Kiến thức thiết bị sự kiện

Bàn IBM là gì? Tiêu chuẩn setup và kích thước

Bàn IBM là gì? Là một cách setup bàn ghế trong hội nghị và họp doanh nghiệp, đặc trưng bằng các bàn dài đặt thẳng đối diện sân khấu hoặc khu trình bày, mỗi bàn xếp 2 đến 3 ghế phía sau cùng hướng về phía trước. Khác với chữ U (bàn xếp thành hình chữ U khách ngồi cả hai phía trong và ngoài), khác với theater (chỉ có ghế không có bàn), và khác với banquet (bàn tròn cho tiệc), bàn IBM cho phép khách vừa nghe vừa ghi chép và đặt tài liệu trên bàn, đây là format chuẩn quốc tế cho hội nghị có yếu tố đào tạo và hội thảo chuyên đề. Cụm từ “bàn IBM” trong ngành thiết bị sự kiện Việt Nam thường được dùng tương đương với cụm từ tiếng Anh “classroom style” trong tài liệu quốc tế, đôi khi cũng được viết là “bàn IPM” do cách đọc lệch.

Bài viết được biên soạn dựa trên kinh nghiệm setup bàn ghế hội nghị theo nhiều style khác nhau cho các sự kiện doanh nghiệp tại TP.HCM của đội ngũ Phát Hoàng Gia, gồm hội nghị nội bộ doanh nghiệp, hội thảo chuyên đề, đào tạo nhân sự nội bộ, hội nghị đại lý và đối tác, hội nghị cổ đông thường niên. Cách tiếp cận tập trung vào góc nhìn kỹ thuật của đội thiết bị thay vì chỉ định nghĩa thuật ngữ: nguồn gốc và ý nghĩa của cụm “bàn IBM”, đặc điểm kỹ thuật và kích thước chuẩn, so sánh bàn IBM với các style setup khác, các loại sự kiện thực sự phù hợp với bàn IBM, cách tính số lượng bàn ghế và bố trí trong phòng, lưu ý hiện trường thường bị bỏ qua, cùng các sai lầm phổ biến khi chọn bàn IBM cho sự kiện.

Bàn IBM là gì? Cận cảnh bàn IBM tại khu vực hội nghị được setup chuyên nghiệp với bảng tên đại biểu — Khu vực bàn IBM được bố trí gọn gàng và chuyên nghiệp tại sự kiện hội nghị

Nguồn gốc và ý nghĩa cụm từ “bàn IBM” trong ngành sự kiện

Trong ngành thiết bị sự kiện và tổ chức hội nghị tại Việt Nam, cụm từ “bàn IBM” thường xuất hiện trong báo giá và phương án setup phòng họp, nhưng nguồn gốc thuật ngữ này ít được giải thích rõ ràng. Hiểu rõ giúp đặt brief với đơn vị cho thuê chính xác và tránh nhầm lẫn với các style khác.

Cụm từ “bàn IBM” bắt nguồn từ thực tế các sự kiện hội nghị và đào tạo của tập đoàn công nghệ IBM trong thập niên 80 và 90 tại Việt Nam, khi IBM là một trong những công ty quốc tế đầu tiên tổ chức nhiều hội nghị khách hàng và đào tạo đại lý quy mô lớn. Format setup phòng họp mà IBM thường dùng là bàn dài chữ nhật xếp song song hướng về sân khấu, mỗi bàn 2 đến 3 ghế phía sau, cho phép khách vừa nghe vừa ghi chép trên bàn. Format này phù hợp với phong cách đào tạo có yếu tố thuyết trình kết hợp ghi chép thực hành của IBM.

Trong giao tiếp ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam, “bàn IBM” được dùng như tên gọi quy ước để chỉ format setup này, tương tự như cách “classroom style” được dùng trong tài liệu hội nghị quốc tế. Một số đơn vị cũng dùng cách gọi khác như “bàn dạng lớp học”, “bàn xếp hàng”, hoặc viết thành “bàn IPM” do nghe lệch âm. Tất cả đều chỉ cùng một style setup.

Các cách gọi tương đương trong giao tiếp ngành

Khi làm việc với đơn vị cho thuê bàn ghế hoặc venue, BTC có thể gặp các cách gọi khác nhau cho cùng style. Hiểu các thuật ngữ tương đương giúp tránh nhầm lẫn khi đặt brief.

Classroom style. Là thuật ngữ chuẩn quốc tế dùng trong tài liệu sự kiện và phòng họp khách sạn 4 đến 5 sao tại Việt Nam. Khi làm việc với khách sạn quốc tế (Sheraton, Marriott, Hilton, InterContinental), nên dùng thuật ngữ này thay vì “bàn IBM” để tránh nhầm lẫn với nhân viên người nước ngoài.
Bàn dạng lớp học. Là cách gọi dịch trực tiếp từ classroom style, dùng phổ biến trong các tài liệu tiếng Việt và các công ty thiết bị sự kiện chuyên về đào tạo. Thuật ngữ này có ưu điểm là rõ nghĩa với người mới làm sự kiện chưa quen thuật ngữ ngành.
Bàn IBM hoặc bàn IPM. Là cách gọi truyền thống của ngành sự kiện Việt Nam, phổ biến trong giao tiếp giữa đơn vị tổ chức và đơn vị cho thuê thiết bị nội địa. Một số người mới có thể nhầm hai cách gọi này hoặc cho rằng IBM và IPM là hai style khác nhau, thực ra chỉ là biến thể cách đọc.
Bàn xếp hàng dọc hoặc bàn dài hướng sân khấu. Là cách mô tả thay vì gọi tên chính thức, hữu ích khi đặt brief với đơn vị mới chưa quen với thuật ngữ ngành, đảm bảo cả hai bên hiểu rõ ý nghĩa.

