Sảnh hội nghị: cấu hình và các lưu ý chọn sảnh phù hợp

Phân loại sảnh hội nghị tại TP.HCM

Tại TP.HCM, sảnh hội nghị được phân loại theo nhiều cách khác nhau dựa trên loại địa điểm, mức ngân sách và đặc điểm dịch vụ. Hiểu rõ giúp BTC chọn đúng loại phù hợp với yêu cầu cụ thể.

Bốn nhóm sảnh hội nghị chính theo loại địa điểm

Bốn nhóm dưới đây bao phủ hầu hết các sảnh hội nghị có thể thuê tại TP.HCM. Mỗi nhóm có đặc điểm và mức ngân sách riêng.

Các khách sạn 5 sao có sảnh hội nghị phổ biến tại TP.HCM

Tại TP.HCM có nhiều khách sạn 5 sao có sảnh hội nghị phù hợp cho hội nghị doanh nghiệp cao cấp. Các khách sạn này thường tập trung tại Quận 1 và một số khu vực trung tâm Quận 3 Quận 4 Quận 7 với đặc điểm và mức ngân sách khác nhau.

• Khu vực Quận 1 trung tâm thành phố. Tập trung các khách sạn 5 sao quốc tế lớn tại Quận 1 với vị trí thuận tiện gần các quận trung tâm khác và các tuyến đường lớn. Bao gồm Park Hyatt Saigon (gần Nhà hát Lớn), Sofitel Saigon Plaza (gần Lê Duẩn), InterContinental Saigon (gần Hai Bà Trưng), Caravelle Saigon (đối diện Nhà hát Lớn), Sheraton Saigon (gần Đồng Khởi), Le Méridien Saigon (gần Tôn Đức Thắng), Renaissance Riverside Saigon (gần sông Sài Gòn), Lotte Hotel Saigon (gần Lê Lai). Đặc điểm chung sức chứa sảnh 100 đến 800 khách, dịch vụ F&B cao cấp tích hợp, parking khách sạn có sẵn, vị trí trung tâm.
• Khu vực Quận 3 và Quận 4. Pullman Saigon Centre tại Quận 3 (gần Cách Mạng Tháng 8) và Renaissance Riverside Saigon tại Quận 4 (gần Bến Vân Đồn). Đặc điểm vị trí trung tâm nhưng không quá đắt như Quận 1, sức chứa sảnh tương đương các khách sạn Quận 1, dịch vụ F&B cao cấp.
• Khu vực Quận 7 Phú Mỹ Hưng. InterContinental Asiana Saigon (gần Nguyễn Văn Linh) và một số khách sạn 5 sao khác tại khu Phú Mỹ Hưng. Đặc điểm phù hợp với doanh nghiệp có văn phòng tại khu Phú Mỹ Hưng, parking rộng, không gian ngoài trời đẹp cho phần welcome và networking.
• Khu vực Tân Bình gần sân bay. Một số khách sạn 5 sao gần sân bay Tân Sơn Nhất (Pullman Saigon Tân Sơn Nhất). Đặc điểm phù hợp với hội nghị có khách quốc tế bay đến trong ngày, tiện cho khách bay sớm hoặc khuya, parking lớn.

Trung tâm hội nghị chuyên dụng phổ biến tại TP.HCM

Khác với khách sạn 5 sao có sảnh hội nghị là một phần của tổng thể khách sạn, trung tâm hội nghị chuyên dụng là cơ sở được xây dựng riêng cho mục đích hội nghị và sự kiện lớn. Có sức chứa rất lớn và hạ tầng kỹ thuật chuyên nghiệp.

