Các sự kiện: Phân loại, mục đích và cách tổ chức phù hợp
Bài viết được biên soạn từ kinh nghiệm thực tế của đội ngũ Phát Hoàng Gia khi tổ chức nhiều loại sự kiện cho khách hàng doanh nghiệp và cá nhân tại TP.HCM và các tỉnh phía Nam, gồm sự kiện doanh nghiệp (hội nghị tổng kết, tiệc tất niên, lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm, lễ kỷ niệm thành lập), sự kiện kích hoạt thương hiệu (brand activation, roadshow, sự kiện sampling), sự kiện văn hóa nghệ thuật (concert, liveshow, đêm nhạc, biểu diễn nghệ thuật), sự kiện thể thao (giải đấu doanh nghiệp, giải đấu cộng đồng, ngày hội thể thao), triển lãm và hội chợ thương mại (triển lãm công nghệ, hội chợ ngành), sự kiện cộng đồng và lễ hội (festival, lễ hội cộng đồng, ngày hội đoàn thể), sự kiện giáo dục (lễ tốt nghiệp, hội thảo chuyên đề, ngày hội học sinh), sự kiện gia đình (tiệc cưới, đầy tháng thôi nôi, sinh nhật), sự kiện chính trị xã hội (đại hội cổ đông, đại hội đoàn thể, sự kiện chính phủ). Cách tiếp cận tập trung vào giúp người đọc có cái nhìn tổng quan và biết cách phân loại sự kiện của mình: phân loại các sự kiện theo mục đích, các sự kiện doanh nghiệp phổ biến, các sự kiện kích hoạt thương hiệu, các sự kiện văn hóa nghệ thuật, các sự kiện thể thao, triển lãm và hội chợ thương mại, các sự kiện cộng đồng, các sự kiện gia đình và đời sống, hồ sơ sự kiện và chương trình sự kiện, sai lầm phổ biến khi tổ chức và cách khắc phục.
Phân loại các sự kiện theo mục đích
Phân loại các sự kiện theo mục đích giúp doanh nghiệp và cá nhân tổ chức xác định đúng hướng tiếp cận và ngân sách phù hợp.
Bảng phân loại các sự kiện theo 8 nhóm mục đích chính
| Nhóm sự kiện | Mục đích chính | Đối tượng tham gia |
|---|---|---|
| Sự kiện doanh nghiệp nội bộ | Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, vinh danh nhân viên | Nhân viên doanh nghiệp |
| Sự kiện doanh nghiệp đối ngoại | Củng cố mối quan hệ khách hàng đối tác | Khách hàng VIP, đối tác chiến lược, báo chí |
| Sự kiện kích hoạt thương hiệu | Tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy bán hàng | Khách hàng tiềm năng, người tiêu dùng |
| Sự kiện văn hóa nghệ thuật | Giải trí, văn hóa, nghệ thuật | Khán giả công chúng |
| Sự kiện thể thao | Thi đấu thể thao, gắn kết cộng đồng | Vận động viên và khán giả thể thao |
| Triển lãm và hội chợ thương mại | Trưng bày sản phẩm, kết nối B2B | Doanh nghiệp B2B, khách tham quan chuyên ngành |
| Sự kiện cộng đồng và lễ hội | Gắn kết cộng đồng, văn hóa truyền thống | Cộng đồng địa phương |
| Sự kiện gia đình và đời sống | Đánh dấu cột mốc gia đình cá nhân | Gia đình, bạn bè, người thân |
Phân loại theo quy mô khán giả
Bên cạnh phân loại theo mục đích, các sự kiện còn được phân loại theo quy mô khán giả. Sự kiện nhỏ dưới 100 khán giả – tiệc gia đình, họp báo nhỏ, hội thảo chuyên đề nhỏ, sinh nhật, tiệc liên hoan phòng ban. Tổ chức đơn giản, ngân sách thấp, thường tại nhà hàng hoặc văn phòng. Sự kiện vừa 100-500 khán giả – hội nghị doanh nghiệp, tiệc tất niên, lễ khai trương vừa, lễ ra mắt sản phẩm, đám cưới. Cần địa điểm chuyên nghiệp (trung tâm hội nghị, nhà hàng tiệc cưới, khách sạn 4-5 sao). Sự kiện lớn 500-2000 khán giả – đại hội cổ đông tập đoàn, lễ kỷ niệm thành lập, dạ tiệc doanh nhân, triển lãm thương mại. Cần địa điểm rộng (trung tâm hội nghị lớn, khách sạn 5 sao, sảnh đa năng). Sự kiện rất lớn trên 2000 khán giả – concert ngoài trời, lễ hội cộng đồng, sự kiện thể thao cấp quốc gia, lễ ra mắt sản phẩm quy mô tập đoàn. Cần địa điểm rất rộng (sân vận động, công viên, quảng trường).
Phân loại theo tính chất tổ chức
Phân loại theo tính chất tổ chức gồm 3 loại. Sự kiện trong nhà (indoor) – tổ chức trong không gian có mái che. Ưu điểm không phụ thuộc thời tiết, dễ kiểm soát âm thanh ánh sáng nhiệt độ. Phù hợp hội nghị, tiệc, lễ ra mắt sản phẩm. Sự kiện ngoài trời (outdoor) – tổ chức tại không gian mở. Ưu điểm sức chứa lớn, không khí tự nhiên đẹp cho ảnh chụp. Hạn chế phụ thuộc thời tiết, cần phương án dự phòng và nhà bạt che. Phù hợp concert lớn, festival, lễ hội cộng đồng. Sự kiện kết hợp (hybrid) – kết hợp trong nhà và ngoài trời. Ví dụ tiệc cưới với phần nghi thức ngoài trời và phần tiệc trong nhà, lễ khai trương với phần cắt băng ngoài trời và phần tiệc trong nhà.
Các sự kiện doanh nghiệp phổ biến
Sự kiện doanh nghiệp là nhóm sự kiện phổ biến nhất tại TP.HCM với nhiều loại đa dạng.
Bảy loại sự kiện doanh nghiệp chính
Loại 1 – Hội nghị tổng kết và đại hội cổ đông. Tổ chức cuối năm hoặc đầu năm với mục đích báo cáo thành tích năm, đại hội cổ đông biểu quyết các vấn đề quan trọng. Quy mô 100-2000 đại biểu. Tone trang trọng, cấu trúc chặt chẽ theo agenda. Loại 2 – Tiệc tất niên (year end party). Tổ chức cuối năm dương lịch hoặc trước Tết Nguyên đán cho nhân viên doanh nghiệp. Mục đích tổng kết năm, vinh danh nhân viên, tạo không khí gặp gỡ cuối năm. Quy mô 50-1000 nhân viên. Có yếu tố giải trí. Loại 3 – Lễ khai trương và khánh thành. Tổ chức khi mở cơ sở mới (cửa hàng, văn phòng, nhà máy, showroom). Mục đích đánh dấu sự kiện, thu hút khách hàng đầu tiên, thông báo có mặt trên thị trường. Quy mô 50-500 khách. Có nghi thức cắt băng đặc trưng.