Đặc điểm kỹ thuật và kích thước chuẩn của bàn IBM

Bàn IBM có các đặc điểm kỹ thuật cụ thể về kích thước, cách bố trí ghế, khoảng cách giữa các bàn. Hiểu rõ giúp tính toán đúng số lượng bàn ghế cần thuê và sức chứa thực tế của phòng. Phần này tổng hợp các kích thước chuẩn được dùng phổ biến tại các venue hội nghị TP.HCM.

Kích thước bàn và ghế chuẩn

Kích thước bàn ghế cho style IBM tại thị trường thiết bị sự kiện Việt Nam có một số chuẩn phổ biến. Bàn dài chữ nhật thường có hai size chính, ghế đi kèm có vài lựa chọn tùy mức ngân sách và loại sự kiện.

Bàn dài chữ nhật 1.8m x 0.45m. Là kích thước phổ biến nhất cho style IBM tại Việt Nam. Chiều dài 1.8m vừa đủ cho 3 ghế đặt sau với khoảng cách ngồi thoải mái 55 đến 60cm mỗi vị trí. Chiều rộng 0.45m đủ cho khách đặt laptop kích thước 14 inch hoặc tài liệu A4, không quá rộng làm phí diện tích phòng.
Bàn dài chữ nhật 2.4m x 0.6m. Là kích thước lớn hơn, cho phép xếp 4 ghế phía sau với khoảng cách 60cm mỗi vị trí, hoặc 3 ghế với khoảng cách rộng rãi 80cm mỗi vị trí. Chiều rộng 0.6m thoải mái hơn cho laptop kích thước 15 đến 17 inch hoặc khách cần không gian rộng. Dùng cho hội nghị cao cấp hoặc đào tạo có yêu cầu không gian làm việc rộng.
Ghế xếp gọn loại sự kiện. Là loại ghế cơ bản nhất cho IBM, không có tay vịn, gập gọn được khi lưu kho. Thoải mái cho ngồi ngắn 60 đến 90 phút, không phù hợp ngồi cả ngày liên tục. Chi phí thuê thấp nhất.
Ghế banquet phủ áo. Là loại ghế phổ biến nhất cho hội nghị doanh nghiệp tầm trung và cao cấp, có lưng tựa cao và đệm ngồi, có thể phủ áo trắng hoặc màu theo concept. Thoải mái cho ngồi 3 đến 6 giờ liên tục. Chi phí thuê trung bình.
Ghế văn phòng có tay vịn và bánh xe. Là loại cao cấp nhất cho IBM, phù hợp đào tạo cả ngày hoặc hội nghị nhiều ngày liên tục. Có đệm dày, lưng tựa cao, có thể điều chỉnh độ cao và xoay. Chi phí thuê cao nhất trong các loại ghế cho IBM.

Khoảng cách giữa các bàn và đường đi

Khoảng cách giữa các bàn IBM trong phòng ảnh hưởng đến sự thoải mái của khách và an toàn lưu thông. Đặt quá gần làm phòng chật chội và khó di chuyển, đặt quá xa làm lãng phí diện tích.

Khoảng cách giữa các hàng bàn. Tham khảo 1.2 đến 1.5m, đủ cho khách đi qua khi đến và rời ghế giữa giờ. Khoảng cách dưới 1m gây chật chội, khách phía sau khó ra vào khi khách phía trước đang ngồi. Hội nghị cao cấp hoặc đào tạo có yêu cầu khách di chuyển nhiều nên dùng khoảng cách 1.5m.
Đường đi chính giữa phòng. Rộng 1.5 đến 2m, từ cửa phòng đến sân khấu, đảm bảo nhân viên phục vụ có thể đi lại với khay trà cà phê mà không cản trở khách. Với phòng lớn hơn 100 chỗ, có thể có 2 đường đi chính chia phòng thành 3 cột bàn (cột trái, giữa, phải).
Đường đi sát tường. Rộng 0.8 đến 1m từ hàng bàn cuối cùng đến tường, đảm bảo khách có thể đi vào ra ghế dễ dàng và an toàn thoát hiểm khi cần. Sát sân khấu có thể rộng hơn 2 đến 3m cho không gian sân khấu và máy quay.
Khoảng cách từ hàng bàn đầu tiên đến sân khấu. Tham khảo 2.5 đến 3.5m, đủ để khách hàng đầu nhìn rõ slide và diễn giả mà không bị mỏi cổ ngước lên. Khoảng cách dưới 2m làm khách hàng đầu khó chịu, trên 4m làm các hàng phía sau quá xa khó nghe rõ và nhìn slide.

ơ đồ bố trí bàn IBM trong phòng hội nghị với các dãy bàn dài phủ khăn đỏ trắng, sắp xếp song song tạo lối đi rộng ở khu vực trung tâm và thuận tiện cho đại biểu di chuyển — Không gian hội nghị được bố trí bàn IBM khoa học với lối đi rộng, tạo sự thuận tiện cho khách tham dự và ban tổ chức

So sánh bàn IBM với các style setup khác

Bàn IBM chỉ là một trong nhiều style setup phổ biến cho hội nghị doanh nghiệp. Hiểu rõ điểm khác biệt giữa các style giúp BTC chọn đúng cho từng loại sự kiện. Bảng dưới đây tổng hợp so sánh bàn IBM với năm style phổ biến khác tại thị trường thiết bị sự kiện TP.HCM.