• Trung tâm Hội nghị Quốc tế (Quận 1). Là một trong những trung tâm hội nghị lớn nhất Việt Nam với nhiều sảnh đa năng. Sức chứa tổng 3000+ khách phân chia thành các sảnh từ 200 đến 1500 khách. Có hạ tầng kỹ thuật chuyên nghiệp cho hội nghị quốc tế (phiên dịch song song, hệ thống audio video phức tạp).
• GEM Center (Quận 1). Trung tâm sự kiện cao cấp tại Quận 1 với sảnh GEM rộng 1500m2 sức chứa 1500+ khách. Hạ tầng kỹ thuật rất tốt, có thể chia thành các sảnh nhỏ hơn cho hội nghị có nhiều phiên song song.
• White Palace Phạm Văn Đồng (Bình Thạnh) và White Palace Hoàng Văn Thụ (Tân Bình). Chuỗi trung tâm sự kiện lớn với nhiều sảnh đa năng. Sức chứa từ 200 đến 2000+ khách. Hạ tầng kỹ thuật chuyên nghiệp, parking rất rộng.
• Riverside Palace (Quận 4). Trung tâm sự kiện ven sông với view đẹp về sông Sài Gòn. Sức chứa các sảnh từ 200 đến 1000 khách. Phù hợp hội nghị có yếu tố networking và welcome ngoài trời.
• Adora Center (Phú Mỹ Hưng, Quận 7). Trung tâm sự kiện hiện đại tại khu Phú Mỹ Hưng. Sức chứa từ 300 đến 1500 khách. Phù hợp với doanh nghiệp có văn phòng tại khu Phú Mỹ Hưng và doanh nghiệp Hàn Quốc Nhật Bản đông.
• Capella Center (Quận 2). Trung tâm sự kiện tại khu Thảo Điền Quận 2. Sức chứa từ 200 đến 1000 khách. Phù hợp với doanh nghiệp expat tại khu Thảo Điền.
• Eros Palace (Tân Phú) và Aristar (Phú Nhuận). Các trung tâm sự kiện quy mô vừa tại các khu vực ngoài trung tâm. Phù hợp với doanh nghiệp có ngân sách trung bình và muốn tránh tắc đường về trung tâm.

Sức chứa và cấu hình bàn ghế phù hợp với từng loại hội nghị

Sức chứa sảnh hội nghị thay đổi đáng kể tùy theo cấu hình bàn ghế. Cùng một sảnh có thể chứa 200 khách theo cấu hình banquet (bàn tiệc tròn) hoặc 500 khách theo cấu hình theater (chỉ ghế). Hiểu rõ giúp BTC chọn cấu hình phù hợp với loại hội nghị.

Sáu cấu hình bàn ghế phổ biến trong hội nghị

Sáu cấu hình dưới đây là các cấu hình bàn ghế phổ biến nhất cho sảnh hội nghị tại Việt Nam. Mỗi cấu hình phù hợp với loại hội nghị khác nhau.

Ba nguyên tắc chọn cấu hình bàn ghế

Khi chọn cấu hình bàn ghế cho hội nghị, có ba nguyên tắc cốt lõi cần tuân thủ.

• Phù hợp với mức độ tương tác cần thiết. Hội nghị một chiều (diễn giả nói đại biểu nghe) dùng theater hoặc classroom. Hội nghị tương tác cao (workshop, brainstorming, đàm phán) dùng U-shape hoặc hollow square. Hội nghị có ăn trưa kèm dùng banquet. Phần networking dùng cocktail.
• Phù hợp với số lượng đại biểu thực tế. Tính sức chứa theo cấu hình cụ thể (theater chứa nhiều nhất 1m2 mỗi người, U-shape ít nhất 6 đến 10m2 mỗi người). Đặt sảnh dư 20 đến 30% so với số đại biểu dự kiến để có không gian thoải mái cho khách di chuyển.
• Cân nhắc khả năng chuyển đổi giữa các cấu hình. Một số hội nghị có nhiều phần với nhu cầu khác nhau (theater cho phần khai mạc, classroom cho training, banquet cho ăn trưa, cocktail cho networking). Cần thảo luận với venue về khả năng chuyển đổi và thời gian chuyển đổi (thường cần 30 đến 60 phút mỗi lần chuyển).

Dịch vụ F&B và coffee break cho hội nghị

Dịch vụ F&B là một phần quan trọng của hội nghị có thời lượng từ nửa ngày trở lên. Coffee break và lunch buffet không chỉ là phần ăn uống mà còn là cơ hội networking giữa các đại biểu. Phần này tổng hợp các loại dịch vụ F&B và lưu ý đặt.

Bốn loại dịch vụ F&B cho hội nghị

Bốn loại dưới đây là các loại dịch vụ F&B phổ biến cho sảnh hội nghị tại TP.HCM. Có thể chọn một hoặc kết hợp nhiều loại tùy theo timeline hội nghị.