Loại 4 – Lễ ra mắt sản phẩm. Tổ chức khi ra mắt sản phẩm mới (sản phẩm flagship, dòng sản phẩm mới). Mục đích giới thiệu sản phẩm với khách hàng và báo chí, tạo hiệu ứng truyền thông. Quy mô 100-1000 khách mời. Có key moment hé lộ sản phẩm dramatic. Loại 5 – Lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp. Tổ chức tại các cột mốc tròn năm (5-10-15-20-25-50 năm). Mục đích đánh dấu cột mốc, tôn vinh hành trình doanh nghiệp, củng cố thương hiệu. Quy mô 200-2000 khách (gồm nhân viên, đối tác chiến lược, khách hàng VIP). Đầu tư cao về thẩm mỹ. Loại 6 – Tiệc tri ân khách hàng VIP. Tổ chức cuối quý hoặc cuối năm. Mục đích thể hiện sự trân trọng với khách hàng và đối tác đã đồng hành. Quy mô 50-500 khách hàng VIP. Yêu cầu cao về sự cá nhân hóa.
Loại 7 – Hội thảo chuyên đề và đào tạo. Tổ chức để chia sẻ kiến thức, đào tạo nội bộ hoặc đào tạo khách hàng. Mục đích chuyển giao kiến thức, tăng năng lực chuyên môn. Quy mô 30-300 người tham dự. Tone học thuật, có yếu tố tương tác.
Đặc điểm chung của sự kiện doanh nghiệp
Các sự kiện doanh nghiệp có một số đặc điểm chung. Đầu tư cao về thẩm mỹ và chuyên nghiệp – khác với sự kiện gia đình hay cộng đồng, sự kiện doanh nghiệp phải phản ánh định vị thương hiệu cao cấp. Có proposal sự kiện chi tiết – tài liệu lên kế hoạch sự kiện gồm concept, chủ đề, timeline, kế hoạch ngân sách, kịch bản chương trình. Có thiết bị âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp – không phải thiết bị gia dụng. Có MC chuyên nghiệp dẫn dắt – không phải nhân viên nội bộ. Có phương án dự phòng đầy đủ cho các tình huống bất ngờ.
Các sự kiện kích hoạt thương hiệu
Sự kiện kích hoạt thương hiệu (brand activation) là nhóm sự kiện marketing hướng đến khách hàng tiềm năng và người tiêu dùng.
Năm loại sự kiện kích hoạt thương hiệu chính
Loại 1 – Roadshow. Sự kiện kích hoạt thương hiệu lưu diễn qua nhiều địa điểm (trung tâm thương mại, đường phố, công viên). Mục đích tiếp cận khách hàng tại nhiều khu vực, tăng nhận diện thương hiệu. Cấu trúc lưu diễn 5-20 địa điểm trong 2-4 tuần, mỗi địa điểm 4-8 giờ. Phù hợp ra mắt sản phẩm mới quy mô lớn, kích hoạt thương hiệu mới vào thị trường. Loại 2 – Sự kiện sampling. Phát sản phẩm thử miễn phí cho khách hàng tiềm năng tại các điểm có lưu lượng cao (siêu thị, trung tâm thương mại, văn phòng). Mục đích cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm trực tiếp, thu thập thông tin khách hàng cho marketing sau. Phù hợp sản phẩm tiêu dùng nhanh (F&B, mỹ phẩm, chăm sóc cá nhân). Loại 3 – Sự kiện pop-up. Cửa hàng tạm thời (1-7 ngày) tại các vị trí hot (trung tâm thương mại, đường phố trendy). Mục đích tạo trải nghiệm thương hiệu độc đáo, kích thích mua sắm. Phù hợp thương hiệu thời trang, mỹ phẩm, F&B, công nghệ.
Loại 4 – Sự kiện kích hoạt tại điểm bán (in-store activation). Tổ chức tại cửa hàng hoặc gian hàng trong trung tâm thương mại với các hoạt động đặc biệt (trải nghiệm sản phẩm, mini-game, biểu diễn nghệ thuật, KOL meet-and-greet). Mục đích tăng lưu lượng khách hàng đến cửa hàng, tăng doanh số. Loại 5 – Sự kiện trải nghiệm thương hiệu (brand experience event). Tổ chức tại không gian đặc biệt với trải nghiệm độc đáo cho khách hàng – thường có yếu tố immersive và interactive. Mục đích tạo kỷ niệm sâu sắc với thương hiệu, tăng độ trung thành.
Đặc điểm sự kiện kích hoạt thương hiệu
Sự kiện kích hoạt thương hiệu có đặc điểm khác sự kiện doanh nghiệp thông thường. Hướng đến công chúng và khách hàng tiềm năng – không phải khách mời đăng ký trước. Tone trẻ trung sáng tạo – phù hợp định vị marketing thương hiệu. Có yếu tố trải nghiệm và tương tác mạnh – khách hàng tham gia trực tiếp chứ không chỉ xem. Đo lường hiệu quả qua các chỉ số marketing (số khách tiếp cận, số mẫu phát ra, số khách hàng đăng ký, doanh số). Thường kết hợp với chiến dịch marketing online (mạng xã hội, KOL).
Các sự kiện văn hóa nghệ thuật
Sự kiện văn hóa nghệ thuật là nhóm sự kiện hướng đến công chúng quan tâm văn hóa và nghệ thuật.