Style setup	Đặc điểm và sức chứa	Loại sự kiện phù hợp
Bàn IBM (Classroom)	Bàn dài 1.8m hoặc 2.4m + 2 đến 3 ghế phía sau hướng sân khấu, sức chứa trung bình 1.5 đến 2m2 mỗi khách	Hội nghị có ghi chép, đào tạo nội bộ, hội thảo chuyên đề, hội nghị đại lý có tài liệu
Theater (Hàng ghế)	Chỉ có ghế xếp hàng đối diện sân khấu không có bàn, sức chứa cao nhất 0.7 đến 1m2 mỗi khách	Họp báo, lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị chỉ nghe không ghi chép, sự kiện có lượng khách rất lớn
U-shape (Hình chữ U)	Bàn dài xếp thành chữ U khách ngồi phía ngoài, không gian trống ở giữa cho trình bày, tối đa 20 đến 30 khách	Họp ban lãnh đạo, hội thảo có thảo luận hai chiều, brainstorming workshop
Banquet round (Bàn tròn)	Bàn tròn đường kính 1.5 đến 1.8m mỗi bàn 8 đến 12 khách, sức chứa 1.5 đến 2m2 mỗi khách	Gala dinner, tiệc tất niên, hội nghị khách hàng có phần dùng bữa, lễ tri ân đối tác
Cocktail (Đứng)	Bàn cocktail cao đứng đường kính 60 đến 80cm rải khắp phòng khách di chuyển tự do, sức chứa 1 đến 1.5m2 mỗi khách	Networking, ra mắt sản phẩm có walking session, lễ khai trương showroom mới
Boardroom (Bàn vuông kín)	Một bàn lớn hình vuông hoặc chữ nhật khách ngồi xung quanh, tối đa 12 đến 20 khách	Họp ban giám đốc, đàm phán hợp đồng, họp quan trọng cấp cao

Khi nào chọn bàn IBM thay vì style khác

Trong số các style trên, bàn IBM có vị trí riêng phù hợp với một số loại sự kiện cụ thể. Ba tiêu chí dưới đây giúp ra quyết định nhanh giữa bàn IBM và các style thay thế.

Khán giả có nhu cầu ghi chép hoặc dùng laptop. Đây là tiêu chí cốt lõi phân biệt IBM với theater. Sự kiện có yếu tố đào tạo, hội thảo chuyên đề cần ghi chép, hội nghị đại lý phát tài liệu chuyên môn nên dùng IBM. Sự kiện chỉ thuyết trình ngắn 30 đến 60 phút không cần ghi chép có thể dùng theater để tiết kiệm diện tích.
Số lượng khách trung bình 50 đến 200 người. IBM phù hợp với quy mô này, tận dụng được lợi thế ghi chép mà không tốn quá nhiều diện tích. Dưới 30 khách nên cân nhắc U-shape hoặc boardroom cho tương tác cao hơn. Trên 200 khách diện tích cho IBM quá lớn nên cân nhắc theater hoặc banquet round.
Tính chất chương trình một chiều với thảo luận hạn chế. IBM phù hợp khi nội dung chính là thuyết trình một chiều từ diễn giả tới khán giả, có thể có Q&A ngắn cuối phiên. Sự kiện có nhiều thảo luận hai chiều hoặc workshop tương tác nên dùng U-shape hoặc banquet round để các nhóm thảo luận được.

Các loại sự kiện phù hợp với bàn IBM

Bàn IBM không phù hợp với mọi loại sự kiện doanh nghiệp. Hiểu đúng các loại sự kiện thực sự cần style này giúp BTC chọn đúng setup và tránh lãng phí diện tích phòng cho các sự kiện không cần. Phần này tổng hợp năm loại sự kiện phổ biến nhất sử dụng bàn IBM tại TP.HCM.

Hội nghị nội bộ doanh nghiệp có phần báo cáo và thảo luận. Là ứng dụng phổ biến nhất của bàn IBM. Hội nghị nội bộ thường có nhiều phần báo cáo từ các bộ phận, nhân viên cần ghi chép các điểm chính và có thể tham gia thảo luận tại bàn. Quy mô tham khảo 50 đến 200 nhân viên. Tài liệu phát tay được đặt sẵn trên bàn trước khi khách đến.
Hội thảo chuyên đề và hội thảo ngành. Là sự kiện có yếu tố chuyên môn cao, khách tham dự là chuyên gia hoặc người làm nghề cần ghi chép sâu các điểm trình bày. Bàn IBM phù hợp vì cho phép khách ghi chép thoải mái, đặt laptop để tra cứu thông tin, đặt tài liệu workshop. Quy mô tham khảo 80 đến 250 khách.
Đào tạo nhân sự nội bộ và workshop kỹ năng. Là chương trình có nhiều phần thực hành và bài tập trên bàn. Học viên cần không gian rộng cho tài liệu đào tạo, vở ghi chép, laptop làm bài tập. Quy mô tham khảo 30 đến 100 học viên. Có thể kết hợp với style U-shape cho các phần thảo luận nhóm nhỏ.
Hội nghị đại lý và đối tác có phần báo cáo và thảo luận sản phẩm. Đại lý cần ghi chép thông tin sản phẩm mới, chính sách bán hàng, các mục tiêu kinh doanh. Bàn IBM cho phép đặt mẫu sản phẩm trên bàn trong các phiên giới thiệu chi tiết. Quy mô tham khảo 80 đến 300 đại lý.
Hội nghị cổ đông thường niên và họp đại hội đồng cổ đông. Có yếu tố pháp lý cần ghi chép kỹ các điểm thảo luận và bỏ phiếu, cổ đông cần không gian đặt tài liệu báo cáo tài chính và phiếu biểu quyết. Bàn IBM phù hợp vì đảm bảo tính trang trọng và chuyên nghiệp. Quy mô tham khảo 100 đến 500 cổ đông.

Các sự kiện không nên dùng bàn IBM

Có một số loại sự kiện không phù hợp với bàn IBM dù BTC nghĩ là cần. Hiểu rõ giúp tránh chọn sai style và lãng phí diện tích phòng.

