 triệu (8-12%), decor concept rất cao cấp duy trì 5-7 ngày 200-800 triệu (30-35%), thiết bị âm thanh ánh sáng và LED display chuyên nghiệp 100-300 triệu (15-20%), 8-12 bàn workshop chuyên biệt 50-200 triệu (10-15%), quà tặng đa dạng phục vụ hàng nghìn lượt 100-500 triệu (15-20%), thuê không gian trung tâm thương mại 50-300 triệu (10-15%), ekip vận hành 30-50 người với lịch ca làm việc 50-300 triệu (10-15%). Mức ngân sách này phù hợp với trung tâm thương mại lớn và tập đoàn rất lớn.

Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí cụ thể cần lưu ý. Yếu tố đầu là khung thời gian: tổ chức trong khung cao điểm 2-3 tuần trước rằm tháng 8 nhu cầu MC chuyên thiếu nhi và diễn viên cosplay tăng 3-5 lần giá thuê tăng 30-60% so với mùa thấp điểm, đặt sớm trước 8-12 tuần có thể tiết kiệm 20-30%. Yếu tố thứ hai là địa điểm: hội trường văn phòng tiết kiệm nhất, khách sạn 5 sao và resort cao nhất (gấp 5-10 lần). Yếu tố thứ ba là chất lượng quà tặng: quà có thương hiệu rõ (bánh trung thu hãng Kinh Đô Như Lan đồ chơi Lego sách thiếu nhi NXB Kim Đồng) chi phí gấp 2-3 lần so với quà generic. Yếu tố thứ tư là mức độ đầu tư cho decor và LED display: gói Cơ bản với decor đơn giản và không LED display chi phí chỉ bằng 30-40% gói Cao cấp với LED display lớn và cấu trúc 3D.

Quy trình chọn công ty tổ chức sự kiện trung thu uy tín

Chọn đúng công ty tổ chức trung thu là quyết định quan trọng quyết định chất lượng event. Phần này tổng hợp quy trình 5 bước chọn công ty tổ chức sự kiện trung thu uy tín áp dụng cho mọi quy mô.

Bước đầu là chuẩn bị brief chi tiết về nhu cầu doanh nghiệp. Brief tốt cần bao gồm các thông tin: loại event trung thu (nội bộ doanh nghiệp khách hàng VIP cộng đồng CSR trường học mall event), ngày tổ chức cụ thể, địa điểm dự kiến (đã có hay chưa có), số khách dự kiến chia theo độ tuổi (con em nhân viên 3-15 tuổi cha mẹ đi cùng), ngân sách dự kiến trong khoảng (80-150 triệu 150-300 triệu trên 300 triệu hoặc khoảng cụ thể), concept dự kiến (truyền thống fusion CSR), các yêu cầu đặc biệt (mascot riêng nhạc sống workshop chuyên biệt menu đặc biệt). Brief càng chi tiết giúp công ty tổ chức đưa ra đề xuất chính xác và báo giá phù hợp.

Bước thứ hai là tìm và shortlist 3-5 công ty tổ chức tiềm năng. Tìm qua các kênh: tham khảo từ các đồng nghiệp trong ngành đã tổ chức trung thu, tìm trên Google với các từ khóa “công ty tổ chức sự kiện trung thu” “dịch vụ tổ chức trung thu trọn gói”, xem portfolio trên website của các đơn vị (đặc biệt tìm các dự án trung thu đã làm với khách hàng tương tự), xem review trên Facebook và mạng xã hội. Tiêu chí shortlist: có lịch sử hoạt động ổn định ít nhất 3-5 năm, có portfolio event trung thu đã làm với nhiều khách hàng khác nhau (ít nhất 20-30 event trung thu), có địa chỉ văn phòng và kho thiết bị thực tế có thể đến tham quan, có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với mã ngành phù hợp và xuất hóa đơn VAT đầy đủ, có website chuyên nghiệp với thông tin liên hệ rõ ràng.

Bước thứ ba là yêu cầu báo giá chi tiết và đề xuất concept từ 3-5 công ty shortlist. Báo giá chi tiết phải bao gồm: phân nhỏ từng hạng mục với chi phí cụ thể (không nên có một con số tổng duy nhất), chi phí MC chuyên thiếu nhi và các diễn viên cosplay, chi phí đoàn lân biểu diễn truyền thống, chi phí decor và backdrop, chi phí workshop và hoạt động sáng tạo, chi phí quà tặng cho các bé, chi phí thiết bị âm thanh ánh sáng và sân khấu, chi phí ekip vận hành, chi phí vận chuyển và logistics, VAT và các chi phí phát sinh tiềm năng. Đề xuất concept tốt phải có mood board hình ảnh tham khảo cho decor MC kịch bản tiết mục, layout không gian venue theo từng khu vực, kịch bản chương trình chi tiết theo timing, danh sách MC và diễn viên cụ thể với profile. So sánh các báo giá không chỉ về giá tổng mà về chi tiết của từng hạng mục.