Sáu loại sự kiện văn hóa nghệ thuật phổ biến
Loại 1 – Concert ca nhạc. Buổi biểu diễn của ca sĩ và ban nhạc tại các địa điểm chuyên dụng (sân vận động, nhà hát, trung tâm hội nghị). Quy mô 1000-50000 khán giả tùy độ nổi tiếng nghệ sĩ. Concert quốc tế thường có tour qua nhiều quốc gia. Loại 2 – Liveshow doanh nghiệp. Tổ chức bởi doanh nghiệp cho khán giả là nhân viên hoặc khách hàng. Có ca sĩ và ban nhạc biểu diễn. Quy mô 500-3000 khán giả. Loại 3 – Đêm nhạc và biểu diễn nghệ thuật cao cấp. Buổi biểu diễn của dàn giao hưởng, opera, múa ballet tại nhà hát. Khán giả yêu nghệ thuật cổ điển và cao cấp. Quy mô 500-2000 khán giả. Loại 4 – Triển lãm nghệ thuật. Trưng bày các tác phẩm nghệ thuật (tranh, ảnh, điêu khắc, art installation) tại bảo tàng, gallery, không gian nghệ thuật. Quy mô 100-5000 lượt khách tham quan trong nhiều ngày. Loại 5 – Lễ trao giải văn hóa nghệ thuật. Vinh danh các tác phẩm và nghệ sĩ xuất sắc trong các lĩnh vực (điện ảnh, âm nhạc, văn học, mỹ thuật). Có thảm đỏ, MC chuyên nghiệp, biểu diễn nghệ thuật. Quy mô 200-1500 khách mời. Loại 6 – Festival âm nhạc và nghệ thuật. Sự kiện kéo dài 1-3 ngày tại không gian ngoài trời với nhiều sân khấu, nhiều nghệ sĩ, nhiều hoạt động. Quy mô 5000-50000 khán giả mỗi ngày.
Đặc điểm sự kiện văn hóa nghệ thuật
Sự kiện văn hóa nghệ thuật có đặc điểm. Nghệ sĩ là trung tâm – khán giả đến để xem nghệ sĩ biểu diễn. Yêu cầu kỹ thuật âm thanh ánh sáng rất cao – chất lượng âm thanh quyết định trải nghiệm. Có yếu tố cảm xúc mạnh – khán giả thường có phản ứng cảm xúc rõ (khóc cười reo hò). An ninh và quản lý đám đông quan trọng – sự kiện đông khán giả có rủi ro.
Các sự kiện thể thao
Sự kiện thể thao là nhóm sự kiện hướng đến vận động viên thi đấu và khán giả thể thao.
Năm loại sự kiện thể thao phổ biến
Loại 1 – Giải đấu thể thao doanh nghiệp. Tổ chức nội bộ bởi doanh nghiệp cho nhân viên (giải bóng đá nội bộ, giải tennis, giải cờ vua, giải bóng chuyền). Mục đích gắn kết nhân viên, xây dựng văn hóa thể thao. Quy mô 50-1000 nhân viên tham gia. Có khán đài cho khán giả là nhân viên gia đình. Loại 2 – Giải đấu thể thao cộng đồng. Tổ chức bởi câu lạc bộ thể thao hoặc đơn vị tổ chức sự kiện cho cộng đồng. Quy mô 100-5000 vận động viên tham gia. Giải marathon, giải đua xe đạp, giải bơi cộng đồng. Loại 3 – Sự kiện thể thao chuyên nghiệp. Trận thi đấu của các đội tuyển chuyên nghiệp (V-League bóng đá, VBA bóng rổ, giải tennis quốc tế). Quy mô 2000-50000 khán giả tại sân vận động. Loại 4 – Lễ trao giải thể thao. Vinh danh các vận động viên xuất sắc và các đội thi đấu xuất sắc. Quy mô 200-2000 khách mời. Có thảm đỏ, MC chuyên nghiệp, phim tổng hợp thành tích. Loại 5 – Ngày hội thể thao doanh nghiệp. Tổ chức nhiều môn thể thao trong cùng một ngày cho toàn thể nhân viên. Quy mô 200-3000 nhân viên tham gia. Có yếu tố team building.
Đặc điểm sự kiện thể thao
Sự kiện thể thao có đặc điểm. Cần khán đài chuyên dụng cho khán giả – khác với sự kiện khác có thể dùng bàn ghế thông thường. Yêu cầu sân thi đấu chuẩn – kích thước và mặt sàn theo tiêu chuẩn của môn thể thao. Có hệ thống đo điểm và bảng điểm điện tử. Cần đội ngũ y tế và an ninh chuyên nghiệp. Có quyền phát sóng và phát thanh viên thể thao bình luận.
Triển lãm và hội chợ thương mại
Triển lãm và hội chợ thương mại là nhóm sự kiện hướng đến giao thương B2B và B2C.
Năm loại triển lãm và hội chợ phổ biến
Loại 1 – Triển lãm thương mại chuyên ngành. Triển lãm cho một ngành cụ thể (công nghệ, máy công nghiệp, thực phẩm, mỹ phẩm, xây dựng, ô tô). Khách tham quan chủ yếu là doanh nghiệp B2B (giám đốc CNTT, trưởng phòng kỹ thuật, nhà tích hợp giải pháp). Quy mô 50-500 gian hàng, kéo dài 3-5 ngày. Loại 2 – Hội chợ tiêu dùng. Hội chợ bán lẻ cho khách hàng cuối với nhiều thương hiệu trưng bày sản phẩm và bán hàng tại chỗ. Khách tham quan là người tiêu dùng. Quy mô 100-500 gian hàng, kéo dài 3-7 ngày. Loại 3 – Hội chợ ngành nghề. Tập trung vào một ngành cụ thể (du lịch, giáo dục, bất động sản, việc làm). Có cả yếu tố B2B và B2C. Quy mô 50-300 gian hàng, kéo dài 2-4 ngày. Loại 4 – Triển lãm nghệ thuật và văn hóa. Đã đề cập ở phần sự kiện văn hóa nghệ thuật. Loại 5 – Hội nghị triển lãm quốc tế (conference and exhibition). Kết hợp hội nghị chuyên ngành với triển lãm. Có chương trình diễn giả, panel discussion song song với khu trưng bày. Quy mô 100-500 gian hàng và 500-3000 đại biểu tham dự hội nghị.
Đặc điểm triển lãm và hội chợ
Triển lãm và hội chợ có đặc điểm. Có nhiều gian hàng cùng tổ chức tại một địa điểm – mỗi gian hàng là một sự kiện nhỏ. Yêu cầu địa điểm rất rộng – Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn (SECC) hoặc các trung tâm hội chợ lớn khác. Kéo dài nhiều ngày 2-7 ngày – khác với sự kiện 1 ngày thông thường. Yêu cầu logistic phức tạp – giao nhận hàng hóa, kho trung gian, vận chuyển gian hàng. Có nhiều bên tham gia tổ chức – BTC chính, các nhà tài trợ, các đơn vị tham gia gian hàng.
Các sự kiện cộng đồng và lễ hội
Sự kiện cộng đồng và lễ hội là nhóm sự kiện hướng đến cộng đồng địa phương và văn hóa truyền thống.
