Ảnh truyền thông: Các loại phổ biến và cách triển khai

Ảnh truyền thông là gì và khác các loại ảnh khác

Trước khi đi vào kỹ thuật chụp ảnh truyền thông, cần hiểu rõ ảnh truyền thông khác với các loại ảnh khác trong sự kiện. Hiểu đúng giúp brief đúng cho ekip và tránh nhầm với các loại ảnh khác có yêu cầu khác.

Định nghĩa ảnh truyền thông

Ảnh truyền thông là các ảnh được chụp tại sự kiện với mục đích sử dụng cho hoạt động truyền thông sau sự kiện gồm đăng báo chí đăng mạng xã hội của doanh nghiệp đăng website đưa vào báo cáo thường niên gửi cho đối tác đăng các tài liệu quảng bá. Khác với ảnh kỷ niệm cho khách dự, ảnh truyền thông phải đạt chuẩn kỹ thuật cao để có thể publish trên các kênh chính thức của doanh nghiệp.

Đặc điểm của ảnh truyền thông gồm chất lượng kỹ thuật cao với độ phân giải đủ cho in báo và in tài liệu, bố cục chuẩn theo nguyên tắc nhiếp ảnh chuyên nghiệp, ánh sáng và phơi sáng đúng không bị thiếu sáng hay cháy sáng, truyền tải được thông điệp chính của sự kiện cho người xem không có mặt, sẵn sàng để publish ngay không cần qua xử lý phức tạp.

Phân biệt ảnh truyền thông với các loại ảnh khác

Bốn loại ảnh phổ biến trong sự kiện doanh nghiệp với yêu cầu khác nhau.

• Ảnh truyền thông. Là loại đang được trình bày, phục vụ truyền thông sau sự kiện trên các kênh chính thức của doanh nghiệp. Yêu cầu kỹ thuật cao bố cục chuẩn truyền tải thông điệp sự kiện sẵn sàng publish.
• Ảnh kỷ niệm cho khách dự. Phục vụ khách dự lưu giữ kỷ niệm cá nhân, có thể gửi qua link album online hoặc in giấy nhỏ tại sự kiện. Yêu cầu thấp hơn ảnh truyền thông tập trung vào việc bao quát đủ khoảnh khắc của khách dự không yêu cầu cao về bố cục.
• Ảnh báo chí cho phóng viên. Phục vụ phóng viên dùng cho bài viết về sự kiện trên báo chí. Yêu cầu rất cao về chất lượng kỹ thuật và phải sẵn sàng trong vài giờ sau sự kiện để báo chí kịp đưa tin. Là tập con của ảnh truyền thông được chọn lọc kỹ.
• Ảnh tư liệu nội bộ. Phục vụ doanh nghiệp lưu giữ cho mục đích nội bộ như báo cáo tổng kết training tham khảo cho các sự kiện sau. Yêu cầu trung bình tập trung vào tính đầy đủ thông tin của sự kiện không nhất thiết đẹp về bố cục.

Một bộ ảnh chuyên nghiệp từ ekip quay chụp sự kiện thường có cả bốn loại ảnh trên với các tỷ lệ khác nhau. Ảnh truyền thông và ảnh báo chí thường chiếm khoảng hai mươi đến ba mươi phần trăm tổng số ảnh được chọn lọc kỹ, ảnh kỷ niệm và ảnh tư liệu chiếm phần còn lại.

Ba yêu cầu cốt lõi của ảnh truyền thông

Ảnh truyền thông có ba yêu cầu cốt lõi khác các loại ảnh khác.