• Coffee break (giải lao trà cafe). Là loại F&B phổ biến nhất, phục vụ giữa các phiên hội nghị (1 đến 2 lần trong ngày tùy timeline). Setup buffet đứng với cafe trà nước trái cây, bánh ngọt nhỏ (cookies, mini cakes, fruit), đôi khi có thêm sandwiches và canapes. Thời gian 15 đến 30 phút mỗi lần. Là dịp networking nhẹ giữa các đại biểu.
• Lunch buffet (ăn trưa buffet). Phục vụ giữa ngày cho hội nghị full-day. Buffet đầy đủ với nhiều món Á và Âu (salad, súp, món chính thịt cá hải sản, rau, cơm hoặc mì, dessert, trà cafe). Thời gian 60 đến 90 phút. Là dịp networking sâu hơn coffee break, đại biểu có thể nói chuyện 30 đến 60 phút.
• Set menu (ăn cá nhân từng phần). Thay vì buffet, mỗi đại biểu có một set menu được phục vụ cá nhân tại bàn. Đẹp hơn buffet về thẩm mỹ và thường tone cao cấp. Phù hợp với hội nghị có khách VIP hoặc lễ kỷ niệm với ăn trưa kèm. Cần thời gian phục vụ dài hơn buffet (90 đến 120 phút).
• Welcome reception (tiệc đón) và after-party. Phần ăn nhẹ và cocktail trước (welcome reception) hoặc sau (after-party) phần hội nghị chính. Tone networking sôi động hơn các loại trên. Phù hợp với hội nghị có yếu tố social cao (lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị có VIP đặc biệt).

Bốn nguyên tắc đặt F&B cho hội nghị

Khi đặt F&B cho hội nghị, có bốn nguyên tắc quan trọng để đảm bảo chất lượng và đủ cho đại biểu.

• Đặt số lượng dư 10 đến 15% so với số đại biểu đăng ký. Có thể có đại biểu đến không đăng ký trước, hoặc đại biểu đăng ký mang theo người thân. Đặt dư 10 đến 15% giúp tránh tình huống không đủ thức ăn (rất kém chuyên nghiệp).
• Có lựa chọn cho khách ăn chay và khách có ràng buộc tôn giáo. Hỏi trước khi đăng ký về các ràng buộc ăn uống đặc biệt (ăn chay, không ăn thịt heo, halal, không lactose, allergen). Đặt riêng các phần phù hợp với các nhóm này (tham khảo: 5 đến 10% đại biểu hội nghị Việt Nam có ràng buộc ăn uống nhất định).
• Cân nhắc menu phù hợp với tone hội nghị. Hội nghị doanh nghiệp truyền thống thường dùng menu Á Đông (cơm Việt, mì Nhật, các món Trung Quốc). Hội nghị có khách quốc tế thường dùng menu kết hợp Á Âu cân bằng. Hội nghị cao cấp (đại hội cổ đông tập đoàn lớn, hội nghị có VIP đặc biệt) thường dùng menu fine dining tone cao cấp với rượu vang nhập.
• Đặt với venue hoặc đơn vị catering uy tín. Khách sạn 5 sao và trung tâm hội nghị thường có dịch vụ F&B tích hợp với chất lượng đảm bảo. Trung tâm hội nghị có thể cho thuê F&B riêng từ catering bên ngoài (linh hoạt và đôi khi rẻ hơn). Phòng họp business center thường chỉ cung cấp F&B đơn giản (coffee break), không phù hợp cho hội nghị full-day với lunch buffet.

Hệ thống kỹ thuật âm thanh ánh sáng và AV

Hệ thống kỹ thuật là yếu tố quyết định chất lượng trải nghiệm đại biểu trong hội nghị. Phần này tổng hợp các thiết bị cần kiểm tra khi chọn sảnh hội nghị và yêu cầu kỹ thuật cụ thể cho từng quy mô.

Năm nhóm thiết bị kỹ thuật cần kiểm tra

Năm nhóm dưới đây là các thiết bị kỹ thuật cốt lõi cần kiểm tra khi chọn sảnh hội nghị. Thiếu hoặc kém chất lượng bất kỳ nhóm nào có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hội nghị.