Sáu loại sự kiện cộng đồng phổ biến
Loại 1 – Lễ hội truyền thống. Lễ hội theo phong tục văn hóa truyền thống (Tết Nguyên đán, Trung thu, Vu Lan, Tết Hàn Thực). Tổ chức bởi chính quyền địa phương hoặc đoàn thể cộng đồng. Quy mô 1000-50000 khán giả. Loại 2 – Festival âm nhạc và văn hóa cộng đồng. Sự kiện kéo dài 1-3 ngày với nhiều hoạt động (biểu diễn nghệ thuật, ẩm thực, trò chơi cộng đồng). Quy mô 5000-50000 khán giả. Loại 3 – Lễ kỷ niệm cộng đồng. Lễ kỷ niệm các ngày lễ quan trọng (Ngày Giải phóng miền Nam 30/4, Ngày Quốc khánh 2/9, Ngày Phụ nữ Việt Nam 8/3). Có yếu tố chính trị xã hội. Quy mô 1000-30000 khán giả. Loại 4 – Sự kiện đoàn thể. Đại hội đoàn thanh niên, đại hội phụ nữ, đại hội nông dân, đại hội cựu chiến binh các cấp. Có cấu trúc nghi thức chính thức cao. Quy mô 200-2000 đại biểu. Loại 5 – Sự kiện trường học và giáo dục cộng đồng. Lễ tốt nghiệp, ngày hội trường, ngày hội học sinh giỏi, lễ khai giảng. Quy mô 500-5000 học sinh phụ huynh. Loại 6 – Sự kiện thiện nguyện cộng đồng. Sự kiện gây quỹ, lễ trao học bổng, hoạt động cộng đồng. Quy mô 100-2000 người tham gia.
Đặc điểm sự kiện cộng đồng
Sự kiện cộng đồng có đặc điểm. Ngân sách thường thấp hơn sự kiện doanh nghiệp – tài trợ từ chính quyền hoặc cộng đồng. Có yếu tố truyền thống văn hóa – không thuần marketing hay kinh doanh. Khán giả đa dạng độ tuổi và tầng lớp – khác với sự kiện doanh nghiệp có khán giả đồng nhất. Cần phương án an ninh và quản lý đám đông tốt – sự kiện đông và đa dạng. Thường ngoài trời và tại không gian công cộng (quảng trường, công viên, đường phố).
Các sự kiện gia đình và đời sống
Sự kiện gia đình và đời sống là nhóm sự kiện cá nhân đánh dấu cột mốc quan trọng.
Năm loại sự kiện gia đình phổ biến
Loại 1 – Tiệc cưới. Sự kiện đánh dấu hôn nhân của đôi uyên ương. Quy mô 100-1000 khách. Có nghi thức truyền thống (cưới truyền thống) hoặc hiện đại (tiệc cưới hiện đại). Có thể tổ chức tại nhà hàng tiệc cưới, khách sạn 4-5 sao, resort ngoài trời, du thuyền. Loại 2 – Tiệc đầy tháng và thôi nôi. Sự kiện truyền thống Việt Nam mừng em bé tròn 1 tháng và tròn 1 tuổi. Quy mô 30-100 khách (gia đình bạn bè người thân). Có nghi thức truyền thống (cúng đầy tháng đặt tên cho em bé). Loại 3 – Sinh nhật cá nhân. Sự kiện mừng sinh nhật của cá nhân, từ sinh nhật trẻ em đến sinh nhật người lớn cột mốc (30, 50, 60, 70 tuổi). Quy mô 20-200 khách tùy quy mô. Có nhiều phong cách (sinh nhật ấm cúng gia đình, sinh nhật theme phái cá nhân, sinh nhật quy mô lớn). Loại 4 – Tiệc kỷ niệm hôn nhân. Sự kiện kỷ niệm cột mốc hôn nhân (5-10-25-50 năm). Quy mô 50-300 khách. Tone trang trọng với hoài niệm về hành trình hôn nhân.
Loại 5 – Sự kiện gia đình khác. Mừng tốt nghiệp con cái, mừng nhà mới, tiệc chia tay (đối với người đi xa), lễ giỗ và tưởng nhớ tổ tiên. Quy mô đa dạng tùy gia đình.
Đặc điểm sự kiện gia đình
Sự kiện gia đình có đặc điểm. Tone ấm cúng cá nhân – khác với sự kiện doanh nghiệp tone trang trọng và chuyên nghiệp. Khán giả là gia đình bạn bè người thân – không có khách lạ. Yếu tố truyền thống quan trọng – đặc biệt cho tiệc cưới đầy tháng thôi nôi có nghi thức cụ thể. Ngân sách phụ thuộc cá nhân – có thể từ rất thấp đến rất cao tùy quy mô gia đình. Thường tổ chức tại nhà hàng tiệc cưới hoặc tại nhà gia đình.
Hồ sơ sự kiện và chương trình sự kiện
Hồ sơ sự kiện và chương trình sự kiện là 2 tài liệu quan trọng nhất khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào.
Hồ sơ sự kiện gồm 8 tài liệu
Hồ sơ sự kiện đầy đủ gồm 8 tài liệu chính. Tài liệu 1 – Proposal sự kiện. Tài liệu tổng thể với concept, chủ đề (theme), mục tiêu chính của sự kiện, khán giả mục tiêu, quy mô (số lượng khách mời), thời gian và địa điểm, ngân sách dự kiến, timeline thực hiện từ giai đoạn lên kế hoạch đến vận hành. Thường dài 15-30 trang. Đây là tài liệu được BTC duyệt đầu tiên và là cơ sở cho toàn bộ các tài liệu khác. Tài liệu 2 – Kịch bản dẫn chương trình. Chi tiết từng phút của sự kiện với lời dẫn MC cụ thể, cue âm thanh ánh sáng, vai trò các bên, phương án dự phòng. Đã đề cập chi tiết ở bài chuyên về kịch bản dẫn chương trình. Tài liệu 3 – Run-of-show (ROS) cho ekip kỹ thuật. Chi tiết cue đèn, cue âm thanh, cue hiệu ứng đặc biệt, có thể song song với kịch bản dẫn chương trình. Tài liệu 4 – Danh sách khách mời và quản lý RSVP. Bảng Excel có thông tin chi tiết khách mời (tên đầy đủ, chức danh, doanh nghiệp, số điện thoại, email), trạng thái RSVP, vị trí ngồi tại sảnh tiệc nếu có sắp xếp trước.
