PB PG là gì? Vai trò và cách thuê trong tổ chức sự kiện

PB PG là gì và vì sao có hai từ khác nhau

Trong ngành sự kiện và marketing Việt Nam, hai thuật ngữ PB và PG xuất hiện song song và thường được viết liền nhau là “PB PG” hoặc “PG PB”. Hai thuật ngữ này có nguồn gốc và ý nghĩa cụ thể, không phải là hai cách viết khác nhau của cùng một khái niệm.

Nguồn gốc và ý nghĩa của hai thuật ngữ

PG là viết tắt của Promotion Girl, dịch sang tiếng Việt là “cô gái quảng bá” hoặc “nữ nhân sự quảng bá”, chỉ nhóm nhân sự nữ chuyên nghiệp được thuê để quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ tại các sự kiện marketing thông qua tương tác trực tiếp với khách hàng. PB là viết tắt của Promotion Boy, dịch sang tiếng Việt là “chàng trai quảng bá” hoặc “nam nhân sự quảng bá”, chỉ nhóm nhân sự nam tương đương với vai trò tương tự.

Hai thuật ngữ này có nguồn gốc từ ngành marketing và sự kiện quốc tế từ những năm 1990 và 2000, được du nhập vào Việt Nam khoảng đầu những năm 2000 khi các thương hiệu quốc tế lớn (FMCG mỹ phẩm bia rượu thuốc lá) bắt đầu các chiến dịch brand activation quy mô tại Việt Nam. Đến nay, hai thuật ngữ đã được phổ biến rộng rãi trong ngành sự kiện Việt Nam và được dùng thay thế cho các thuật ngữ tiếng Việt như “lễ tân”, “tiếp tân”, “người quảng bá” trong nhiều ngữ cảnh.

Vì sao tại Việt Nam thường nói “PG PB” nhiều hơn “PB PG”

Trong thực tế ngành sự kiện Việt Nam, cụm từ “PG PB” được sử dụng phổ biến hơn “PB PG” với tỷ lệ khoảng 80 đến 90% so với 10 đến 20%. Có ba lý do giải thích cho hiện tượng này.

• PG chiếm tỷ lệ áp đảo trong các ekip nhân sự sự kiện. Trong một ekip điển hình tại Việt Nam, tỷ lệ PG nữ và PB nam thường là 70 đến 80% PG so với 20 đến 30% PB. Các thương hiệu Việt Nam ưa chuộng PG cho các hoạt động đón khách demo sản phẩm tone B2C vì phù hợp với gu thẩm mỹ chung của thị trường. PB thường chỉ được dùng cho các vai trò cụ thể cần hình ảnh nam giới (đón khách VIP nam, demo sản phẩm có yếu tố nam tính như ô tô đồ điện tử thể thao, security tại khu vực VIP).
• PG xuất hiện trước trong ngành tại Việt Nam. Thuật ngữ “PG” được phổ biến tại Việt Nam trước thuật ngữ “PB” khoảng 5 đến 10 năm. Các chiến dịch brand activation đầu tiên tại Việt Nam (cuối 1990 đầu 2000) chủ yếu dùng nữ nhân sự nên “PG” đã ăn sâu vào ngôn ngữ ngành sự kiện. “PB” được bổ sung sau khi các chiến dịch có nhu cầu nam nhân sự rõ rệt.
• Quy ước thứ tự nói khi liệt kê. Trong tiếng Việt khi liệt kê hai nhóm có một nhóm chính và một nhóm phụ, nhóm chính thường được nói trước. Vì PG chiếm tỷ lệ lớn trong các ekip nên PG được nói trước PB trong cụm từ. Tuy nhiên cả hai cách viết “PG PB” và “PB PG” đều đúng và được hiểu giống nhau trong ngành.

Bốn dấu hiệu nhận biết PB PG khác với các nhóm nhân sự sự kiện khác

Khi nhận brief từ đơn vị tổ chức sự kiện hoặc agency nhân sự, có bốn dấu hiệu nhận biết yêu cầu là PB PG thay vì các nhóm nhân sự khác (lễ tân hostess BA dancer).

