Kế hoạch tổ chức: cấu trúc, timeline và quản lý rủi ro

Kế hoạch tổ chức là gì và khác kịch bản proposal

Trước khi đi vào cấu trúc cụ thể, cần hiểu rõ kế hoạch tổ chức khác với hai tài liệu khác thường có trong quy trình tổ chức sự kiện gồm kịch bản chương trình và proposal. Hiểu đúng giúp tránh nhầm giữa các tài liệu có cấu trúc và mục đích khác nhau.

Định nghĩa kế hoạch tổ chức

Kế hoạch tổ chức là tài liệu tổng thể định hình toàn bộ quá trình triển khai một chương trình từ giai đoạn duyệt nội bộ đến vận hành thực tế. Bao quát các khâu chuẩn bị logistics ngân sách phân vai nhân sự rủi ro và phương án dự phòng. Là tài liệu được phê duyệt bởi lãnh đạo trước khi ban tổ chức bắt tay vào các công việc cụ thể.

Mục tiêu của kế hoạch tổ chức gồm ba điểm chính. Cung cấp cơ sở cho lãnh đạo duyệt ngân sách và phê chuẩn triển khai. Làm tài liệu phối hợp giữa các bộ phận và đối tác trong quá trình triển khai. Làm cơ sở đánh giá hiệu quả sau chương trình so với mục tiêu đã đặt ra.

Phân biệt với kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình tập trung vào nội dung diễn ra trong giờ sự kiện, chi tiết về timeline từng phút từng phần của chương trình. Khác với kế hoạch tổ chức bao quát cả các khâu trước và sau sự kiện không chỉ trong sự kiện.

Kịch bản chương trình thường được xây dựng sau khi đã có kế hoạch tổ chức, là một phần con của kế hoạch tổ chức không thay thế cho kế hoạch. Kịch bản có cấu trúc theo timeline phút, kế hoạch có cấu trúc theo các phần và giai đoạn.

Phân biệt với proposal sự kiện

Proposal sự kiện là tài liệu được đơn vị tổ chức sự kiện gửi cho khách hàng để giới thiệu phương án triển khai và báo giá. Tập trung vào việc thuyết phục khách hàng chọn đơn vị mình thực hiện.

Kế hoạch tổ chức là tài liệu nội bộ của ban tổ chức không phải để bán hàng. Có cấu trúc chi tiết hơn proposal về các khâu cụ thể nhưng có thể không có yếu tố thẩm mỹ thiết kế đẹp như proposal vì không nhằm thuyết phục khách hàng.

Trong nhiều dự án có cả proposal và kế hoạch tổ chức. Proposal được làm bởi đơn vị tổ chức sự kiện để gửi khách hàng duyệt. Kế hoạch tổ chức được làm bởi ban tổ chức nội bộ của doanh nghiệp hoặc phối hợp với đơn vị tổ chức để triển khai sau khi đã chốt phương án.

Cấu trúc kế hoạch tổ chức chuẩn mười phần

Một kế hoạch tổ chức chuẩn có mười phần áp dụng được cho nhiều loại chương trình từ sự kiện doanh nghiệp đến hội thảo cuộc họp họp lớp. Tùy quy mô và độ phức tạp có thể giảm bớt một số phần nhưng cấu trúc chính giữ nguyên.

Phần một executive summary

Phần tóm tắt một đến hai trang đầu kế hoạch dành cho lãnh đạo bận xem nhanh. Nội dung gồm tên chương trình mục tiêu chính đối tượng tham dự ngân sách dự kiến thời gian địa điểm. Đây là phần lãnh đạo đọc đầu tiên để có cái nhìn tổng quan trước khi đi vào chi tiết các phần khác.

Executive summary cần ngắn gọn rõ ràng không có thông tin thừa. Mỗi điểm chính được tóm tắt trong một đến hai câu, không trình bày chi tiết tại phần này. Có thể có bảng tóm tắt ngắn với các thông tin chính dạng key value.

Phần hai mục tiêu và chỉ số đo lường

Phần này định nghĩa rõ mục tiêu của chương trình và các chỉ số đo lường sau khi kết thúc. Mục tiêu cần cụ thể đo lường được không chung chung. Ví dụ thay vì “tăng nhận diện thương hiệu” cần là “đạt mức độ nhận diện thương hiệu năm mươi phần trăm trong khán giả mục tiêu đo qua khảo sát trước và sau chương trình”.