Tài liệu 5 – Kế hoạch ngân sách chi tiết. Phân bổ ngân sách theo các hạng mục (địa điểm, thiết bị âm thanh ánh sáng LED, nhân sự MC ekip kỹ thuật, biểu diễn nghệ thuật, F&B tiệc, decor backdrop hoa tươi, in ấn thiệp mời băng rôn, quà tặng, truyền thông quay phim chụp ảnh, vận chuyển, an ninh, dự phòng 10-15%). Tài liệu 6 – Kế hoạch truyền thông. Chiến lược truyền thông trước sự kiện (gửi thiệp mời, đăng mạng xã hội, gửi báo chí), trong sự kiện (livestream nếu có, đăng tin trực tiếp), sau sự kiện (gửi báo cáo, đăng video tổng hợp, gửi cảm ơn). Tài liệu 7 – Bản vẽ setup địa điểm. Bố trí sân khấu, khán đài hoặc bàn tiệc, lối đi, khu kỹ thuật, khu lễ tân, lối thoát hiểm. Bản vẽ 2D hoặc 3D tùy quy mô. Tài liệu 8 – Phương án an ninh và sức khỏe. Quản lý đám đông (đặc biệt cho sự kiện đông), y tế (có nhân viên y tế và xe cứu thương sẵn sàng), phòng cháy chữa cháy (lối thoát hiểm, bình chữa cháy, biển báo).
Chương trình sự kiện – cấu trúc cụ thể
Chương trình sự kiện (event program) là phần cụ thể trong proposal sự kiện – liệt kê các hoạt động theo thứ tự thời gian. Cấu trúc chương trình sự kiện chuẩn cho sự kiện 3 giờ. Giờ thứ 0 đến 0:30 – đón khách và networking nhẹ. Giờ 0:30 đến 1:00 – khai mạc và phát biểu. Giờ 1:00 đến 2:00 – tiệc và biểu diễn nghệ thuật nhẹ. Giờ 2:00 đến 2:30 – key moment chính (vinh danh, cắt bánh, hé lộ sản phẩm tùy loại sự kiện). Giờ 2:30 đến 3:00 – giải trí cao điểm và kết thúc. Chương trình sự kiện được gửi cho khách mời trước (in trên thiệp mời hoặc gửi qua email) – khác với kịch bản dẫn chương trình là tài liệu nội bộ của ekip.
Khuyến nghị brief sớm cho hồ sơ sự kiện
Brief sớm cho hồ sơ sự kiện đầy đủ là bắt buộc cho sự kiện chuyên nghiệp. Sự kiện nhỏ (50-100 khách) – brief 4-6 tuần trước. Sự kiện vừa (100-500 khách) – brief 6-10 tuần trước. Sự kiện lớn (500-2000 khách) – brief 10-16 tuần trước. Sự kiện rất lớn trên 2000 khách – brief 16-24 tuần trước. Brief sớm giúp có thời gian xây dựng hồ sơ sự kiện chi tiết, chọn địa điểm tốt, đặt thiết bị và nhân sự uy tín, gửi thiệp mời sớm cho khách RSVP.
Sai lầm phổ biến và cách khắc phục
Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến khi tổ chức các sự kiện.
- Sai lầm 1: Không phân loại đúng sự kiện ngay từ đầu. Trộn lẫn nhiều loại sự kiện vào một làm “lai tạp” không có trọng tâm. Khắc phục là phân loại đúng từ proposal sự kiện theo 3 câu hỏi (mục đích chính, khán giả chính, yếu tố cần ấn tượng nhất), nếu kết hợp nhiều loại thì cấu trúc thành các phần rõ ràng.
- Sai lầm 2: Chọn nhầm đơn vị tổ chức không có chuyên môn cho loại sự kiện cụ thể. Đơn vị giỏi tiệc cưới không phù hợp lễ ra mắt sản phẩm flagship. Khắc phục là kiểm tra portfolio, đội ngũ, thiết bị, quy mô đơn vị phù hợp loại sự kiện cụ thể.
- Sai lầm 3: Bỏ qua hồ sơ sự kiện chi tiết. Chỉ có agenda tổng quát không đủ cho vận hành. Khắc phục là lên hồ sơ sự kiện đầy đủ với 8 tài liệu (proposal, kịch bản dẫn chương trình, run-of-show, danh sách khách mời, kế hoạch ngân sách, kế hoạch truyền thông, bản vẽ setup, phương án an ninh sức khỏe).
- Sai lầm 4: Đặt lịch quá muộn cho sự kiện lớn. Mùa cao điểm các đơn vị uy tín kín lịch sớm. Khắc phục là brief sớm theo quy mô (sự kiện nhỏ 4-6 tuần, vừa 6-10 tuần, lớn 10-16 tuần, rất lớn 16-24 tuần).
- Sai lầm 5: Ngân sách không có dự phòng. Khi có chi phí phát sinh không có tiền chi tiêu. Khắc phục là có dự phòng 10-15% ngân sách cho các tình huống bất ngờ.
- Sai lầm 6: Không có tổng duyệt với toàn ekip trước sự kiện. Ekip không nắm rõ và phối hợp lúng túng. Khắc phục là tổng duyệt 1-2 ngày trước sự kiện chính tại địa điểm thực tế với đầy đủ thiết bị MC biểu diễn.
- Sai lầm 7: Thiếu phương án an ninh và sức khỏe cho sự kiện đông. Có rủi ro nghiêm trọng nếu có sự cố. Khắc phục là có phương án an ninh đầy đủ (quản lý đám đông, y tế, phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm) theo tiêu chuẩn quy mô sự kiện.
Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tổ chức các sự kiện trọn gói cho khách hàng doanh nghiệp và cá nhân tại TP.HCM bao gồm tư vấn phân loại và xác định mục tiêu sự kiện, xây dựng hồ sơ sự kiện đầy đủ với 8 tài liệu chuẩn, lên chương trình sự kiện chi tiết, đặt địa điểm thiết bị và nhân sự chuyên nghiệp, vận hành tại sự kiện với phương án dự phòng đầy đủ. Tham khảo các dự án các sự kiện đã triển khai và báo giá tổ chức các loại sự kiện.
Câu hỏi thường gặp về các sự kiện
Phân loại các sự kiện theo mục đích gồm những nhóm nào?