• Mục đích chính là quảng bá thương hiệu sản phẩm hoặc dịch vụ. PB PG luôn được dùng cho mục đích marketing (brand activation lễ ra mắt sản phẩm roadshow exhibition), không phải cho mục đích corporate formal đơn thuần (gala dinner thường dùng hostess lễ tân).
• Hình ảnh trẻ trung tươi tắn năng động. PB PG có hình ảnh trẻ trung tươi tắn năng động phù hợp với tone marketing, khác với hostess lễ tân tone formal corporate.
• Đồng phục theo theme thương hiệu. PB PG mặc đồng phục theo theme thương hiệu cụ thể (tone màu logo phụ kiện gắn brand), khác với lễ tân thường mặc trang phục công sở formal (vest áo dài blazer chung không gắn brand).
• Kỹ năng chính là tương tác chào mời với khách. PB PG phải có kỹ năng giao tiếp tự nhiên, đặt câu hỏi mở, đọc tình huống khách, khác với hostess lễ tân chủ yếu cần kỹ năng formal protocol và quản lý danh sách check-in.

Sự khác nhau giữa PG và PB trong thực tế làm việc

Mặc dù cùng là “promotion staff”, PG và PB có một số khác biệt rõ rệt trong thực tế làm việc tại sự kiện. Hiểu rõ giúp BTC phân bổ vai trò cho phù hợp với từng giới trong ekip.

Bốn khác biệt chính giữa PG và PB

Bốn khác biệt dưới đây là các khác biệt chính trong thực tế làm việc của PG và PB tại sự kiện Việt Nam.

• Tỷ lệ trong ekip và phạm vi vai trò. PG chiếm 70 đến 80% trong ekip điển hình và đảm nhận đa dạng vai trò (đón khách, lễ tân check-in, demo sản phẩm, photo booth, sa bàn, sân khấu, trao giải). PB chiếm 20 đến 30% và thường tập trung vào các vai trò cụ thể cần hình ảnh nam giới (đón khách VIP nam, demo sản phẩm có yếu tố nam tính, security).
• Trang phục và phong cách. PG có đa dạng trang phục từ đầm cocktail formal (cho gala dinner ra mắt sản phẩm), áo dài cao cấp (cho lễ trao giải ký kết), đồng phục thương hiệu vui tươi (cho brand activation roadshow). PB chủ yếu mặc suit đen vest formal với cà vạt phối tone, ít đa dạng hơn về trang phục.
• Mức độ tương tác và đón khách. PG thường có vai trò tương tác chính với khách (chào mời demo sản phẩm chụp ảnh photo zone) vì phù hợp với gu thẩm mỹ chung. PB thường có vai trò hỗ trợ (đứng cạnh PG hỗ trợ bưng đồ giữ tay khu vực security đón khách VIP nam).
• Giá thuê. Tại TP.HCM, PG và PB có giá thuê tương đương nhau cho cùng cấp độ chất lượng (không có khác biệt lớn về giá theo giới). Tuy nhiên, do PG có nhiều hơn nên nguồn cung PG dồi dào hơn PB và đôi khi PB có giá hơi cao hơn PG do nguồn cung hạn chế.

Khi nào ekip cần thêm PB nam thay vì chỉ dùng PG nữ

Có một số trường hợp cụ thể trong sự kiện mà ekip cần có PB nam thay vì chỉ dùng PG nữ. Bốn trường hợp phổ biến.

