Gian hàng sự kiện: cách bố trí và quy trình thi công chuẩn
Các loại gian hàng sự kiện theo loại event
Gian hàng sự kiện đa dạng theo loại event được tổ chức. Mỗi loại có yêu cầu khác nhau về cấu hình kích thước và mức đầu tư. Hiểu rõ giúp Ban Tổ chức và Marketing chọn được loại gian hàng phù hợp với mục tiêu cụ thể.
Loại đầu là gian hàng cho hội chợ tiêu dùng và lễ hội ẩm thực. Tổ chức tại các trung tâm thương mại lớn (Vincom Aeon Crescent Saigon Centre) hoặc khu vực mở (công viên quảng trường lễ hội đường phố). Đặc điểm: gian hàng kích thước nhỏ đến trung bình 2x2m đến 3x3m, hướng tới khách hàng cuối (B2C), tập trung vào trải nghiệm sản phẩm trực tiếp (thử nếm thử dùng demo) hơn là thuyết minh chuyên sâu, sử dụng khung Octanorm tiêu chuẩn hoặc khung truss nhẹ. Mức đầu tư tương đối thấp 10-50 triệu mỗi gian hàng tùy quy mô và cấu hình. Phù hợp với các nhãn hàng FMCG (thực phẩm đồ uống mỹ phẩm) cần quảng bá sản phẩm với khách hàng cuối.
Loại thứ hai là gian hàng cho road show của các nhãn hàng. Tổ chức tại nhiều địa điểm khác nhau theo lịch (siêu thị các tỉnh trường đại học khu công nghiệp). Đặc điểm: gian hàng phải dễ tháo lắp và di chuyển giữa các địa điểm, ưu tiên khung modular nhẹ và hệ tự đứng (không cần khoan bắt cố định vào sàn), kích thước phổ biến 3x3m đến 6x3m, có thể có car booth (gian hàng đặt trên xe tải mở) cho road show di động. Mức đầu tư trung bình 30-150 triệu mỗi gian hàng tùy tính cơ động cấu hình. Phù hợp với các nhãn hàng cần phủ sóng thị trường nhiều địa phương (FMCG ngân hàng viễn thông).
Loại thứ ba là gian hàng brand activation tại các sự kiện thể thao và âm nhạc. Tổ chức tại các giải thể thao lớn lễ hội âm nhạc concert ngoài trời. Đặc điểm: gian hàng có yếu tố trải nghiệm tương tác cao (mini game photo booth thử thách) thu hút khách đến và check-in, thiết kế concept đặc biệt phù hợp với brand identity và bối cảnh event, kích thước 4x4m đến 10x6m hoặc lớn hơn, có thể có cấu trúc đặc biệt (gian hàng hình dáng đặc biệt theo concept brand). Mức đầu tư cao 50-300 triệu mỗi gian hàng. Phù hợp với các thương hiệu lớn muốn tạo brand experience đáng nhớ (Coca-Cola PepsiCo Vinamilk các hãng smartphone).
Loại thứ tư là gian hàng cho hội chợ doanh nghiệp tại các khu công nghiệp. Tổ chức tại các khu công nghiệp lớn (Sóng Thần VSIP Long Thành) phục vụ giao thương giữa các doanh nghiệp trong khu vực. Đặc điểm: gian hàng phong cách doanh nghiệp với backdrop logo và bàn tiếp khách, không cần yếu tố trải nghiệm phức tạp tập trung vào catalogue và brochure sản phẩm, kích thước phổ biến 3x3m đến 4x4m, sử dụng khung Octanorm tiêu chuẩn. Mức đầu tư trung bình 15-60 triệu mỗi gian hàng. Phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu thiết bị công nghiệp dịch vụ B2B.
Loại thứ năm là gian hàng tại các expo ngành nghề (B2B chuyên ngành). Tổ chức tại SECC (Saigon Exhibition & Convention Center) Tan Son Nhat Pavilion và các trung tâm hội nghị lớn. Đặc điểm: gian hàng được đầu tư mạnh với thiết kế chuyên nghiệp cao công nghệ tích hợp (LED display lớn touchscreen demo trải nghiệm thực tế ảo VR), thường có 2 tầng cho các thương hiệu lớn, kích thước phổ biến 9m² đến 36m² hoặc lớn hơn theo block 3x3m hoặc 6x6m, thường custom built thay vì dùng khung tiêu chuẩn. Mức đầu tư rất cao 100 triệu đến vài tỷ tùy quy mô. Đây là loại gian hàng triển lãm B2B chuyên dụng có bài viết riêng chuyên sâu.
Loại thứ sáu là gian hàng pop-up tại các trung tâm thương mại. Tổ chức trong thời gian ngắn 3-14 ngày tại sảnh hoặc khu vực giữa các tầng của trung tâm thương mại (Vincom Aeon Crescent). Đặc điểm: gian hàng cần đẹp ấn tượng tạo điểm nhấn cho không gian trung tâm thương mại, thiết kế phải tuân thủ guideline của trung tâm thương mại (về kích thước chiều cao tone màu), thường có yếu tố instagrammable để khách check-in social media, kích thước phổ biến 3x3m đến 6x6m, có thể custom theo concept brand. Mức đầu tư trung bình 30-150 triệu cho 1 tuần pop-up. Phù hợp với các thương hiệu thời trang mỹ phẩm công nghệ ra mắt sản phẩm mới.
Các hệ khung gian hàng phổ biến và đặc tính kỹ thuật
Khung gian hàng là phần kết cấu vật lý nâng đỡ toàn bộ gian hàng. Hiểu rõ các hệ khung giúp Ban Tổ chức chọn được hệ phù hợp với yêu cầu kỹ thuật và mức đầu tư.
| Hệ khung | Đặc tính kỹ thuật | Ứng dụng và mức đầu tư |
|---|---|---|
| Khung Octanorm (Octagonal Aluminum) | Khung nhôm 8 cạnh tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất tại Việt Nam. Module hóa với các cột nhôm 40x40mm và thanh ngang 25x25mm. Lắp ráp bằng connector 4-8 hướng. Chiều cao tiêu chuẩn 2.5m có thể nâng lên 3-4m. Vách ngăn dùng panel MDF dày 4-6mm có thể in phủ vải hoặc decal. | Phổ biến nhất cho hội chợ doanh nghiệp expo ngành nghề gian hàng tiêu chuẩn 3x3m và 6x3m. Khung tái sử dụng được hàng trăm lần. Mức cho thuê 3-8 triệu cho gian hàng 3x3m kèm vách và backdrop. |
| Khung truss (Aluminum Truss) | Khung nhôm dạng giàn 3 hoặc 4 chân tiết diện 200-400mm cao 3-6m. Lắp ráp bằng bulông và conical coupler. Chịu tải cao có thể treo LED display âm thanh ánh sáng nặng. Đứng tự do không cần cố định vào sàn. | Phù hợp brand activation event ngoài trời cần kết cấu cao và treo thiết bị lớn cổng chào gian hàng có LED và âm thanh tích hợp. Mức cho thuê 5-25 triệu cho cấu hình gian hàng truss 4x4m kèm cấu trúc treo. |
| Khung Modular (Beam Module) | Khung kim loại dạng beam có ngàm khớp nối tháo lắp nhanh không cần dụng cụ. Tích hợp sẵn ô để gắn LED ngang dọc panel kính. Có nhiều thương hiệu (Beam Box Maxima Modulo) chuyên cho road show. Trọng lượng nhẹ. | Tối ưu cho road show cần di chuyển nhiều địa điểm pop-up tại trung tâm thương mại. Setup nhanh 30-60 phút mỗi gian hàng. Mức cho thuê 10-40 triệu cho gian hàng modular 3x3m kèm thiết bị tích hợp. |
| Khung Pop-up (Tension Fabric Display) | Khung gấp xếp dạng kéo căng có vải in căng full sau khi bung. Thường có kích thước 2x2m 3x2m hoặc 3x3m hình cong hoặc thẳng. Setup cực nhanh 10-20 phút bởi 1-2 người. Dễ vận chuyển trong túi nhỏ. | Phù hợp event nhỏ ngắn ngày các gian hàng đơn giản chỉ cần backdrop và bàn không cần kết cấu phức tạp. Mức cho thuê 1.5-5 triệu cho 1 ngày kèm in vải backdrop. |
| Custom Built (Khung tùy chỉnh) | Khung kết cấu thiết kế và thi công riêng theo concept brand. Kết hợp nhiều vật liệu (gỗ MDF aluminum kính acrylic LED panel). Có thể có cấu trúc đặc biệt hình tròn hình lượn sóng 2 tầng. Yêu cầu thiết kế 3D trước khi thi công. | Phù hợp brand activation cao cấp gian hàng tại expo lớn các thương hiệu hàng đầu (Vinamilk Coca-Cola Apple) muốn tạo ấn tượng đặc biệt. Mức đầu tư rất cao 100-500 triệu cho gian hàng 6x6m custom. |
Khi chọn hệ khung gian hàng, Ban Tổ chức cần xem xét 4 yếu tố chính. Yếu tố đầu là mục tiêu sự kiện: event B2B doanh nghiệp ưu tiên Octanorm tiêu chuẩn phù hợp ngân sách, brand activation cao cấp cần Custom Built hoặc Truss kết hợp LED. Yếu tố thứ hai là tần suất sử dụng: tổ chức nhiều event định kỳ trong năm nên cân nhắc đầu tư khung Modular tái sử dụng được nhiều lần, event đơn lẻ thuê Octanorm hoặc Pop-up. Yếu tố thứ ba là yêu cầu kỹ thuật: cần treo LED hoặc âm thanh nặng phải dùng Truss có chịu tải tốt, không cần treo thiết bị nặng có thể dùng Octanorm hoặc Modular. Yếu tố thứ tư là tính cơ động: cần di chuyển nhiều địa điểm cho road show ưu tiên Modular hoặc Pop-up setup nhanh, gian hàng cố định tại 1 venue có thể chọn Custom Built đầu tư cao.
