Tổ chức sự kiện 1/6: kịch bản và các hoạt động tổ chức

Hai mô hình tổ chức 1/6 phổ biến cho doanh nghiệp

Trong thực tế doanh nghiệp tại Việt Nam, có hai mô hình tổ chức 1/6 phổ biến với mục tiêu và cách triển khai khác nhau. Hiểu rõ giúp BTC chọn đúng mô hình phù hợp với doanh nghiệp mình.

Mô hình 1 – Sự kiện 1/6 nội bộ cho con em nhân viên

Đây là mô hình phổ biến nhất, đối tượng tham gia là con em nhân viên doanh nghiệp (thường từ 3-12 tuổi) cùng với phụ huynh đi kèm. Mục tiêu chính là tạo niềm vui cho con em nhân viên, thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến gia đình nhân viên, tăng cảm giác gắn kết và biết ơn của nhân viên với công ty (employee engagement). Tone chương trình ấm áp gia đình thân thiện. Quy mô thường 50-300 trẻ em tùy số nhân viên có con nhỏ trong doanh nghiệp. Địa điểm phổ biến là trung tâm hội nghị trong nhà có điều hòa, sảnh khách sạn, hoặc khu vui chơi gia đình outdoor (công viên trung tâm thương mại có khu trẻ em). Thời gian thường 3-4 giờ vào buổi sáng cuối tuần (cuối tuần gần ngày 1/6) để phụ huynh tiện đưa con đến. Đầu tư trung bình về ngân sách – không cần production cao như corporate event nhưng cần đầu tư cho hoạt động và quà tặng cho trẻ.

Mô hình 2 – Sự kiện 1/6 community-based CSR

Đây là mô hình ít phổ biến hơn nhưng có giá trị CSR cao, đối tượng tham gia là trẻ em trong cộng đồng (con em khu dân cư xung quanh doanh nghiệp, con em từ các trung tâm trẻ em khó khăn, trường tiểu học địa phương). Mục tiêu chính là CSR (Corporate Social Responsibility) – thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, tạo PR organic cho thương hiệu thông qua các hoạt động ý nghĩa với cộng đồng, có thể tạo PR truyền thông nếu mời báo chí. Tone chương trình ý nghĩa cảm động kết hợp vui tươi. Quy mô thường 100-500 trẻ em tùy quy mô CSR campaign. Địa điểm phổ biến là không gian công cộng (công viên trung tâm văn hóa quận sảnh trường tiểu học) hoặc tại trung tâm trẻ em khó khăn. Thời gian thường 2-3 giờ vào buổi sáng (sáng thứ Bảy hoặc Chủ Nhật gần 1/6) để dễ tổ chức cho cộng đồng. Đầu tư về ngân sách thường cao hơn mô hình nội bộ vì có yếu tố quà tặng giá trị (sách vở học cụ đồ chơi giáo dục) và yếu tố truyền thông CSR.

Bảng so sánh hai mô hình

Các loại chương trình 1/6 theo quy mô và đối tượng

Tùy quy mô doanh nghiệp và số lượng trẻ em tham gia mà có các loại chương trình 1/6 khác nhau. Phần này tổng hợp các loại phổ biến.

Chương trình 1/6 mini quy mô nhỏ 30-80 trẻ em

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa có ít nhân viên có con nhỏ. Cấu trúc chương trình đơn giản 2-3 giờ. Bao gồm phần đón khách 20-30 phút (trẻ em và phụ huynh đến nhận thẻ tham gia có nước uống và bánh kẹo nhỏ welcome), phần khai mạc 5-10 phút (đại diện lãnh đạo doanh nghiệp chào đón ngắn), phần văn nghệ và trò chơi 60-90 phút (MC dẫn các trò chơi cho trẻ em theo nhóm tuổi, có 2-3 tiết mục văn nghệ ngắn từ nhân viên hoặc nhóm chuyên nghiệp), phần quà tặng 20-30 phút (mỗi trẻ em nhận quà tặng cá nhân từ đại diện công ty), kết thúc 5-10 phút (chào tạm biệt và chụp ảnh kỷ niệm). Địa điểm phổ biến là sảnh khách sạn nhỏ hoặc không gian nội bộ của công ty nếu có sảnh rộng. Cấu hình thiết bị đơn giản với sân khấu nhỏ 4-5m chiều ngang backdrop 4m x 2.5m hệ thống âm thanh cơ bản đèn ambient không có truss phức tạp.