Họp báo và lễ ra mắt sản phẩm. Phóng viên thường ghi chép nhanh hoặc dùng máy quay không cần bàn rộng. Theater phù hợp hơn vì sức chứa cao hơn và tập trung ánh nhìn vào sân khấu nơi diễn ra hoạt động chính.
Gala dinner và tiệc kỷ niệm có ăn tiệc. Khách cần bàn tròn để ăn uống và giao lưu trong bàn. Banquet round phù hợp hơn.
Lễ khai trương và sự kiện networking. Khách cần di chuyển tự do để giao lưu. Cocktail style phù hợp hơn.
Họp cấp cao 10 đến 20 người. Quy mô nhỏ cần tương tác hai chiều cao. Boardroom hoặc U-shape phù hợp hơn.
Hội nghị quy mô rất lớn trên 500 khách. Diện tích cho IBM trở nên quá lớn (1.5 đến 2m2 mỗi khách x 500 = 750 đến 1000m2). Theater (0.7 đến 1m2 mỗi khách) tiết kiệm diện tích phòng hơn nhiều.

Lưu ý từ kinh nghiệm setup bàn IBM của đội ngũ Phát Hoàng Gia

Khi setup bàn IBM cho các hội nghị doanh nghiệp tại TP.HCM trong nhiều năm qua, đội ngũ Phát Hoàng Gia thường nhấn mạnh ba điểm với BTC để setup thực sự phục vụ đúng mục tiêu chương trình thay vì chỉ là sắp xếp bàn ghế theo công thức. Đây là các điểm hay bị bỏ qua khi BTC chưa có nhiều kinh nghiệm setup phòng hội nghị hoặc khi làm việc với đơn vị cho thuê thiếu chuyên môn về quy hoạch không gian.

Thứ nhất, sai lầm phổ biến nhất khi setup bàn IBM là chỉ tính sức chứa lý thuyết theo công thức diện tích phòng chia cho diện tích mỗi khách, mà bỏ qua các yếu tố thực tế ảnh hưởng đến trải nghiệm. Trong thực tế, một phòng 200m2 theo công thức có thể chứa 100 đến 130 khách kiểu IBM (2m2 đến 1.5m2 mỗi khách), nhưng khi setup thực tế chỉ chứa thoải mái 80 đến 100 khách. Nguyên nhân là phải trừ diện tích cho sân khấu, lối đi, không gian dự phòng cho máy quay, không gian cho ekip kỹ thuật điều khiển âm thanh ánh sáng, không gian cho khu vực phát tài liệu và check-in. Tính theo công thức cứng dẫn tới phòng quá chật khi setup xong, khách phía sau khó nhìn slide, lối đi bị nghẽn. Cách khắc phục là khi tính sức chứa phòng cho IBM, áp dụng công thức thực tế là 1.8 đến 2.5m2 mỗi khách cho hội nghị tiêu chuẩn (đã bao gồm các không gian phụ trợ), 2.5 đến 3m2 mỗi khách cho hội nghị cao cấp có không gian rộng rãi. Ví dụ phòng 200m2 thực tế chỉ phù hợp 80 đến 100 khách IBM tiêu chuẩn, 70 đến 80 khách IBM cao cấp. Khảo sát venue trước khi chốt số khách và vẽ sơ đồ layout chi tiết trên giấy hoặc phần mềm trước khi đặt thuê bàn ghế.

Thứ hai, khoảng cách từ hàng bàn cuối cùng đến sân khấu là yếu tố thường được tính sai khi BTC chỉ tập trung vào hàng đầu tiên. Trong thực tế, các hàng phía sau (đặc biệt hàng cuối cùng cách sân khấu 12 đến 15m trở lên) thường gặp vấn đề về tầm nhìn slide và nghe âm thanh. Slide trên màn hình LED size 4 đến 5m (phổ biến tại các phòng hội nghị 200 chỗ) chỉ đọc rõ trong phạm vi 12 đến 15m, xa hơn chữ nhỏ trên slide trở nên không đọc được. Loa âm thanh phải đủ công suất phủ tới hàng cuối với độ rõ ràng cao, không có vùng âm yếu hoặc echo. Hậu quả khi setup quá nhiều hàng là 15 đến 20% khán giả ngồi cuối có trải nghiệm kém, dẫn tới phản hồi tiêu cực về tổ chức dù nội dung tốt. Cách khắc phục là giới hạn số hàng IBM theo size màn hình LED hoặc máy chiếu, công thức tham khảo là khoảng cách hàng cuối đến màn hình không quá 3 lần chiều dài đường chéo của màn hình (màn LED 4m thì hàng cuối cách không quá 12m, màn 5m thì không quá 15m), khi cần nhiều khách hơn thì thêm màn LED phụ hoặc loa phụ giữa phòng. Setup hệ thống âm thanh có speaker delay (loa phụ) cho phòng dài đảm bảo âm thanh đều ở mọi vị trí.

Thứ ba, vị trí ổ điện trên bàn IBM là yếu tố kỹ thuật quan trọng đặc biệt với hội nghị có khách dùng laptop suốt buổi nhưng thường bị bỏ qua khi lên brief. Hội nghị đào tạo hoặc hội thảo chuyên đề kéo dài 4 đến 8 giờ, laptop hết pin sau 3 đến 5 giờ là chuyện thường xuyên. Khách phải tìm ổ điện gần đó hoặc bỏ ngang việc dùng laptop, ảnh hưởng đến trải nghiệm và khả năng tiếp thu. Cách khắc phục là setup hệ thống ổ điện dọc các hàng bàn IBM ngay từ đầu thay vì để khách tự xoay xở, cấu hình tham khảo là 1 ổ điện cho mỗi 2 đến 3 ghế (1 ổ giữa mỗi bàn 1.8m hoặc 2 ổ giữa mỗi bàn 2.4m), dùng dây nối dài chuyên dụng có vỏ bảo vệ dán dưới bàn để không vướng chân khách, có khoảng dây dự phòng cho khách di chuyển ghế nhẹ. Với hội nghị quốc tế có khách từ nhiều quốc gia, có ổ điện đa quốc gia (universal socket) chấp nhận phích cắm các loại. Brief venue trước về yêu cầu ổ điện vì một số phòng hội nghị có hạn chế về tải điện không cho phép quá nhiều ổ.