Một số lưu ý kỹ thuật quan trọng khi sử dụng các hệ khung. Lưu ý đầu là chiều cao trần venue: nhiều venue có chiều cao trần giới hạn (3m tại các trung tâm thương mại 4-6m tại các trung tâm hội nghị) cần kiểm tra trước để chọn khung phù hợp không vượt quá. Lưu ý thứ hai là tải trọng sàn: gian hàng có LED display lớn hoặc cấu trúc 2 tầng cần kiểm tra tải trọng sàn venue đảm bảo an toàn (nhiều trung tâm thương mại có giới hạn 200-500kg/m² cần tham khảo ban quản lý). Lưu ý thứ ba là điện và mạng: khung gian hàng cần có lỗ kỹ thuật để đi dây điện và dây mạng từ nguồn của venue đến các thiết bị bên trong, lưu ý vị trí ổ điện và ổ mạng khi thiết kế.
Kích thước và bố trí gian hàng theo quy mô event
Kích thước gian hàng quyết định trực tiếp đến khả năng đặt sản phẩm trưng bày, không gian tiếp khách và mức đầu tư. Phần này tổng hợp các kích thước phổ biến với hướng dẫn bố trí cụ thể.
Gian hàng kích thước nhỏ 2x2m hoặc 2x3m (4-6m²). Phù hợp với event nhỏ pop-up ngắn ngày hoặc doanh nghiệp ngân sách hạn chế. Bố trí cơ bản: backdrop 1 mặt phía sau, bàn tiếp khách 1m x 0.6m phía trước, 1-2 stool cho nhân viên ngồi, 1 standee bên cạnh, kệ trưng bày nhỏ 1m x 0.4m. Phù hợp với 1-2 nhân viên trực gian hàng, sức chứa 2-4 khách tham quan đồng thời. Ngân sách thuê khung và setup cơ bản 3-10 triệu.
Gian hàng kích thước tiêu chuẩn 3x3m (9m²). Đây là kích thước phổ biến nhất chiếm 50-60% các gian hàng sự kiện tại Việt Nam. Bố trí chuẩn: backdrop 1 hoặc 2 mặt phía sau và bên (mặt mở phía trước và một bên), bàn tiếp khách dài 1.5-1.8m phía trước, 2 ghế bàn cho khách ngồi tư vấn, 1 màn hình LED 32-43 inch trên backdrop chiếu video sản phẩm, kệ trưng bày 2m x 0.5m một bên, standee và banner bổ sung. Phù hợp với 2-3 nhân viên trực, sức chứa 4-6 khách. Ngân sách thuê khung Octanorm tiêu chuẩn và setup 5-15 triệu.
Gian hàng kích thước trung bình 4x4m hoặc 6x3m (16-18m²). Phù hợp với doanh nghiệp muốn có không gian rộng hơn cho trải nghiệm sản phẩm. Bố trí phong phú hơn: backdrop lớn 1-2 mặt, bàn tiếp khách 2m phía trước với 4 ghế, khu trải nghiệm sản phẩm phía trong với bàn riêng và demo, 1-2 màn hình LED 43-55 inch, kệ trưng bày lớn 3m x 0.6m, có khu vực chụp ảnh check-in nhỏ. Phù hợp với 3-5 nhân viên trực gồm 1 quản lý 2-3 PG và 1 demo specialist. Ngân sách 15-50 triệu.
Gian hàng kích thước lớn 6x6m (36m²). Phù hợp với các thương hiệu lớn tại expo ngành nghề hoặc brand activation cao cấp. Bố trí chuyên nghiệp: cổng chào với backdrop chính có logo lớn, khu tiếp khách rộng với bàn dài 3m và sofa, khu demo sản phẩm chuyên với 2-3 trạm demo, màn hình LED lớn 65-85 inch hoặc LED wall ghép, kệ trưng bày đầy đủ các SKU sản phẩm, khu vực trải nghiệm tương tác (touchscreen mini game VR), có thể có khu phụ kín cho meeting riêng với đối tác VIP. Phù hợp với 5-10 nhân viên trực. Ngân sách 50-200 triệu cho khung và setup cơ bản.
Gian hàng kích thước siêu lớn 9x9m hoặc 12x12m (81-144m²) và 2 tầng. Phù hợp với các thương hiệu hàng đầu tại các expo lớn quốc tế (Vinamilk Vinhomes các hãng smartphone tại MWC equivalent). Bố trí phức tạp với nhiều khu chức năng (tiếp khách demo trải nghiệm meeting riêng cafe). Có thể có tầng 2 cho khu meeting VIP và nhìn ra toàn cảnh sân triển lãm. Phù hợp với 10-25 nhân viên trực. Ngân sách rất cao 200 triệu đến vài tỷ cho khung và setup tùy mức Custom Built.
Nguyên tắc bố trí gian hàng hiệu quả có 5 nguyên tắc chính. Nguyên tắc đầu là phân khu rõ ràng: gian hàng dù nhỏ hay lớn nên có 3 khu chính phân biệt (khu tiếp khách phía trước khu demo/trải nghiệm khu trưng bày sản phẩm) tạo trải nghiệm có thứ tự cho khách. Nguyên tắc thứ hai là lối đi thuận tiện: lối đi nội bộ trong gian hàng nên rộng ít nhất 0.8m để khách di chuyển thoải mái, lối đi chính giữa các gian hàng tại venue thường có tiêu chuẩn 1.5-2m. Nguyên tắc thứ ba là điểm nhấn thị giác cao: yếu tố thu hút từ xa (logo lớn LED display banner cao) nên nằm ở phần trên cao 2-2.5m từ sàn để khách thấy từ xa giữa rừng gian hàng. Nguyên tắc thứ tư là sản phẩm chính ở vị trí trung tâm: sản phẩm chủ lực hoặc sản phẩm mới ra mắt nên ở vị trí trung tâm gian hàng có ánh sáng tốt thu hút ánh nhìn đầu tiên. Nguyên tắc thứ năm là không gian thở: tránh nhồi nhét quá nhiều sản phẩm và thông tin lên một gian hàng nhỏ, ưu tiên 5-10 SKU sản phẩm chính được trưng bày đẹp hơn là 30 SKU lộn xộn.