Chỉ số đo lường tham khảo gồm số khách tham dự thực tế so với mục tiêu, tỷ lệ hài lòng của khán giả qua khảo sát, độ phủ truyền thông số bài đăng tự nhiên từ khán giả, kết quả kinh doanh nếu có như số hợp đồng ký mới hoặc số lead có chất lượng.

Phần ba đối tượng tham dự và phân khúc

Phần này mô tả chi tiết đối tượng tham dự gồm số lượng dự kiến tổng và phân khúc theo các nhóm. Ví dụ một hội thảo chuyên đề có thể có ba phân khúc gồm chuyên gia trong ngành đại diện doanh nghiệp khách hàng tiềm năng. Mỗi phân khúc có số lượng và đặc điểm riêng cần được hiểu rõ để có cách tiếp cận phù hợp.

Phần này cũng định nghĩa cách mời khách cho từng phân khúc gồm kênh mời thư mời thời điểm gửi cách xác nhận tham dự. Có thể có danh sách khách VIP riêng cần được mời cá nhân không qua kênh mời chung.

Phần bốn concept và thông điệp chính

Concept tổng thể của chương trình gồm tone phong cách thẩm mỹ thông điệp chính cần truyền tải. Concept định hình mọi yếu tố khác của chương trình từ thiết kế đồ họa âm thanh ánh sáng đến nội dung kịch bản.

Thông điệp chính là một đến hai câu súc tích thể hiện điều ban tổ chức muốn khán giả nhớ sau khi kết thúc chương trình. Thông điệp cần phù hợp với mục tiêu chương trình và đối tượng tham dự.

Phần năm ngân sách chi tiết

Ngân sách chi tiết theo từng hạng mục gồm venue F&B trang thiết bị nhân sự decor truyền thông quà tặng và dự phòng. Mỗi hạng mục có ngân sách tham khảo và phương án triển khai cụ thể.

Cần có cả ngân sách tổng và phần trăm cho từng hạng mục. Tỷ lệ tham khảo cho sự kiện doanh nghiệp thông thường gồm ba mươi phần trăm cho venue F&B hai mươi phần trăm cho trang thiết bị mười lăm phần trăm cho nhân sự MC ekip mười phần trăm cho decor mười phần trăm cho truyền thông mười phần trăm cho quà tặng năm phần trăm dự phòng. Tỷ lệ này thay đổi tùy loại chương trình.

Phần sáu timeline triển khai

Timeline triển khai chia theo các giai đoạn trước sự kiện trong sự kiện sau sự kiện. Mỗi giai đoạn có các mốc thời gian cụ thể với deadline cho từng hạng mục. Timeline chi tiết giúp ban tổ chức tránh chậm trễ.

Giai đoạn trước sự kiện thường chia tiếp thành các tuần. Mười hai tuần trước chốt concept và venue. Tám tuần trước gửi thư mời. Bốn tuần trước chốt nhân sự MC. Hai tuần trước chốt thực đơn F&B. Một tuần trước final check tổng. Một ngày trước rehearsal nếu cần.

Phần bảy phân vai nhân sự ban tổ chức

Phân vai cụ thể cho từng thành viên ban tổ chức gồm phòng ban tên cụ thể vai trò trách nhiệm. Mỗi thành viên có deliverables cụ thể không mơ hồ.

Tổ chức theo cấu trúc ban tổ chức gồm trưởng ban tổ chức điều phối tổng các phụ trách từng khâu logistics nội dung truyền thông F&B. Mỗi phụ trách có thành viên hỗ trợ. Cấu trúc rõ giúp tránh tình huống không ai phụ trách một việc cụ thể.

Phần tám đối tác và nhà cung cấp

Danh sách các đối tác và nhà cung cấp cần thuê cho chương trình. Mỗi đối tác có thông tin liên hệ phạm vi công việc deadline deliverables và chi phí. Có thể có nhiều đối tác cho cùng một hạng mục để so sánh báo giá.

Đối tác phổ biến gồm đơn vị tổ chức sự kiện nếu có thuê đơn vị F&B venue đơn vị trang thiết bị âm thanh ánh sáng đơn vị quay phim chụp ảnh đơn vị in ấn đơn vị truyền thông. Mỗi đối tác có hợp đồng riêng và deadline thanh toán riêng.

Phần chín quản lý rủi ro và phương án dự phòng

Liệt kê các rủi ro có thể xảy ra và phương án dự phòng cho từng rủi ro. Rủi ro phổ biến gồm thời tiết xấu khách VIP hủy giờ chót sự cố kỹ thuật âm thanh ánh sáng số khách dự thực tế thấp hơn dự kiến đơn vị cung cấp gặp sự cố.