• Hệ thống âm thanh chính. Loa array treo từ trần hoặc loa column đứng dọc các tường phân tán âm thanh đều khắp sảnh. Cấu hình tham khảo: sảnh 200 đến 500 khách cần hệ thống line array với 8 đến 12 loa và 2 đến 4 sub bass, sảnh 500 đến 1000 khách cần 16 đến 20 loa với 4 đến 6 sub bass, sảnh 1000+ khách cần line array chuyên nghiệp 24+ loa. Cần test âm thanh thực tế từ các góc khác nhau của sảnh (đứng ở cuối sảnh và kiểm tra âm thanh có đều không có echo không).
• Hệ thống microphone. Cần đầy đủ các loại cho các vai trò khác nhau. Microphone podium gắn cố định trên bục diễn giả (1 cái), microphone cầm tay wireless cho MC và Q&A đại biểu (3 đến 5 cái), microphone cài áo (lavalier) wireless cho diễn giả chính và panel discussion (3 đến 6 cái), microphone bàn cho U-shape hoặc hollow square (1 microphone cho mỗi 2 đến 3 đại biểu). Có pin dự phòng và bộ thu wireless đủ kênh.
• Hệ thống projector và LED. Projector chính chiếu lên màn hình lớn phía sân khấu (1 cái độ phân giải full HD 1080p hoặc 4K). Hoặc LED chính 6m x 4m đến 10m x 6m tùy quy mô sảnh, kết hợp 1 đến 2 LED phụ hai bên sảnh cho đại biểu ngồi xa nhìn rõ. Cần test slide PowerPoint thực tế trên projector hoặc LED để kiểm tra hiển thị tốt (font có rõ không, hình ảnh có sắc nét không, video có chạy mượt không).
• Hệ thống ánh sáng. Đèn par LED chiếu sáng đều khắp sảnh tạo ambient lighting, đèn moving head Beam và Wash tone tạo hiệu ứng cho sân khấu chính, đèn follow spot theo dõi diễn giả khi di chuyển trên sân khấu, có thể có đèn theme tone cụ thể cho hội nghị (xanh navy cho tone corporate, vàng champagne cho tone Tết). Cần đèn LED đủ chiếu sáng đại biểu để photographer chụp ảnh đẹp.
• Hệ thống livestream và ghi hình. Cho hội nghị có livestream hoặc cần ghi lại video chính thức cần camera chuyên nghiệp (3 đến 5 camera các góc khác nhau: camera chính phía cuối sảnh quay tổng quan, 2 camera bên cạnh sân khấu quay diễn giả, 1 camera quay đại biểu cho cảnh phản hồi và Q&A), video switcher chuyên nghiệp chuyển giữa các camera real-time, hệ thống truyền tín hiệu cho livestream (livestream platform như YouTube Facebook hoặc Zoom Webinar có yêu cầu băng thông upload 5 đến 15 Mbps tùy chất lượng).

Bốn yêu cầu kỹ thuật theo quy mô hội nghị

Yêu cầu kỹ thuật khác nhau theo quy mô hội nghị. Bốn quy mô tham khảo với yêu cầu cụ thể.

• Hội nghị nhỏ 50 đến 150 đại biểu (phòng họp chuyên nghiệp). Hệ thống âm thanh đơn giản 2 đến 4 loa, 2 microphone wireless, 1 projector full HD với màn hình 3m x 2m, đèn LED ambient đủ chiếu sáng đều. Có thể dùng phòng họp tại business center hoặc khách sạn 4 sao.
• Hội nghị vừa 150 đến 500 đại biểu (sảnh khách sạn 4 đến 5 sao hoặc trung tâm hội nghị nhỏ). Hệ thống line array 8 đến 12 loa với 2 đến 4 sub bass, 4 đến 6 microphone (podium + tay cầm + lavalier), LED chính 6m x 4m, đèn moving head Beam và Wash 16 đến 24 đèn, có thể có camera ghi hình 2 đến 3 cái.
• Hội nghị lớn 500 đến 1000 đại biểu (trung tâm hội nghị lớn). Hệ thống line array chuyên nghiệp 16 đến 20 loa với 4 đến 6 sub bass, 6 đến 10 microphone (đầy đủ các loại), LED chính 8m x 5m + LED phụ 2 bên, đèn moving head 32 đến 48 đèn, hệ thống camera ghi hình 4 đến 5 cái, có thể có phiên dịch song song.
• Hội nghị rất lớn 1000+ đại biểu (trung tâm hội nghị quốc tế hoặc sảnh đa năng lớn). Hệ thống line array concert-grade với 24+ loa, microphone đầy đủ các loại với hệ thống quản lý wireless chuyên nghiệp, LED chính 10m x 6m+ + nhiều LED phụ ở các khu, đèn moving head 60+ đèn, hệ thống camera 5+ camera với video switcher chuyên nghiệp, hệ thống phiên dịch song song cho hội nghị quốc tế (booth phiên dịch và tai nghe cho mỗi đại biểu).