Trang thiết bị tích hợp cho gian hàng sự kiện
Khung gian hàng chỉ là phần kết cấu cơ bản. Để gian hàng thực sự hoạt động hiệu quả cần tích hợp nhiều thiết bị bổ sung. Phần này tổng hợp các nhóm thiết bị quan trọng và cách chọn cấu hình.
Nhóm đầu là thiết bị hiển thị (LED display và màn hình). Các loại phổ biến cho gian hàng: màn hình LCD/LED TV 32-65 inch gắn lên backdrop hoặc trên kệ (phổ biến nhất chi phí thuê 500 nghìn – 2 triệu mỗi ngày), LED display module ghép 2×1.5m đến 4×2.5m cho gian hàng cao cấp (chi phí 5-25 triệu mỗi ngày tùy kích thước và độ phân giải), touchscreen 32-55 inch tương tác cho khách trải nghiệm (chi phí 3-8 triệu mỗi ngày kèm phần mềm tương tác), digital signage standee dọc 55-75 inch (chi phí 1-3 triệu mỗi ngày). Số lượng thiết bị hiển thị tùy quy mô gian hàng: gian hàng 3x3m thường 1 màn hình 43-55 inch, gian hàng 6x6m thường 1 LED wall lớn + 1-2 touchscreen.
Nhóm thứ hai là thiết bị âm thanh. Các loại phổ biến: hệ loa nhỏ 100-300W cho gian hàng đơn giản (phát nhạc background nhẹ chi phí thuê 500 nghìn – 1.5 triệu mỗi ngày kèm 2 loa), hệ loa trung 500-1000W cho gian hàng có demo cần âm thanh rõ (chi phí 1-3 triệu mỗi ngày), hệ loa lớn 2000W trở lên cho brand activation có biểu diễn (chi phí 3-10 triệu mỗi ngày). Có thể có micro không dây cho MC mini hoặc trình bày sản phẩm (chi phí 300 nghìn – 800 nghìn mỗi ngày mỗi micro). Lưu ý âm lượng gian hàng cần phù hợp không ảnh hưởng đến gian hàng bên cạnh (thường giới hạn 70-80dB tại các sự kiện indoor).
Nhóm thứ ba là thiết bị ánh sáng. Các loại phổ biến: đèn LED par RGB cơ bản chiếu sáng gian hàng (4-8 đèn cho gian hàng 3x3m chi phí 1-3 triệu mỗi ngày kèm bộ điều khiển), đèn spotlight chiếu chi tiết sản phẩm trên kệ trưng bày (chi phí 200-500 nghìn mỗi đèn mỗi ngày), đèn LED strip viền backdrop tạo điểm nhấn (chi phí 1-3 triệu mỗi ngày cho gian hàng 3x3m), đèn moving head cho brand activation cao cấp (chi phí 1-3 triệu mỗi đèn mỗi ngày). Tổng chi phí ánh sáng cho gian hàng 3x3m cơ bản 2-5 triệu mỗi ngày gian hàng 6x6m cao cấp 8-20 triệu mỗi ngày.
Nhóm thứ tư là bàn ghế sự kiện và phụ kiện. Các loại phổ biến: bàn tiếp khách dài 1.2-1.8m (cocktail table cao 1.1m hoặc bàn vuông cao 75cm chi phí thuê 200-500 nghìn mỗi bàn mỗi ngày), ghế bar stool cao cho gian hàng tone hiện đại (chi phí 100-300 nghìn mỗi ghế), ghế sofa cho khu tiếp khách VIP (chi phí 500 nghìn – 1.5 triệu mỗi ghế mỗi ngày), kệ trưng bày sản phẩm chuyên (chi phí 500 nghìn – 2 triệu mỗi kệ tùy thiết kế). Phụ kiện khác bao gồm thảm trải sàn gian hàng (300-800 nghìn cho gian hàng 9m²) cây xanh trang trí (200-500 nghìn mỗi cây) đèn bàn nhỏ (200 nghìn mỗi đèn).
Nhóm thứ năm là banner sự kiện và standee. Các loại phổ biến: banner đứng chân X hoặc roll-up 0.8x2m (chi phí thuê và in 500 nghìn – 1.5 triệu), banner ngang trên đỉnh gian hàng 3-6m (chi phí 500 nghìn – 2 triệu kèm in), standee chân crocodile 0.6×1.6m (chi phí 300-700 nghìn), backdrop in PP hoặc decal phủ vách gian hàng (chi phí 200-400 nghìn mỗi m² in PP cao cấp). Tổng chi phí backdrop và banner cho gian hàng 3x3m thường 2-5 triệu cho gian hàng 6x6m thường 5-15 triệu.
Ngân sách tổng cho trang thiết bị tích hợp tham khảo theo từng cấu hình. Gian hàng cơ bản 3x3m với backdrop bàn ghế thảm 1 màn hình 43 inch loa nhỏ và 4 đèn LED par: tổng chi phí thiết bị 5-12 triệu mỗi ngày (chưa kể khung gian hàng). Gian hàng tiêu chuẩn 4x4m với backdrop khung gian hàng đầy đủ bàn ghế thảm 1 màn hình 55 inch + 1 touchscreen loa trung và 6-8 đèn LED par: tổng chi phí 10-25 triệu mỗi ngày. Gian hàng cao cấp 6x6m với khung truss đầy đủ backdrop lớn bàn ghế cao cấp LED wall 3x2m + 2 touchscreen loa lớn hệ đèn moving head và LED par đầy đủ: tổng chi phí 30-80 triệu mỗi ngày. Lưu ý các chi phí trên là cho 1 ngày thuê, các gói thuê 3-7 ngày thường có giảm giá 20-30%.
Thi công gian hàng triển lãm và quy trình setup
Thi công gian hàng triển lãm có quy trình cụ thể đảm bảo gian hàng hoàn thiện đúng tiến độ và chất lượng. Phần này tổng hợp các bước cần thiết từ thiết kế đến hoàn thiện.
Bước đầu là Khảo sát venue và lên thiết kế (3-4 tuần trước event). Đội thi công khảo sát địa điểm sẽ dựng gian hàng: kích thước thực tế vị trí ổ điện ổ mạng chiều cao trần tải trọng sàn lối đi xung quanh ánh sáng venue. Dựa trên khảo sát lên thiết kế 3D gian hàng với đầy đủ chi tiết: kích thước cụ thể, vị trí các phần (backdrop bàn ghế thiết bị hiển thị kệ trưng bày), tone màu và in ấn, vị trí đặt thiết bị âm thanh ánh sáng. Có 2-3 phương án thiết kế cho doanh nghiệp chọn, sau khi chốt thiết kế cuối cùng tiến hành sản xuất các chi tiết.
Bước thứ hai là Chuẩn bị vật liệu và in ấn (2-3 tuần trước event). Đặt sản xuất các phần custom của gian hàng: in backdrop PP hoặc decal theo thiết kế, in banner standee và các vật liệu marketing, sản xuất các kệ trưng bày custom nếu có, đặt thuê các thiết bị thuê (LED display touchscreen âm thanh ánh sáng). Chuẩn bị danh sách vật liệu chi tiết và check list để không sót thiết bị tại thi công.