• Sự kiện có khách VIP nam là chủ yếu. Cho các sự kiện B2B có khách VIP nam là CEO lãnh đạo doanh nghiệp lớn, cần có PB nam đón khách VIP để tạo không khí ngang hàng và lịch sự. Tỷ lệ PB nam có thể tăng lên 40 đến 50% trong ekip cho các sự kiện này.
• Demo sản phẩm có yếu tố nam tính. Các sản phẩm ô tô đồ điện tử thể thao mỹ phẩm cho nam giới đồng hồ luxury cho nam giới cần PB nam đứng demo vì phù hợp với target audience. PB nam có thể demo các tính năng kỹ thuật của ô tô (động cơ tính năng safety system) tốt hơn vì có thể có kiến thức kỹ thuật phù hợp hơn về sản phẩm.
• Sự kiện cần security cho khu vực VIP. Cho khu VIP cao cấp cần có PB nam đảm nhiệm vai trò bán-security (giữ trật tự khu VIP, hướng dẫn ra vào, ngăn chặn khách không có quyền vào). PB nam tạo cảm giác lịch sự nhưng có tone “có quyền lực” để khách tôn trọng.
• Sự kiện outdoor và roadshow có vận chuyển hàng hóa. Cho các sự kiện outdoor và roadshow có yếu tố vận chuyển hàng hóa (set up đồ sản phẩm bưng các thiết bị nặng dọn dẹp sau sự kiện), cần PB nam hỗ trợ về thể lực. PG nữ không phù hợp cho các công việc đòi hỏi thể lực này.

Các vai trò cụ thể PB PG đảm nhận trong sự kiện

PB PG không chỉ có một vai trò duy nhất mà đảm nhận đa dạng các vai trò tùy theo loại sự kiện và vị trí trong chương trình. Hiểu rõ giúp BTC brief đúng số lượng và đặc điểm PB PG cho mỗi vai trò.

Tám vai trò chính của PB PG trong sự kiện Việt Nam

Tám vai trò dưới đây là các vai trò phổ biến nhất tại các sự kiện doanh nghiệp Việt Nam. Một ekip lớn có thể có nhiều vai trò cùng lúc với các nhân sự khác nhau.

• PG đón khách tại cổng vào (welcome staff). Đây là vai trò phổ biến nhất, đứng tại cổng vào hoặc lối ra dẫn đến sảnh tiệc để chào đón khách, hướng dẫn hướng đi, có thể tặng welcome drink hoặc quà nhỏ. Yêu cầu PG có hình ảnh tươi tắn và nụ cười tự nhiên. Số lượng tham khảo: sự kiện 100 đến 300 khách cần 2 đến 4 PG, sự kiện 300 đến 1000 khách cần 4 đến 8 PG.
• PG lễ tân check-in (registration staff). Đứng tại bàn check-in có nhiệm vụ kiểm tra danh sách khách mời, phát thẻ tên hoặc tag, hướng dẫn khách đến khu vực ngồi hoặc khu welcome drink. Yêu cầu PG có kỹ năng quản lý danh sách và xử lý tình huống (khách không có trong danh sách, khách đến trễ, khách có yêu cầu đặc biệt). Tham khảo: 1 PG cho mỗi 50 đến 100 khách check-in trong khung 30 đến 45 phút welcome.
• PG đứng tại photo zone (photo booth staff). Hỗ trợ khách chụp ảnh tại photo zone của sự kiện (mời khách chụp ảnh, hỗ trợ chỉnh trang phục và pose, chụp ảnh giúp khách nếu không có photographer chuyên nghiệp). Yêu cầu PG có khả năng tương tác và kỹ năng chụp ảnh cơ bản. Số lượng tham khảo: 2 đến 4 PG tại photo zone lớn.
• PG giới thiệu sản phẩm (product demo staff). Tại khu vực demo sản phẩm hoặc booth brand activation có vai trò giới thiệu sản phẩm cho khách hàng tiềm năng. Yêu cầu PG có kiến thức cơ bản về sản phẩm (đã được training trước) và kỹ năng giao tiếp thuyết phục. Đây là từ khóa được tìm kiếm nhiều “PG giới thiệu sản phẩm” liên quan đến vai trò này. Phù hợp các thương hiệu cần tăng nhận thức về sản phẩm mới (FMCG mỹ phẩm thực phẩm đồ uống công nghệ).
• PG đứng tại khu sa bàn dự án bất động sản. Vai trò chuyên biệt cho lễ ra mắt dự án bất động sản, đứng tại khu sa bàn 3D có nhiệm vụ giới thiệu dự án cho khách tiềm năng (vị trí dự án, tiện ích xung quanh, các loại căn hộ và mặt bằng). Yêu cầu PG có kiến thức về dự án và kỹ năng giải thích chi tiết. Phổ biến cho các sự kiện ra mắt căn hộ chung cư biệt thự bất động sản nghỉ dưỡng.
• PG hỗ trợ sân khấu (stage assistant). Đảm nhiệm các vai trò trên sân khấu (trao giải, mời khách lên sân khấu, đứng cánh gà hỗ trợ MC, chuyển đồ đạo cụ giữa các phần). Yêu cầu PG có tone formal và phong cách lịch sự chuyên nghiệp. Số lượng tham khảo: 2 đến 4 PG (2 đứng cánh gà, 2 trên sân khấu cho các moment đặc biệt).
• PG trao giải và ký kết hợp đồng (award and contract staff). Tại các sự kiện có moment trao giải hoặc lễ ký kết hợp đồng, PG đảm nhiệm vai trò mang khay đựng giải hoặc bút và hợp đồng đến đúng vị trí trên sân khấu. Yêu cầu PG có tone trang trọng và phong cách phù hợp moment lễ nghi. Có thể có trang phục cao cấp riêng cho vai trò này (áo dài lụa cao cấp đầm cocktail formal).
• PB đón khách VIP nam và bán-security. Vai trò dành riêng cho PB nam, phù hợp đón khách VIP nam (CEO lãnh đạo doanh nghiệp lớn), hỗ trợ security tại khu vực VIP, có hình ảnh nam giới professional. Trang phục thường là vest đen formal với cà vạt phù hợp tone sự kiện.