Mỗi rủi ro có phương án dự phòng cụ thể không chung chung. Ví dụ rủi ro thời tiết xấu cho sự kiện ngoài trời có phương án dự phòng gồm chuyển vào không gian trong nhà liền kề hoãn sự kiện sang ngày khác hoặc hủy với điều khoản hoàn tiền với venue và đơn vị cung cấp.

Phần mười kế hoạch đánh giá sau chương trình

Cách đánh giá hiệu quả chương trình sau khi kết thúc, gồm khảo sát khán giả phân tích chỉ số đo lường so sánh với mục tiêu ban đầu báo cáo tổng kết cho lãnh đạo. Phần này thường bị bỏ qua nhưng quan trọng để rút kinh nghiệm cho các chương trình sau.

Khảo sát khán giả nên được thiết kế và gửi trong vòng một tuần sau chương trình khi khán giả còn nhớ rõ. Báo cáo tổng kết cho lãnh đạo trong vòng hai đến ba tuần sau chương trình bao gồm số liệu cụ thể so sánh với mục tiêu phân tích thành công và bài học cho lần sau.

Kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên đề

Hội thảo chuyên đề là loại chương trình có khán giả là chuyên gia trong ngành cần kế hoạch đặc thù hơn các sự kiện thông thường. Phần này tổng hợp các điểm cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên đề.

Đặc thù của kế hoạch hội thảo chuyên đề

Hội thảo chuyên đề khác sự kiện thông thường ở ba điểm. Nội dung chuyên môn cao cần đầu tư cho phần nội dung diễn giả không phải chỉ tone giải trí. Khán giả là chuyên gia có yêu cầu cao về chất lượng nội dung và mức độ chuyên sâu. Yếu tố networking giữa các chuyên gia quan trọng cần có thời gian và không gian phù hợp.

Kế hoạch hội thảo chuyên đề cần đặc biệt chú trọng vào ba phần. Phần ba đối tượng tham dự cần phân khúc theo chuyên môn không chỉ chức danh. Phần bốn concept cần có chủ đề chuyên môn rõ ràng. Phần năm ngân sách cần dành nhiều hơn cho phần diễn giả có thể có chi phí mời diễn giả nước ngoài hoặc chuyên gia hàng đầu trong ngành.

Cấu trúc nội dung hội thảo chuyên đề

Cấu trúc nội dung tham khảo cho hội thảo chuyên đề nửa ngày bốn giờ gồm phần một mở đầu ba mươi phút với welcome và keynote opening. Phần hai phiên chuyên đề một chín mươi phút với hai đến ba diễn giả thuyết trình về chủ đề con của hội thảo. Phần ba tea break ba mươi phút. Phần bốn phiên chuyên đề hai chín mươi phút với panel discussion giữa các chuyên gia. Phần năm phiên hỏi đáp và kết ba mươi phút.

Hội thảo cả ngày sáu đến tám giờ có thêm phần lunch break và một đến hai phiên chuyên đề bổ sung. Có thể có phiên parallel sessions cho các chủ đề khác nhau cho khán giả chọn theo quan tâm.

Phần phối hợp với diễn giả

Phần này là phần đặc thù của kế hoạch hội thảo chuyên đề không có ở các sự kiện khác. Gồm danh sách diễn giả với chuyên môn cụ thể, thời gian mời và chốt với diễn giả, brief với diễn giả về chủ đề thời lượng phong cách trình bày, hỗ trợ diễn giả về di chuyển lưu trú nếu diễn giả từ ngoài thành phố hoặc nước ngoài, slide và tài liệu thuyết trình của diễn giả.

Brief với diễn giả cần làm sớm ít nhất một tháng trước hội thảo để diễn giả có thời gian chuẩn bị nội dung. Có thể có ba đến năm cuộc gặp với diễn giả gồm brief đầu lần một xem nội dung lần hai duyệt slide cuối và rehearsal trước hội thảo nếu cần.

Quy trình tổ chức cuộc họp nội bộ doanh nghiệp

Cuộc họp nội bộ doanh nghiệp là loại chương trình thường xuyên hơn các sự kiện lớn nhưng vẫn cần có kế hoạch tổ chức đúng để hiệu quả. Phần này tổng hợp quy trình chuẩn cho cuộc họp nội bộ.