Tám nhóm sự kiện theo mục đích chính. Sự kiện doanh nghiệp nội bộ mục đích xây dựng văn hóa doanh nghiệp vinh danh nhân viên đối tượng tham gia nhân viên doanh nghiệp. Sự kiện doanh nghiệp đối ngoại mục đích củng cố mối quan hệ khách hàng đối tác đối tượng khách hàng VIP đối tác chiến lược báo chí. Sự kiện kích hoạt thương hiệu mục đích tăng nhận diện thương hiệu thúc đẩy bán hàng đối tượng khách hàng tiềm năng người tiêu dùng. Sự kiện văn hóa nghệ thuật mục đích giải trí văn hóa nghệ thuật đối tượng khán giả công chúng. Sự kiện thể thao mục đích thi đấu thể thao gắn kết cộng đồng đối tượng vận động viên và khán giả thể thao. Triển lãm và hội chợ thương mại mục đích trưng bày sản phẩm kết nối B2B đối tượng doanh nghiệp B2B khách tham quan chuyên ngành. Sự kiện cộng đồng và lễ hội mục đích gắn kết cộng đồng văn hóa truyền thống đối tượng cộng đồng địa phương. Sự kiện gia đình và đời sống mục đích đánh dấu cột mốc gia đình cá nhân đối tượng gia đình bạn bè người thân. Phân loại theo quy mô khán giả sự kiện nhỏ dưới 100 khán giả tiệc gia đình họp báo nhỏ hội thảo chuyên đề nhỏ, sự kiện vừa 100-500 khán giả hội nghị doanh nghiệp tiệc tất niên lễ khai trương vừa lễ ra mắt sản phẩm đám cưới, sự kiện lớn 500-2000 khán giả đại hội cổ đông tập đoàn lễ kỷ niệm thành lập dạ tiệc doanh nhân triển lãm thương mại, sự kiện rất lớn trên 2000 khán giả concert ngoài trời lễ hội cộng đồng sự kiện thể thao cấp quốc gia. Phân loại theo tính chất tổ chức sự kiện trong nhà (indoor) ngoài trời (outdoor) kết hợp (hybrid).
Các sự kiện doanh nghiệp phổ biến gồm những loại nào?
Bảy loại sự kiện doanh nghiệp chính. Hội nghị tổng kết và đại hội cổ đông tổ chức cuối năm hoặc đầu năm mục đích báo cáo thành tích năm đại hội cổ đông biểu quyết các vấn đề quan trọng quy mô 100-2000 đại biểu tone trang trọng cấu trúc chặt chẽ theo agenda. Tiệc tất niên (year end party) tổ chức cuối năm dương lịch hoặc trước Tết Nguyên đán cho nhân viên doanh nghiệp mục đích tổng kết năm vinh danh nhân viên tạo không khí gặp gỡ cuối năm quy mô 50-1000 nhân viên có yếu tố giải trí. Lễ khai trương và khánh thành tổ chức khi mở cơ sở mới mục đích đánh dấu sự kiện thu hút khách hàng đầu tiên thông báo có mặt trên thị trường quy mô 50-500 khách có nghi thức cắt băng đặc trưng. Lễ ra mắt sản phẩm tổ chức khi ra mắt sản phẩm mới mục đích giới thiệu sản phẩm với khách hàng và báo chí tạo hiệu ứng truyền thông quy mô 100-1000 khách mời có key moment hé lộ sản phẩm dramatic. Lễ kỷ niệm thành lập doanh nghiệp tổ chức tại các cột mốc tròn năm (5-10-15-20-25-50 năm) mục đích đánh dấu cột mốc tôn vinh hành trình doanh nghiệp củng cố thương hiệu quy mô 200-2000 khách đầu tư cao về thẩm mỹ. Tiệc tri ân khách hàng VIP tổ chức cuối quý hoặc cuối năm mục đích thể hiện sự trân trọng với khách hàng và đối tác đã đồng hành quy mô 50-500 khách hàng VIP yêu cầu cao về sự cá nhân hóa. Hội thảo chuyên đề và đào tạo tổ chức để chia sẻ kiến thức đào tạo nội bộ hoặc đào tạo khách hàng mục đích chuyển giao kiến thức tăng năng lực chuyên môn quy mô 30-300 người tham dự tone học thuật có yếu tố tương tác.
Các sự kiện kích hoạt thương hiệu có những loại nào?
Năm loại sự kiện kích hoạt thương hiệu chính. Roadshow sự kiện kích hoạt thương hiệu lưu diễn qua nhiều địa điểm (trung tâm thương mại đường phố công viên) mục đích tiếp cận khách hàng tại nhiều khu vực tăng nhận diện thương hiệu cấu trúc lưu diễn 5-20 địa điểm trong 2-4 tuần mỗi địa điểm 4-8 giờ phù hợp ra mắt sản phẩm mới quy mô lớn kích hoạt thương hiệu mới vào thị trường. Sự kiện sampling phát sản phẩm thử miễn phí cho khách hàng tiềm năng tại các điểm có lưu lượng cao (siêu thị trung tâm thương mại văn phòng) mục đích cho khách hàng trải nghiệm sản phẩm trực tiếp thu thập thông tin khách hàng phù hợp sản phẩm tiêu dùng nhanh. Sự kiện pop-up cửa hàng tạm thời (1-7 ngày) tại các vị trí hot (trung tâm thương mại đường phố trendy) mục đích tạo trải nghiệm thương hiệu độc đáo kích thích mua sắm phù hợp thương hiệu thời trang mỹ phẩm F&B công nghệ. Sự kiện kích hoạt tại điểm bán (in-store activation) tổ chức tại cửa hàng hoặc gian hàng trong trung tâm thương mại với các hoạt động đặc biệt (trải nghiệm sản phẩm mini-game biểu diễn nghệ thuật KOL meet-and-greet) mục đích tăng lưu lượng khách hàng đến cửa hàng tăng doanh số. Sự kiện trải nghiệm thương hiệu (brand experience event) tổ chức tại không gian đặc biệt với trải nghiệm độc đáo thường có yếu tố immersive và interactive mục đích tạo kỷ niệm sâu sắc với thương hiệu tăng độ trung thành. Đặc điểm sự kiện kích hoạt thương hiệu hướng đến công chúng và khách hàng tiềm năng tone trẻ trung sáng tạo có yếu tố trải nghiệm và tương tác mạnh đo lường hiệu quả qua các chỉ số marketing thường kết hợp với chiến dịch marketing online.
Các sự kiện văn hóa nghệ thuật gồm những loại nào?
Sáu loại sự kiện văn hóa nghệ thuật phổ biến. Concert ca nhạc buổi biểu diễn của ca sĩ và ban nhạc tại các địa điểm chuyên dụng (sân vận động nhà hát trung tâm hội nghị) quy mô 1000-50000 khán giả tùy độ nổi tiếng nghệ sĩ concert quốc tế thường có tour qua nhiều quốc gia. Liveshow doanh nghiệp tổ chức bởi doanh nghiệp cho khán giả là nhân viên hoặc khách hàng có ca sĩ và ban nhạc biểu diễn quy mô 500-3000 khán giả. Đêm nhạc và biểu diễn nghệ thuật cao cấp buổi biểu diễn của dàn giao hưởng opera múa ballet tại nhà hát khán giả yêu nghệ thuật cổ điển và cao cấp quy mô 500-2000 khán giả. Triển lãm nghệ thuật trưng bày các tác phẩm nghệ thuật (tranh ảnh điêu khắc art installation) tại bảo tàng gallery không gian nghệ thuật quy mô 100-5000 lượt khách tham quan trong nhiều ngày. Lễ trao giải văn hóa nghệ thuật vinh danh các tác phẩm và nghệ sĩ xuất sắc trong các lĩnh vực (điện ảnh âm nhạc văn học mỹ thuật) có thảm đỏ MC chuyên nghiệp biểu diễn nghệ thuật quy mô 200-1500 khách mời. Festival âm nhạc và nghệ thuật sự kiện kéo dài 1-3 ngày tại không gian ngoài trời với nhiều sân khấu nhiều nghệ sĩ nhiều hoạt động quy mô 5000-50000 khán giả mỗi ngày. Đặc điểm sự kiện văn hóa nghệ thuật nghệ sĩ là trung tâm yêu cầu kỹ thuật âm thanh ánh sáng rất cao có yếu tố cảm xúc mạnh an ninh và quản lý đám đông quan trọng.