Lưu ý đặt và sử dụng sảnh hội nghị

Đặt và sử dụng sảnh hội nghị có một số lưu ý quan trọng giúp tránh các sự cố và đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ. Phần này tổng hợp các lưu ý cốt lõi từ khâu đặt đến khâu vận hành.

Bốn lưu ý quan trọng khi đặt sảnh hội nghị

Bốn lưu ý dưới đây là các lưu ý quan trọng nhất khi đặt sảnh hội nghị tại TP.HCM. Bỏ qua bất kỳ lưu ý nào có thể dẫn đến sự cố nghiêm trọng.

• Đặt sớm đặc biệt cho mùa cao điểm. Sảnh hội nghị khách sạn 5 sao và trung tâm hội nghị lớn thường được book trước 3 đến 6 tháng cho mùa cao điểm (tháng 11 đến tháng 1 cho tổng kết năm và tất niên, tháng 9 đến tháng 11 cho hội thảo Q3 và hội nghị tổng kết Q4, mùa cao điểm khai trương đầu năm và sau Tết). Đặt sớm giúp có nhiều lựa chọn về ngày giờ và sảnh phù hợp. Đặt sát có thể không có sảnh trống hoặc chỉ còn các sảnh không phù hợp.
• Kiểm tra hợp đồng kỹ về các điều khoản quan trọng. Hợp đồng thuê sảnh hội nghị cần có đầy đủ các điều khoản: số khách dự kiến (cộng trừ trong giới hạn nào), thời gian sử dụng cụ thể (giờ vào setup và giờ tháo dỡ), số thiết bị có sẵn của venue (đầy đủ chi tiết, không chỉ “âm thanh ánh sáng cơ bản”), dịch vụ F&B (số khách cộng trừ trong giới hạn nào, có thể đặt thêm sát ngày được không), điều khoản hủy hợp đồng (mức phạt nếu hủy theo từng giai đoạn), điều khoản phát sinh chi phí (các trường hợp có thể phát sinh chi phí thêm).
• Yêu cầu khảo sát venue thực tế trước khi đặt cọc. Đến venue thực tế xem sảnh không chỉ qua ảnh, đo các kích thước thực tế (chiều dài chiều rộng chiều cao trần, lối ra vào, vị trí đặt sân khấu LED projector), kiểm tra hạ tầng kỹ thuật (test âm thanh ánh sáng, kiểm tra wifi, kiểm tra điều hòa), nói chuyện với BQL venue về các vấn đề khác (parking, an ninh, vệ sinh, lễ tân hỗ trợ).
• Yêu cầu rehearsal kỹ thuật 1 ngày trước hội nghị. Đặc biệt cho hội nghị quan trọng cần rehearsal kỹ thuật 1 ngày trước (kéo dài 2 đến 4 giờ tại venue) với MC và diễn giả chính để test toàn bộ thiết bị (microphone projector LED âm thanh ánh sáng camera livestream), test slide PowerPoint hoặc video trên projector hoặc LED, test flow chương trình (lượt diễn giả, chuyển slide, Q&A, các transition giữa các phần), điều chỉnh các vấn đề phát hiện trong rehearsal.

Năm yếu tố ngân sách cần tính

Ngân sách thuê sảnh hội nghị không chỉ là tiền thuê sảnh mà còn nhiều khoản phụ trợ. Năm yếu tố ngân sách cần tính khi lập budget hội nghị.

• Phí thuê sảnh chính. Tính theo giờ hoặc theo ngày tùy venue. Khách sạn 5 sao và trung tâm hội nghị lớn thường tính theo half-day (4 giờ) hoặc full-day (8 giờ). Phí thuê chiếm 30 đến 50% tổng ngân sách hội nghị tùy quy mô.
• Phí F&B (coffee break và lunch buffet). Tính theo đầu khách. Coffee break đơn giản 100,000 đến 250,000 VNĐ/khách, lunch buffet tiêu chuẩn 500,000 đến 1,200,000 VNĐ/khách, lunch fine dining 1,500,000 đến 3,000,000 VNĐ/khách. Chiếm 20 đến 35% ngân sách.
• Phí thiết bị kỹ thuật thêm (nếu venue không có đủ). Nếu venue không có đủ thiết bị (đặc biệt LED lớn, camera livestream, phiên dịch song song) cần thuê thêm từ đơn vị thiết bị bên ngoài. Chiếm 10 đến 25% ngân sách tùy yêu cầu kỹ thuật.
• Phí ekip vận hành (MC, kỹ thuật viên, lễ tân, photographer). Ekip chuyên nghiệp đảm bảo hội nghị diễn ra suôn sẻ. Chiếm 10 đến 20% ngân sách. Có thể thuê từ đơn vị tổ chức sự kiện hoặc tự tuyển dụng.
• Phí phụ trợ (in ấn, quà tặng, hoa, vận chuyển). Bao gồm in ấn (sổ tay đại biểu, name tag, banner standee), quà tặng cho khách (thường có một quà nhỏ branded), hoa tươi trang trí, vận chuyển thiết bị thêm nếu có. Chiếm 5 đến 15% ngân sách.