Bảng số lượng PB PG tham khảo theo quy mô sự kiện

Bảng dưới đây cung cấp số lượng PB PG tham khảo cho các quy mô sự kiện khác nhau. Số lượng tổng cộng cho tất cả vai trò, có thể điều chỉnh tùy yêu cầu cụ thể.

Phân biệt PB PG với các nhóm nhân sự dễ nhầm lẫn

Trong ngành sự kiện Việt Nam có một số thuật ngữ gần nghĩa với PB PG nhưng có vai trò và đặc điểm khác biệt. Hiểu rõ giúp BTC brief đúng yêu cầu khi liên hệ với agency nhân sự sự kiện và tránh đặt nhầm loại nhân sự không phù hợp.

Năm nhóm nhân sự dễ nhầm lẫn với PB PG

Năm nhóm dưới đây thường bị nhầm lẫn với PB PG trong các brief sự kiện. Phân biệt rõ giúp đặt đúng loại nhân sự cho yêu cầu cụ thể.

• Hostess và lễ tân sự kiện. Có vai trò gần với PG đón khách nhưng tone formal và corporate hơn. Hostess thường mặc trang phục công sở (vest áo dài blazer formal) thay vì trang phục theme thương hiệu rực rỡ của PG. Hostess phù hợp gala dinner cao cấp, conference B2B, lễ ký kết hợp đồng. PG phù hợp brand activation roadshow lễ ra mắt sản phẩm có tone marketing rõ rệt.
• Brand Ambassador (BA) và Beauty Advisor. Là nhân sự đại diện thương hiệu có kiến thức sâu về sản phẩm và brand story, có thể tư vấn chuyên sâu 1-1 cho khách quan tâm. Khác với PG có vai trò chủ yếu là tương tác chào mời khách qua đường và demo sản phẩm cơ bản. BA phù hợp các thương hiệu cao cấp cần tư vấn 1-1 cho khách (mỹ phẩm cao cấp dịch vụ tài chính bảo hiểm đồng hồ luxury). PG phù hợp brand activation đại trà có volume khách lớn.
• Model thời trang (fashion model). Khác với PB PG ở chỗ model thời trang chủ yếu làm việc trong các campaign photography và show diễn thời trang, có hình ảnh tĩnh và tone catwalk hơn là tương tác. Một số PG có thể làm model phụ trong thời gian không có lịch event nhưng kỹ năng giao tiếp tương tác là khác biệt cốt lõi.
• Dancer và vũ đoàn sự kiện. Vũ công và vũ đoàn có vai trò biểu diễn nghệ thuật trên sân khấu khác với PB PG chủ yếu làm việc tại khu vực interaction với khách. Một số ekip lớn có thể kết hợp cả PG đón khách demo sản phẩm và vũ đoàn biểu diễn opening trên sân khấu, hai nhóm khác nhau với vai trò khác nhau.
• Nhân sự hoạt náo và animator cho trẻ em. Nhân sự hoạt náo có vai trò tạo không khí sôi nổi cho sự kiện (đặc biệt Family Day team building 1 tháng 6 quốc tế thiếu nhi), có kỹ năng tương tác với trẻ em và dẫn dắt mini game. Khác với PB PG có vai trò marketing và quảng bá thương hiệu là chính. Nhân sự hoạt náo phù hợp các sự kiện có yếu tố giải trí và trẻ em, PG PB phù hợp các sự kiện corporate và marketing.