Các sự kiện thể thao gồm những loại nào?
Năm loại sự kiện thể thao phổ biến. Giải đấu thể thao doanh nghiệp tổ chức nội bộ bởi doanh nghiệp cho nhân viên (giải bóng đá nội bộ giải tennis giải cờ vua giải bóng chuyền) mục đích gắn kết nhân viên xây dựng văn hóa thể thao quy mô 50-1000 nhân viên tham gia có khán đài cho khán giả là nhân viên gia đình. Giải đấu thể thao cộng đồng tổ chức bởi câu lạc bộ thể thao hoặc đơn vị tổ chức sự kiện cho cộng đồng quy mô 100-5000 vận động viên tham gia giải marathon giải đua xe đạp giải bơi cộng đồng. Sự kiện thể thao chuyên nghiệp trận thi đấu của các đội tuyển chuyên nghiệp (V-League bóng đá VBA bóng rổ giải tennis quốc tế) quy mô 2000-50000 khán giả tại sân vận động. Lễ trao giải thể thao vinh danh các vận động viên xuất sắc và các đội thi đấu xuất sắc quy mô 200-2000 khách mời có thảm đỏ MC chuyên nghiệp phim tổng hợp thành tích. Ngày hội thể thao doanh nghiệp tổ chức nhiều môn thể thao trong cùng một ngày cho toàn thể nhân viên quy mô 200-3000 nhân viên tham gia có yếu tố team building. Đặc điểm sự kiện thể thao cần khán đài chuyên dụng cho khán giả yêu cầu sân thi đấu chuẩn (kích thước và mặt sàn theo tiêu chuẩn của môn thể thao) có hệ thống đo điểm và bảng điểm điện tử cần đội ngũ y tế và an ninh chuyên nghiệp có quyền phát sóng và phát thanh viên thể thao bình luận.
Triển lãm và hội chợ thương mại gồm những loại nào?
Năm loại triển lãm và hội chợ phổ biến. Triển lãm thương mại chuyên ngành cho một ngành cụ thể (công nghệ máy công nghiệp thực phẩm mỹ phẩm xây dựng ô tô) khách tham quan chủ yếu là doanh nghiệp B2B quy mô 50-500 gian hàng kéo dài 3-5 ngày. Hội chợ tiêu dùng hội chợ bán lẻ cho khách hàng cuối với nhiều thương hiệu trưng bày sản phẩm và bán hàng tại chỗ khách tham quan là người tiêu dùng quy mô 100-500 gian hàng kéo dài 3-7 ngày. Hội chợ ngành nghề tập trung vào một ngành cụ thể (du lịch giáo dục bất động sản việc làm) có cả yếu tố B2B và B2C quy mô 50-300 gian hàng kéo dài 2-4 ngày. Triển lãm nghệ thuật và văn hóa đã đề cập ở phần sự kiện văn hóa nghệ thuật. Hội nghị triển lãm quốc tế (conference and exhibition) kết hợp hội nghị chuyên ngành với triển lãm có chương trình diễn giả panel discussion song song với khu trưng bày quy mô 100-500 gian hàng và 500-3000 đại biểu tham dự hội nghị. Đặc điểm triển lãm và hội chợ có nhiều gian hàng cùng tổ chức tại một địa điểm mỗi gian hàng là một sự kiện nhỏ yêu cầu địa điểm rất rộng (Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn SECC) kéo dài nhiều ngày 2-7 ngày yêu cầu logistic phức tạp (giao nhận hàng hóa kho trung gian vận chuyển gian hàng) có nhiều bên tham gia tổ chức (BTC chính các nhà tài trợ các đơn vị tham gia gian hàng).
Các sự kiện cộng đồng và lễ hội có những loại nào?
Sáu loại sự kiện cộng đồng phổ biến. Lễ hội truyền thống lễ hội theo phong tục văn hóa truyền thống (Tết Nguyên đán Trung thu Vu Lan Tết Hàn Thực) tổ chức bởi chính quyền địa phương hoặc đoàn thể cộng đồng quy mô 1000-50000 khán giả. Festival âm nhạc và văn hóa cộng đồng sự kiện kéo dài 1-3 ngày với nhiều hoạt động (biểu diễn nghệ thuật ẩm thực trò chơi cộng đồng) quy mô 5000-50000 khán giả. Lễ kỷ niệm cộng đồng lễ kỷ niệm các ngày lễ quan trọng (Ngày Giải phóng miền Nam 30/4 Ngày Quốc khánh 2/9 Ngày Phụ nữ Việt Nam 8/3) có yếu tố chính trị xã hội quy mô 1000-30000 khán giả. Sự kiện đoàn thể đại hội đoàn thanh niên đại hội phụ nữ đại hội nông dân đại hội cựu chiến binh các cấp có cấu trúc nghi thức chính thức cao quy mô 200-2000 đại biểu. Sự kiện trường học và giáo dục cộng đồng lễ tốt nghiệp ngày hội trường ngày hội học sinh giỏi lễ khai giảng quy mô 500-5000 học sinh phụ huynh. Sự kiện thiện nguyện cộng đồng sự kiện gây quỹ lễ trao học bổng hoạt động cộng đồng quy mô 100-2000 người tham gia. Đặc điểm sự kiện cộng đồng ngân sách thường thấp hơn sự kiện doanh nghiệp tài trợ từ chính quyền hoặc cộng đồng có yếu tố truyền thống văn hóa khán giả đa dạng độ tuổi và tầng lớp cần phương án an ninh và quản lý đám đông tốt thường ngoài trời và tại không gian công cộng.
Hồ sơ sự kiện gồm những tài liệu gì?