Phân loại cuộc họp nội bộ

Cuộc họp nội bộ doanh nghiệp có nhiều loại với yêu cầu kế hoạch khác nhau. Cuộc họp định kỳ hàng tuần hàng tháng có lịch cố định và mục tiêu chung. Cuộc họp dự án phục vụ một dự án cụ thể với mục tiêu rõ ràng. Cuộc họp chiến lược của lãnh đạo cấp cao quy mô nhỏ ít người tham dự. Cuộc họp tổng kết quý hoặc năm với khán giả lớn từ toàn bộ doanh nghiệp.

Mỗi loại cuộc họp có yêu cầu kế hoạch khác nhau. Cuộc họp định kỳ chỉ cần kế hoạch nhẹ chuẩn bị agenda. Cuộc họp tổng kết quý hoặc năm cần kế hoạch chi tiết tương đương sự kiện doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức cuộc họp năm bước

Quy trình tổ chức cuộc họp nội bộ chuẩn gồm năm bước. Bước một xác định mục tiêu và đối tượng tham dự. Mục tiêu cụ thể cho cuộc họp không chung chung. Đối tượng tham dự là những người cần thiết không thừa không thiếu, có nguyên tắc nếu một người không cần đóng góp gì cụ thể thì không cần mời tham dự.

Bước hai xây dựng agenda chi tiết. Agenda gồm các điểm thảo luận có thứ tự với thời lượng dự kiến và người phụ trách từng điểm. Agenda gửi trước cho người tham dự ít nhất một ngày để có thời gian chuẩn bị.

Bước ba chuẩn bị tài liệu và logistics. Tài liệu cần thiết được gửi trước cho người tham dự đọc trước cuộc họp tránh tốn thời gian giới thiệu tài liệu trong cuộc họp. Phòng họp được đặt trước có đủ thiết bị âm thanh máy chiếu màn hình.

Bước bốn dẫn dắt cuộc họp đúng agenda. Người chủ trì giữ thời lượng theo agenda không để các phần kéo dài quá. Có người ghi biên bản cho cuộc họp quan trọng để lưu lại các quyết định.

Bước năm follow up sau cuộc họp. Gửi biên bản cuộc họp trong vòng hai mươi bốn giờ với các quyết định và action items có deadline cụ thể cho người phụ trách. Theo dõi tiến độ thực hiện các action items.

Lưu ý cho cuộc họp nội bộ

Một số lưu ý đặc thù cho cuộc họp nội bộ. Thời lượng tối ưu khoảng ba mươi đến sáu mươi phút. Ngắn hơn không đủ thảo luận sâu, dài hơn người tham dự mất tập trung. Có thể có cuộc họp ngắn mười lăm phút daily standup cho team nhỏ tập trung vào cập nhật nhanh.

Cuộc họp online qua video conference có khác với cuộc họp offline. Cần có công cụ phù hợp như Zoom Google Meet Microsoft Teams, brief với người tham dự về cách dùng công cụ trước cuộc họp. Cuộc họp online thường ngắn hơn offline vì khó duy trì tập trung.

Kế hoạch tổ chức họp lớp đồng môn

Họp lớp đồng môn là loại chương trình đặc thù không thuộc doanh nghiệp có yếu tố tình cảm và không chuyên nghiệp cao. Kế hoạch tổ chức cho họp lớp khác với kế hoạch doanh nghiệp.

Đặc thù của họp lớp đồng môn

Họp lớp có ba đặc thù khác sự kiện doanh nghiệp. Yếu tố tình cảm và kỷ niệm cao là yếu tố chính của họp lớp không phải nội dung chuyên môn. Không có lãnh đạo phê duyệt kế hoạch ban tổ chức là chính các thành viên trong lớp tự thực hiện. Ngân sách thường thấp hơn sự kiện doanh nghiệp tính theo phí đóng góp của mỗi thành viên.

Ban tổ chức họp lớp thường là một nhóm nhỏ ba đến năm người tự nguyện tổ chức cho cả lớp. Không có nhân viên chuyên nghiệp như doanh nghiệp các thành viên ban tổ chức làm bằng thời gian rảnh của mình. Yếu tố tình cảm trong ban tổ chức cao có thể ảnh hưởng đến quyết định không hoàn toàn theo lý trí.