Khách mời tham dự hội nghị ngồi tại khu vực bàn IBM, chăm chú theo dõi nội dung chương trình trong không gian hội trường được bố trí chuyên nghiệp — Khách mời tại khu vực bàn IBM tập trung theo dõi chương trình trong không gian hội nghị được bố trí chỉn chu và chuyên nghiệp.

Cách tính số lượng và bố trí bàn IBM trong phòng

Tính toán đúng số lượng bàn ghế và bố trí trong phòng quyết định sự thoải mái của khách và hiệu quả của hội nghị. Phần này tổng hợp công thức và quy trình tính toán thực tế, dùng được khi đặt brief với đơn vị cho thuê thiết bị.

Công thức tính sức chứa phòng cho bàn IBM

Công thức tham khảo cho việc tính sức chứa thực tế của phòng hội nghị khi setup style IBM, đã bao gồm các không gian phụ trợ cần thiết.

Hội nghị IBM tiêu chuẩn (bàn 1.8m + 3 ghế). Sức chứa thực tế 1.8 đến 2.2m2 mỗi khách. Phòng 100m2 chứa 45 đến 55 khách, phòng 200m2 chứa 90 đến 110 khách, phòng 300m2 chứa 135 đến 165 khách. Đã bao gồm sân khấu 12 đến 15% diện tích phòng, lối đi 15 đến 20% diện tích, không gian kỹ thuật và phụ trợ 5 đến 10%.
Hội nghị IBM cao cấp (bàn 2.4m + 3 ghế với khoảng cách rộng). Sức chứa thực tế 2.5 đến 3m2 mỗi khách. Phòng 100m2 chứa 33 đến 40 khách, phòng 200m2 chứa 66 đến 80 khách, phòng 300m2 chứa 100 đến 120 khách. Phù hợp với hội nghị có khách VIP hoặc đào tạo cả ngày cần không gian thoải mái.
Đào tạo IBM có laptop và tài liệu nhiều. Sức chứa thực tế 2.2 đến 2.5m2 mỗi khách. Phòng 100m2 chứa 40 đến 45 khách, phòng 200m2 chứa 80 đến 90 khách. Cần thêm diện tích cho ổ điện và dây sạc, không gian khách lật tài liệu thoải mái.

Quy trình bố trí bàn IBM trong phòng

Bố trí bàn IBM trong phòng theo quy trình 5 bước giúp setup hiệu quả và đảm bảo trải nghiệm tốt cho khách. Quy trình này áp dụng cho phòng có diện tích 100 đến 500m2 phổ biến nhất tại các venue TP.HCM.

Bước 1: Xác định vị trí sân khấu và không gian phụ trợ. Sân khấu nên đặt ở đầu phòng có chiều rộng phù hợp với màn hình LED và backdrop. Không gian sân khấu chiếm 12 đến 15% diện tích phòng (phòng 200m2 thì sân khấu 25 đến 30m2). Để khoảng cách 2.5 đến 3.5m từ mép sân khấu tới hàng bàn đầu tiên cho không gian máy quay và khoảng nhìn thoải mái.
Bước 2: Xác định đường đi chính và đường đi sát tường. Đường đi chính giữa phòng rộng 1.5 đến 2m chạy từ cửa đến sân khấu, chia phòng thành 2 cột bàn nếu phòng nhỏ hoặc 3 cột nếu phòng lớn (có 2 đường đi chính). Đường đi sát tường mỗi bên 0.8 đến 1m. Đường đi sau hàng bàn cuối cùng rộng 1.5 đến 2m để khách ra vào.
Bước 3: Tính số hàng bàn và số cột. Mỗi hàng bàn chiếm 1.6 đến 1.8m (bàn 0.45m + ghế 0.5m + khoảng cách hàng 0.7m). Phòng dài 15m có thể có 7 đến 8 hàng. Tính số cột theo chiều rộng phòng và chiều dài bàn (phòng rộng 8m có thể có 3 cột bàn 1.8m + 2 đường đi 1m + 2 đường sát tường 0.8m).
Bước 4: Tính tổng số bàn và ghế. Tổng số bàn = số hàng x số cột. Tổng số ghế = tổng số bàn x 3 (cho bàn 1.8m) hoặc x 4 (cho bàn 2.4m). Đối chiếu với sức chứa thực tế tính ở bước 1 để xác nhận. Đặt dư 5 đến 10% ghế cho khách dự phòng và thay thế ghế hỏng.
Bước 5: Vẽ sơ đồ chi tiết và xác nhận với venue. Vẽ sơ đồ trên giấy hoặc phần mềm với kích thước chính xác, ghi chú vị trí ổ điện, vị trí kỹ thuật âm thanh ánh sáng, vị trí check-in. Gửi cho venue xác nhận trước ngày setup để tránh conflict với các sự kiện khác hoặc hạn chế kỹ thuật.

Sai lầm thường gặp khi chọn bàn IBM cho sự kiện

Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến mà BTC thường mắc khi setup bàn IBM cho hội nghị doanh nghiệp. Nhận diện sớm giúp tránh các tình huống setup không phù hợp dù đã đầu tư ngân sách bàn ghế.