• Chất lượng kỹ thuật cao đủ cho mọi kênh publish. Độ phân giải tối thiểu phải đủ cho in báo chí thông thường từ ba nghìn pixel chiều ngang trở lên, cho in tài liệu cao cấp như báo cáo thường niên cần độ phân giải cao hơn từ bốn nghìn pixel trở lên. Phơi sáng đúng không bị thiếu sáng phía bóng tối hay cháy sáng phía sáng. Ảnh sắc nét tại điểm focus không bị nhòe do rung máy.
• Bố cục chuẩn theo nguyên tắc nhiếp ảnh chuyên nghiệp. Áp dụng các nguyên tắc nhiếp ảnh chuẩn gồm quy tắc một phần ba đường dẫn mắt tỷ lệ vàng trong bố cục. Tránh các lỗi bố cục phổ biến như chủ thể bị cắt nửa người mất cân đối có vật cản ở tiền cảnh không liên quan đến chủ thể.
• Truyền tải được thông điệp chính của sự kiện. Mỗi ảnh phải có thông điệp rõ ràng cho người xem không có mặt tại sự kiện. Ảnh khoảnh khắc cắt băng truyền tải thông điệp khai trương cơ sở mới, ảnh phát biểu lãnh đạo truyền tải thông điệp về định hướng doanh nghiệp, ảnh vinh danh truyền tải thông điệp về thành tựu đáng ghi nhận.

Sáu nhóm ảnh truyền thông phải có trong sự kiện

Một bộ ảnh truyền thông đầy đủ từ một sự kiện doanh nghiệp cần có sáu nhóm ảnh chính. Thiếu một nhóm làm bộ ảnh không đầy đủ cho các nhu cầu truyền thông khác nhau.

Nhóm một ảnh toàn cảnh sự kiện

Ảnh toàn cảnh chụp tổng thể sự kiện từ vị trí cao hoặc rộng để thấy được quy mô và setup. Có ba loại ảnh toàn cảnh thường có. Ảnh sảnh sự kiện trước giờ khách đến với setup hoàn chỉnh không có khách. Ảnh sảnh sự kiện trong giờ cao điểm với đầy khách dự thể hiện quy mô. Ảnh khu vực sân khấu chính từ phía sau khán đài thể hiện không khí chương trình.

Ảnh toàn cảnh quan trọng vì là ảnh thường được dùng làm ảnh chính trong bài đăng truyền thông tổng kết sự kiện. Cần chụp từ nhiều góc khác nhau gồm góc cao từ ban công nếu có và góc ngang từ cuối sảnh. Photographer cần đi vòng quanh sảnh để chọn được góc tốt nhất.

Nhóm hai ảnh khoảnh khắc nghi lễ chính

Đây là nhóm ảnh quan trọng nhất của sự kiện vì là khoảnh khắc đặc thù không lặp lại. Tùy loại sự kiện có các khoảnh khắc nghi lễ khác nhau. Lễ khai trương có khoảnh khắc cắt băng. Hội nghị có khoảnh khắc tuyên bố khai mạc bằng cồng chiêng hoặc reveal sản phẩm. Lễ ra mắt sản phẩm có khoảnh khắc reveal kéo vải hoặc bấm nút bật đèn. Lễ kỷ niệm có khoảnh khắc cắt bánh kỷ niệm hoặc đếm ngược.

Khoảnh khắc nghi lễ cần được chụp từ nhiều góc đồng thời. Tối thiểu ba góc cho các khoảnh khắc cao trào gồm chính diện nghiêng trái nghiêng phải, có thể có thêm góc cao từ ban công hoặc góc thấp từ sàn cho các sự kiện lớn. Mỗi góc cho một photographer riêng vì không thể di chuyển kịp giữa các góc trong vài giây cao trào.

Nhóm ba ảnh phát biểu và diễn giả

Ảnh phát biểu của lãnh đạo và diễn giả là nhóm quan trọng cho các sự kiện có yếu tố nội dung chuyên môn cao như hội nghị tọa đàm. Mỗi người phát biểu cần có ít nhất ba đến năm ảnh chất lượng cao cho truyền thông.

Có hai loại ảnh trong nhóm này. Ảnh người phát biểu đang nói trên sân khấu với biểu cảm tự nhiên không bị cứng, thường chụp khi người phát biểu đang tương tác với khán giả hoặc nhấn mạnh điểm quan trọng. Ảnh chân dung của người phát biểu riêng với backdrop sự kiện làm nền có thể chụp trước hoặc sau khi phát biểu để có ảnh dùng làm ảnh đại diện cho bài đăng.