Cấu trúc kế hoạch họp lớp đơn giản

Kế hoạch họp lớp đơn giản hơn kế hoạch doanh nghiệp chỉ cần năm phần thay vì mười. Phần một mục tiêu cuộc họp lớp ví dụ kỷ niệm mười năm tốt nghiệp gặp lại bạn bè thời sinh viên. Phần hai số lượng khách dự dự kiến và cách mời mời qua nhóm chat lớp gửi thư mời cá nhân cho các bạn bè đặc biệt. Phần ba ngân sách chi tiết và cách thu phí đóng góp. Phần bốn timeline triển khai từ thông báo mời đến ngày diễn ra. Phần năm chương trình của ngày họp lớp gồm các phần chính.

Có thể có phần sáu phụ lục về các kỷ niệm cần chuẩn bị như album ảnh thời sinh viên các video clip kỷ niệm các trò chơi gợi nhớ kỷ niệm. Phần phụ lục này là yếu tố đặc thù của họp lớp không có ở sự kiện doanh nghiệp.

Lưu ý cho kế hoạch họp lớp

Một số lưu ý đặc thù cho họp lớp. Thời gian thông báo mời cần dài hơn sự kiện doanh nghiệp ít nhất ba đến sáu tháng trước ngày diễn ra để các bạn bè ở xa có thể sắp xếp về tham dự. Cuộc họp lớp lớn mười lăm năm hai mươi năm tốt nghiệp có thể cần thông báo trước một năm.

Ngân sách họp lớp thường thấp tính theo phí đóng góp mỗi thành viên. Cần cân đối giữa chất lượng chương trình và mức phí phù hợp với khả năng đóng góp của thành viên. Có thể có thành viên đóng góp cao hơn để hỗ trợ thành viên khó khăn không thể đóng đủ phí.

Chương trình họp lớp thường có phần kỷ niệm về thầy cô cũ. Có thể mời thầy cô cũ tham dự với tư cách khách mời danh dự. Phần tri ân thầy cô là phần cảm xúc cao nhất của họp lớp cần được chuẩn bị kỹ.

Timeline triển khai kế hoạch theo các giai đoạn

Timeline triển khai chia kế hoạch tổ chức theo ba giai đoạn lớn trước trong sau với các mốc thời gian cụ thể. Hiểu rõ timeline giúp ban tổ chức quản lý thời gian hiệu quả không bị dồn việc vào sát ngày.

Giai đoạn trước sự kiện chia theo tuần

Giai đoạn trước sự kiện thường kéo dài tám đến mười hai tuần tùy quy mô. Mười hai tuần trước là giai đoạn xây dựng kế hoạch và duyệt nội bộ, bao gồm xác định mục tiêu đối tượng khán giả ngân sách dự kiến chốt concept tổng thể. Mười tuần trước chốt venue và đối tác lớn như đơn vị tổ chức sự kiện nếu có thuê.

Tám tuần trước gửi thư mời cho khán giả, có thể có hai đợt gửi gồm đợt save the date sớm và đợt thư mời chính thức sau. Sáu tuần trước chốt diễn giả cho hội thảo hoặc khách mời đặc biệt nếu có. Bốn tuần trước chốt nhân sự MC ekip kỹ thuật chốt thực đơn F&B.

Hai tuần trước duyệt mẫu các tài liệu in ấn như standee backdrop quà tặng. Một tuần trước final check tổng tất cả các hạng mục, kiểm tra danh sách khách dự xác nhận. Hai đến ba ngày trước rehearsal nếu sự kiện có chương trình phức tạp.

Giai đoạn trong sự kiện

Giai đoạn trong sự kiện gồm chính ngày diễn ra. Có timeline chi tiết theo giờ và phút. Ekip thi công vào venue sớm bốn đến sáu giờ trước giờ khách đến để setup. Ekip nhân sự gồm MC photographer videographer đến hai giờ trước giờ khách đến.

Giờ khách đến và đăng ký check-in. Phần chính của chương trình theo kịch bản đã xây dựng. Phần kết và tiễn khách. Sau giờ khách rời venue ekip thi công tháo dỡ và thu hồi thiết bị.

Giai đoạn sau sự kiện

Giai đoạn sau sự kiện thường kéo dài hai đến bốn tuần. Hai ngày sau gửi ảnh báo chí cho khán giả và báo chí kèm bài đăng truyền thông trên các kênh chính thức của doanh nghiệp. Một tuần sau gửi khảo sát đánh giá cho khán giả.

Hai tuần sau hoàn thành báo cáo tổng kết cho lãnh đạo gồm số liệu cụ thể so sánh với mục tiêu phân tích thành công và bài học cho lần sau. Ba đến bốn tuần sau hoàn tất các thủ tục thanh toán với đối tác và nhà cung cấp.