Tính sức chứa phòng theo công thức lý thuyết không trừ không gian phụ trợ. Phòng 200m2 theo công thức chứa 130 khách nhưng thực tế chỉ 90 đến 100 khách thoải mái. Cách phòng tránh là áp dụng công thức thực tế 1.8 đến 2.2m2 mỗi khách đã bao gồm sân khấu lối đi và không gian kỹ thuật.
Đặt quá nhiều hàng bàn làm các hàng cuối quá xa sân khấu. Khách hàng cuối cách sân khấu trên 15m không đọc được slide không nghe rõ âm thanh. Cách phòng tránh là giới hạn số hàng theo size màn hình LED (không quá 3 lần đường chéo màn hình), thêm màn LED phụ và loa phụ cho phòng dài.
Bỏ qua vị trí ổ điện trên bàn cho khách dùng laptop. Hội nghị 4 đến 8 giờ khách hết pin laptop ảnh hưởng trải nghiệm. Cách phòng tránh là setup 1 ổ điện cho mỗi 2 đến 3 ghế ngay từ đầu, dùng dây nối dài có vỏ bảo vệ, có ổ điện đa năng cho hội nghị quốc tế.
Chọn IBM cho sự kiện không phù hợp. Họp báo, lễ ra mắt sản phẩm, gala dinner không cần ghi chép nhiều mà dùng IBM lãng phí diện tích. Cách phòng tránh là chọn style theo tính chất sự kiện (theater cho họp báo, banquet round cho gala, cocktail cho networking).
Khoảng cách giữa các hàng bàn quá hẹp gây chật chội. Khoảng cách dưới 1m làm khách phía sau khó ra vào khi khách phía trước đang ngồi. Cách phòng tránh là duy trì khoảng cách 1.2 đến 1.5m giữa các hàng bàn, hội nghị cao cấp dùng 1.5m.
Đặt số ghế chính xác bằng số khách không có dư. Khách dự phòng đến hoặc ghế hỏng không có chỗ thay thế. Cách phòng tránh là đặt dư 5 đến 10% ghế so với số khách dự kiến, có vài bàn dự phòng để xếp thêm nếu cần.
Không vẽ sơ đồ chi tiết trước khi setup. Setup theo cảm tính tại venue dẫn đến chỉnh sửa nhiều lần, mất thời gian, có thể không đúng quy hoạch không gian phòng. Cách phòng tránh là vẽ sơ đồ chi tiết trên giấy hoặc phần mềm trước, ghi chú đầy đủ vị trí sân khấu lối đi ổ điện không gian kỹ thuật, gửi venue xác nhận trước ngày setup.

Câu hỏi thường gặp về bàn IBM

Bàn IBM là gì và nguồn gốc cụm từ này từ đâu?

Bàn IBM là một cách setup bàn ghế trong hội nghị và họp doanh nghiệp, đặc trưng bằng các bàn dài đặt thẳng đối diện sân khấu hoặc khu trình bày, mỗi bàn xếp 2 đến 3 ghế phía sau cùng hướng về phía trước, khác với chữ U (bàn xếp thành hình chữ U khách ngồi cả hai phía) khác với theater (chỉ có ghế không có bàn) và khác với banquet (bàn tròn cho tiệc), bàn IBM cho phép khách vừa nghe vừa ghi chép và đặt tài liệu trên bàn, đây là format chuẩn quốc tế cho hội nghị có yếu tố đào tạo và hội thảo chuyên đề. Cụm từ “bàn IBM” bắt nguồn từ thực tế các sự kiện hội nghị và đào tạo của tập đoàn công nghệ IBM trong thập niên 80 và 90 tại Việt Nam khi IBM là một trong những công ty quốc tế đầu tiên tổ chức nhiều hội nghị khách hàng và đào tạo đại lý quy mô lớn, format setup phòng họp mà IBM thường dùng là bàn dài chữ nhật xếp song song hướng về sân khấu mỗi bàn 2 đến 3 ghế phía sau cho phép khách vừa nghe vừa ghi chép, format này phù hợp với phong cách đào tạo có yếu tố thuyết trình kết hợp ghi chép thực hành của IBM. Cụm từ “bàn IBM” trong ngành thiết bị sự kiện Việt Nam được dùng tương đương với cụm từ tiếng Anh “classroom style” trong tài liệu hội nghị quốc tế, đôi khi cũng được viết là “bàn IPM” do cách đọc lệch. Các cách gọi tương đương gồm classroom style (thuật ngữ chuẩn quốc tế dùng tại khách sạn 4 đến 5 sao), bàn dạng lớp học (cách dịch trực tiếp), bàn IBM hoặc bàn IPM (truyền thống ngành Việt Nam), bàn xếp hàng dọc hoặc bàn dài hướng sân khấu (cách mô tả).

Kích thước chuẩn của bàn IBM và ghế đi kèm là gì?

Bàn dài chữ nhật cho style IBM có hai kích thước phổ biến tại Việt Nam. Bàn 1.8m x 0.45m là kích thước phổ biến nhất, chiều dài 1.8m vừa đủ cho 3 ghế đặt sau với khoảng cách ngồi thoải mái 55 đến 60cm mỗi vị trí, chiều rộng 0.45m đủ cho khách đặt laptop kích thước 14 inch hoặc tài liệu A4. Bàn 2.4m x 0.6m là kích thước lớn hơn, cho phép xếp 4 ghế phía sau với khoảng cách 60cm hoặc 3 ghế với khoảng cách rộng rãi 80cm, chiều rộng 0.6m thoải mái hơn cho laptop 15 đến 17 inch, dùng cho hội nghị cao cấp hoặc đào tạo có yêu cầu không gian rộng. Ghế đi kèm có ba lựa chọn theo mức ngân sách. Ghế xếp gọn loại sự kiện không có tay vịn gập gọn được khi lưu kho thoải mái cho ngồi ngắn 60 đến 90 phút không phù hợp ngồi cả ngày liên tục chi phí thuê thấp nhất. Ghế banquet phủ áo có lưng tựa cao và đệm ngồi có thể phủ áo trắng hoặc màu theo concept thoải mái cho ngồi 3 đến 6 giờ liên tục chi phí thuê trung bình phổ biến nhất cho hội nghị doanh nghiệp tầm trung và cao cấp. Ghế văn phòng có tay vịn và bánh xe phù hợp đào tạo cả ngày hoặc hội nghị nhiều ngày liên tục có đệm dày lưng tựa cao có thể điều chỉnh độ cao và xoay chi phí thuê cao nhất. Khoảng cách giữa các bàn: hàng bàn 1.2 đến 1.5m (cao cấp 1.5m), đường đi chính giữa phòng 1.5 đến 2m, đường đi sát tường 0.8 đến 1m, từ hàng bàn đầu tiên đến sân khấu 2.5 đến 3.5m.