Bước thứ tư là gặp trực tiếp công ty được ưu tiên và đến văn phòng. Đến văn phòng và kho thiết bị của 1-2 công ty có báo giá và concept phù hợp nhất, gặp trực tiếp account manager và creative director chịu trách nhiệm event, xem mẫu thiết bị và sản phẩm thực tế (lồng đèn mascot quà tặng decor mẫu), trao đổi cụ thể về timeline và phân chia trách nhiệm. Đây là bước rất quan trọng để đánh giá thực sự công ty có capability triển khai event hay không, có nhiều công ty chỉ giỏi sale nhưng năng lực triển khai yếu.

Bước thứ năm là đàm phán hợp đồng và đặt cọc. Sau khi chọn công ty cuối cùng, đàm phán các điều khoản hợp đồng: phạm vi dịch vụ chi tiết bao gồm những gì (liệt kê đầy đủ từng hạng mục), chính sách thay đổi sau khi ký hợp đồng (số khách concept menu MC), chính sách hủy hợp đồng và mức cọc, lịch thanh toán (thường đặt cọc 30-50% sau khi ký 30% tại giai đoạn thi công 20-30% sau khi event hoàn thành), trách nhiệm bồi thường nếu có sự cố (thiết bị hỏng MC không đến đúng giờ), quyền sử dụng hình ảnh và video event. Đặt cọc và ký hợp đồng thường được thực hiện 8-12 tuần trước ngày event để đảm bảo công ty có đủ thời gian chuẩn bị.

Điểm cần lưu ý trong hợp đồng dịch vụ trung thu

Hợp đồng dịch vụ trung thu là tài liệu pháp lý quan trọng bảo vệ cả Ban Tổ chức và công ty cung cấp dịch vụ. Phần này tổng hợp các điểm cần lưu ý cụ thể trong hợp đồng để tránh tranh chấp.

Điểm đầu là phạm vi dịch vụ chi tiết. Hợp đồng cần liệt kê cụ thể từng hạng mục không dùng câu chung chung “dịch vụ trung thu trọn gói”. Cụ thể bao gồm: số MC chuyên thiếu nhi (1 hay 2 MC) với tên cụ thể nếu có thể, số diễn viên cosplay và nhân vật cụ thể (1 chú Cuội 1 chị Hằng có thêm Doraemon Pikachu không), số đoàn lân và quy mô từng đoàn (đoàn 4 người hay 6 người với 1 con lân hay 2 con lân), kích thước backdrop cụ thể (5x3m hay 6×3.5m hay 8x4m) và concept thiết kế đã duyệt (đính kèm bản thiết kế đã duyệt), số lượng lồng đèn truyền thống treo trang trí (50 cái 100 cái 200 cái), số bàn workshop và loại workshop cụ thể (4 bàn với 4 loại: làm lồng đèn DIY trang trí bánh trung thu mini gấp giấy origami vẽ tranh chủ đề chị Hằng), thiết bị âm thanh ánh sáng cụ thể (loa 2x1000W mixer 16 kênh 4 micro không dây 6 LED par RGB 2 moving head), số nhân viên ekip vận hành cụ thể (event manager 1 supervisor 2 hostess 3 nhân viên hỗ trợ 5 nhân viên kỹ thuật 2 nhân viên y tế 1).

Điểm thứ hai là quà tặng cho các bé chi tiết. Hợp đồng cần liệt kê: số lượng quà chính xác (cho 150 bé thì có 150 phần quà kèm 10-15% dự phòng), nội dung của mỗi phần quà chia theo nhóm tuổi (gói A cho mầm non gồm: 1 đồ chơi nhựa an toàn + 1 lồng đèn nhỏ + 1 bánh trung thu mini; gói B cho tiểu học gồm: 1 cuốn sách thiếu nhi + 1 đồ chơi Lego nhỏ + 1 lồng đèn + 1 bánh trung thu; gói C cho THCS gồm: 1 tai nghe hoặc loa Bluetooth nhỏ + 1 sách + 1 bánh trung thu), thương hiệu và quy cách cụ thể của bánh trung thu (Kinh Đô Như Lan Hữu Nghị Bảo Khánh hộp 4 cái hoặc 6 cái), hộp đựng quà có in logo doanh nghiệp hay không.