Bảng so sánh PB PG với các nhóm nhân sự dễ nhầm lẫn

Bảng dưới đây giúp BTC nhận diện nhanh sự khác biệt giữa PB PG và các nhóm nhân sự sự kiện liên quan.

Tiêu chí chọn PB PG cho từng loại sự kiện

Chọn PB PG phù hợp với loại sự kiện cụ thể đòi hỏi đánh giá đa yếu tố không chỉ dựa vào ngoại hình. Phần này tổng hợp các tiêu chí cốt lõi và cách điều chỉnh tiêu chí theo loại sự kiện.

Sáu tiêu chí cốt lõi khi chọn PB PG

Sáu tiêu chí dưới đây là các yếu tố quan trọng nhất khi đánh giá PB PG cho sự kiện cụ thể. Cần đánh giá toàn diện thay vì chỉ một yếu tố.

• Ngoại hình phù hợp với tone thương hiệu. Thương hiệu luxury cao cấp cần PB PG có hình ảnh sang trọng tinh tế (chiều cao 165cm trở lên với PG và 175cm trở lên với PB, ngoại hình thanh thoát, biểu cảm trầm tĩnh chuyên nghiệp). Thương hiệu trẻ năng động cần PB PG có hình ảnh tươi tắn rạng rỡ năng động (biểu cảm cười tự nhiên, tone vui tươi). Thương hiệu corporate B2B cần PB PG có tone formal professional. Không có một chuẩn ngoại hình chung cho tất cả thương hiệu.
• Kỹ năng giao tiếp và khả năng tương tác. PB PG phải có khả năng giao tiếp tự nhiên với khách (không học thuộc kịch bản cứng nhắc), khả năng đặt câu hỏi mở để bắt đầu cuộc trò chuyện, khả năng đọc tình huống (khách quan tâm thì tăng tương tác, khách không quan tâm thì rút lui lịch sự). Đây là kỹ năng quan trọng hơn ngoại hình cho hầu hết các vai trò.
• Kinh nghiệm với loại sự kiện cụ thể. PG có kinh nghiệm brand activation tại trung tâm thương mại có kỹ năng khác PG có kinh nghiệm tại gala dinner formal. PG có kinh nghiệm demo sản phẩm phức tạp (công nghệ ô tô) khác PG có kinh nghiệm đón khách đơn giản. Hỏi rõ về số sự kiện đã làm trong năm qua và loại sự kiện chính.
• Khả năng đứng và di chuyển dài thời gian. PB PG phải đứng và di chuyển 4 đến 8 giờ liên tục trong sự kiện (có break ngắn). Cần thể lực tốt và kỹ năng giữ phong cách chuyên nghiệp dù mệt. PG mới vào nghề có thể không kịp thích nghi với khối lượng công việc trong sự kiện dài. Hỏi rõ về kinh nghiệm sự kiện kéo dài nhiều giờ.
• Kỹ năng tiếng Anh (cho sự kiện có khách quốc tế). Sự kiện có khách quốc tế (lễ ra mắt sản phẩm cho khách hàng nước ngoài, conference quốc tế, sự kiện B2B có đối tác quốc tế) cần PB PG có kỹ năng tiếng Anh từ cơ bản đến tốt. Yêu cầu test tiếng Anh trong casting (giới thiệu bằng tiếng Anh, đối thoại tình huống cụ thể). PG có kỹ năng tiếng Anh tốt có chi phí cao hơn PG thông thường.
• Tính chuyên nghiệp và tinh thần làm việc nhóm. PB PG phải đến đúng giờ (sớm 30 đến 60 phút trước sự kiện cho setup và brief), tuân thủ trang phục và phong cách đã thống nhất, tinh thần làm việc nhóm với các vai trò khác trong ekip, khả năng nhận feedback và điều chỉnh.