Bước thứ ba là Vận chuyển đến venue (1 ngày trước event). Vận chuyển toàn bộ khung gian hàng và thiết bị từ kho đến venue. Cần lưu ý: liên hệ ban quản lý venue về quy trình ra vào (giờ thi công thường 22h tối đến 6h sáng tránh giờ hoạt động của venue), có loading dock phù hợp cho xe tải, có thiết bị nâng (forklift xe đẩy) nếu có thiết bị nặng. Đảm bảo có người đại diện của doanh nghiệp tại venue để kiểm tra số lượng vật liệu và xác nhận với ekip thi công.
Bước thứ tư là Setup gian hàng tại venue (đêm trước event hoặc sáng sớm trước event). Tiến hành dựng khung và setup theo trình tự. Trình tự setup chuẩn: dựng khung gian hàng (2-4 giờ tùy quy mô và hệ khung), lắp các panel vách ngăn và backdrop (1-2 giờ), setup điện và mạng đi dây từ nguồn venue đến các thiết bị (1-2 giờ), lắp thiết bị hiển thị LED display màn hình touchscreen (1-2 giờ kèm test), lắp hệ âm thanh ánh sáng (1-2 giờ kèm test), trang trí trong gian hàng kệ bàn ghế thảm cây xanh (1-2 giờ), test toàn bộ thiết bị và điều chỉnh cuối (30 phút – 1 giờ). Tổng thời gian setup cho gian hàng 3x3m thường 4-6 giờ gian hàng 6x6m cao cấp 8-12 giờ. Cần ekip 3-8 người tùy quy mô.
Bước thứ năm là Test và bàn giao (sáng ngày event). Trước khi event bắt đầu cần test toàn bộ thiết bị: test LED display chiếu đúng video chuẩn bị test âm thanh không bị rè hoặc nhiễu test ánh sáng đều và đúng tone color test internet và Wi-Fi cho các thiết bị tương tác. Bàn giao gian hàng cho ekip vận hành của doanh nghiệp với checklist đầy đủ. Có ekip kỹ thuật 1-2 người trực ban suốt event để xử lý sự cố phát sinh (thiết bị hỏng giữa chừng cần thay thế nhanh).
Bước thứ sáu là Tháo dỡ sau event. Sau khi event kết thúc, tiến hành tháo dỡ gian hàng theo trình tự ngược lại với setup. Cần lưu ý: tháo theo lịch của venue (thường ngay sau khi event kết thúc hoặc đêm sau), bảo quản kỹ các thiết bị và khung để tái sử dụng cho event sau, vận chuyển về kho và sắp xếp lại. Tổng thời gian tháo dỡ cho gian hàng 3x3m thường 2-3 giờ gian hàng 6x6m 4-6 giờ.
Ngân sách tham khảo cho thuê gian hàng sự kiện
Ngân sách cho thuê gian hàng sự kiện thay đổi đáng kể tùy quy mô cấu hình và mức đầu tư cho thiết bị tích hợp. Phần này tổng hợp ngân sách tham khảo cho 4 cấu hình phổ biến nhất.
Cấu hình cơ bản gian hàng 3x3m cho hội chợ tiêu dùng và doanh nghiệp. Tổng ngân sách 10-30 triệu cho 1 ngày event. Phân bổ phổ biến: khung Octanorm tiêu chuẩn kèm vách ngăn 3 mặt và backdrop 3-8 triệu (30-35%), in backdrop và banner đơn giản 2-4 triệu (15-20%), bàn ghế và phụ kiện (1 bàn 2 stool 1 standee thảm trải sàn) 1-3 triệu (10-15%), 1 màn hình LCD 43 inch chiếu video 800 nghìn – 2 triệu (5-10%), loa nhỏ 100-200W kèm micro 500 nghìn – 1.5 triệu (5-8%), đèn LED par 4 chiếc 1-2 triệu (5-10%), thi công và setup 2-4 triệu (15-20%), nhân sự PG 2 người trong 1 ngày 1-3 triệu (8-12%). Mức ngân sách này phù hợp với doanh nghiệp SME hoặc cho event 1 ngày đơn giản.
Cấu hình tiêu chuẩn gian hàng 4x4m cho brand activation tầm trung. Tổng ngân sách 30-80 triệu cho 1 ngày event. Phân bổ phổ biến: khung Octanorm hoặc Modular kèm vách ngăn và backdrop 6-15 triệu (20-25%), in backdrop và banner cao cấp 4-10 triệu (15-20%), bàn ghế cao cấp và phụ kiện 3-8 triệu (10-12%), 1 màn hình LCD 55 inch + 1 touchscreen 32 inch 3-7 triệu (8-12%), loa trung 500W + 2 micro không dây 1.5-4 triệu (5-8%), hệ đèn LED par 6-8 chiếc + 2 đèn moving head nhẹ 3-8 triệu (8-12%), thi công và setup 4-10 triệu (12-15%), nhân sự PG 3-4 người trong 1 ngày 3-8 triệu (8-12%), sample sản phẩm và quà tặng 2-5 triệu (5-8%). Mức ngân sách này phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn cho brand activation tầm trung.
Cấu hình cao cấp gian hàng 6x6m cho brand activation cao cấp và expo lớn. Tổng ngân sách 80-300 triệu cho 1 ngày event. Phân bổ phổ biến: khung truss hoặc Custom Built kèm thiết kế 3D 20-80 triệu (25-30%), in backdrop và vật liệu cao cấp (PP chất lượng cao decal cao cấp) 10-30 triệu (12-15%), bàn ghế cao cấp và phụ kiện cao cấp (sofa kệ trưng bày custom) 8-25 triệu (10-12%), LED wall 3x2m hoặc 4×2.5m + 2-3 touchscreen 15-50 triệu (15-20%), hệ âm thanh lớn 1000-2000W + micro không dây + mixer 5-15 triệu (5-8%), hệ đèn moving head 4-6 chiếc + LED par 10-15 chiếc + LED strip 8-25 triệu (8-12%), thi công và setup chuyên nghiệp 10-30 triệu (12-15%), nhân sự PG 5-8 người và demo specialist 2 người 8-20 triệu (8-10%), sample sản phẩm và quà tặng cao cấp 5-15 triệu (5-7%). Mức ngân sách này phù hợp với các thương hiệu lớn brand activation cao cấp expo ngành nghề lớn.
Cấu hình siêu cao cấp gian hàng 9x9m hoặc 12x12m cho expo lớn quốc tế. Tổng ngân sách 300 triệu đến vài tỷ cho 1-3 ngày event. Đây là gian hàng quy mô lễ hội của các thương hiệu hàng đầu tại các expo lớn quốc tế. Có Custom Built thiết kế chuyên với cấu trúc đặc biệt thậm chí 2 tầng, LED wall lớn 6x4m hoặc nhiều LED wall ghép, hệ âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp như sân khấu concert nhỏ, khu vực phụ kín cho meeting VIP với đối tác, ekip vận hành 15-25 người. Tổ chức gian hàng quy mô này cần lên kế hoạch trước 3-6 tháng và ekip thi công 15-30 người làm việc 2-3 đêm trước event.
Một số yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách cụ thể. Yếu tố đầu là số ngày event: gian hàng cho event nhiều ngày (3-7 ngày) thường có giảm giá thiết bị 20-30% so với 1 ngày nhưng thi công chỉ tốn 1 lần. Yếu tố thứ hai là độ phức tạp của thiết kế: gian hàng Custom Built với cấu trúc đặc biệt chi phí cao hơn 50-100% so với dùng khung tiêu chuẩn cùng kích thước. Yếu tố thứ ba là vị trí venue: gian hàng tại các venue cao cấp (SECC Vinhomes Vincom) có thể có chi phí vận chuyển và setup cao hơn 10-20% do quy định nghiêm ngặt và phí venue. Yếu tố thứ tư là thời gian đặt: đặt sát ngày event (dưới 2 tuần) có thể có phụ phí 20-30% do gấp gáp đặt sớm 4-6 tuần trước event có thể có giảm giá 10-15%.