Nhóm bốn ảnh khách VIP và lãnh đạo

Ảnh khách VIP gồm các đại biểu quan trọng đối tác chiến lược khách hàng VIP có mặt tại sự kiện. Mỗi VIP cần có ít nhất một đến hai ảnh chất lượng cao có thể dùng cho truyền thông. Có thể là ảnh chân dung của VIP riêng hoặc ảnh nhóm các VIP cùng nhau.

Ảnh khoảnh khắc VIP tương tác với lãnh đạo doanh nghiệp là quan trọng cho truyền thông B2B, thể hiện mối quan hệ chiến lược của doanh nghiệp với các đối tác. Có thể là khoảnh khắc bắt tay khoảnh khắc trò chuyện khoảnh khắc cùng cắt băng nếu VIP tham gia nghi lễ.

Nhóm năm ảnh không khí và tương tác khán giả

Ảnh không khí thể hiện tinh thần của sự kiện qua cảnh khán giả tương tác với chương trình. Có nhiều loại ảnh trong nhóm này. Ảnh khán giả lắng nghe phát biểu với biểu cảm tập trung. Ảnh khán giả vỗ tay sau các phần cao trào. Ảnh khán giả tương tác trong phần giải trí như mini game văn nghệ. Ảnh khán giả networking tại phần welcome drink hoặc giữa giờ.

Ảnh không khí quan trọng vì truyền tải được tinh thần tổng thể của sự kiện cho người xem. Một bài đăng truyền thông chỉ có ảnh sân khấu sẽ khô khan thiếu cảm xúc, ảnh không khí làm bài đăng có chiều sâu cảm xúc.

Nhóm sáu ảnh setup và chi tiết thẩm mỹ

Ảnh setup chi tiết các yếu tố thẩm mỹ của sự kiện gồm backdrop standee bàn ghế hoa decor quà tặng. Nhóm này thường được chụp trước giờ khách đến khi setup đã hoàn chỉnh.

Có ba loại ảnh trong nhóm này. Ảnh backdrop và sân khấu chính với góc gần thể hiện chi tiết thiết kế. Ảnh bàn tiệc và decor bàn với góc chéo thể hiện không khí trang trí. Ảnh chi tiết các yếu tố đặc thù của sự kiện như quà tặng khoảnh khắc check-in card mời.

Ảnh chi tiết thẩm mỹ phục vụ truyền thông về tone của sự kiện và là chất liệu cho các bài đăng dài về sự kiện. Cũng là tham khảo cho các sự kiện tương lai của doanh nghiệp.

Kỹ thuật chụp ảnh cho từng khoảnh khắc đặc thù

Mỗi khoảnh khắc trong sự kiện có yêu cầu kỹ thuật riêng về vị trí đứng góc chụp ống kính cài đặt máy. Hiểu kỹ thuật cho từng khoảnh khắc giúp brief đúng cho ekip và đảm bảo có ảnh đạt yêu cầu.

Kỹ thuật chụp khoảnh khắc cắt băng

Cắt băng là khoảnh khắc cao trào của lễ khai trương khánh thành lễ ra mắt, chỉ diễn ra trong vài giây không lặp lại. Yêu cầu kỹ thuật cao nhất trong các khoảnh khắc của sự kiện.

Cấu hình chụp cắt băng cần ba photographer chụp đồng thời từ ba góc. Photographer góc chính diện đứng cách sân khấu khoảng năm đến bảy mét dùng ống kính tiêu cự trung bình bảy mươi đến hai trăm milimet chụp tổng thể nhóm cắt băng. Photographer góc nghiêng trái đứng cách sân khấu khoảng ba đến năm mét bên trái dùng ống kính bốn mươi đến bảy mươi milimet chụp khoảnh khắc cắt từ góc nghiêng. Photographer góc nghiêng phải tương tự bên phải.

Tốc độ chụp cần liên tục burst mode ít nhất năm khung hình mỗi giây để bắt được khoảnh khắc kéo dài chỉ vài giây. Khẩu độ mở rộng vừa f bốn đến f năm phẩy sáu để có vùng sắc nét cho cả nhóm cắt băng. ISO đủ cao tám trăm đến một nghìn sáu trăm để có tốc độ chụp nhanh tránh nhòe do rung máy hoặc chuyển động.