Điểm thứ ba là chính sách thay đổi sau khi ký hợp đồng. Số khách: có thể thay đổi trong phạm vi 10-15% không phụ phí (ví dụ hợp đồng cho 200 khách có thể điều chỉnh xuống 170 hoặc lên 230 không phụ phí), ngoài phạm vi có phí phụ rõ ràng (ví dụ tăng thêm 20% phụ phí 25% chi phí gói). Concept và decor: có thể điều chỉnh chi tiết nhỏ miễn phí trước 6 tuần (đổi tone màu thay text trên backdrop), thay đổi lớn (đổi concept toàn bộ) có phụ phí 10-20% chi phí decor. MC và diễn viên: nếu MC hoặc diễn viên đã ký không thể đến (lý do bất khả kháng) công ty phải cung cấp người thay thế cùng cấp độ. Menu workshop: có thể điều chỉnh trước 4 tuần không phụ phí.

Điểm thứ tư là chính sách hủy hợp đồng và mức cọc. Tiêu chuẩn phổ biến trong ngành: hủy trước 60+ ngày được hoàn 70-80% tiền cọc, hủy 30-60 ngày trước event hoàn 40-50%, hủy 14-30 ngày hoàn 20-30%, hủy dưới 14 ngày mất toàn bộ tiền cọc (vì công ty đã chi cho thiết bị và nhân sự). Hủy do lý do bất khả kháng (thiên tai dịch bệnh chính trị) cần có thỏa thuận riêng. Trường hợp công ty không thể thực hiện hợp đồng (phải hủy hoặc thay đổi lớn): công ty phải hoàn toàn bộ tiền cọc và bồi thường 10-20% chi phí gói.

Điểm thứ năm là lịch thanh toán cụ thể. Tiêu chuẩn phổ biến: đặt cọc 30-50% sau khi ký hợp đồng (8-12 tuần trước event), thanh toán 30% tại giai đoạn thi công decor (2-3 tuần trước event), thanh toán 20-30% sau khi event hoàn thành (trong vòng 7-14 ngày sau event). Phương thức thanh toán: chuyển khoản ngân hàng vào tài khoản công ty xuất hóa đơn VAT đầy đủ. Tránh thanh toán tiền mặt hoặc chuyển khoản cá nhân.

Điểm thứ sáu là trách nhiệm bồi thường nếu có sự cố. Cụ thể: nếu MC hoặc diễn viên cosplay không đến đúng giờ hoặc không đến công ty bồi thường 20-30% chi phí gói. Nếu thiết bị âm thanh ánh sáng có sự cố nghiêm trọng không phục vụ được event công ty bồi thường 10-20% chi phí gói. Nếu chất lượng decor không như mock-up đã duyệt (chất liệu kém màu sắc lệch) công ty làm lại với chi phí của mình hoặc giảm 15-25% chi phí decor. Nếu trẻ em bị thương trong event do lỗi của công ty (đồ chơi nguy hiểm thiết bị không an toàn) công ty chịu toàn bộ chi phí y tế và bồi thường.

Điểm thứ bảy là quyền sử dụng hình ảnh và video event. Cụ thể: doanh nghiệp có quyền sử dụng toàn bộ ảnh và video event cho các mục đích nội bộ và marketing (không có giới hạn). Công ty cung cấp dịch vụ có quyền sử dụng ảnh và video cho portfolio và marketing của mình nhưng phải xin phép doanh nghiệp trước đặc biệt khi có nhân viên hoặc trẻ em xuất hiện trong ảnh (do quy định về quyền hình ảnh cá nhân và quyền trẻ em). Có thể có điều khoản về việc che mặt trẻ em trong ảnh đăng public.

Sai lầm thường gặp khi chọn dịch vụ trung thu

Phần này tổng hợp sáu sai lầm phổ biến nhất mà Ban Tổ chức thường mắc phải khi chọn dịch vụ trung thu. Hiểu rõ giúp tránh các tình huống làm event không đạt hiệu quả mong muốn hoặc gặp tranh chấp với công ty cung cấp.