Chương trình 1/6 standard quy mô vừa 80-200 trẻ em

Phù hợp với doanh nghiệp vừa có nhiều nhân viên có con nhỏ. Cấu trúc chương trình đầy đủ 3-4 giờ. Bao gồm phần đón khách 30 phút với check-in chuyên nghiệp hơn (mỗi trẻ em nhận thẻ tham gia có tên và số khu vực hoạt động), phần khai mạc 15-20 phút (đại diện lãnh đạo chào đón video clip giới thiệu chương trình mascot công ty xuất hiện chào trẻ em), phần văn nghệ và trò chơi 90-120 phút (chia thành nhiều khu hoạt động đồng thời theo nhóm tuổi mẫu giáo tiểu học cấp 2 mỗi khu có 1-2 animators chuyên), tiết mục biểu diễn từ nhóm văn nghệ chuyên nghiệp 30 phút (xiếc rối ảo thuật múa), phần quà tặng 30-40 phút (có sân khấu mời lên nhận quà từ lãnh đạo), kết thúc 15-20 phút (chụp ảnh group tất cả các gia đình). Địa điểm phổ biến là trung tâm hội nghị có hội trường lớn hoặc khu vui chơi family-friendly có thể tổ chức ngoài trời. Cấu hình thiết bị medium – sân khấu 8m chiều ngang backdrop 6m x 3.5m âm thanh chuyên nghiệp ánh sáng đầy đủ có truss.

Chương trình 1/6 large quy mô lớn 200-500 trẻ em

Phù hợp với doanh nghiệp lớn hoặc các chương trình 1/6 CSR community-based. Cấu trúc chương trình đầy đủ 4-5 giờ. Bao gồm phần đón khách 30 phút có cấu trúc registration phức tạp hơn (phân nhóm theo độ tuổi từ check-in tránh tắc nghẽn), phần khai mạc 20 phút (lãnh đạo chào đón video clip giới thiệu mascot xuất hiện chính thức), nhiều khu hoạt động song song 120-150 phút (5-8 khu hoạt động khác nhau mỗi khu phục vụ 30-60 trẻ em mỗi giờ trẻ em luân chuyển giữa các khu), tiết mục biểu diễn lớn 45-60 phút (show xiếc magic show concert mini từ ca sĩ thiếu nhi nổi tiếng), phần quà tặng và lucky draw 45-60 phút (có lucky draw quà lớn cho một số trẻ em được rút thăm), kết thúc 20 phút (chụp ảnh group ekip cùng tất cả các gia đình). Địa điểm phổ biến là trung tâm hội nghị lớn có nhiều hội trường con hoặc công viên lớn outdoor. Cấu hình thiết bị large – sân khấu 12m chiều ngang backdrop 8m x 4.5m âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp đầy đủ có truss và moving head.

Kịch bản chương trình 1/6 mẫu chi tiết

Phần này trình bày kịch bản mẫu cho chương trình 1/6 standard quy mô vừa 80-200 trẻ em thời lượng 3.5 giờ. BTC có thể tùy chỉnh theo doanh nghiệp cụ thể của mình.