Sai lầm thường gặp khi chọn sảnh hội nghị

Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến mà BTC thường mắc khi chọn sảnh hội nghị. Nhận diện sớm giúp tránh các tình huống ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị.

• Không khảo sát kỹ hạ tầng kỹ thuật trước khi đặt. Chỉ xem ảnh trên website và đặt sảnh dẫn đến phát hiện thiếu thiết bị sát ngày. Cách phòng tránh là khảo sát venue thực tế trước khi đặt cọc, yêu cầu danh sách thiết bị chi tiết từ venue, test thiết bị thực tế (đặc biệt âm thanh từ các góc sảnh), kiểm tra hệ thống wifi, nếu thiếu có thể đặt thêm với đơn vị thiết bị bên ngoài có kế hoạch sớm.
• Bỏ qua parking và logistic ra vào venue. Chọn vị trí đẹp ở trung tâm nhưng parking giới hạn và tắc đường gây ùn tắc đại biểu đến trễ. Cách phòng tránh là kiểm tra parking thực tế của venue, kiểm tra giao thông khu vực trong khung giờ dự kiến, thông báo trước cho đại biểu về parking, brief đại biểu đến sớm 30 phút so với giờ bắt đầu, có ekip lễ tân hỗ trợ tại các điểm parking.
• Không có phương án dự phòng cho các sự cố kỹ thuật. Microphone không hoạt động, projector lỗi, mất điện đột ngột giữa hội nghị gây gián đoạn lâu. Cách phòng tránh là có ekip kỹ thuật chuyên nghiệp trực canh trong suốt hội nghị, có thiết bị dự phòng đầy đủ (microphone projector laptop UPS), test toàn bộ thiết bị 1 ngày trước hội nghị (rehearsal kỹ thuật), có timeline backup và brief với MC về phương án khi có sự cố.
• Đặt sảnh quá nhỏ hoặc quá lớn so với số đại biểu thực tế. Sảnh quá nhỏ làm đại biểu chật chội không thoải mái, sảnh quá lớn trông trống và mất không khí. Cách phòng tránh là tính sức chứa theo cấu hình bàn ghế cụ thể (theater chứa nhiều nhất, U-shape ít nhất), đặt sảnh dư 20 đến 30% so với số đại biểu dự kiến để có không gian thoải mái.
• Chọn cấu hình bàn ghế không phù hợp với mức độ tương tác cần thiết. Hội nghị tương tác cao (workshop, đàm phán) dùng theater style làm đại biểu khó tương tác, hội nghị một chiều (đại hội cổ đông) dùng U-shape lãng phí không gian. Cách phòng tránh là chọn cấu hình phù hợp với loại hội nghị (theater cho một chiều, classroom cho có ghi chép, U-shape hoặc hollow square cho tương tác cao, banquet cho có ăn trưa, cocktail cho networking).
• Đặt F&B không đủ số lượng hoặc không có lựa chọn đặc biệt. Không có đủ thức ăn cho đại biểu đến không đăng ký hoặc không có lựa chọn cho khách ăn chay halal. Cách phòng tránh là đặt số lượng dư 10 đến 15% so với số đại biểu đăng ký, hỏi trước về các ràng buộc ăn uống đặc biệt và đặt riêng các phần phù hợp.
• Không đặt rehearsal kỹ thuật trước hội nghị quan trọng. Vào ngày hội nghị mới biết slide có lỗi hiển thị hoặc flow chương trình không mượt. Cách phòng tránh là yêu cầu rehearsal kỹ thuật 1 ngày trước hội nghị (2 đến 4 giờ tại venue) với MC và diễn giả chính để test toàn bộ thiết bị và flow chương trình, điều chỉnh các vấn đề phát hiện.