Kỹ thuật chụp khoảnh khắc phát biểu

Phát biểu trên sân khấu kéo dài nhiều phút cho phép photographer có thời gian chọn khoảnh khắc đẹp. Tuy nhiên yêu cầu cao về biểu cảm tự nhiên của người phát biểu.

Photographer đứng ở vị trí có thể thấy được biểu cảm rõ nhất, thường là phía nghiêng bốn mươi lăm độ so với bục diễn thuyết không phải chính diện. Ống kính tele bảy mươi đến hai trăm milimet hoặc dài hơn cho phép chụp từ xa không làm phiền người phát biểu. Khẩu độ mở rộng f hai phẩy tám đến f bốn cho phép tách chủ thể khỏi nền.

Chụp khi người phát biểu đang nhấn mạnh hoặc tương tác với khán giả, không chụp khi đang nhìn xuống giấy hoặc nuốt nước bọt. Chụp nhiều khung hình liên tục trong các đoạn cao trào của bài phát biểu để có lựa chọn đa dạng cho hậu kỳ.

Kỹ thuật chụp khoảnh khắc vinh danh

Vinh danh là khoảnh khắc trao kỷ niệm chương hoặc bằng khen cho người nhận giải, có yếu tố cảm xúc cao. Cần có bộ ảnh gồm khoảnh khắc trao và ảnh chân dung sau trao.

Photographer chính chụp khoảnh khắc trao tay từ góc chính diện hoặc nghiêng nhẹ, dùng ống kính tiêu cự trung bình bốn mươi đến tám mươi milimet phù hợp khoảng cách từ vị trí khán đài đến sân khấu. Photographer phụ chụp biểu cảm của người nhận giải từ góc khác, dùng ống kính tele dài bắt biểu cảm tự nhiên.

Sau khoảnh khắc trao trên sân khấu nên có ảnh chân dung của người nhận giải với kỷ niệm chương riêng tại khu vực bên cạnh sân khấu hoặc tại khu chụp ảnh riêng. Ảnh chân dung này là ảnh dùng cho bài đăng truyền thông cá nhân của người nhận và cho báo chí.

Kỹ thuật chụp ảnh nhóm khách VIP

Ảnh nhóm khách VIP cùng lãnh đạo doanh nghiệp thường được chụp tại khu chụp ảnh riêng có backdrop phù hợp, không chụp tại sân khấu chính vì sân khấu thường có ánh sáng và bố cục không tốt cho ảnh nhóm.

Photographer cần điều phối nhóm khoảng năm đến mười VIP đứng theo bố cục có thẩm mỹ, hai hàng nếu hơn năm người với lãnh đạo doanh nghiệp đứng giữa hàng trước. Yêu cầu mọi người mặt hướng máy ảnh nhẹ nhàng không gượng, có thể có một ekip phụ giúp gọi mọi người tập trung và đảm bảo không có ai nhắm mắt.

Chụp nhiều khung hình liên tục để có ảnh không có ai nhắm mắt hoặc nhìn lệch. Tối thiểu năm đến mười khung hình cho mỗi cấu hình nhóm. Có thể có nhiều cấu hình khác nhau như nhóm toàn bộ VIP nhóm theo từng đơn vị đối tác cặp ảnh từng VIP với lãnh đạo.

Cấu hình ekip quay phim chụp ảnh theo quy mô sự kiện

Cấu hình ekip quay phim chụp ảnh cần phù hợp với quy mô sự kiện. Ekip không đủ làm bộ ảnh không bao quát được mọi khoảnh khắc, ekip quá nhiều tăng chi phí không cần thiết.

Cấu hình cho sự kiện nhỏ dưới một trăm khách

Sự kiện nhỏ thường là hội thảo chuyên đề tọa đàm sự kiện nội bộ doanh nghiệp. Cấu hình tham khảo gồm một đến hai photographer và một videographer.