Bảng tổng quan chương trình

Chi tiết khu hoạt động song song theo nhóm tuổi

Đây là phần quan trọng nhất của chương trình 1/6 – các khu hoạt động được thiết kế đặc biệt theo nhóm tuổi. Có 3 nhóm tuổi với hoạt động phù hợp. Nhóm mẫu giáo 3-6 tuổi – các hoạt động đơn giản tập trung vào vận động và sáng tạo. Khu 1 – vẽ tranh và tô màu (paper crafts đơn giản với khung tranh phép màu cartoon characters), khu 2 – chơi bóng cùng các animators (kicking ball rolling ball tossing ball), khu 3 – hát múa cùng các animators theo các bài hát thiếu nhi quen thuộc. Nhóm tiểu học 7-9 tuổi – hoạt động phức tạp hơn yêu cầu một số kỹ năng. Khu 1 – các game vận động (kéo co thi nhảy dây thi chạy thi đua xe đạp mini), khu 2 – các hoạt động thủ công sáng tạo (lắp ráp lego mini làm origami trang trí bánh quy), khu 3 – các trò chơi vận động nhóm có giải thưởng (treasure hunt giải mật mã). Nhóm cấp 2 10-12 tuổi – hoạt động phức tạp nhất có yếu tố challenge. Khu 1 – các game khoa học vui (thí nghiệm vui với nước và baking soda thí nghiệm pháo nước mini), khu 2 – workshop kỹ năng (làm slime đơn giản làm bột nặn handmade vẽ tranh có chủ đề), khu 3 – các trò chơi đồng đội có thưởng giá trị (puzzle lớn theo nhóm thi đoán câu đố).

Lời dẫn MC chi tiết các moment quan trọng

Lời dẫn MC khai mạc (9:00-9:15)

“Xin chào tất cả các bạn nhỏ siêu đáng yêu và các bậc phụ huynh thân mến! Chào mừng các bạn đến với Chương trình Quốc tế Thiếu nhi [năm] của Công ty [tên công ty]!

Hôm nay là ngày đặc biệt dành riêng cho các bạn nhỏ. Chúng ta sẽ có một ngày tràn ngập niềm vui với các trò chơi thú vị, các tiết mục biểu diễn hấp dẫn, và rất rất nhiều quà tặng dành cho từng bạn nhỏ. Các bạn đã sẵn sàng chưa nào?”

(Đợi trẻ em phản ứng)

“Hay quá! Bây giờ xin trân trọng kính mời [chức danh và tên lãnh đạo] – đại diện Công ty [tên công ty] bước lên sân khấu để gửi lời chào đến tất cả các bạn nhỏ và các bậc phụ huynh!”

Lời dẫn MC giới thiệu Mascot (9:25-9:35)

“Các bạn nhỏ ơi! Có một người bạn đặc biệt muốn gặp các bạn hôm nay đấy. Bạn ấy là người bạn của Công ty [tên công ty], luôn luôn vui vẻ và đáng yêu. Các bạn có muốn gặp bạn ấy không?”

(Đợi trẻ em phản ứng)

“Vậy thì xin mời tất cả cùng đếm 3-2-1 và gọi bạn ấy lên sân khấu cùng tôi nhé! 3… 2… 1… [Tên Mascot] ơi!”

Lời dẫn MC trao quà từ lãnh đạo (11:50-12:10)

“Các bạn nhỏ thân yêu! Hôm nay là ngày của chính các bạn, và Công ty [tên công ty] đã chuẩn bị những món quà thật đặc biệt để gửi tặng từng bạn một.

Xin trân trọng kính mời [chức danh và tên lãnh đạo] cùng các anh chị trong ekip lên sân khấu để bắt đầu phần trao quà yêu thương này!”

Trang trí sân khấu và không gian 1/6

Trang trí sân khấu và không gian cho sự kiện 1/6 cần tone vui tươi phù hợp với tuổi thơ – khác với corporate event truyền thống có tone formal. Đây là phần thường được trẻ em quan tâm và ghi nhớ.

Concept tổng thể và tone màu

Concept tổng thể cho sự kiện 1/6 thường có 4 hướng. Hướng đầu là theme cartoon characters phổ thông – sử dụng các nhân vật hoạt hình quen thuộc với trẻ em (Doraemon Mickey Mouse Pikachu Hello Kitty các nhân vật Disney) làm yếu tố thị giác chính. Lưu ý quan trọng là cần lưu ý bản quyền – các nhân vật Disney Marvel Pokémon được bảo vệ bản quyền không thể dùng cho event thương mại mà không có license, cần sử dụng phiên bản generic hoặc tạo mascot riêng cho doanh nghiệp. Hướng thứ hai là theme nature và animals – sử dụng các yếu tố tự nhiên (rừng cây hoa quả động vật) tone tươi sáng xanh lá vàng cam. Hướng thứ ba là theme fantasy và magic – sử dụng các yếu tố cổ tích (lâu đài công chúa hoàng tử ma thuật) tone tím hồng vàng kim. Hướng thứ tư là theme STEM và khoa học – sử dụng các yếu tố khoa học (robot dải ngân hà thí nghiệm) tone xanh dương xám với accent neon – phù hợp với doanh nghiệp công nghệ và cha mẹ trí thức.