• Chọn công ty tổ chức dựa trên giá rẻ nhất không kiểm tra portfolio thực tế. Nhận 3-5 báo giá và chọn công ty có giá thấp nhất trong tin tưởng công ty nào cũng tổ chức được trung thu cơ bản, dẫn đến đến event nhiều vấn đề phát sinh (MC không chuyên thiếu nhi diễn viên cosplay không có trang phục đẹp decor thực tế không đẹp thiết bị có sự cố). Cách khắc phục là không chọn công ty chỉ dựa trên giá, đánh giá toàn diện theo 5 tiêu chí (lịch sử 3-5 năm portfolio event trung thu cụ thể năng lực thiết bị có kho riêng ekip nội bộ thường xuyên khả năng phối hợp account manager), chấp nhận giá cao hơn 10-20% so với rẻ nhất để đảm bảo chất lượng.
• Đặt dịch vụ trung thu quá sát ngày rằm tháng 8 trong khung cao điểm. Nhu cầu MC chuyên thiếu nhi và diễn viên cosplay tăng 3-5 lần trong tuần cao điểm trước rằm, giá tăng 30-60%, công ty uy tín đã được đặt hết phải chấp nhận công ty kém uy tín. Cách khắc phục là bắt đầu lên kế hoạch và đặt dịch vụ trước 8-12 tuần, các tập đoàn lớn đặt dịch vụ năm sau ngay sau khi kết thúc event năm hiện tại đặc biệt với khách sạn 5 sao.
• Hợp đồng quá chung chung không liệt kê chi tiết từng hạng mục. Hợp đồng ghi “dịch vụ trung thu trọn gói” không có chi tiết, đến event phát hiện một số hạng mục không có như mong đợi không có cơ sở pháp lý để yêu cầu bồi thường. Cách khắc phục là kiểm tra hợp đồng kỹ với 8 điểm (phạm vi dịch vụ chi tiết quà tặng chi tiết chính sách thay đổi chính sách hủy lịch thanh toán trách nhiệm bồi thường quyền hình ảnh xử lý tranh chấp).
• Không kiểm tra chất lượng thực tế của MC và diễn viên cosplay trước event. Tin vào profile MC và diễn viên trên giấy không yêu cầu xem video performance hoặc gặp trực tiếp, đến event mới phát hiện MC không phù hợp với trẻ em (giọng nói không thân thiện không biết tương tác) hoặc diễn viên cosplay không có trang phục đẹp. Cách khắc phục là yêu cầu video performance gần đây của MC và diễn viên cosplay (3-5 phút), nếu có thể gặp trực tiếp MC và creative director trước khi ký hợp đồng để đánh giá chất lượng.
• Bỏ qua kế hoạch an toàn cho trẻ em. Event có 50-500 trẻ em từ 3-15 tuổi tập trung không có kế hoạch an toàn chi tiết, bé bị lạc khỏi cha mẹ bị thương trong workshop bị dị ứng bánh kẹo bỏ chạy ra khu vực nguy hiểm. Cách khắc phục là yêu cầu công ty cung cấp kế hoạch an toàn chi tiết với 6 yếu tố (thẻ đeo cổ ghi tên bé nhân viên trực lối ra vào khu sơ cấp cứu với nhân viên y tế khu workshop phủ thảm mềm kiểm tra danh sách dị ứng tỷ lệ nhân viên giám sát 1:10-15 cho mầm non 1:20-25 cho tiểu học).
• Không kiểm tra ràng buộc về quà tặng và menu. Hợp đồng ghi “quà tặng cho các bé” không cụ thể, đến event nhận quà chất lượng thấp hơn mong đợi (đồ chơi nhựa rẻ tiền không thương hiệu bánh trung thu chất lượng không cao). Cách khắc phục là yêu cầu công ty liệt kê chi tiết nội dung từng phần quà với thương hiệu và quy cách cụ thể, yêu cầu xem mẫu quà thực tế trước khi duyệt và đóng gói số lượng.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành cung cấp dịch vụ trung thu trọn gói cho doanh nghiệp khu dân cư trung tâm thương mại trường học tại TP.HCM, bao gồm 4 gói dịch vụ chuẩn (Cơ bản Tiêu chuẩn Cao cấp Đặc biệt) phù hợp các quy mô từ 30 đến 2000+ trẻ em, 8 nhóm hạng mục trọn gói (concept và kịch bản decor và backdrop MC chuyên thiếu nhi và diễn viên cosplay đoàn lân workshop sáng tạo quà tặng thiết bị âm thanh ánh sáng ekip vận hành), quy trình 5 bước chọn dịch vụ chuẩn từ chuẩn bị brief đến đặt cọc và ký hợp đồng. Tham khảo các dự án trung thu đã triển khai và báo giá dịch vụ trung thu trọn gói theo quy mô và mức đầu tư cụ thể.