Một photographer cho sự kiện rất nhỏ dưới năm mươi khách không có nghi lễ phức tạp. Hai photographer cho sự kiện năm mươi đến một trăm khách có nghi lễ như khai mạc hoặc kết thúc, một chụp sân khấu một chụp khán đài.

Một videographer ghi lại toàn bộ chương trình với một máy quay chính, có thể có thêm máy quay phụ cho các khoảnh khắc cao trào. Thiết bị âm thanh kết nối với mixer của sự kiện để thu âm sạch.

Cấu hình cho sự kiện vừa một trăm đến ba trăm khách

Sự kiện vừa thường là hội nghị thường niên gala dinner lễ khai trương quy mô vừa. Cấu hình tham khảo gồm hai đến ba photographer và một đến hai videographer.

Hai photographer cho sự kiện một trăm đến hai trăm khách với một chụp sân khấu và nghi lễ chính một chụp khán đài và khu networking. Ba photographer cho sự kiện hai trăm đến ba trăm khách thêm một chụp đồng thời các khoảnh khắc cao trào như cắt băng.

Một videographer cho sự kiện không quá phức tạp về chương trình. Hai videographer cho sự kiện có nhiều phần khác nhau cần ghi đồng thời như có cả phần phát biểu và phần biểu diễn văn nghệ. Có thể có thêm flycam quay góc cao cho các khoảnh khắc tổng thể.

Cấu hình cho sự kiện lớn trên ba trăm khách

Sự kiện lớn thường là lễ ra mắt sản phẩm lễ kỷ niệm thành lập gala dinner quy mô lớn. Cấu hình tham khảo gồm ba đến năm photographer và hai đến ba videographer.

Ba đến năm photographer phân công theo các khu vực cụ thể. Một chụp sân khấu chính với ống kính tele. Một chụp khoảnh khắc cao trào từ góc nghiêng trái. Một chụp khoảnh khắc cao trào từ góc nghiêng phải. Một chụp khán đài và phản ứng của khách. Một chụp khu networking welcome drink và check-in.

Hai đến ba videographer ghi đồng thời nhiều góc của chương trình. Có thể có máy quay slider tracking quay theo chuyển động, máy quay drone cho cảnh tổng thể từ trên cao, máy quay handheld cho các khoảnh khắc động. Cần có người điều phối ekip videographer để đảm bảo các máy quay phối hợp nhịp nhàng.

Dịch vụ quay video phối hợp với chụp ảnh

Quay video và chụp ảnh thường được cung cấp cùng nhau trong dịch vụ quay phim chụp ảnh sự kiện. Hai khâu cần phối hợp tốt để tránh ekip chồng chéo và đảm bảo cả hai sản phẩm đầu ra đạt yêu cầu.

Các loại video sự kiện phổ biến

Một sự kiện doanh nghiệp thường có ba loại video chính được sản xuất từ tư liệu quay tại sự kiện. Video highlight ngắn ba đến năm phút tổng hợp các khoảnh khắc đáng nhớ nhất của sự kiện theo nhịp nhạc backing, là sản phẩm chính cho truyền thông sau sự kiện. Video toàn cảnh dài ghi lại toàn bộ chương trình thường mười lăm đến bốn mươi lăm phút phục vụ lưu trữ tài liệu nội bộ. Video phỏng vấn ngắn các khách VIP và đối tác phục vụ truyền thông B2B.

Có thể có thêm các loại video đặc thù tùy sự kiện. Video livestream phát trực tiếp trong sự kiện cho khán giả không có mặt. Video flycam quay từ trên cao cho cảnh tổng thể. Video slowmotion cho các khoảnh khắc cao trào đặc biệt.

Phối hợp giữa ekip chụp ảnh và ekip quay video

Hai ekip cần phối hợp về vị trí đứng để không chen lấn nhau hoặc chắn camera nhau. Tại các khoảnh khắc cao trào như cắt băng có nhiều photographer chụp ảnh cùng nhiều videographer quay video cần điều phối vị trí trước.