Yếu tố trang trí chính

Trang trí sự kiện 1/6 gồm các yếu tố cụ thể. Backdrop chính có tone vui tươi với hình ảnh nhân vật cartoon hoặc theme đã chọn, logo công ty và slogan “Chương trình Quốc tế Thiếu nhi” tone tươi sáng. Cổng chào ở lối vào có nhân vật cartoon 3D foam đứng hai bên cao 1.5-2m (giống các nhân vật mascot công ty hoặc generic cartoon characters), balloon arch trang trí phía trên cổng chào với tone đỏ vàng xanh dương xanh lá. Trang trí xung quanh không gian sự kiện – balloon decoration ở các góc với hình dạng động vật (kỳ lân unicorn voi gấu bóng số), giấy treo và streamers trên trần với tone tươi sáng, banner trên tường với hình ảnh trẻ em vui chơi và các message khuyến khích. Các khu hoạt động có biển hiệu riêng với icon và màu tone đặc trưng (khu vẽ màu đỏ khu vận động màu xanh lá khu thủ công màu vàng) để trẻ em dễ nhận biết. Photo zone đặc biệt cho phụ huynh chụp ảnh với con – có thể có 1-2 photo zone với backdrop đặc biệt và props (mũ đội đầu props ngộ nghĩnh frame to to chụp ảnh) tone đồng bộ với concept tổng thể.

Sân khấu chính

Sân khấu chính cho sự kiện 1/6 có một số đặc thù. Kích thước sân khấu nhỏ hơn corporate event để tạo cảm giác gần gũi với trẻ em (8m chiều ngang cho chương trình 200 trẻ em thay vì 12m cho corporate event). Độ cao sân khấu thấp hơn (40-60cm thay vì 80-100cm) để trẻ em không có cảm giác xa cách. Backdrop sân khấu có tone vui tươi với hình ảnh trẻ em vui chơi nhân vật cartoon hoặc theme đã chọn. Trang trí sân khấu có thể có các nhân vật 3D foam đứng hai bên (giống mascot của event hoặc generic cartoon characters), balloon decoration phía trên backdrop, các props sân khấu nhỏ (nấm bằng foam hoa lớn cây cảnh nhỏ). Ánh sáng sân khấu tone ấm vui tươi (vàng cam ấm 3000-3500K) thay vì ánh sáng formal trắng cool, có thể có đèn moving head wash hoặc đèn LED bar đổi màu RGB cho các moment energetic.

Hoạt động phù hợp theo từng nhóm tuổi

Trẻ em từ 3-12 tuổi có khác biệt rất lớn về khả năng nhận thức vận động và sở thích. Hoạt động cho event 1/6 cần được thiết kế theo từng nhóm tuổi cụ thể.

Nhóm mẫu giáo 3-6 tuổi

Đặc điểm của nhóm tuổi này là khả năng tập trung rất ngắn 10-15 phút mỗi hoạt động, vận động cơ bản (chạy nhảy lăn bóng), thích các yếu tố thị giác đẹp mắt và âm thanh sống động, thích các nhân vật cartoon và động vật, không thích cạnh tranh hoặc thi đấu phức tạp, cần có người lớn đi kèm trong hầu hết hoạt động. Hoạt động phù hợp gồm vẽ tranh và tô màu (có khung tranh sẵn để tô không yêu cầu sáng tạo cao), nghe đọc truyện cổ tích từ animators (tone diễn cảm), hát múa cùng animators theo các bài hát thiếu nhi quen thuộc, chơi bóng đơn giản (lăn bóng đá bóng vào lưới), thực hành các động tác đơn giản cùng animators (yoga cho trẻ em đơn giản các động tác thể dục), chơi với balloon (đập balloon lớn dán balloon nhỏ vào ảnh). Tránh các hoạt động phức tạp yêu cầu kỹ năng tinh tế (làm origami lắp ráp lego phức tạp), các trò chơi cạnh tranh có giải thưởng (làm trẻ em bị stress), các hoạt động cần đứng yên lâu (làm trẻ em chán). Số animators cho nhóm này cần nhiều hơn (1 animator cho 5-8 trẻ em) vì cần hỗ trợ nhiều.