Hồ sơ sự kiện đầy đủ gồm 8 tài liệu chính. Proposal sự kiện tài liệu tổng thể với concept chủ đề (theme) mục tiêu chính của sự kiện khán giả mục tiêu quy mô (số lượng khách mời) thời gian và địa điểm ngân sách dự kiến timeline thực hiện thường dài 15-30 trang đây là tài liệu được BTC duyệt đầu tiên. Kịch bản dẫn chương trình chi tiết từng phút của sự kiện với lời dẫn MC cụ thể cue âm thanh ánh sáng vai trò các bên phương án dự phòng. Run-of-show (ROS) cho ekip kỹ thuật chi tiết cue đèn cue âm thanh cue hiệu ứng đặc biệt có thể song song với kịch bản dẫn chương trình. Danh sách khách mời và quản lý RSVP bảng Excel có thông tin chi tiết khách mời trạng thái RSVP vị trí ngồi tại sảnh tiệc. Kế hoạch ngân sách chi tiết phân bổ ngân sách theo các hạng mục (địa điểm thiết bị âm thanh ánh sáng LED nhân sự MC ekip kỹ thuật biểu diễn nghệ thuật F&B tiệc decor backdrop hoa tươi in ấn thiệp mời băng rôn quà tặng truyền thông quay phim chụp ảnh vận chuyển an ninh dự phòng 10-15%). Kế hoạch truyền thông chiến lược truyền thông trước sự kiện trong sự kiện và sau sự kiện. Bản vẽ setup địa điểm bố trí sân khấu khán đài hoặc bàn tiệc lối đi khu kỹ thuật khu lễ tân lối thoát hiểm. Phương án an ninh và sức khỏe quản lý đám đông y tế phòng cháy chữa cháy. Chương trình sự kiện (event program) là phần cụ thể trong proposal sự kiện liệt kê các hoạt động theo thứ tự thời gian được gửi cho khách mời trước (in trên thiệp mời hoặc gửi qua email) khác với kịch bản dẫn chương trình là tài liệu nội bộ của ekip. Brief sớm sự kiện nhỏ 4-6 tuần sự kiện vừa 6-10 tuần sự kiện lớn 10-16 tuần sự kiện rất lớn 16-24 tuần.
Phát Hoàng Gia có tổ chức các loại sự kiện không?
Có. Đội ngũ Phát Hoàng Gia tổ chức các loại sự kiện trọn gói cho khách hàng doanh nghiệp và cá nhân tại TP.HCM và các tỉnh phía Nam tích hợp trong gói tổ chức sự kiện trọn gói. Các loại sự kiện phục vụ. Sự kiện doanh nghiệp (hội nghị tổng kết và đại hội cổ đông tiệc tất niên year end party lễ khai trương và khánh thành lễ ra mắt sản phẩm lễ kỷ niệm thành lập tiệc tri ân khách hàng VIP hội thảo chuyên đề và đào tạo). Sự kiện kích hoạt thương hiệu (roadshow lưu diễn 5-20 địa điểm sự kiện sampling sự kiện pop-up sự kiện kích hoạt tại điểm bán sự kiện trải nghiệm thương hiệu). Sự kiện văn hóa nghệ thuật (concert ca nhạc liveshow doanh nghiệp đêm nhạc cao cấp lễ trao giải văn hóa nghệ thuật festival âm nhạc). Sự kiện thể thao (giải đấu thể thao doanh nghiệp giải đấu cộng đồng sự kiện thể thao chuyên nghiệp lễ trao giải thể thao ngày hội thể thao doanh nghiệp). Triển lãm và hội chợ thương mại (triển lãm thương mại chuyên ngành hội chợ tiêu dùng hội chợ ngành nghề hội nghị triển lãm quốc tế). Sự kiện cộng đồng và lễ hội (lễ hội truyền thống festival âm nhạc cộng đồng lễ kỷ niệm cộng đồng sự kiện đoàn thể sự kiện trường học sự kiện thiện nguyện). Sự kiện gia đình và đời sống (tiệc cưới tiệc đầy tháng thôi nôi sinh nhật cá nhân tiệc kỷ niệm hôn nhân). Dịch vụ bao gồm tư vấn phân loại và xác định mục tiêu sự kiện xây dựng hồ sơ sự kiện đầy đủ với 8 tài liệu chuẩn (proposal kịch bản dẫn chương trình ROS danh sách khách mời kế hoạch ngân sách kế hoạch truyền thông bản vẽ setup phương án an ninh sức khỏe) lên chương trình sự kiện chi tiết đặt địa điểm thiết bị và nhân sự chuyên nghiệp vận hành tại sự kiện với phương án dự phòng đầy đủ. Khuyến nghị brief sớm sự kiện nhỏ 4-6 tuần sự kiện vừa 6-10 tuần sự kiện lớn 10-16 tuần sự kiện rất lớn 16-24 tuần.
Cần tổ chức các loại sự kiện trọn gói cho sự kiện doanh nghiệp, sự kiện kích hoạt thương hiệu, sự kiện văn hóa nghệ thuật, sự kiện thể thao, triển lãm và hội chợ thương mại, sự kiện cộng đồng và lễ hội, hoặc sự kiện gia đình tại TP.HCM?
Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành từ giai đoạn tư vấn phân loại và xác định mục tiêu sự kiện đến vận hành tại địa điểm trong gói tổ chức sự kiện trọn gói. Dịch vụ bao gồm tư vấn phân loại sự kiện theo mục đích quy mô và tính chất, xây dựng hồ sơ sự kiện đầy đủ với 8 tài liệu chuẩn (proposal, kịch bản dẫn chương trình, run-of-show, danh sách khách mời, kế hoạch ngân sách, kế hoạch truyền thông, bản vẽ setup, phương án an ninh sức khỏe), lên chương trình sự kiện chi tiết, đặt địa điểm thiết bị và nhân sự chuyên nghiệp, vận hành với phương án dự phòng đầy đủ. Khuyến nghị brief sớm sự kiện nhỏ 4-6 tuần, sự kiện vừa 6-10 tuần, sự kiện lớn 10-16 tuần, sự kiện rất lớn 16-24 tuần.
Bài viết liên quan
Cho thuê thiết bị sự kiện: Quy trình và cách chọn đơn vị thuê uy tín
Cho thuê thiết bị sự kiện gồm những bước nào và vì sao doanh nghiệp nên thuê thay vì mua? Phát Hoàng Gia tổng hợp từ ...
Đọc tiếp →
Hợp đồng đặt tiệc: chi tiết điều khoản và cách rà soát
Hợp đồng đặt tiệc ghi nhận lại các thỏa thuận giữa khách hàng và đơn vị tổ chức. Phát Hoàng Gia hướng dẫn cách đọc hi...
Đọc tiếp →
Các loại hình sự kiện: phân loại và các hình thức tổ chức
Các loại hình sự kiện phổ biến và hình thức tổ chức ra sao phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp. Phát Hoàng Gia chia sẻ ...
Đọc tiếp →