Bốn nguồn PB PG phổ biến tại TP.HCM

Tại TP.HCM có nhiều nguồn cung cấp PB PG với đặc điểm và mức độ chuyên nghiệp khác nhau.

• Agency nhân sự sự kiện chuyên nghiệp. Các agency có pool PB PG nội bộ được training kỹ và cộng tác viên có kinh nghiệm. Có team casting chuyên nghiệp lựa chọn PB PG phù hợp với từng sự kiện. Chi phí trung bình đến cao nhưng đảm bảo chất lượng và có khả năng thay thế nếu PB PG không phù hợp.
• Đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói (event company). Các event company có gói dịch vụ PB PG tích hợp trong gói tổ chức sự kiện trọn gói. Phù hợp với BTC muốn one-stop solution thay vì phải làm việc với nhiều đối tác. Chi phí thường thấp hơn agency riêng do là một phần của gói trọn gói.
• Sinh viên đại học và cộng tác viên freelance. Các sinh viên trường đại học (đặc biệt sinh viên ngành marketing du lịch hospitality) thường có nhu cầu việc làm part-time và phù hợp với vai trò PG đơn giản. Chi phí thấp nhưng kinh nghiệm hạn chế và khó kiểm soát chất lượng.
• Người mẫu chuyên nghiệp đa dạng vai trò. Một số người mẫu chuyên nghiệp cũng làm PG cho sự kiện cao cấp với chi phí cao hơn PG thông thường. Phù hợp các sự kiện luxury cần ngoại hình đẹp đặc biệt (lễ ra mắt sản phẩm cao cấp thời trang ô tô luxury).

Yếu tố ảnh hưởng giá thuê PG theo giờ

Chi phí thuê PB PG dao động lớn theo nhiều yếu tố. Hiểu rõ các yếu tố giúp BTC lập ngân sách chính xác và đàm phán hiệu quả với agency nhân sự sự kiện. Từ khóa “giá thuê PG theo giờ” là một trong những câu hỏi phổ biến nhất khi BTC mới lập kế hoạch sự kiện.

Bảy yếu tố chính ảnh hưởng giá thuê PG PB

Bảy yếu tố dưới đây là các yếu tố chính ảnh hưởng đến giá thuê PB PG tại TP.HCM. Hiểu rõ giúp dự toán ngân sách chính xác.