Nhóm tiểu học 7-9 tuổi

Đặc điểm của nhóm tuổi này là khả năng tập trung trung bình 15-25 phút, vận động phức tạp hơn (chạy nhanh nhảy cao chơi thể thao), thích các thử thách và game có quy tắc rõ ràng, thích các tiết mục biểu diễn (xiếc magic show concert mini), bắt đầu có yếu tố cạnh tranh và thi đua, có thể làm các hoạt động độc lập không cần người lớn hỗ trợ liên tục. Hoạt động phù hợp gồm các game vận động có quy tắc (kéo co thi nhảy dây thi chạy đua thi đua xe đạp mini), các hoạt động thủ công sáng tạo (lắp ráp lego mini làm origami trang trí bánh quy decoration đơn giản), các trò chơi vận động nhóm có giải thưởng (treasure hunt giải mật mã team building mini), xem các tiết mục biểu diễn chuyên nghiệp (xiếc rối ảo thuật magic show), các thí nghiệm vui đơn giản (thí nghiệm với nước và baking soda thí nghiệm pháo nước mini), các trò chơi điện tử tương tác đơn giản. Số animators cho nhóm này có thể ít hơn nhóm mẫu giáo (1 animator cho 10-15 trẻ em) vì trẻ em đã độc lập hơn.

Nhóm cấp 2 10-12 tuổi

Đặc điểm của nhóm tuổi này là khả năng tập trung dài hơn 25-40 phút, vận động phức tạp và có thể thi đấu thể thao mini, thích các challenge phức tạp có yếu tố trí tuệ, có thể chán với các hoạt động “trẻ con” như vẽ tranh đơn giản, có thể tham gia các hoạt động độc lập hoàn toàn, có yếu tố ngại ngùng và cảm xúc tuổi teen sớm. Hoạt động phù hợp gồm các game khoa học vui (thí nghiệm vui với chemistry mini robot lập trình đơn giản workshop technology), workshop kỹ năng phức tạp hơn (làm slime đơn giản làm bột nặn handmade vẽ tranh có chủ đề mỹ thuật theo style), các trò chơi đồng đội có thưởng giá trị (puzzle lớn theo nhóm thi đoán câu đố trí tuệ escape room mini), các trò chơi điện tử và VR mini, dancing mini concert (cho phép trẻ em nhảy theo nhạc trên sân khấu nhỏ riêng). Số animators cho nhóm này có thể ít nhất (1 animator cho 15-20 trẻ em) – trẻ em ở tuổi này có thể tự organizing và socializing với nhau.

Yêu cầu an toàn đặc biệt cho trẻ em

An toàn cho trẻ em là yếu tố quan trọng nhất khi tổ chức sự kiện 1/6 – cao hơn cả yếu tố thẩm mỹ và content. Một event 1/6 có concept hay nhưng để xảy ra accident với trẻ em sẽ tạo phản hồi negative rất lớn cho doanh nghiệp.