Photographer thường có vị trí linh hoạt hơn videographer vì có thể di chuyển nhanh giữa các góc. Videographer thường ở vị trí cố định với máy quay trên tripod hoặc slider. Có thể có quy ước photographer đứng trước videographer ở khoảng cách phù hợp không vào khung quay.

Brief với cả hai ekip cùng buổi giúp xác định vị trí phối hợp từ trước. Có sơ đồ venue ghi vị trí từng máy ảnh và máy quay tại từng khoảnh khắc của chương trình.

Yêu cầu kỹ thuật cho video sự kiện

Video sự kiện có ba yêu cầu kỹ thuật cơ bản. Yêu cầu thứ nhất là độ phân giải Full HD tối thiểu, ưu tiên 4K cho các sự kiện quan trọng có thể được publish trên màn hình lớn hoặc cinema. Yêu cầu thứ hai là âm thanh sạch không bị tiếng ồn lấn át, kết nối trực tiếp với mixer của sự kiện không thu qua mic máy quay. Yêu cầu thứ ba là chuyển động máy quay mượt mà không bị rung, dùng tripod cho cảnh tĩnh slider hoặc gimbal cho cảnh chuyển động.

Hậu kỳ video gồm cắt ghép các khoảnh khắc theo kịch bản chỉnh màu sắc đồng nhất thêm nhạc backing có bản quyền thương mại thêm motion graphics nếu cần. Thời gian hậu kỳ thường dài hơn ảnh từ năm đến mười ngày làm việc cho video highlight chuyên nghiệp.

Quy trình hậu kỳ và bàn giao ảnh theo timeline

Hậu kỳ và bàn giao ảnh sau sự kiện cần theo timeline rõ ràng phù hợp với nhu cầu truyền thông của doanh nghiệp. Phần này tổng hợp timeline chuẩn ba giai đoạn cho ảnh truyền thông.

Giai đoạn một bộ ảnh báo chí nhanh

Bộ ảnh báo chí nhanh giao trong vòng bốn đến sáu giờ sau khi sự kiện kết thúc, gồm hai mươi đến ba mươi ảnh được chọn lọc kỹ từ các khoảnh khắc quan trọng nhất. Mục đích phục vụ truyền thông trong ngày và gửi cho báo chí kịp đưa tin.

Quy trình xử lý nhanh gồm photographer chọn các ảnh tốt nhất từ mỗi nhóm khoảnh khắc, hậu kỳ cơ bản về phơi sáng và cắt cúp, không cần xử lý màu sắc phức tạp. Ekip có thể có nhân sự hậu kỳ ngay tại venue làm song song với sự kiện đang diễn ra để giao ảnh sớm sau khi kết thúc.

Bộ ảnh báo chí nhanh có yêu cầu cao về tính đại diện cho sự kiện, mỗi ảnh truyền tải được một thông điệp cụ thể. Khoảnh khắc cắt băng khoảnh khắc phát biểu khoảnh khắc vinh danh khoảnh khắc với khách VIP là các ảnh chính trong bộ này.

Giai đoạn hai bộ ảnh đầy đủ đã hậu kỳ

Bộ ảnh đầy đủ giao trong vòng ba đến bảy ngày sau sự kiện, gồm hai trăm đến năm trăm ảnh đã được chọn lọc và hậu kỳ chuẩn. Mục đích phục vụ truyền thông dài hạn của doanh nghiệp gồm các bài đăng mạng xã hội đăng website đưa vào báo cáo.

Hậu kỳ chuẩn gồm xử lý màu sắc đồng nhất theo tone của sự kiện điều chỉnh phơi sáng và độ tương phản cắt cúp bố cục cho mỗi ảnh có thể có chỉnh sửa nhỏ về da và biểu cảm cho các ảnh chân dung quan trọng. Mỗi ảnh được xử lý cá nhân không phải xử lý hàng loạt một preset cho tất cả.

Bộ ảnh đầy đủ thường được giao qua link cloud share Google Drive Dropbox hoặc các nền tảng chuyên dụng. Có thể có hai phiên bản gồm phiên bản chất lượng cao đầy đủ cho in ấn và phiên bản web tối ưu cho đăng trực tuyến.