Bàn IBM khác các style setup khác như theater U-shape banquet như thế nào?

Sáu style setup phổ biến với đặc điểm và sức chứa khác nhau. Bàn IBM (Classroom) bàn dài 1.8m hoặc 2.4m và 2 đến 3 ghế phía sau hướng sân khấu sức chứa trung bình 1.5 đến 2m2 mỗi khách, phù hợp hội nghị có ghi chép đào tạo nội bộ hội thảo chuyên đề hội nghị đại lý có tài liệu. Theater (Hàng ghế) chỉ có ghế xếp hàng đối diện sân khấu không có bàn sức chứa cao nhất 0.7 đến 1m2 mỗi khách, phù hợp họp báo lễ ra mắt sản phẩm hội nghị chỉ nghe không ghi chép sự kiện lượng khách rất lớn. U-shape (Hình chữ U) bàn dài xếp thành chữ U khách ngồi phía ngoài không gian trống ở giữa cho trình bày tối đa 20 đến 30 khách, phù hợp họp ban lãnh đạo hội thảo có thảo luận hai chiều brainstorming workshop. Banquet round (Bàn tròn) bàn tròn đường kính 1.5 đến 1.8m mỗi bàn 8 đến 12 khách sức chứa 1.5 đến 2m2 mỗi khách, phù hợp gala dinner tiệc tất niên hội nghị khách hàng có phần dùng bữa lễ tri ân. Cocktail (Đứng) bàn cao đứng đường kính 60 đến 80cm rải khắp phòng khách di chuyển tự do sức chứa 1 đến 1.5m2 mỗi khách, phù hợp networking ra mắt sản phẩm có walking session lễ khai trương showroom. Boardroom (Bàn vuông kín) một bàn lớn hình vuông hoặc chữ nhật khách ngồi xung quanh tối đa 12 đến 20 khách, phù hợp họp ban giám đốc đàm phán hợp đồng họp quan trọng cấp cao. Khi nào chọn IBM thay vì style khác: khán giả cần ghi chép hoặc dùng laptop (IBM cốt lõi không phải theater), số khách 50 đến 200 người, tính chất chương trình một chiều thảo luận hạn chế.

Loại sự kiện nào phù hợp và không phù hợp với bàn IBM?

Năm loại sự kiện phổ biến nhất sử dụng bàn IBM tại TP.HCM. Hội nghị nội bộ doanh nghiệp có phần báo cáo và thảo luận là ứng dụng phổ biến nhất, nhân viên cần ghi chép các điểm chính có thể tham gia thảo luận tại bàn quy mô 50 đến 200 nhân viên tài liệu phát tay đặt sẵn trên bàn. Hội thảo chuyên đề và hội thảo ngành sự kiện có yếu tố chuyên môn cao khách là chuyên gia cần ghi chép sâu các điểm trình bày bàn IBM phù hợp cho ghi chép đặt laptop tra cứu thông tin đặt tài liệu workshop quy mô 80 đến 250 khách. Đào tạo nhân sự nội bộ và workshop kỹ năng chương trình có nhiều phần thực hành và bài tập trên bàn học viên cần không gian rộng cho tài liệu vở ghi chép laptop làm bài tập quy mô 30 đến 100 học viên có thể kết hợp với U-shape cho thảo luận nhóm nhỏ. Hội nghị đại lý và đối tác có phần báo cáo và thảo luận sản phẩm đại lý ghi chép thông tin sản phẩm mới chính sách bán hàng mục tiêu kinh doanh bàn IBM cho phép đặt mẫu sản phẩm trên bàn quy mô 80 đến 300 đại lý. Hội nghị cổ đông thường niên và họp đại hội đồng cổ đông có yếu tố pháp lý cần ghi chép kỹ các điểm thảo luận và bỏ phiếu cổ đông cần không gian đặt tài liệu báo cáo tài chính và phiếu biểu quyết quy mô 100 đến 500 cổ đông. Năm loại không nên dùng IBM: họp báo và lễ ra mắt sản phẩm (theater phù hợp hơn), gala dinner và tiệc kỷ niệm có ăn tiệc (banquet round phù hợp hơn), lễ khai trương và sự kiện networking (cocktail phù hợp hơn), họp cấp cao 10 đến 20 người (boardroom hoặc U-shape phù hợp hơn), hội nghị quy mô rất lớn trên 500 khách (theater tiết kiệm diện tích hơn nhiều).

Cách tính sức chứa phòng cho bàn IBM thực tế là bao nhiêu?

Công thức tham khảo cho sức chứa thực tế của phòng hội nghị khi setup IBM đã bao gồm các không gian phụ trợ. Hội nghị IBM tiêu chuẩn (bàn 1.8m và 3 ghế) sức chứa thực tế 1.8 đến 2.2m2 mỗi khách, phòng 100m2 chứa 45 đến 55 khách, phòng 200m2 chứa 90 đến 110 khách, phòng 300m2 chứa 135 đến 165 khách, đã bao gồm sân khấu 12 đến 15% diện tích phòng lối đi 15 đến 20% diện tích không gian kỹ thuật và phụ trợ 5 đến 10%. Hội nghị IBM cao cấp (bàn 2.4m và 3 ghế với khoảng cách rộng) sức chứa thực tế 2.5 đến 3m2 mỗi khách, phòng 100m2 chứa 33 đến 40 khách, phòng 200m2 chứa 66 đến 80 khách, phòng 300m2 chứa 100 đến 120 khách, phù hợp hội nghị có khách VIP hoặc đào tạo cả ngày cần không gian thoải mái. Đào tạo IBM có laptop và tài liệu nhiều sức chứa thực tế 2.2 đến 2.5m2 mỗi khách, phòng 100m2 chứa 40 đến 45 khách, phòng 200m2 chứa 80 đến 90 khách, cần thêm diện tích cho ổ điện và dây sạc không gian khách lật tài liệu thoải mái. Quy trình bố trí 5 bước: xác định vị trí sân khấu và không gian phụ trợ (sân khấu 12 đến 15% diện tích phòng cách hàng bàn đầu 2.5 đến 3.5m), xác định đường đi chính (1.5 đến 2m) và đường đi sát tường (0.8 đến 1m), tính số hàng bàn (mỗi hàng chiếm 1.6 đến 1.8m) và số cột, tính tổng số bàn và ghế (đặt dư 5 đến 10% cho dự phòng), vẽ sơ đồ chi tiết và xác nhận với venue trước ngày setup.