Sai lầm phổ biến khi tự xây dựng kế hoạch tổ chức

Phần này tổng hợp các sai lầm lặp lại nhiều nhất khi ban tổ chức tự xây dựng kế hoạch không theo cấu trúc chuẩn. Biết trước giúp tránh các tình huống làm kế hoạch không hiệu quả.

• Tập trung quá nhiều vào kịch bản chương trình bỏ qua giai đoạn trước và sau. Ban tổ chức dành nhiều thời gian cho kịch bản mà ít chú trọng đến timeline chuẩn bị các tuần trước hoặc kế hoạch đánh giá sau sự kiện. Cách khắc phục là kế hoạch tổ chức chia tỷ lệ đều cho ba giai đoạn năm mươi phần trăm cho phần chuẩn bị trước ba mươi phần trăm cho phần vận hành trong hai mươi phần trăm cho phần đánh giá sau.
• Không có executive summary cho lãnh đạo. Kế hoạch dài ba mươi đến năm mươi trang chi tiết nhưng không có phần tóm tắt một đến hai trang đầu lãnh đạo bận không có thời gian đọc toàn bộ. Cách khắc phục là luôn có executive summary một đến hai trang ở phần đầu kế hoạch với các thông tin chính gồm tên chương trình mục tiêu chính đối tượng tham dự ngân sách dự kiến thời gian địa điểm.
• Ngân sách không có dòng dự phòng. Tính ngân sách sát với chi phí dự kiến từng hạng mục không có dòng dự phòng riêng đến giai đoạn triển khai phát sinh chi phí bất ngờ phải làm tờ trình xin bổ sung. Cách khắc phục là luôn có dòng dự phòng ngân sách ít nhất năm đến mười phần trăm tổng ngân sách trong kế hoạch ban đầu sự kiện quy mô lớn có thể có dự phòng lên đến mười lăm phần trăm.
• Mục tiêu chương trình không cụ thể không đo lường được. Mục tiêu chung chung như tăng nhận diện thương hiệu hoặc tạo kết nối khách hàng không có chỉ số cụ thể để đánh giá. Cách khắc phục là mục tiêu cần cụ thể đo lường được ví dụ đạt mức độ nhận diện thương hiệu năm mươi phần trăm trong khán giả mục tiêu đo qua khảo sát trước và sau chương trình kèm các chỉ số đo lường tham khảo gồm số khách tham dự thực tế tỷ lệ hài lòng độ phủ truyền thông.
• Phân vai nhân sự không rõ ràng. Có người không biết mình phụ trách việc gì hoặc nhiều người cùng phụ trách một việc không có ai chịu trách nhiệm chính. Cách khắc phục là phân vai cụ thể cho từng thành viên ban tổ chức với phòng ban tên cụ thể vai trò trách nhiệm và deliverables cụ thể mỗi việc có một người phụ trách chính có thể có thành viên hỗ trợ.
• Không có quản lý rủi ro và phương án dự phòng. Bỏ qua phần này trong kế hoạch nghĩ rằng sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ, gặp rủi ro thực tế không biết xử lý. Cách khắc phục là liệt kê các rủi ro có thể xảy ra và phương án dự phòng cho từng rủi ro rủi ro phổ biến gồm thời tiết xấu khách VIP hủy giờ chót sự cố kỹ thuật mỗi rủi ro có phương án dự phòng cụ thể không chung chung.
• Bỏ qua phần đánh giá sau chương trình. Không có kế hoạch đánh giá hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc không có cơ sở rút kinh nghiệm cho các chương trình sau. Cách khắc phục là có phần kế hoạch đánh giá gồm khảo sát khán giả phân tích chỉ số đo lường so sánh với mục tiêu báo cáo tổng kết cho lãnh đạo trong vòng hai đến ba tuần sau chương trình.

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tư vấn xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện trọn gói tại TP.HCM bao gồm tư vấn cấu trúc kế hoạch chuẩn mười phần áp dụng cho nhiều loại chương trình, xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên đề với phần phối hợp diễn giả đặc thù, quy trình tổ chức cuộc họp nội bộ doanh nghiệp năm bước chuẩn, kế hoạch tổ chức họp lớp đồng môn với cấu trúc đơn giản năm phần, timeline triển khai theo ba giai đoạn trước trong sau, hỗ trợ executive summary cho lãnh đạo và phần quản lý rủi ro. Tham khảo các dự án đã triển khai và báo giá tổ chức theo loại chương trình và quy mô.