• Cấp độ chất lượng và kinh nghiệm. PB PG cấp cơ bản (sinh viên mới vào nghề kinh nghiệm dưới 1 năm) có giá thấp nhất. PB PG cấp trung bình (kinh nghiệm 1 đến 3 năm) có giá trung bình. PB PG cấp cao (kinh nghiệm trên 3 năm chuyên nghiệp có portfolio đa dạng) có giá cao hơn 50 đến 100% so với cấp cơ bản. Người mẫu chuyên nghiệp làm PG cho sự kiện luxury có giá cao gấp 2 đến 4 lần PG thông thường.
• Thời lượng làm việc. Thuê theo giờ phổ biến cho sự kiện ngắn (4 đến 6 giờ trong ngày). Thuê theo ngày (8 giờ) thường có giá tốt hơn theo giờ. Thuê theo nhiều ngày (chiến dịch roadshow 5 đến 10 ngày liên tục) có giá ưu đãi hơn. Có overtime fee cho làm việc quá giờ (thường 1.5 đến 2 lần giá thông thường).
• Yêu cầu kỹ năng đặc biệt. PG có kỹ năng tiếng Anh (cho sự kiện có khách quốc tế) có giá cao hơn PG thông thường 30 đến 50%. PG có kỹ năng đặc biệt khác (tiếng Trung tiếng Hàn cho thị trường ngách, kỹ năng demo sản phẩm phức tạp như công nghệ ô tô, kỹ năng MC ngắn cho moment đặc biệt trên sân khấu) có giá cao hơn.
• Trang phục và phụ kiện đi kèm. Trang phục cơ bản (PG tự có hoặc đồng phục đơn giản) bao gồm trong giá thuê. Trang phục đặc biệt theo theme thương hiệu (sản xuất riêng có in logo có thiết kế đẹp) cộng phí riêng (20 đến 50% giá thuê PG cho một bộ trang phục custom). Trang phục cao cấp (áo dài lụa cao cấp đầm cocktail luxury) có phí cao hơn.
• Số lượng ekip thuê cùng lúc. Thuê 2 đến 5 PG có giá per-PG cao hơn. Thuê 6 đến 15 PG có giá per-PG trung bình (có thể có ưu đãi 5 đến 10%). Thuê 15+ PG (ekip lớn cho sự kiện quy mô lớn) có ưu đãi 10 đến 15% per-PG. Có thể có team leader miễn phí khi thuê ekip lớn.
• Địa điểm tổ chức. Sự kiện trong khu vực trung tâm TP.HCM (Quận 1 Quận 3) có giá thuê PG tiêu chuẩn. Sự kiện ngoại ô TP.HCM (Quận 9 Quận 12 Củ Chi) hoặc các tỉnh phía Nam (Bình Dương Đồng Nai Vũng Tàu) có phụ phí di chuyển (30 đến 50% giá thuê PG cộng thêm cho phí xăng và thời gian di chuyển). Sự kiện tại tỉnh xa hơn (Cần Thơ Nha Trang Đà Lạt) cần thuê phòng nghỉ và phụ phí lớn hơn.
• Mức độ casting và brief training. Casting đơn giản (chọn từ pool sẵn có agency không có casting riêng) chi phí thấp. Casting có vòng riêng (3 đến 5 ứng viên cho mỗi vị trí với phỏng vấn trực tiếp) có phụ phí casting. Brief và training chuyên nghiệp 1 đến 2 buổi trước sự kiện có phụ phí training (30 đến 50% giá thuê PG cho một buổi training).

Bốn cấp độ giá thuê PG theo giờ tham khảo

Tại TP.HCM, giá thuê PB PG theo giờ chia thành bốn cấp độ chất lượng. Lưu ý đây là mức tham khảo, giá thực tế phụ thuộc nhiều yếu tố và biến động theo thị trường.

• PB PG cấp cơ bản (sinh viên cộng tác viên kinh nghiệm dưới 1 năm). Mức giá thấp nhất phù hợp các vai trò đơn giản (đón khách check-in cơ bản). Thường được thuê qua các đơn vị có pool sinh viên hoặc cộng tác viên. Phù hợp sự kiện ngân sách hạn chế.
• PB PG cấp trung bình (kinh nghiệm 1 đến 3 năm). Mức giá trung bình phù hợp hầu hết các vai trò trong sự kiện chuẩn (đón khách demo sản phẩm photo booth lễ tân). Là mức được thuê phổ biến nhất tại TP.HCM. Cân bằng giữa chất lượng và chi phí.
• PB PG cấp cao (kinh nghiệm trên 3 năm chuyên nghiệp). Mức giá cao hơn cấp trung bình 50 đến 100% phù hợp các vai trò đặc thù cần kinh nghiệm (đón khách VIP demo sản phẩm phức tạp trao giải sân khấu sự kiện cao cấp). Có portfolio đa dạng và phong cách chuyên nghiệp.
• Người mẫu chuyên nghiệp làm PG cho sự kiện luxury. Mức giá cao gấp 2 đến 4 lần PG thông thường phù hợp các sự kiện luxury cần ngoại hình đặc biệt (ra mắt sản phẩm cao cấp thời trang ô tô luxury, brand activation tại các vị trí premium). Có brand awareness và portfolio thời trang riêng.

Sai lầm thường gặp khi tự tuyển và quản lý PB PG

Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến mà BTC thường mắc khi tự tuyển và quản lý PB PG. Nhận diện sớm giúp tránh các tình huống ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện và uy tín thương hiệu.