Sai lầm thường gặp khi thuê gian hàng sự kiện
Phần này tổng hợp sáu sai lầm phổ biến nhất khi thuê gian hàng sự kiện. Hiểu rõ giúp Ban Tổ chức tránh các tình huống làm gian hàng không đạt hiệu quả mong muốn.
- Chọn cấu hình gian hàng và thiết bị không phù hợp với mục tiêu sự kiện. Chọn theo ngân sách hoặc gợi ý chung không cân nhắc mục tiêu cụ thể, gian hàng hội chợ tiêu dùng B2C đầu tư mạnh cho LED display lớn không tạo conversion thực sự, brand activation cao cấp lại dùng khung tiêu chuẩn rẻ tiền không xứng brand, road show chọn khung nặng không tháo lắp nhanh. Cách khắc phục là phân loại mục tiêu rõ trước khi chọn cấu hình (hội chợ B2C đơn giản 3x3m sample đủ và PG đẹp, brand activation cao cấp custom build LED lớn yếu tố trải nghiệm tương tác, road show modular nhẹ setup nhanh, expo B2B thiết kế chuyên catalogue đầy đủ khu meeting).
- Bỏ qua khảo sát venue và quy định kỹ thuật. Không kiểm tra trước về kích thước vị trí ổ điện chiều cao trần tải trọng sàn quy định venue, khi đến thi công phát hiện cấu hình không phù hợp phải điều chỉnh gấp ảnh hưởng chất lượng. Cách khắc phục là khảo sát venue chi tiết 3-4 tuần trước event (kích thước thực tế vị trí ổ điện và ổ mạng chiều cao trần tải trọng sàn lối đi xung quanh quy định venue về giờ thi công loading dock thiết bị nâng).
- Logistics và lịch setup không kỹ. Đặt thiết kế phức tạp sát ngày event không kịp sản xuất, ekip đến venue muộn giờ không được vào setup, không liên hệ ban quản lý venue về vị trí ổ điện. Cách khắc phục là quy trình logistics chi tiết với 5 bước (khảo sát venue 3-4 tuần trước đặt sản xuất các phần custom 2-3 tuần trước xác nhận lịch setup với ban quản lý venue 1 tuần trước có đại diện doanh nghiệp tại venue lúc setup có ekip kỹ thuật trực ban suốt event).
- Không đồng bộ tone color và tích hợp thiết bị. Nhiều thiết bị từ nhiều nhà cung cấp khác nhau dẫn đến tone màu không đồng bộ (in PP tone vàng LED display tone xanh) gian hàng nhìn không chuyên nghiệp. Cách khắc phục là có một đơn vị cung cấp tổng thể (one-stop solution) đảm bảo đồng bộ về tone color và tích hợp kỹ thuật, thiết kế 3D tổng thể với thông số kỹ thuật đầy đủ, in ấn theo chuẩn Pantone kiểm tra mẫu trước khi in số lượng lớn, test toàn bộ thiết bị tại kho 2-3 ngày trước event.
- Thiếu nhân sự PG và demo specialist phù hợp. Đầu tư mạnh cho gian hàng đẹp và thiết bị cao cấp nhưng nhân sự PG thiếu kinh nghiệm không biết tiếp khách và demo sản phẩm chuyên nghiệp, khách đến gian hàng không có ai tiếp hoặc bị tiếp đãi cẩu thả tạo ấn tượng xấu. Cách khắc phục là tuyển và huấn luyện nhân sự PG kỹ trước event (kiến thức sản phẩm kỹ năng tiếp khách kỹ năng demo), số lượng PG phù hợp quy mô gian hàng (2 người cho 3x3m, 3-4 người cho 4x4m, 5-8 người cho 6x6m), có demo specialist chuyên cho gian hàng có sản phẩm phức tạp.
- Bỏ qua kế hoạch dự phòng cho sự cố thiết bị. Gian hàng có nhiều thiết bị (LED display loa ánh sáng) có thể có sự cố giữa event, không có thiết bị backup hoặc kỹ thuật viên trực ban khi hỏng giữa chừng phải tắt thiết bị làm gian hàng kém hấp dẫn. Cách khắc phục là có thiết bị backup tại venue cho các thiết bị quan trọng (1 LED display dự phòng 1 loa dự phòng 1 micro dự phòng), có ekip kỹ thuật 1-2 người trực ban suốt event để xử lý sự cố nhanh chóng, có brief cho PG về cách xử lý cơ bản khi thiết bị hỏng tạm thời.
Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành cung cấp khung gian hàng và thiết bị tích hợp trọn gói cho sự kiện tại TP.HCM, bao gồm 5 hệ khung phổ biến (Octanorm tiêu chuẩn Truss nhôm chịu tải cao Modular tháo lắp nhanh cho road show Pop-up Tension Fabric Custom Built theo concept brand), thiết kế 3D gian hàng theo concept doanh nghiệp với thông số kỹ thuật đầy đủ, in ấn backdrop và banner cao cấp theo chuẩn Pantone, tích hợp các thiết bị (LED display âm thanh ánh sáng bàn ghế phụ kiện) đồng bộ tone color, thi công và setup tại venue với ekip chuyên nghiệp, ekip kỹ thuật trực ban suốt event xử lý sự cố. Tham khảo kiến thức thiết bị sự kiện chuyên sâu, các dự án gian hàng đã triển khai và báo giá khung gian hàng và thiết bị tích hợp theo cấu hình cụ thể.
Câu hỏi thường gặp về gian hàng sự kiện
Có những loại gian hàng sự kiện nào theo loại event?
Sáu loại phổ biến với đặc điểm cụ thể. Gian hàng cho hội chợ tiêu dùng và lễ hội ẩm thực tổ chức tại các trung tâm thương mại lớn (Vincom Aeon Crescent) hoặc khu vực mở (công viên quảng trường) gian hàng nhỏ đến trung bình 2x2m đến 3x3m hướng tới khách hàng cuối B2C tập trung trải nghiệm sản phẩm trực tiếp (thử nếm thử dùng demo) khung Octanorm tiêu chuẩn hoặc truss nhẹ mức đầu tư 10-50 triệu phù hợp nhãn hàng FMCG. Gian hàng cho road show của các nhãn hàng tổ chức tại nhiều địa điểm theo lịch (siêu thị các tỉnh trường đại học khu công nghiệp) phải dễ tháo lắp và di chuyển ưu tiên khung modular nhẹ và hệ tự đứng kích thước 3x3m đến 6x3m có thể car booth mức đầu tư 30-150 triệu phù hợp nhãn hàng cần phủ sóng nhiều địa phương. Gian hàng brand activation tại các sự kiện thể thao và âm nhạc tổ chức tại giải thể thao lớn lễ hội âm nhạc concert ngoài trời có yếu tố trải nghiệm tương tác cao (mini game photo booth thử thách) concept đặc biệt phù hợp brand kích thước 4x4m đến 10x6m mức đầu tư 50-300 triệu phù hợp thương hiệu lớn (Coca-Cola PepsiCo Vinamilk). Gian hàng cho hội chợ doanh nghiệp tại các khu công nghiệp (Sóng Thần VSIP Long Thành) phong cách doanh nghiệp tập trung catalogue và brochure kích thước 3x3m đến 4x4m khung Octanorm mức đầu tư 15-60 triệu phù hợp doanh nghiệp sản xuất B2B. Gian hàng tại các expo ngành nghề B2B chuyên ngành (SECC Tan Son Nhat Pavilion) đầu tư mạnh thiết kế chuyên nghiệp cao công nghệ tích hợp (LED display lớn touchscreen VR) thường có 2 tầng kích thước 9m² đến 36m+ thường custom built mức đầu tư rất cao 100 triệu đến vài tỷ. Gian hàng pop-up tại các trung tâm thương mại trong 3-14 ngày tại sảnh hoặc giữa các tầng cần đẹp ấn tượng có yếu tố instagrammable kích thước 3x3m đến 6x6m mức đầu tư 30-150 triệu phù hợp thương hiệu thời trang mỹ phẩm công nghệ ra mắt sản phẩm mới.