Bảy yêu cầu an toàn cơ bản

Có 7 yêu cầu an toàn cơ bản cần được tuân thủ trong mọi event 1/6. Yêu cầu đầu là nhân viên y tế trực tại event. Cần ít nhất 1 nhân viên y tế chuyên nghiệp (y tá hoặc bác sĩ) trực tại event trong suốt thời gian, tỷ lệ 1 nhân viên y tế cho 100 trẻ em. Có hộp sơ cứu chuyên dụng tại vị trí dễ tiếp cận với đầy đủ thuốc cơ bản (bandage thuốc sát trùng paracetamol cho trẻ em thuốc dị ứng). Có quy trình xử lý emergency đã được brief cho ekip (gọi xe cứu thương liên hệ phụ huynh ngay lập tức). Yêu cầu thứ hai là hệ thống định danh trẻ em. Mỗi trẻ em có wristband đeo cổ tay không thể tháo dễ dàng có tên trẻ em tên phụ huynh số điện thoại phụ huynh nhóm máu (nếu có) tình trạng sức khỏe đặc biệt (như đang dùng thuốc gì có allergies với gì). Hệ thống này cần được setup từ check-in trước event và verify với phụ huynh. Yêu cầu thứ ba là ekip điều phối an toàn tại lối ra vào. Có ekip security trẻ em (3-5 người tùy quy mô event) tại các lối ra vào của không gian event để trẻ em không thể đi ra ngoài mà không có phụ huynh đi cùng. Quy trình check phụ huynh khi trẻ em ra vào – phụ huynh xác nhận với security mới được cho ra. Yêu cầu thứ tư là quản lý food và food allergies. Có brief về food allergies từ phụ huynh trong form đăng ký trước event. Các trẻ em có allergies (lactose intolerance gluten allergies nut allergies) cần được ghi nhận và có food riêng phù hợp được chuẩn bị riêng. Có nhãn rõ ràng cho mọi food được phục vụ trong event (đặc biệt nhãn với các allergens phổ biến). Yêu cầu thứ năm là an toàn các activity vận động. Các activity vận động (bóng kéo co thi nhảy) cần có đệm và safety equipment phù hợp, có animators chuyên về safety standby tại các khu vận động (1 animator chuyên safety cho 30-50 trẻ em vận động), tránh các activity quá nguy hiểm cho trẻ em (trampoline cao thi nhảy độ cao đu cao). Yêu cầu thứ sáu là an toàn thiết bị điện và sân khấu. Tất cả các ổ cắm điện được bảo vệ bằng nắp che (trẻ em mẫu giáo có thể đút tay vào), các thiết bị có dây cáp được bố trí tránh đường đi của trẻ em (dây được dán xuống sàn hoặc che bằng covers), sân khấu có safety rail nếu có độ cao trên 40cm. Yêu cầu thứ bảy là kế hoạch evacuation. Có evacuation plan cho event nếu có emergency (hỏa hoạn động đất khủng bố), brief ekip về evacuation routes, có wristband có tên gây dễ tìm trẻ em trong tình huống evacuation. Coordination với security venue về emergency procedures.

Nhân sự MC và animators chuyên trẻ em

Nhân sự cho event 1/6 khác biệt với nhân sự cho corporate event – cần có kinh nghiệm chuyên về tương tác với trẻ em.

MC chuyên trẻ em

MC cho event 1/6 không phải là MC corporate chuyển sang dẫn 1/6, mà cần có kinh nghiệm cụ thể với khán giả trẻ em. Đặc điểm MC chuyên trẻ em gồm năng lượng cao trong suốt event (không thể low energy như corporate MC), khả năng tương tác trực tiếp với trẻ em (gọi tên trẻ em hỏi câu hỏi cụ thể không nói chung chung), giọng nói diễn cảm như storyteller (kể chuyện với trẻ em không phải đọc kịch bản), khả năng improvisation cao (trẻ em có thể phản ứng không như kịch bản cần xử lý nhanh), kinh nghiệm về tâm lý trẻ em (biết khi nào trẻ em mệt cần break khi nào trẻ em hứng thú cần extend). Trang phục MC nên có yếu tố theme tone vui tươi (có thể mặc trang phục công chúa hoàng tử mascot character mascot color tone đỏ vàng xanh dương xanh lá) khác với MC corporate mặc suit formal.