Phát Hoàng Gia có nhận setup bàn IBM cho hội nghị doanh nghiệp không?

Có. Đội ngũ Phát Hoàng Gia nhận setup bàn ghế hội nghị theo style bàn IBM trọn gói cho các sự kiện doanh nghiệp tại TP.HCM, gồm hội nghị nội bộ doanh nghiệp có phần báo cáo và thảo luận, hội thảo chuyên đề và hội thảo ngành, đào tạo nhân sự nội bộ và workshop kỹ năng, hội nghị đại lý và đối tác có phần báo cáo và thảo luận sản phẩm, hội nghị cổ đông thường niên và đại hội đồng cổ đông. Dịch vụ trọn gói bao gồm tư vấn chọn style setup phù hợp với loại sự kiện và quy mô khách (bàn IBM tiêu chuẩn cho hội nghị thường, IBM cao cấp cho hội nghị VIP, kết hợp với U-shape hoặc theater nếu cần linh hoạt nhiều phần), khảo sát venue và vẽ sơ đồ chi tiết với kích thước chính xác trước khi đặt thiết bị, cung cấp đầy đủ bàn ghế phù hợp loại sự kiện (bàn 1.8m hoặc 2.4m với khăn trải, ghế xếp gọn ghế banquet phủ áo hoặc ghế văn phòng có tay vịn), tính sức chứa thực tế theo công thức bao gồm sân khấu lối đi không gian kỹ thuật và phụ trợ, setup hệ thống ổ điện cho khách dùng laptop với tỷ lệ 1 ổ cho mỗi 2 đến 3 ghế ổ điện đa năng nếu có khách quốc tế, hệ thống âm thanh và ánh sáng phù hợp với layout phòng có loa delay cho phòng dài, ekip kỹ thuật setup hoàn thiện trước giờ sự kiện ít nhất 2 đến 3 giờ và có nhân viên sẵn sàng điều chỉnh trong suốt sự kiện, có bàn ghế dự phòng 5 đến 10% cho khách đột xuất hoặc thay thế ghế hỏng. Khuyến nghị brief trước 2 đến 3 tuần với hội nghị nội bộ tiêu chuẩn dưới 100 khách, 4 đến 6 tuần với hội nghị 100 đến 300 khách có yêu cầu sơ đồ phức tạp, 6 đến 8 tuần với hội nghị 300 khách trở lên hoặc có yêu cầu kết hợp nhiều style trong cùng ngày.

Đội ngũ biên tập nội dung Phát Hoàng Gia

Tác giả

Đội ngũ nội dung Phát Hoàng Gia

Chia sẻ thực chiến về tổ chức sự kiện, thiết bị và nhân sự sự kiện tại TP.HCM

Nội dung được biên soạn bởi đội ngũ trực tiếp làm việc tại Phát Hoàng Gia, đơn vị có hơn 17 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, sở hữu hệ thống kho thiết bị riêng và đội nhân sự hiện trường cho ba nhóm dịch vụ chính: tổ chức trọn gói, thiết bị sự kiện và nhân sự sự kiện. Bài viết được rút ra từ các chương trình đã triển khai cho khách hàng doanh nghiệp tại TP.HCM, tập trung vào phần người phụ trách sự kiện thường phải tự xoay xở: quy trình tổ chức, yếu tố ảnh hưởng chi phí, rủi ro sát ngày diễn ra và cách chọn cấu hình thiết bị, nhân sự phù hợp với từng loại chương trình. Mục tiêu là giúp người đọc nhìn được cả góc vận hành, không chỉ phần ý tưởng hay danh sách gợi ý.

f
▶
Z

Cần setup bàn IBM trọn gói cho hội nghị doanh nghiệp hội thảo chuyên đề đào tạo nội bộ hội nghị đại lý hoặc hội nghị cổ đông tại TP.HCM với cấu hình bàn ghế phù hợp loại sự kiện và quy mô khách?

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành từ khảo sát venue tới setup tại hiện trường. Dịch vụ trọn gói gồm tư vấn chọn style setup phù hợp loại sự kiện và quy mô (IBM tiêu chuẩn, IBM cao cấp, kết hợp với U-shape hoặc theater), khảo sát venue và vẽ sơ đồ chi tiết với kích thước chính xác, cung cấp đầy đủ bàn ghế phù hợp (bàn 1.8m hoặc 2.4m với khăn trải, ghế xếp gọn, ghế banquet phủ áo hoặc ghế văn phòng có tay vịn), tính sức chứa thực tế theo công thức bao gồm các không gian phụ trợ, setup hệ thống ổ điện cho khách dùng laptop với tỷ lệ 1 ổ cho mỗi 2 đến 3 ghế, hệ thống âm thanh và ánh sáng phù hợp với layout có loa delay cho phòng dài, ekip kỹ thuật setup trước giờ sự kiện 2 đến 3 giờ và sẵn sàng điều chỉnh trong suốt, có bàn ghế dự phòng 5 đến 10% cho khách đột xuất. Khuyến nghị brief trước 2 đến 3 tuần với hội nghị nội bộ dưới 100 khách, 4 đến 6 tuần với hội nghị 100 đến 300 khách có sơ đồ phức tạp, 6 đến 8 tuần với hội nghị trên 300 khách hoặc có yêu cầu kết hợp nhiều style trong cùng ngày.

Nhận phương án và báo giá trong 24 giờ
Liên hệ tư vấn