Các hệ khung gian hàng phổ biến và đặc tính kỹ thuật ra sao?
Năm hệ khung phổ biến nhất. Khung Octanorm (Octagonal Aluminum) khung nhôm 8 cạnh tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất tại Việt Nam module hóa với cột nhôm 40x40mm và thanh ngang 25x25mm lắp ráp bằng connector 4-8 hướng chiều cao tiêu chuẩn 2.5m có thể nâng 3-4m vách ngăn dùng panel MDF dày 4-6mm có thể in phủ vải hoặc decal ứng dụng phổ biến cho hội chợ doanh nghiệp expo ngành nghề gian hàng tiêu chuẩn 3x3m và 6x3m khung tái sử dụng hàng trăm lần mức cho thuê 3-8 triệu cho 3x3m kèm vách và backdrop. Khung truss (Aluminum Truss) khung nhôm dạng giàn 3 hoặc 4 chân tiết diện 200-400mm cao 3-6m lắp ráp bằng bulông và conical coupler chịu tải cao có thể treo LED display âm thanh ánh sáng nặng đứng tự do không cần cố định vào sàn ứng dụng brand activation event ngoài trời cần kết cấu cao và treo thiết bị lớn cổng chào mức cho thuê 5-25 triệu cho cấu hình 4x4m. Khung Modular (Beam Module) khung kim loại dạng beam có ngàm khớp nối tháo lắp nhanh không cần dụng cụ tích hợp sẵn ô để gắn LED ngang dọc panel kính có nhiều thương hiệu (Beam Box Maxima Modulo) chuyên cho road show trọng lượng nhẹ ứng dụng tối ưu cho road show cần di chuyển nhiều địa điểm pop-up tại trung tâm thương mại setup nhanh 30-60 phút mỗi gian hàng mức cho thuê 10-40 triệu cho 3x3m. Khung Pop-up (Tension Fabric Display) khung gấp xếp dạng kéo căng có vải in căng full sau khi bung kích thước 2x2m 3x2m hoặc 3x3m hình cong hoặc thẳng setup cực nhanh 10-20 phút bởi 1-2 người dễ vận chuyển trong túi nhỏ ứng dụng event nhỏ ngắn ngày gian hàng đơn giản chỉ cần backdrop và bàn mức cho thuê 1.5-5 triệu cho 1 ngày kèm in vải. Custom Built (Khung tùy chỉnh) khung kết cấu thiết kế và thi công riêng theo concept brand kết hợp nhiều vật liệu (gỗ MDF aluminum kính acrylic LED panel) có thể cấu trúc đặc biệt hình tròn hình lượn sóng 2 tầng yêu cầu thiết kế 3D trước khi thi công ứng dụng brand activation cao cấp gian hàng tại expo lớn các thương hiệu hàng đầu mức đầu tư rất cao 100-500 triệu cho 6x6m custom. Yếu tố chọn hệ khung mục tiêu sự kiện tần suất sử dụng yêu cầu kỹ thuật tính cơ động lưu ý kỹ thuật chiều cao trần venue tải trọng sàn điện và mạng.
Kích thước gian hàng và bố trí theo quy mô event như thế nào?
Năm kích thước phổ biến với bố trí cụ thể. Gian hàng nhỏ 2x2m hoặc 2x3m (4-6m²) phù hợp event nhỏ pop-up ngắn ngày doanh nghiệp ngân sách hạn chế bố trí cơ bản backdrop 1 mặt bàn tiếp khách 1m x 0.6m 1-2 stool 1 standee kệ trưng bày nhỏ phù hợp 1-2 nhân viên trực 2-4 khách đồng thời ngân sách khung và setup 3-10 triệu. Gian hàng tiêu chuẩn 3x3m (9m²) phổ biến nhất 50-60% gian hàng sự kiện bố trí chuẩn backdrop 1-2 mặt bàn tiếp khách 1.5-1.8m 2 ghế bàn cho khách 1 màn hình LED 32-43 inch trên backdrop kệ trưng bày 2m x 0.5m standee và banner phù hợp 2-3 nhân viên 4-6 khách ngân sách khung Octanorm tiêu chuẩn 5-15 triệu. Gian hàng trung bình 4x4m hoặc 6x3m (16-18m²) phù hợp doanh nghiệp muốn không gian rộng hơn bố trí backdrop lớn bàn tiếp khách 2m với 4 ghế khu trải nghiệm sản phẩm với bàn riêng và demo 1-2 màn hình LED 43-55 inch kệ trưng bày 3m x 0.6m khu chụp ảnh check-in nhỏ phù hợp 3-5 nhân viên ngân sách 15-50 triệu. Gian hàng lớn 6x6m (36m²) phù hợp thương hiệu lớn expo ngành nghề brand activation cao cấp bố trí cổng chào với backdrop chính khu tiếp khách rộng với bàn dài 3m và sofa khu demo chuyên với 2-3 trạm LED lớn 65-85 inch hoặc LED wall ghép kệ trưng bày đầy đủ khu trải nghiệm tương tác (touchscreen mini game VR) có thể khu phụ kín cho meeting VIP phù hợp 5-10 nhân viên ngân sách 50-200 triệu cho khung và setup cơ bản. Gian hàng siêu lớn 9x9m hoặc 12x12m (81-144m²) và 2 tầng phù hợp thương hiệu hàng đầu tại expo lớn quốc tế bố trí phức tạp với nhiều khu chức năng (tiếp khách demo trải nghiệm meeting riêng cafe) có thể tầng 2 cho khu VIP nhìn ra toàn cảnh sân triển lãm phù hợp 10-25 nhân viên ngân sách 200 triệu đến vài tỷ. Nguyên tắc bố trí phân khu rõ ràng (tiếp khách demo trưng bày) lối đi thuận tiện 0.8m điểm nhấn thị giác cao 2-2.5m sản phẩm chính ở vị trí trung tâm không gian thở (5-10 SKU chính hơn 30 SKU lộn xộn).
Trang thiết bị tích hợp cho gian hàng sự kiện gồm những gì?
Năm nhóm thiết bị quan trọng. Thiết bị hiển thị (LED display và màn hình) màn hình LCD/LED TV 32-65 inch gắn lên backdrop hoặc kệ (phổ biến nhất chi phí 500 nghìn – 2 triệu mỗi ngày) LED display module ghép 2×1.5m đến 4×2.5m cho gian hàng cao cấp (5-25 triệu mỗi ngày) touchscreen 32-55 inch tương tác (3-8 triệu mỗi ngày kèm phần mềm) digital signage standee dọc 55-75 inch (1-3 triệu mỗi ngày) gian hàng 3x3m thường 1 màn hình 43-55 inch gian hàng 6x6m thường 1 LED wall lớn + 1-2 touchscreen. Thiết bị âm thanh hệ loa nhỏ 100-300W cho gian hàng đơn giản (phát nhạc background nhẹ 500 nghìn – 1.5 triệu mỗi ngày) hệ loa trung 500-1000W cho gian hàng có demo (1-3 triệu mỗi ngày) hệ loa lớn 2000W+ cho brand activation có biểu diễn (3-10 triệu mỗi ngày) micro không dây cho MC mini (300-800 nghìn mỗi ngày) lưu ý âm lượng phù hợp 70-80dB tại event indoor. Thiết bị ánh sáng đèn LED par RGB cơ bản chiếu sáng (4-8 đèn cho 3x3m chi phí 1-3 triệu mỗi ngày) đèn spotlight chiếu chi tiết sản phẩm (200-500 nghìn mỗi đèn mỗi ngày) đèn LED strip viền backdrop (1-3 triệu mỗi ngày cho 3x3m) đèn moving head cho brand activation cao cấp (1-3 triệu mỗi đèn mỗi ngày) tổng chi phí ánh sáng 3x3m cơ bản 2-5 triệu 6x6m cao cấp 8-20 triệu mỗi ngày. Bàn ghế sự kiện và phụ kiện bàn tiếp khách dài 1.2-1.8m (cocktail table 1.1m hoặc bàn vuông 75cm chi phí 200-500 nghìn mỗi bàn mỗi ngày) ghế bar stool cao (100-300 nghìn mỗi ghế) ghế sofa cho khu VIP (500 nghìn – 1.5 triệu mỗi ghế) kệ trưng bày sản phẩm chuyên (500 nghìn – 2 triệu mỗi kệ) thảm trải sàn cây xanh trang trí đèn bàn nhỏ. Banner sự kiện và standee banner đứng chân X hoặc roll-up 0.8x2m (500 nghìn – 1.5 triệu) banner ngang trên đỉnh gian hàng 3-6m (500 nghìn – 2 triệu kèm in) standee chân crocodile 0.6×1.6m (300-700 nghìn) backdrop in PP hoặc decal phủ vách (200-400 nghìn mỗi m²) tổng chi phí backdrop và banner 3x3m thường 2-5 triệu 6x6m thường 5-15 triệu. Ngân sách tổng thiết bị tích hợp 3x3m cơ bản 5-12 triệu mỗi ngày 4x4m tiêu chuẩn 10-25 triệu 6x6m cao cấp 30-80 triệu mỗi ngày (chưa kể khung) thuê 3-7 ngày có giảm giá 20-30%.