• Chỉ chú trọng ngoại hình mà bỏ qua kỹ năng giao tiếp. Chọn PB PG dựa vào ảnh trên CV mà không phỏng vấn trực tiếp dẫn đến PG có ngoại hình đẹp nhưng kỹ năng giao tiếp kém. Cách phòng tránh là tổ chức casting trực tiếp với 3 đến 5 ứng viên cho mỗi vị trí, test cụ thể trong casting (giới thiệu bản thân, đóng vai một tình huống tương tác với khách giả định), có vòng tuyển dụng nội bộ với manager hoặc creative director duyệt cuối cùng.
• Brief và training chưa kỹ trước sự kiện. Chỉ brief qua tin nhắn hoặc 5 đến 10 phút trước sự kiện làm PG không hiểu sâu về brand story và sản phẩm. Cách phòng tránh là tổ chức brief và training chuyên nghiệp 1 đến 2 buổi trước sự kiện (mỗi buổi 1 đến 2 giờ) với brand story sản phẩm USP kịch bản tương tác role-play các tình huống cụ thể, rehearsal tại venue thực tế.
• Không phân biệt vai trò và đồng phục giữa các nhóm. Dùng đồng phục giống nhau cho cả PG đón khách lễ tân hostess demo sản phẩm tạo cảm giác lộn xộn không phân biệt vai trò. Cách phòng tránh là phân biệt đồng phục theo vai trò, có tag tên rõ ràng cho từng PG ghi vai trò cụ thể, brief khách qua MC hoặc bản đồ sự kiện, có Team Leader cho mỗi nhóm với badge riêng.
• Thuê số lượng PB PG không đủ cho quy mô sự kiện. Thuê quá ít PG làm ekip quá tải không thể tương tác chất lượng với khách. Cách phòng tránh là tham khảo các tỷ lệ chuẩn theo quy mô sự kiện (sự kiện 100 đến 300 khách cần 4 đến 8 PG, 300 đến 1000 khách cần 10 đến 20 PG, 1000+ khách cần 25 đến 50+ PG), đặt thêm 1 đến 2 PG dự phòng cho các tình huống bất ngờ.
• Bỏ qua kỹ năng tiếng Anh cho sự kiện có khách quốc tế. Sự kiện có khách quốc tế không có PG có kỹ năng tiếng Anh tạo khó khăn giao tiếp. Cách phòng tránh là yêu cầu test tiếng Anh trong casting cho các PG đứng tại vị trí có thể tương tác với khách quốc tế, có ít nhất 30 đến 50% PG trong ekip có kỹ năng tiếng Anh.
• Không có backup nếu PB PG không thể tham gia. PB PG có thể ốm hoặc gặp sự cố ngày sự kiện không có thay thế tạo thiếu hụt ekip. Cách phòng tránh là đặt 5 đến 10% PB PG dự phòng cho ekip lớn (thuê thêm 1 đến 2 PG cho ekip 15 đến 20 người), có pool PB PG backup từ agency đối tác có thể gọi sát giờ nếu cần.
• Quên thuê Team Leader cho ekip lớn. Ekip lớn không có Team Leader làm việc rối loạn không có người điều phối tại venue. Cách phòng tránh là có Team Leader chuyên nghiệp cho mỗi ekip 8 đến 15 PB PG, có nhiều Team Leader cho ekip 20+ người (mỗi Team Leader phụ trách 8 đến 10 PG), Team Leader có badge riêng và phụ trách giải quyết tình huống.
• Không phân bổ đúng tỷ lệ PG nữ và PB nam theo loại sự kiện. Sự kiện B2B có khách VIP nam chủ yếu nhưng ekip chỉ có PG nữ tạo cảm giác không tương xứng. Cách phòng tránh là phân bổ theo đặc thù khán giả (B2C đại trà 70 đến 80% PG nữ 20 đến 30% PB nam, B2B có khách VIP nam 50 đến 60% PG nữ 40 đến 50% PB nam, demo sản phẩm nam tính ô tô đồ điện tử có thể có 50 đến 60% PB nam).