Animators và activity leaders

Animators là nhân sự đặc thù cho event 1/6 – người tổ chức và điều phối các hoạt động cho trẻ em tại các khu. Một animator chuyên nghiệp cần có các kỹ năng cụ thể. Kỹ năng tương tác với trẻ em – kiên nhẫn ấm áp luôn vui vẻ không cáu kỉnh ngay cả khi trẻ em khó tính. Kỹ năng tổ chức activity – biết cách điều phối nhóm trẻ em cùng làm một hoạt động không bị tản mạn, biết cách giải quyết các tranh chấp giữa trẻ em (tranh đồ chơi tranh thứ tự). Kỹ năng safety – biết các kỹ năng sơ cứu cơ bản biết cách xử lý các tình huống an toàn (trẻ em ngã trẻ em đi lạc). Kỹ năng performance – có thể hát múa nhảy biểu diễn cùng trẻ em, có thể mặc trang phục mascot và biểu diễn. Số lượng animators tùy nhóm tuổi và quy mô event. Mẫu giáo 3-6 tuổi cần 1 animator cho 5-8 trẻ em. Tiểu học 7-9 tuổi cần 1 animator cho 10-15 trẻ em. Cấp 2 10-12 tuổi cần 1 animator cho 15-20 trẻ em. Đối với event 200 trẻ em chia đều ba nhóm tuổi cần khoảng 20-25 animators (8-10 cho mẫu giáo 6-8 cho tiểu học 4-6 cho cấp 2). Đây là yếu tố ngân sách nhân sự lớn của event 1/6 cần được tính đến.

Quà tặng và backdrop sự kiện 1/6

Quà tặng và backdrop là hai yếu tố thị giác và cảm xúc quan trọng của event 1/6 – quyết định trẻ em và phụ huynh có ấn tượng tốt hay không.

Quà tặng phù hợp cho trẻ em

Quà tặng cho trẻ em trong event 1/6 cần phù hợp với độ tuổi và phải có giá trị tinh thần thực tế. Quà tặng cho trẻ mẫu giáo 3-6 tuổi nên là đồ chơi đơn giản và an toàn (đồ chơi nhồi bông nhỏ búp bê figurine nhỏ bộ tô màu cơ bản sticker book), sách thiếu nhi truyện cổ tích minh họa đẹp, bánh kẹo và đồ ngọt cho trẻ em (cookies bánh quy lollipop trẻ em). Quà tặng cho trẻ tiểu học 7-9 tuổi nên là đồ chơi giáo dục (lego mini bộ thí nghiệm vui đơn giản puzzle phức tạp), sách kiến thức và truyện tranh, bộ vẽ phức tạp hơn (markers màu canvas mini bộ thủ công). Quà tặng cho trẻ cấp 2 10-12 tuổi nên là đồ dùng học tập chất lượng (sách tham khảo bộ bút viết cao cấp notebook đẹp), đồ chơi công nghệ (robot mini bộ programming đơn giản), gift card cho store thiếu nhi. Lưu ý quan trọng là quà tặng nên được bao gói đẹp với name tag riêng cho từng trẻ em (tạo cảm giác cá nhân hóa), nên có 2-3 mức quà khác nhau dựa trên độ tuổi (không phải một mức cho tất cả). Không nên dùng quà tặng có chứa logo công ty quá lớn (làm quà mất giá trị tinh thần đối với trẻ em) – tốt nhất là quà tặng có giá trị tinh thần với name tag công ty nhỏ ở góc.

Backdrop sự kiện 1/6

Backdrop cho event 1/6 có những đặc thù riêng. Tone tổng thể vui tươi đa màu sắc – khác với backdrop corporate event tone formal. Có thể dùng tone đỏ vàng xanh dương xanh lá kết hợp (tone primary phổ biến với trẻ em), hoặc tone pastel hồng xanh ngọc cho concept fantasy princess. Yếu tố thị giác nhân vật cartoon là quan trọng – có thể có các nhân vật mascot công ty hoặc generic cartoon characters (nhân vật động vật vui tươi siêu anh hùng character công chúa). Logo công ty và slogan event được hiển thị nhưng không quá lớn – khác với backdrop corporate logo lớn nhất. Trên backdrop có thể có slogan “Chào mừng Quốc tế Thiếu nhi [năm]” hoặc “Cùng vui Ngày của các bé” hashtag chiến dịch nếu có. Kích thước backdrop phù hợp quy mô event và sân khấu. Có thể có yếu tố photo zone tích hợp với backdrop chính (khán giả phụ huynh có thể chụp ảnh kỷ niệm với trẻ em trước backdrop sau event). Vật liệu thường là hiflex laminate matte (chất lượng tốt giá hợp lý), không cần đầu tư backlit fabric hay LED wall cao cấp như corporate event (tone vui tươi của trẻ em không cần effect glow chuyên nghiệp).