Quy trình thi công gian hàng triển lãm và setup gồm những bước nào?
Quy trình 6 bước cụ thể. Bước đầu là Khảo sát venue và lên thiết kế 3-4 tuần trước event đội thi công khảo sát địa điểm (kích thước thực tế vị trí ổ điện ổ mạng chiều cao trần tải trọng sàn lối đi xung quanh ánh sáng venue) dựa trên khảo sát lên thiết kế 3D với đầy đủ chi tiết (kích thước cụ thể vị trí các phần tone màu in ấn vị trí thiết bị âm thanh ánh sáng) có 2-3 phương án thiết kế cho doanh nghiệp chọn sau khi chốt thiết kế cuối cùng tiến hành sản xuất các chi tiết. Bước thứ hai là Chuẩn bị vật liệu và in ấn 2-3 tuần trước event đặt sản xuất các phần custom (in backdrop PP hoặc decal in banner standee và vật liệu marketing sản xuất kệ trưng bày custom đặt thuê thiết bị LED display touchscreen âm thanh ánh sáng) chuẩn bị danh sách vật liệu chi tiết và check list. Bước thứ ba là Vận chuyển đến venue 1 ngày trước event vận chuyển toàn bộ khung gian hàng và thiết bị từ kho đến venue lưu ý liên hệ ban quản lý venue về quy trình ra vào (giờ thi công thường 22h tối đến 6h sáng tránh giờ hoạt động) có loading dock phù hợp xe tải có thiết bị nâng (forklift xe đẩy) đảm bảo có đại diện doanh nghiệp tại venue kiểm tra số lượng vật liệu. Bước thứ tư là Setup gian hàng tại venue đêm trước event hoặc sáng sớm trình tự setup chuẩn dựng khung gian hàng (2-4 giờ tùy quy mô) lắp panel vách ngăn và backdrop (1-2 giờ) setup điện và mạng đi dây từ nguồn venue (1-2 giờ) lắp thiết bị hiển thị LED display màn hình touchscreen (1-2 giờ kèm test) lắp hệ âm thanh ánh sáng (1-2 giờ kèm test) trang trí trong gian hàng kệ bàn ghế thảm cây xanh (1-2 giờ) test toàn bộ thiết bị và điều chỉnh cuối (30 phút – 1 giờ) tổng thời gian 3x3m thường 4-6 giờ 6x6m cao cấp 8-12 giờ cần ekip 3-8 người. Bước thứ năm là Test và bàn giao sáng ngày event test toàn bộ thiết bị (LED display chiếu đúng video âm thanh không bị rè ánh sáng đều và đúng tone internet và Wi-Fi cho thiết bị tương tác) bàn giao gian hàng cho ekip vận hành với checklist đầy đủ có ekip kỹ thuật 1-2 người trực ban suốt event. Bước thứ sáu là Tháo dỡ sau event tháo theo lịch venue bảo quản kỹ thiết bị và khung tái sử dụng vận chuyển về kho tổng thời gian tháo dỡ 3x3m thường 2-3 giờ 6x6m 4-6 giờ.
Ngân sách tham khảo cho thuê gian hàng sự kiện là bao nhiêu?
Bốn cấu hình phổ biến với ngân sách cụ thể. Cấu hình cơ bản gian hàng 3x3m cho hội chợ tiêu dùng và doanh nghiệp tổng 10-30 triệu cho 1 ngày phân bổ khung Octanorm tiêu chuẩn kèm vách và backdrop 3-8 triệu (30-35%) in backdrop và banner đơn giản 2-4 triệu (15-20%) bàn ghế và phụ kiện 1-3 triệu (10-15%) 1 màn hình LCD 43 inch 800 nghìn – 2 triệu (5-10%) loa nhỏ 100-200W kèm micro 500 nghìn – 1.5 triệu (5-8%) đèn LED par 4 chiếc 1-2 triệu (5-10%) thi công và setup 2-4 triệu (15-20%) nhân sự PG 2 người 1-3 triệu (8-12%) phù hợp doanh nghiệp SME. Cấu hình tiêu chuẩn gian hàng 4x4m cho brand activation tầm trung tổng 30-80 triệu phân bổ khung Octanorm hoặc Modular 6-15 triệu (20-25%) in backdrop và banner cao cấp 4-10 triệu (15-20%) bàn ghế cao cấp 3-8 triệu (10-12%) 1 màn hình LCD 55 inch + 1 touchscreen 32 inch 3-7 triệu (8-12%) loa trung 500W + 2 micro 1.5-4 triệu (5-8%) hệ đèn LED par 6-8 chiếc + 2 moving head nhẹ 3-8 triệu (8-12%) thi công và setup 4-10 triệu (12-15%) nhân sự PG 3-4 người 3-8 triệu (8-12%) sample sản phẩm 2-5 triệu (5-8%) phù hợp doanh nghiệp vừa và lớn. Cấu hình cao cấp gian hàng 6x6m cho brand activation cao cấp và expo lớn tổng 80-300 triệu phân bổ khung truss hoặc Custom Built kèm thiết kế 3D 20-80 triệu (25-30%) in backdrop và vật liệu cao cấp 10-30 triệu (12-15%) bàn ghế cao cấp 8-25 triệu (10-12%) LED wall 3x2m hoặc 4×2.5m + 2-3 touchscreen 15-50 triệu (15-20%) hệ âm thanh lớn 1000-2000W + mixer 5-15 triệu (5-8%) hệ đèn moving head 4-6 chiếc + LED par 10-15 chiếc + LED strip 8-25 triệu (8-12%) thi công và setup chuyên nghiệp 10-30 triệu (12-15%) nhân sự PG 5-8 người và demo specialist 2 người 8-20 triệu (8-10%) sample cao cấp 5-15 triệu (5-7%) phù hợp thương hiệu lớn brand activation cao cấp expo lớn. Cấu hình siêu cao cấp 9x9m hoặc 12x12m cho expo quốc tế tổng 300 triệu đến vài tỷ cho 1-3 ngày event Custom Built với cấu trúc đặc biệt thậm chí 2 tầng LED wall lớn 6x4m hệ âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp khu phụ kín cho meeting VIP ekip vận hành 15-25 người cần lên kế hoạch trước 3-6 tháng. Yếu tố ảnh hưởng số ngày event (3-7 ngày giảm giá thiết bị 20-30%) độ phức tạp thiết kế (Custom Built cao hơn 50-100% so với khung tiêu chuẩn) vị trí venue (cao cấp cao hơn 10-20%) thời gian đặt (sát ngày phụ phí 20-30% sớm 4-6 tuần giảm giá 10-15%).