Giai đoạn ba video highlight và video toàn cảnh

Video highlight ba đến năm phút giao trong vòng bảy đến mười ngày sau sự kiện, là sản phẩm chính cho truyền thông sau. Video được cắt theo nhịp nhạc backing chọn lọc các khoảnh khắc cao trào với thông điệp rõ ràng.

Video toàn cảnh dài hơn giao trong vòng mười đến mười lăm ngày sau sự kiện, ghi lại toàn bộ chương trình theo timeline. Phục vụ lưu trữ tài liệu nội bộ và có thể dùng cho các phần truyền thông chuyên sâu.

Có thể có thêm các video phỏng vấn và video flycam giao cùng giai đoạn này. Tổng thời gian hậu kỳ video thường dài hơn ảnh do quy trình phức tạp hơn.

Cách brief với ekip quay chụp để có ảnh dùng được ngay

Brief với ekip quay chụp là khâu quyết định chất lượng ảnh đầu ra của sự kiện. Brief tốt giúp ekip chuẩn bị đúng và bắt được mọi khoảnh khắc quan trọng, brief kém làm ekip phải đoán dẫn đến bỏ lỡ khoảnh khắc.

Nội dung brief đầy đủ

Một brief đầy đủ cho ekip quay chụp gồm bảy nhóm thông tin chính.

• Kịch bản chi tiết với timeline các phần chương trình. Brief từng phần với thời lượng dự kiến nội dung chính người chính diễn ra phần đó.
• Mô tả chi tiết các khoảnh khắc cao trào. Mô tả hành động cụ thể tại từng khoảnh khắc số người tham gia vị trí diễn ra thời gian dự kiến.
• Sơ đồ venue ghi vị trí lý tưởng cho photographer. Có thể có sơ đồ với các ký hiệu vị trí khác nhau cho từng khoảnh khắc.
• Danh sách khách VIP và lãnh đạo cần có ảnh riêng. Tên cụ thể chức danh đơn vị nếu có ảnh chân dung cũ cho ekip familiar với mặt người cần chụp.
• Tone của sự kiện và phong cách ảnh mong muốn. Trang trọng giải trí lifestyle vintage hiện đại tone màu chủ đạo.
• Yêu cầu deliver cụ thể. Số lượng ảnh bộ báo chí nhanh và bộ đầy đủ thời gian deliver định dạng giao file.
• Liên hệ ekip điều phối tại venue. Tên và số điện thoại của người ekip có thể liên hệ tại venue khi cần hỗ trợ.

Buổi brief chính thức trước sự kiện

Có buổi brief chính thức trước sự kiện ít nhất một đến hai ngày kéo dài khoảng một giờ. Brief đi qua đầy đủ bảy nhóm thông tin với ekip và có hỏi đáp về các điểm chưa rõ.

Buổi brief có sự tham gia của đạo diễn chương trình đại diện ban tổ chức và toàn bộ ekip quay chụp gồm photographer videographer và đạo diễn ảnh. Cần có biên bản brief ghi lại các điểm chốt sau buổi.

Khảo sát venue cùng ekip

Sau buổi brief lý tưởng có buổi đi venue cùng ekip nửa ngày trước sự kiện để ekip familiar với không gian thực tế. Đi qua từng vị trí lý tưởng cho photographer tại từng khoảnh khắc, kiểm tra ánh sáng tự nhiên và ánh sáng setup, xác định vị trí backdrop sân khấu khu khán đài.

Buổi khảo sát venue đặc biệt quan trọng với các sự kiện có nghi lễ phức tạp như lễ ra mắt sản phẩm có nhiều phần reveal hoặc lễ kỷ niệm có nhiều khoảnh khắc cảm xúc. Ekip không khảo sát venue trước thường bỏ lỡ các khoảnh khắc do không quen với không gian.

Sai lầm phổ biến khi tự brief ekip quay chụp

Phần này tổng hợp các sai lầm lặp lại nhiều nhất khi ban tổ chức tự brief ekip quay chụp mà không có người dẫn dắt từ vị trí truyền thông sự kiện. Biết trước giúp tránh các tình huống làm bộ ảnh truyền thông không đạt yêu cầu.