Sai lầm thường gặp khi tổ chức 1/6 lần đầu

Phần này tổng hợp các sai lầm phổ biến mà BTC chưa quen tổ chức 1/6 thường mắc phải. Hiểu rõ giúp tránh các tình huống làm event không thành công với trẻ em.

• Sai lầm 1: Tổ chức theo logic người lớn không hiểu khả năng tập trung của trẻ em. Chương trình có phần phát biểu dài 20-30 phút từ lãnh đạo làm trẻ em mất tập trung khóc và chạy lung tung. Khắc phục là thiết kế theo nguyên tắc “đoạn ngắn liên tục” (mỗi hoạt động 15-30 phút), có break ngắn 10-15 phút giữa các hoạt động lớn, phần phát biểu của lãnh đạo ngắn 5-10 phút tối đa.
• Sai lầm 2: Không phân nhóm tuổi cho hoạt động. Tổ chức một set hoạt động duy nhất cho tất cả trẻ em 3-12 tuổi làm trẻ mẫu giáo bị overwhelm hoặc trẻ cấp 2 chán. Khắc phục là chia hoạt động theo 3 nhóm tuổi (mẫu giáo 3-6 tiểu học 7-9 cấp 2 10-12) với hoạt động phù hợp từng nhóm.
• Sai lầm 3: Không có kế hoạch an toàn đầy đủ. Không có nhân viên y tế trực, không có hệ thống định danh trẻ em, không có ekip điều phối tại lối ra vào. Khắc phục là tuân thủ 7 yêu cầu an toàn cơ bản (nhân viên y tế hệ thống định danh ekip lối ra vào quản lý food allergies an toàn activity vận động an toàn thiết bị điện kế hoạch evacuation).
• Sai lầm 4: Thiếu nhân sự animators chuyên trẻ em. Dùng nhân viên doanh nghiệp hoặc PG thường thay cho animators chuyên trẻ em – không có kỹ năng kiên nhẫn tổ chức activity safety performance. Khắc phục là thuê animators chuyên trẻ em từ agency chuyên về event cho trẻ em số lượng đủ theo nhóm tuổi.
• Sai lầm 5: MC corporate dẫn chương trình 1/6. MC corporate có giọng formal năng lượng thấp không có kỹ năng tương tác với trẻ em. Khắc phục là thuê MC chuyên trẻ em có năng lượng cao khả năng tương tác giọng diễn cảm như storyteller kinh nghiệm về tâm lý trẻ em.
• Sai lầm 6: Quên thiết kế cho phụ huynh. Phụ huynh không có ghế ngồi không có wifi không có food cho phụ huynh – tạo phản hồi negative dù trẻ em vui. Khắc phục là thiết kế event cho cả hai đối tượng có khu vực dành cho phụ huynh ngồi xem có ekip lễ tân riêng hỗ trợ có ảnh và video cho từng gia đình.
• Sai lầm 7: Quà tặng không phù hợp với độ tuổi. Quà tặng một mức cho tất cả trẻ em 3-12 tuổi (đồ chơi quá đơn giản cho trẻ cấp 2 hoặc quá phức tạp cho trẻ mẫu giáo). Khắc phục là có 2-3 mức quà khác nhau dựa trên độ tuổi (đồ chơi nhồi bông cho mẫu giáo lego mini cho tiểu học gift card cho cấp 2).

Đội ngũ Phát Hoàng Gia có thể đồng hành tổ chức trọn gói chương trình 1/6 cho con em nhân viên và CSR community-based tại TP.HCM bao gồm tư vấn concept theo độ tuổi và quy mô, soạn kịch bản phù hợp khả năng tập trung của trẻ em, trang trí sân khấu và không gian theme vui tươi, cung cấp ekip MC chuyên trẻ em và animators các nhóm tuổi, đảm bảo các yêu cầu an toàn đặc biệt cho trẻ em. Tham khảo các dự án 1/6 đã triển khai và báo giá tổ chức 1/6 theo quy mô cụ thể.