Sai lầm phổ biến nhất khi thuê gian hàng sự kiện là gì?
Sáu sai lầm phổ biến cần tránh. Sai lầm một là chọn cấu hình gian hàng và thiết bị không phù hợp mục tiêu sự kiện chọn theo ngân sách hoặc gợi ý chung không cân nhắc mục tiêu cụ thể gian hàng B2C đầu tư mạnh LED không tạo conversion brand activation lại dùng khung rẻ không xứng brand road show chọn khung nặng không tháo lắp nhanh khắc phục bằng phân loại mục tiêu rõ trước khi chọn cấu hình (B2C đơn giản 3x3m sample đủ PG đẹp brand activation cao cấp custom build LED lớn yếu tố trải nghiệm tương tác road show modular nhẹ setup nhanh expo B2B thiết kế chuyên catalogue khu meeting). Sai lầm hai là bỏ qua khảo sát venue và quy định kỹ thuật không kiểm tra trước kích thước vị trí ổ điện chiều cao trần tải trọng sàn quy định venue khi thi công phát hiện không phù hợp phải điều chỉnh gấp khắc phục bằng khảo sát venue chi tiết 3-4 tuần trước event đầy đủ thông số kỹ thuật và quy định venue. Sai lầm ba là logistics và lịch setup không kỹ đặt thiết kế phức tạp sát ngày event không kịp sản xuất ekip đến venue muộn giờ không được vào setup không liên hệ ban quản lý venue về vị trí ổ điện khắc phục bằng quy trình logistics chi tiết với 5 bước (khảo sát venue đặt sản xuất các phần custom xác nhận lịch setup có đại diện tại venue có ekip kỹ thuật trực ban). Sai lầm bốn là không đồng bộ tone color và tích hợp thiết bị nhiều thiết bị từ nhiều nhà cung cấp tone màu không đồng bộ (in PP tone vàng LED tone xanh) gian hàng nhìn không chuyên nghiệp khắc phục bằng một đơn vị cung cấp tổng thể (one-stop solution) thiết kế 3D tổng thể in ấn theo chuẩn Pantone kiểm tra mẫu trước khi in lớn test toàn bộ thiết bị tại kho 2-3 ngày trước event. Sai lầm năm là thiếu nhân sự PG và demo specialist phù hợp đầu tư mạnh gian hàng đẹp nhưng nhân sự PG thiếu kinh nghiệm không tiếp khách chuyên nghiệp khắc phục bằng tuyển và huấn luyện nhân sự PG kỹ trước event (kiến thức sản phẩm kỹ năng tiếp khách demo) số lượng phù hợp quy mô (2 người cho 3x3m 3-4 người cho 4x4m 5-8 người cho 6x6m) có demo specialist cho sản phẩm phức tạp. Sai lầm sáu là bỏ qua kế hoạch dự phòng cho sự cố thiết bị nhiều thiết bị có thể có sự cố giữa event không có backup hoặc kỹ thuật viên trực ban khắc phục bằng có thiết bị backup tại venue cho thiết bị quan trọng (1 LED 1 loa 1 micro dự phòng) có ekip kỹ thuật 1-2 người trực ban suốt event có brief cho PG về xử lý cơ bản khi thiết bị hỏng tạm thời.
Phát Hoàng Gia có cung cấp khung gian hàng và thiết bị tích hợp trọn gói không?
Có. Đội ngũ Phát Hoàng Gia cung cấp khung gian hàng và thiết bị tích hợp trọn gói cho sự kiện tại TP.HCM và các tỉnh phía Nam, áp dụng cho mọi quy mô từ gian hàng nhỏ 2x2m đến gian hàng cao cấp 12x12m 2 tầng và mọi loại event (hội chợ tiêu dùng và lễ hội ẩm thực tại Vincom Aeon Crescent road show của các nhãn hàng FMCG tại các tỉnh phía Nam brand activation tại sự kiện thể thao và âm nhạc hội chợ doanh nghiệp tại các khu công nghiệp expo ngành nghề tại SECC và Tan Son Nhat Pavilion pop-up tại các trung tâm thương mại). Dịch vụ bao gồm 5 hệ khung phổ biến (Octanorm tiêu chuẩn cho hội chợ doanh nghiệp 3-8 triệu cho 3x3m, Truss nhôm chịu tải cao cho brand activation 5-25 triệu cho 4x4m, Modular tháo lắp nhanh cho road show 10-40 triệu cho 3x3m, Pop-up Tension Fabric Display 1.5-5 triệu cho 1 ngày, Custom Built theo concept brand 100-500 triệu cho 6x6m); thiết kế 3D gian hàng theo concept doanh nghiệp với thông số kỹ thuật đầy đủ; in ấn backdrop và banner cao cấp theo chuẩn Pantone; tích hợp các thiết bị (LED display 32-65 inch hoặc LED wall ghép âm thanh 100-2000W hệ ánh sáng đèn LED par moving head LED strip bàn ghế cocktail và sofa kệ trưng bày chuyên thảm cây xanh phụ kiện); thi công và setup tại venue với ekip 3-8 người (khảo sát venue 3-4 tuần trước chuẩn bị vật liệu 2-3 tuần trước vận chuyển và setup 4-12 giờ tùy quy mô test toàn bộ thiết bị bàn giao); ekip kỹ thuật 1-2 người trực ban suốt event xử lý sự cố; nhân sự PG và demo specialist tuyển và huấn luyện trước event. Khuyến nghị đặt sớm 4-6 tuần trước event cho gian hàng tiêu chuẩn 3-6 tháng trước cho gian hàng siêu cao cấp 9x9m hoặc 12x12m tại expo quốc tế.
Cần cung cấp khung gian hàng và thiết bị tích hợp trọn gói cho sự kiện tại TP.HCM với 5 hệ khung phù hợp từng loại event và tích hợp thiết bị đồng bộ tone color?
Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành từ giai đoạn thiết kế 3D đến thi công và setup thực tế tại venue trong gói dịch vụ cho thuê khung gian hàng và thiết bị tích hợp trọn gói. Dịch vụ bao gồm 5 hệ khung phổ biến (Octanorm tiêu chuẩn Truss chịu tải cao Modular cho road show Pop-up Tension Fabric Custom Built theo concept brand), thiết kế 3D gian hàng với thông số kỹ thuật đầy đủ, in ấn backdrop và banner cao cấp theo chuẩn Pantone, tích hợp các thiết bị (LED display âm thanh ánh sáng bàn ghế phụ kiện) đồng bộ tone color, thi công và setup tại venue với ekip 3-8 người chuyên nghiệp, ekip kỹ thuật trực ban suốt event xử lý sự cố, nhân sự PG và demo specialist. Khuyến nghị đặt sớm 4-6 tuần trước event cho gian hàng tiêu chuẩn, 3-6 tháng trước cho gian hàng siêu cao cấp tại expo quốc tế.
Bài viết liên quan
Menu hội chợ ẩm thực: Cách chọn món và định giá phù hợp
Menu hội chợ ẩm thực cần dễ bán, dễ vận hành và có lợi nhuận. Xem cách chọn nhóm món, mẫu theo gian hàng, định giá và...
Đọc tiếp →
Triển lãm công nghệ: phân loại và cách bố trí gian hàng
Triển lãm công nghệ cần bố trí gian hàng thế nào để thu hút khách trải nghiệm? Phát Hoàng Gia chia sẻ quy trình vận h...
Đọc tiếp →
Hội chợ mỹ phẩm: đặc thù, phân loại và lưu ý khi tổ chức
Hội chợ mỹ phẩm cần chuẩn bị những gì, phân khu và tổ chức ra sao để thu hút khách hàng? Phát Hoàng Gia chia sẻ quy ...
Đọc tiếp →