• Chọn ekip không chuyên về sự kiện doanh nghiệp. Thuê ekip có portfolio mạnh ở chụp cưới chụp thời trang chụp sản phẩm không quen với flow của sự kiện doanh nghiệp đến sự kiện không biết các khoảnh khắc nghi lễ chính cần chụp ở đâu cách nào. Cách khắc phục là yêu cầu xem portfolio gồm các sự kiện doanh nghiệp tương tự trước khi chốt có ekip đã làm ít nhất mười sự kiện doanh nghiệp cùng loại trong hai năm gần nhất.
• Đặt quá ít photographer cho sự kiện lớn. Một photographer không thể bắt đủ khoảnh khắc cho sự kiện trên hai trăm khách. Cách khắc phục là tối thiểu hai photographer đồng thời cho sự kiện một trăm đến hai trăm khách ba photographer cho sự kiện hai trăm đến ba trăm khách năm photographer cho sự kiện trên ba trăm khách.
• Không brief chi tiết các khoảnh khắc cao trào. Cung cấp kịch bản sơ lược không brief chi tiết các khoảnh khắc cao trào sẽ diễn ra thế nào ekip không biết khoảnh khắc reveal sản phẩm sẽ là kéo vải hay bấm nút. Cách khắc phục là có buổi brief chi tiết với ekip quay chụp ít nhất một đến hai ngày trước sự kiện kéo dài khoảng một giờ đi qua từng phần với mô tả chi tiết các khoảnh khắc cao trào.
• Không chốt thời gian deliver rõ trong hợp đồng. Thỏa thuận miệng về thời gian deliver dễ bị trễ truyền thông không kịp đăng các ảnh báo chí trong ngày. Cách khắc phục là hợp đồng phải ghi rõ thời gian deliver cho ba bộ ảnh khác nhau gồm bộ ảnh báo chí nhanh trong bốn đến sáu giờ bộ ảnh đầy đủ trong ba đến bảy ngày video highlight trong bảy đến mười ngày có điều khoản phạt trễ deliver.
• Không thu âm từ mixer sự kiện cho video. Thu âm từ mic máy quay làm video có tiếng ồn khán đài lấn át giọng diễn giả. Cách khắc phục là đội videographer chuyên nghiệp luôn kết nối trực tiếp với mixer sự kiện để thu âm sạch yêu cầu này trong brief từ đầu.
• Không có ekip phối hợp điều phối VIP cho ảnh nhóm. Ảnh nhóm khách VIP không được điều phối tốt mọi người đứng lộn xộn nhìn nhiều hướng khác nhau. Cách khắc phục là có ekip phụ giúp gọi mọi người tập trung và đảm bảo bố cục đẹp thường là MC hoặc nhân sự lễ tân được brief từ trước về cách điều phối ảnh nhóm.
• Không có khảo sát venue trước sự kiện cùng ekip. Ekip không familiar với không gian thực tế đến sự kiện phải tự khám phá vị trí lý tưởng cho photographer thường bỏ lỡ khoảnh khắc. Cách khắc phục là có buổi đi venue cùng ekip nửa ngày trước sự kiện đi qua từng vị trí lý tưởng cho photographer tại từng khoảnh khắc.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tổ chức sự kiện doanh nghiệp trọn gói tại TP.HCM với phần ảnh truyền thông chuyên nghiệp bao gồm tư vấn cấu hình ekip quay phim chụp ảnh theo quy mô sự kiện, đảm bảo bộ ảnh có đầy đủ sáu nhóm ảnh truyền thông cần thiết, kỹ thuật chụp cho các khoảnh khắc đặc thù gồm cắt băng phát biểu vinh danh ảnh nhóm VIP, dịch vụ quay video phối hợp với chụp ảnh, hậu kỳ và bàn giao theo timeline ba giai đoạn, brief chi tiết với ekip quay chụp và khảo sát venue trước sự kiện. Tham khảo các dự án sự kiện đã triển khai và báo giá tổ chức sự kiện theo quy mô thực tế.